5343 GI/2015

(1)

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REGD. NO. D. L.-33004/99

vlk/kj.k

EXTRAORDINARY

Hkkx I—[k.M 1

PART I—Section 1

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PUBLISHED BY AUTHORITY

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193

1937

No. 330]

NEW DELHI, SATURDAY, DECEMBER 19, 2015/AGRAHAYANA 28, 1937

संचार और सूचना ौोिगक मंालय

(इले ॉ

इले ॉ

इले ॉिनक और सूचना ौोिगक िवभाग

िनक और सूचना ौोिगक िवभाग

िनक और सूचना ौोिगक िवभाग)

अिधसूचना

नई द ली, 3 दसंबर, 2015

िवषय

िवषय : सपक डेटाबेस

सपक डेटाबेस

सपक डेटाबेस (संदेश के िलए आईटी लेटफाम)

(संदेश के िलए आईटी लेटफाम)

(संदेश के िलए आईटी लेटफाम) के िलए

के िलए

के िलए अतनी

अतनी

अतनीकरण एवं इ"तेमाल क# नीित

करण एवं इ"तेमाल क# नीित

करण एवं इ"तेमाल क# नीित सं"करण 1.0

सं"करण 1.0

फा. सं.

फा. सं. 3(46)/2015

3(46)/2015

3(46)/2015 -ईजी

ईजी

ईजी-IIIIIIII.—1. तावना

संदेश के िलए आईटी लेटफाम भारत सरकार के “िडिजटल इंिडया” कायम के अंतगत एक पहल है । इस पहल को “ई-

स#पक ” नाम %दया गया है ।

2. उ'े(य

2.1

संदेश के िलए आईटी लेटफाम, “ई-स#पक ” का उ'े(य चयिनत ितिनिधय,, सरकारी कमचा-रय, और िविभ0

कार के पेशावेर, को ई-मेल (िजसे इसके प3ात मेलर कहा जाएगा) और एसएमएस के 5प म6 सूचना8मक और सावजिनक

सेवा संदेश भेजने का ावधान करना है ।

2.2

डेटा को मं:ालय,/िवभाग, तथा के=> सरकार, रा?य/संघ रा?य Aे: सरकार, तथा थानीय िनकाय, सिहत सरकारी

ढांचे के सभी तर, से ाC %कया जाएगा । डेटा म6 सरकार के अधीन िविभ0 कारपोरेट, वायD िनकाय, तथा अ=य संगठन,

से संबंिधत सूचना भी शािमल होगी । डेटाबेस का इतेमाल करके सरकार आव(यकता के अनुसार लोग, तक HिIगत या

सामूिहक म6/योगकताJ के सेट, के 5प म6 पKंच बना सकती है । %कसी कायम, नीितगत मसौद, आ%द के िलए सूचना,

चेताविनयां, फMडबैक को एक लिAत योगकता आधार को भेजा जा सकता है िजससे शासन तथा ई-शासन यास, कM

Aमता म6 सुधार होगा ।

2.3

चुने Kए ितिनिधय, तथा सरकारी कमचा-रय, सिहत िविभ0 तर, पर सरकार के सभी कायकताJ का एक

Hापक डेटाबेस पहले ही तैयार कर िलया गया है ।

2.4

ई-स#पक डेटाबेस अित संवेदनशील है Nय,%क इसम6 सभी सरकारी कमचा-रय, का Oयौरा (नाम, ईमेल, पता,

मोबाइल न#बर, तैनाती का थान आ%द) %दया होता है । िनकट भिवPय म6 इसम6 देश म6 पेशेवर, का डेटाबेस भी शािमल

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[PART I—SEC. 1]

होगा। डेटा कM मह8वपूण कृित को Sयान म6 रखते Kए डेटा कM सुरAा मह8वपूण है । अत: यथोिचत ािधकार %या अपना

कर डेटाबेस तक चयना8मक 5प से पKंच उपलOध कराई जाएगी ।

2.5

संबंिधत मं:ालय,/िवभाग, तथा रा?य, Uारा ई-स#पक डेटाबेस को अVतन करने और उसके इतेमाल के िलए

%या अिभिनधा-रत करने के िलए इस नीित का मसौदा तैयार %कया गया है ।

भाव

3.1

सूचना के चार-सार के िविभ0 योजन, के िलए चुने Kए ितिनिधय,, सरकारी कमचा-रय, और भारतीय

नाग-रक, तक पKंच थािपत करने के िलए “ई-स#पक ” डेटाबेस का Hापक इतेमाल %कया जा सकता है । सरकार का

संकWपना फMडबैक, नीितगत सूचना, चेताविनयां आ%द जैसे िविवध योजन, के िलए डेटाबेस का इतेमाल करने का है ।

3.2

इस समय सभी सरकारी कमचा-रय, और भारतीय नाग-रक, कM एक स6Xल -रपोिजटरी न होने से HिIय, तक

पKंच थािपत करने कM Aमता का अभाव है । इस अ=तर कM पूYत “ई-स#पक ” डेटाबेस के अनुकूलतम इतेमाल से कM जाएगी ।

घटक

“ई-स#पक ” के िनZिलिखत घटक ह[ :

4.1 डेटा सं\हण

4.1.1 “ई-स#पक ” म6 के=> तथा रा?य दोन, म6 पूरी सरकार का एक डेटाबेस है । िच: 1 और 2 के अनुसार डेटा सं\हण के

िलए डेटा संरचना को िनZानुसार दशाया गया है ।

के=>ीय

मं:ालय

(काय आबंटन िनयमावली के अनुसार)

िवभाग स#ब_ कायालय सावजिनक Aे: के उपम वायDशासी िनकाय अ=य संथान

ऊपर 8येक शीष के अंतगत माटर सूचना संबंिधत मं:ालय, Uारा भेजी जाएगी

िच: 1

रा?य/संघ रा?य Aे:

मं:ालय

संबंिधत रा?य, कM रा?य काय आबंटन िनयमावली के आधार पर

िवभाग स#ब_ कायालय सावजिनक Aे: के उपम वायDशासी िनकाय अ=य संथान

ऊपर 8येक शीष के अंतगत सूची संबंिधत रा?य/संघ रा?य Aे: सरकार, Uारा भेजी जाएगी

¹Hkkx Iµ[k.M1º

Hkkjr dk jkti=k % vlk/kj.k

िच: 2

8येक HिI के “ई-मेल” और मोबाइल न#बर को 8येक पंजीकृत योIा के िलए माbूल म6 अVतन %कया जाएगा ।

4.2 डेटा का इतेमाल

पैरा 7.0 म6 उWलेख %कए गए मानदfड, के अनुसार मेलर और एसएमएस भेजने के िलए सरकार Uारा ई-स#पक डेटा का

इतेमाल %कया ।

4.2.1 मेलर भेजना

(क)

एिलकेशन म6 एक योIा कंसोल होता है । कंसोल का उपयोग करके 8येक मं:ालय/िवभाग/रा?य के

िचि=हत नोडल अिधकारी को अिभगम %दया जा सकता है । िनयत अिधकारी बWक अपलोड िवशेषता का इतेमाल

करके डेटाबेस को अVतन कर सकता है । इससे एमएस-एNसेल फाइल, के ज-रए या एक समय म6 एक िविg को

HिIगत तौर पर अVतन करके बWक अपलोhडग कM जा सकती है ।

(ख)

एनआईसी यह सुिनि3त करेगा %क मेलर भेजने के िलए िडजाइन %कए गए सॉjटवेयर म6 “अनसOसाइव”

का िवकWप हो । य%द कोई योIा इस िवकWप का चयन करता है तो उसे कोई मेलर/एसएमएस नहk भेजा जाएगा ।

4.2.2 एसएमएस भेजना

(क)

मेलर भेजने के समान ही कंसोल का उपयोग करके %कसी लिAत योIा आधार को एसएमएस भेजा जा

सकता है ।

(ख)

भेजे गए 8येक मेलर और एसएमएस कM पहचान एक अिभयान के तौर पर कM जाती है । एिलकेशन म6

एक डैशबोड का ावधान होता है जो नोडल अिधकारी को अिभयान का िवlेषण अथात् भेजे गए मेलर और

एसएमएस कM संnया, पढ़े गए मेलर और एसएमएस का ितशत, अ\ेिषत %कए गए मेलर और एसएमएस का

ितशत यूआरएल िNलक आ%द दशाता है ।

(ग)

नोडल अिधका-रय, को डेटाबेस तक पKंच थािपत करने और इसके उपयोग कM प_ित के िलए यूजर

मैनुअल उपलOध कराया जाएगा ।

डेटा अपडेशन के तरीके (मोड)

5.1

p यिI िवशेष Uारा वयं डेटा अपडेशन

5.1.1

5.1.1 ई-संपक के भाग के )प म* दज ई

संपक के भाग के )प म* दज ई

संपक के भाग के )प म* दज ई-मेल पते वाला सद" य

मेल पते वाला सद" य

एक मेलर के माS यम से hलक उपलO ध कराया जाएगा, जो संपक डेटाबेस के सभी सद य, को भेजा जाएगा । hलक

पर िNलक करने से उस p यिI िवशेष को डेटाबेस से ा त %कया गया उसका डेटा देखने और इसे उपयुN त ढंग से

अVतन करने कM अनुमित होगी ।

5.1.2

5.1.2 ई-संपक म* के

संपक म* के

संपक म* केवल मोबाइल सं. या

वल मोबाइल सं. या

वल मोबाइल सं. या वाला सद" य

वाला सद" य

वाला सद" य (कोई ई

(कोई ई

(कोई ई-मेल पता नह0)

मेल पता नह0)

ई-संपक ''''''''मोिडफाई इ= फो'''''''' hलक पर लॉिगन करने के िलए सभी सद य, को एक एसएमएस भेजेगा, जो ई-संपक

पोटल पर तैयार %कया जाएगा । एक िनि3त वैधता अविध (15 से 30 िमनट) के साथ एक अिUतीय पहचान कारक

और एक ओटीपी के 5प म6 मोबाइल न# बर का इ तेमाल कर अिभगम %कया जाएगा ।

दोन, पैरा 5.1.1 और 5.1.2 के िलए सूचना अVतन करने हेतु योN ता को दYशत %कए गए फाम ठीक उसी कार

के ह,गे जैसा नीचे 5.2 म6 बताया गया है ।

5.2

संब ं

संब ंिधत मं2ालय3/िवभाग3/रा5 य

िधत मं2ालय3/िवभाग3/रा5 य

िधत मं2ालय3/िवभाग3/रा5 य 6ारा डेटा अपडेशन

6ारा डेटा अपडेशन

5.2.1

5.2.1 सरकारी कमचारी :

सरकारी कमचारी :

(क) 8 येक मं:ालय/िवभाग/रा? य एक नोडल अिधकारी कM पहचान कM है, िजसे डेटाबेस को अVतन करने कM सुिवधा और

अिधकार

%दए

जाएंगे

।

पोटल

तक

नोडल

अिधकारी

Uारा

अिभगम

उसके

सरकारी

ई-मेल

पते

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([email protected]/[email protected]

[email protected]/[email protected]

[email protected]/[email protected]) और ओटीपी आधा-रत अिधमाणन के साथ एक सुरिAत नेटवक पर पासवड के ज-रए

%कया जाएगा । नोडल अिधकारी को दYशत %कए गए फाम म6 िन# निलिखत वाह होगा :

•

य%द रा? य/संघ रा? य Aे: के नाम का चयन बाद म6 %कया जाता है, तो क6 > सरकार के कमचारी अथवा रा? य सरकार

के कमचारी का िवकW प

•

भारत सरकार अथवा संबंिधत रा? य Uारा जारी कM गई रा जपि:त अिधसूचना के अनुसार कायाबंटन आदेश, के

तहत मं:ालय,/िवभाग, के नाम – इसका सम= वय क6 >ीय मं:ालय, के िलए एचओजी मं:ालय के साथ कायरत

एनआईसी मुn यालय कM ई-संपक टीम और रा? य, के िलए एसआईओ Uारा %कया जाएगा

•

मं:ालय/िवभाग/रा? य से ा त मं:ालय/िवभाग के िनयं:णाधीन संगठन, के नाम – इसम6 सोसाय-टयां/

कॉपuरेशन/ वाय8 त िनकाय/अ= य संगठन शािमल ह,गे - इसका सम= वय क6>ीय मं:ालय, के िलए एचओजी मं:ालय

के साथ कायरत एनआईसी मुn यालय कM ई-संपक टीम और रा? य, के िलए एसआईओ Uारा %कया जाएगा

•

उस िजले/शहर/क बे/O लॉक/गांव, जहां अिधकारी का मुn यालय है, का चयन संबंिधत vाप-डाउन मे= यू से %कया

जाएगा, जो जनगणना सूची से ा त %कया जाना चािहए ता%क बतनी संबंधी :ु-ट होने कM संभावना न रहे और

आसानी से उसका चयन %कया जा सके

•

कमचारी का नाम/मोबाइल न# बर/ई-मेल पता अVतन करना

(ख)

उपयुN त %या का िनP पादन क6 > सरकार के सभी मं:ालय,/सं थान,/ रा? य सिचवालय,/िजल, और O लॉक, से

%कया जा सकता है । डेटाबेस का अिभगम केवल एनआईसीएनईटी (िनकनेट) पर ही %कया जा सकता है ।

एचओजी/एचओडी/एसआईओ और डीआईओ Uारा डेटाबेस अVतन करने के िलए संबंिधत मं:ालय,/िवभाग,/रा? य, के सभी

नोडल अिधका-रय, को सहायता के िलए अनुदेिशत %कया जा सकता है ।

(ग)

एक िनधा-रत समयाविध के भीतर इस संवेदनशील गितिविध को पूरा करने के िलए सभी रा? य, और क6 >ीय

मं:ालय, को एक प:/ई-मेल के ज-रए अनुदेश %दया जाएगा । चूं%क सभी चयन vाप-डाउन मे= यू से %कया जाएगा, अत: इस

बात कM संभावना ही नहk है %क कोई गलत चयन करेगा, इस कार पूरी तरह से ढांचागत और एक जैसा डेटा सुिनि3त

होगा।

5.2.2

चुने :ए ;ितिनिध के डेटा को अतन

चुने :ए ;ितिनिध के डेटा को अतन करना

करना

•

चुने Kए ितिनिधय, के मामले म6 डेटाबेस का ढांचा संसद सद य (लोक सभा/रा? य सभा), रा? य/संघ रा? य Aे:

(एमएलए/एमएलसी) शहरी (नगर पािलका wेणी i/ii/iii) तथा \ामीण (जेपी/बीपी/जीपी), चुने Kए ितिनिध का

नाम, ई-मेल, मोबाइल संn या के 5प म6 हो सकता है ।

•

संसद तथा रा? य (एमएलए/एमएलसी) डेटाबेस मा टर सूिचयां बनाने के िलए एनआईसी Uारा औपचा-रक 5प से

संसद/िवधानमंडल, से ा त %कया जाएगा ।

•

8 येक रा? य म6 एनआईसी एसआईओ रा? य िनवाचन आयोग से नगरपािलकाJ और पंचायत, के मा टर डेटा ा त

करके रा? य, के िलए मा टर सूिचयां तैयार करने के िलए उ8 तरदाई ह,गे । संबंिधत रा? य म6 सभी संबंिधत एज6िसयां

और अिधकारी अपेिAत सहायता दान कर6गे । संसद सद य,/िवधायक,/एमएलसी के िलए डेटा म6 सुधार या डेटा

तैयार करने का काय संसद तथा संबंिधत एसआईओ म6 एनआईसी सेल Uारा %कया जाएगा ।

•

िजला कलेN टर/एसआईओ तथा डीआईओ शहरी तथा \ामीण थानीय िनकाय, से संबंिधत सूचना अVतन कर6गे ।

5.3

ई-स प

स प

स पक तक भारतीय नाग<रक3 क# प:ंच

क तक भारतीय नाग<रक3 क# प:ंच

5.3.1 सरकारी कमचा-रय, के अलावा, भारतीय नाग-रक, को भी ''''''''ई-स# पक '''''''' डेटाबेस सO साइब करने के िलए एक

िवकW प %दया जाएगा । गैर सरकारी योN ताJ के िलए दYशत फाम को तदनुसार तैयार %कया जाएगा िजसम6

योN ता के वैयिIक प-रचय जैसे नाम, थान आ%द के अलावा उसके पेशे से संबंिधत जानकारी को भी शािमल

%कया जाएगा । ई-स# पक डेटाबेस के गैर-सरकारी \ाहक को केवल उ= हk सूिचय, को सO साइब करने कM अनुमित दी

जाएगी जो सरकारी पहल, के अनुसार माईगव का िह सा ह, । उदाहरण के िलए वx छ गंगा, बािलका आ%द ।

¹Hkkx Iµ[k.M1º

Hkkjr dk jkti=k % vlk/kj.k

5.3.2 %कसी सूची को सO साइब करके योN ता सरकार से मेलर और एसएमएस ा त करने के िलए अपनी सहमित देता

है । योIा %कसी भी समय उस सूची को अनसOसाइव कर सकता है ।

5.4

एनआईसी ई

एनआईसी ई-स प

स प

स पक सेल 6ारा

क सेल 6ारा

क सेल 6ारा ब=क म*

ब=क म*

ब=क म* आशोधन

शोधन

5.4.1 िचिzनत नोडल अिधकारी Uारा अVतन करने के अलावा, संबंिधत मं:ालय/िवभाग तथा रा? य Uारा डेटाबेस को

अVतन करने के िलए डेटा एनआईसी को भेजे जा सकते ह[ ।

5.4.2 भेजने वाले संबंिधत संगठन को यह सुिनि3त करने कM आव( यकता है %क डेटा ऊपर िच: 1 और 2 म6 िनधा-रत

फाम{ट म6 भेजे गए ह, । एनआईसी सभी मं:ालय,/ रा? य, के साथ टे# पलेट साझा करेगा ।

<ट प

<ट पणी : मं2ालय/रा5 य

णी : मं2ालय/रा5 य

णी : मं2ालय/रा5 य को डेटा डाउनलोड करने क# अनुमित नह0 दी जाएगी ।

को डेटा डाउनलोड करने क# अनुमित नह0 दी जाएगी ।

5.5

डेटा

डेटा क# वैधता

क# वैधता

क# वैधता का सAयापन

का सAयापन

5.5.1 एनआईसी का ई-स# पक सेल यह सुिनि3त करेगा %क केवल यूिनक ई-मेल पते और मोबाइल न# बर ही टोर %कए

जाएं ।

5.5.2 एक ई-मेल पते के िव|_ एक मोबाइल न# बर को ही अVतन %कया जाएगा ।

5.5.3 िजन लोग, के स# पक िववरण ई-स# पक डेटाबेस म6 शािमल %कए जाते ह[ उनके आधार न# बर अिनवाय डेटा फMW ड न

होकर वांछनीय ह,गे ।

5.5.4 यह सुिनि3त करने के िलए %क िविशP ट थान, के आधार पर p यिIय, को मेलर और एसएमएस भेजे जा सकते ह[ ।

इसके िलए िपन कोड अिनवाय डेटा फMW ड होगा ।

6.0

ई-स प

प

पक डेटाबेस तक प:ंच

क डेटाबेस तक प:ंच

6.1

प<रभाषाएं :

प:ंच :

प:ंच : इसे ई-स# पक डेटाबेस को अVतन बनाने और िचिzनत योN ता आधार को मेलर और एसएमएस भेजने के

ावधान के 5प म6 प-रभािषत %कया गया है ।

साइट :

साइट : मं:ालय/िवभाग/रा? य

नोडल अिधकारी :

नोडल अिधकारी : 8 येक मं:ालय/िवभाग/रा? य Uारा िचिzनत अिधकारी डेटा तक पKंच थािपत करने के िलए

उ8 तरदायी होगा और मेलर तथा एसएमएस भेजने के िलए ािधकृत होगा ।

6.2

कौन अिभगम कर सकता है :

•

धानमं:ी कायालय, इलेN XॉिनकM और सूचना ौVोिगकM िवभाग, ई-स# पक पीएमयू और एनआईसी डेटा के

रखवाले ह[ और इस पर उनकM पूरी पKंच है । धानमं:ी कायालय, सिचव, डीईआईटीवाई, ओआईसी ई-स# पक

पीएमयू और डीजी, एनआईसी जैसा उपयुN त समझा जाए मेलर और एसएमएस भेजने के िलए ािधकृत ह,गे ।

•

मं:ालय/िवभाग/रा? य का सिचव : केवल संबंिधत डोमेन के योN ता आधार को देखने कM अनुमित दी जाएगी ।

उदाहरण के िलए सिचव, िवVालय िशAा, भारत सरकार िवVालय िशAा िवभाग और क6 > सरकार म6 इससे

जुड़े संगठन, के िलए डेटा देख सकते ह[ जब%क रा? य सरकार का िवVालय िशAा सिचव अपने रा? य का ही

संबंिधत डेटा देख सकते ह[ ।

•

नोडल अिधकारी को केवल संबंिधत साइट के योN ता आधार तक संपूण अिभगम (अपलोड/िडलीट/एिडट)

उपलOध होगा । अिभगम का आशय डेटा डाउनलोड से नहk है ।

•

डेटा का अंतर मं:ालयी योग संबंिधत मं:ालय, के संबंिधत सिचव और उसके प( चात् ओआईसी ई-स# पक

पीएमयू/डीजी, एनआईसी के अनुमोदन से %कया जाएगा । योग का अथ केवल मेलर और एसएमएस भेजना है

और इसका अथ अ= य मं:ालय, के डेटा (देखना/स# पा%दत/िडलीट करने) से नहk है ।

•

क6 >ीय मं:ालय/रा? य को आव( यक होने पर स# पूण डेटाबेस के उपयोग करने के िलए सिचव, डीईआईटीवाई या

उनके समकA %कसी पदनािमत अिधकारी का अनुमोदन आव( यक होगा।

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•

समकA तर के अिधकारी अपने समकA तर को मेलर भेज सकते ह[ । उदाहरण के िलए एक मं:ी दूसरे मं:ी

और सिचव सभी दूसरे सिचव, को मेलर भेज सकते ह[ ।

•

डेटाबेस डाउनलोड करने कM अनुमित %कसी मं:ालय/िवभाग/रा? य को नहk दी जाएगी ।

6.3

अिभगम

अिभगम क# CD

क# CD

क# CD यािविध :

यािविध :

6.3.1 नोडल अिधकारी यूआरएल http://sampark.gov.in पर जाकर ई-स# पक साइट का अिभगम (देख/अVतन/िडलीट)

कर सकता है । लॉिगन के िववरण यूजर आईडी और सरकारी ई-मेल पता i.e. [email protected]/[email protected]

के पासवड के 5प म6 ह,गे ।

6.3.2 साइट को ितबंिधत %कया जाएगा और सुरिAत चैनल, के अनुसार इस तक पKंच थािपत कM जाएगी । अिभगम के

तरीको को ई-सम् पक के अिभगम मैनुअल म6 प-रभािषत %कया जाएगा ।

6.3.3 अVतन %कए गए डेटा के ई-मेल पत, के िववरण सिहत 8 येक साइट के िलए िवतरण सूिचयां तैयार कM जाएंगी ।

7.0

डेटा के इ" ते

डेटा के इ" तेमाल के िलए मानदंड

माल के िलए मानदंड

7.1

ई-स# पक डेटाबेस का इ तेमाल करके लिAत योगकता को मेलर और एसएमएस भेजने के िलए यह अिनवाय है %क

िवषय िन# निलिखत मानदंड, म6 से %कसी एक मानदंड के अंतगत आता हो:

•

सरकार कM िवVमान अथवा तािवत नीित/िनणय से संबंिधत सूचना

•

नई योजनाएं शु5 करना

•

नाग-रक जाग5कता शु5 करने के संबंिधत मामले

•

राP Xीय या सावजिनक िहत म6 त8 काल चेताविनयां

•

%कसी भी सरकारी पोटल का इ तेमाल करके सरकार के अंतगत कोई मामला/काय के िलए सOसाइव करने

वाले नाग-रक, को मेलर

•

वैिक पर पर स# पक€ से संबंिधत नवोदभव तथा िनP कष

•

साव पैदा करने के िलए बधाइयां । बधाइय, को संबंिधत मं:ालय के योN ता आधार के अंदर ही भेजा जा

सकता है ।

•

पीएमओ/डीईआईटीवाई Uारा उपयुN त समझा गया कोई अ= य मानदंड

•

ई-स# पक के िलए आईटी अवसंरचना सृिजत करने और उसके रखरखाव कM लागत डीईआईटीवाई वहन भी

करेगा । डीईआईटीवाई स# पक के िलए ब[डिव‚थ ा त करने कM लागत वहन करेगा । तथािप, डेटा ए= Xी आ%द,

य%द कोई है, पर खच कM गई लागत को संबंिधत मं:ालय/रा? य/संघ रा? य Aे:/संगठन Uारा वहन %कया

जाएगा। डीईआईटीवाई अपने बजट म6 एसएमएस कM लागत के िलए ावधान करेगा, ƒकतु मं:ालय/रा? य/संघ

रा? य Aे: भी एसएमएस अिभयान, कM लागत के िलए अपने आईईसी बजट, म6 उपयुN त ावधान कर सकते ह[।

8.0

डेटा सुरEा

8.1

चूं%क ई-स# पक के डेटा भंडार म6 सभी सरकारी कमचा-रय, और अिधक संn या म6 भारतीय नाग-रक, के स# पक

िववरण ह,गे, इसिलए यह अिनवाय है %क डेटा सुरAा सुिनि3त करने के िलए पया त िनयं:क उपाय िवVमान ह, ।

8.2

वैयिIक डेटा/सूचना कM सुरAा के उ'े( य से आईटी अिधिनयम कM धारा 43क और इसके अंतगत बनाए गए िनयम,

के अनुसार यथोिचत सुरAा प_ितय, के काया= वयन पर ई-स# पक के िनयोजन हेतु जोर %दया जाएगा ।

8.3

इन सुरAा प_ितय, और %याJ के िलए ''''''''सूचना ौVोिगकM- सुरAा तकनीक – सूचना सुरAा बंध णाली –

अपेAाJ'''''''' पर अंतराP Xीय मानक आईएस/आईएसओ/आईईएस 27001 को अपनाया जाएगा ।

8.4

इसम6 एक p यापक लेिखत सुरAा कायम तथा नीितयां शािमल ह,गी िजनम6 सुरिAत कM जा रही डेटा/सूचना

प-रस#पिD के अनु5प बंधकMय, तकनीकM, चालना8 मक सुरAा िनयं:ण उपाय सि0िहत ह,गे ।

8.5

सूचना सुरAा के Aे: म6 संबंिधत िवशेष…, के परामश से एक एसओपी तैयार %कया जाएगा और इसके ौVोिगकMय

िवकास को शािमल करने के िलए आविधक 5प से अVतन %कया जाएगा ।

राजीव कुमार, संयुI सिचव

¹Hkkx Iµ[k.M1º

Hkkjr dk jkti=k % vlk/kj.k

MINISTRY OF COMMUNICATION AND INFORMATION TECHNOLOGY

(Department of Electronics and Information Technology)

NOTIFICATION

New Delhi, the 3rd December, 2015

Subject: Updation and Usage Policy for the Sampark Database (IT platform for Messages) Ver1.0

F. No. 3 (46)/2015-EG-II.—1.0 Introduction

The IT platform for Messages is an initiative under the “Digital India” programme of the Government of India.

The initiative has been given the name “e-Sampark”.

2.0

Objective

2.1

The objective of “e-Sampark”, the IT platform for Messages, is to create a provision for sending

informational and public service messages in the form of emails (referred to as a mailer subsequently)

and SMS to Elected representatives, Government employees and various categories of professionals.

2.2

The data will be sourced from Ministries/Departments and States across all tiers of the Government

framework – including Central Government, State / UT Governments and local bodies. The data will

also include information pertaining to various corporate, autonomous bodies and other organisations

under the government. Using the database the Government can reach out to people individually or in

groups/ sets of users depending on the requirement. Information, alerts, feedback for a programme,

policy drafts etc can be sent to a targeted user base thereby improving the efficiency of governance

and e-Governance efforts.

2.3

An extensive database of all functionaries of the Government at different levels including elected

representatives and government officials has already been created.

2.4

The e-Sampark database is highly sensitive as it contains the details (Name, email address, mobile

number, place of posting etc.) of all Government officials. In the near future it will also include the

database of professionals in the country. Keeping in the mind the critical nature of the data, security of

the data is important. Hence access to the database will be provided selectively with a due

authorisation process.

2.5

This policy has been drafted to identify a process for updating and usage of the e-Sampark database by

the respective Ministries/Departments and States.

3.0

Impact

3.1

The “e-Sampark” database can be used extensively to reach elected representatives, Government

officials and Indian Citizens for various information dissemination purposes. The Government

envisages use of the database for diverse purposes like feedback, policy information, alerts etc.

3.2

As of today, in the absence of a central repository of all Government employees and Indian Citizens,

the ability to reach out to individuals is missing. This gap will be filled by the optimum use of the “e-

Sampark” Database.

4.0 Components

“e-Sampark” has the following two components:

4.1 Data collection

4.1.1 e-Sampark has a database of the entire Government, both at the Centre and State. The data

structure for collection of data I as per figure 1 and 2 indicated below.

¹Hkkx Iµ[k.M1º

Hkkjr dk jkti=k % vlk/kj.k

The email and mobile number for each individual are updated in the module for each registered user.

4.2 Data Usage

e-Sampark Data will be used by the Government to send mailers and SMS, as per the criteria mentioned in para

7.0.

4.2.1 Sending a Mailer

(a) The application has a user console. Using the console, access can be given to the identified nodal

officer of each Ministry/Department/State. The assigned officer can update the database using the bulk

upload feature which allows bulk uploading through MS-Excel files or individually updating one entry

at a time.

(b) NIC will ensure that the software designed for sending the mailers will have the option to

“unsubscribe:. If a user chooses to this option, he will not be sent any mailer/SMS.

4.2.2 Sending a SMS

(a) Similar to sending a mailer, SMS can be sent to a target user-base using the console.

(b) Each mailer and SMS that is sent is identified as a campaign. The application has a provision of a

dashboard that shows the nodal officer the analytics of the campaign i.e. number of mailers and SMS

sent, percentage read, percentage of forwards, URL clicks etc.

5.0

Modes of Data Updation

5.1

Self-Updation of data by Individuals

5.1.1 Member with an email address entered as part of e-Sampark

A link will be provided in a mailer which will be sent out to all members of the Sampark database. Clicking on

the link will allow the individual to view his / her data retrieved from the database and update it appropriately.

5.1.2 Member with only a mobile number in e-Sampark (no email address)

e-Sampark will send out an SMS to all the members to login at the “modify info” link which will be created on

the e-Sampark portal. Access would be done using the mobile number as a unique identifier and an OTP (one

time password) with a defined validity (15-30 minutes).

The form displayed to the user for updating information for both para 5.1.1 and 5.1.2 will be the same as

explained under para 5.2 below.

5.2

Updation of data by respective Ministries/Departments/State

5.2.1 Government Employees:

(a) Each Ministry/Department/State will identify a nodal officer who will be granted privileges to

update the database. Access of the nodal officer to the portal will be with the nodal officer’s

government email address ([email protected] /[email protected]) and password over a secure network with

OTP based authentication. The form displayed to the nodal officer will have the following flow:

• Choice of Central Govt employee or State government employee, in case of the latter

selection of the State / UT name

• Names of Ministries / Departments as per the work-allocation orders as per the gazette

notification issued by GoI or the respective state – this would be coordinated by the NIC

HQ e-Sampark team for central ministries working with the ministry HOGs and the SIOs

for the States

• Names of organizations within the ministry / department obtained from the ministry /

dept / state – this will include societies / corporations / autonomous bodies / other

institutions – this would be coordinated by the NIC HQ e-Sampark team for central

ministries working with the ministry HOGs and the SIOs for the States

• Selection of district / city / town / block / village in which the official is headquartered

from respective drop-down menus which should be populated from the census list so that

there is no chance of spelling errors etc, leading to better targeting

• Updating of the employee name / mobile number / email address

THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY

[PART I—SEC. 1]

• Save and submit

(b) The above process can be performed from all central ministries / institutions / state secretariats /

districts and blocks. Access to the database will be over NICNET only. HoGs / HoDs / SIOs and DIOs

can be instructed to assist all nodal officers of the respective Ministries/ departments/States to update

the database.

activity completed in a defined time period. Since all the selections would be from drop down menus,

there is no possibility of someone making a wrong selection thereby ensuring totally structured and

uniform data.

5.2.2 Updation of data of Elected Representative

• In case of elected representatives, the structure of the database can be MP (LS/RS), State / UT (MLA/MLC),

Urban (Municipality class i/ii/iii) and rural (ZP/BP/GP), name of elected representative, email, mobile number.

• The Parliament and State (MLA/MLC) database will be formally obtained from the parliament/Legislatures by

NIC to populate the master lists

• The NIC SIO in each State will be responsible for creating the master lists for the states by obtaining master

data of municipalities and panchayats from the State Election Commission. All concerned agencies and officers

in the respective State will provide the required support. The correction or the population of the data for MPs /

MLAs / MLCs will be carried out by the NIC cell in Parliament and the respective SIO.

• The district collectors / SIO and DIO will be responsible for updating the information pertaining to urban and

rural local bodies.

5.3

Indian Citizen Access to e-Sampark

5.3.1

In addition to Government officials, Indian citizens will also be given an option to subscribe to the “e-Sampark”

database. The form displayed to a non-government user will be created accordingly which will capture the

user’s profession, in addition to his personal credentials like name, location etc. A non-government subscriber

of the e-Sampark database will be allowed to subscribe to only those lists that are part of a MyGov task as per

the Government initiatives. For instance Clean Ganga, Girl Child, etc.

5.3.2

By subscribing to a list, a user gives his/her consent to receive mailers and SMS from the Government. The

user can unsubscribe from the list at any time.

5.4

Bulk modification by NIC e-Sampark Cell

5.4.2

In addition to updating by the identified nodal officer, Data can be sent by the respective Ministry/Department

and State to NIC Sampark cell for updating the database.

5.4.3

The concerned sending organisation needs to ensure that data is sent in the format prescribed in Figure 1 and 2

above. NIC will share the template with all Ministries / States.

Note: Data download by any Ministry/State will not be allowed.

5.5

Data validation

5.5.2

The e-Sampark cell of NIC would ensure that only unique email addresses and mobile numbers are stored.

5.5.3

One mobile number would be updated against one email address only

5.5.4

Aadhaar numbers of the individual whose contact details are included in the e-Sampark database would be a

desirable but not a mandatory data field.

5.5.5

Pin Code would be a mandatory data field to ensure that mailers and SMS can be sent to individuals based on

specific locations.

6.0

Access to the e-Sampark Database

6.1 Definitions:

• Access: is defined as a provision to update the e-sampark database and to send mailers and SMS to the

identified user base.

• Site: Ministry/Department/State.

¹Hkkx Iµ[k.M1º

Hkkjr dk jkti=k % vlk/kj.k

• Nodal Officer: The official identified by each Ministry / Department / State who would be responsible for the

data access and would be authorised to send mailers and SMS.

6.2

Who can access:

• PMO, DeitY, e-Sampark PMU and NIC are the custodians of the data and have full access to the same. PMO,

Secretary DeitY, OIC e-Sampark PMU and DG, NIC shall be authorised to send mailers and SMS as deemed

appropriate

• Secretary of a Ministry/Department/State: View Access will be given to the user base of the respective domain

only. For instance, the Secretary School Education GoI can view the data for the School Education department

and associated organisations in the Central Government, while the School Education Secretary of the State

Government will be able to view the relevant data for his / her State only.

• Nodal officer will have full Access (upload/delete/edit) to the user base of that respective site only. Access does

not imply data download.

• Inter-ministerial usage of the data is subject to approval by respective Secretary of the concerned Ministries

followed by approval from OIC e-Sampark PMU / DG, NIC. Usage implies sending mailers and SMS only and

does not imply (view/edit/delete of data of other Ministries.

• Usage of the entire database, if required by a Central Ministry/State will require the approval of Secretary

DeitY, or his designate.

• Equivalent levels can send mailers to equivalent levels. For instance a Minister can send to other Ministers and

Secretaries to all other Secretaries.

• Database download will not be allowed by any Ministry / Department / State.

6.3 Mechanism of Access:

6.3.1 The Nodal officer can access (view/update/delete) the e-Sampark site by going to the URL

https://sampark.gov.in. The login credentials will be the user-id and password of the Government email

address [email protected] /[email protected].

6.3.2 The site will be restricted and access will be over secure channels only. Mode of access will be defined

in the access manual of e-Sampark.

6.3.3 Distribution lists will be created for each site with details of email addresses of the updated data.

7.0

Criteria for usage of Data

7.1

For sending Mailers and SMS to the target user base using the e-Sampark database, it is mandatory

for the subject to fall under any one of the following criteria :

• Information pertains to an existent or proposed policy / decision of the Government

• Launch of new schemes

• Issue related to initiate Citizen awareness

• Urgent alerts in national or public interest

• Mailers to citizens who subscribe to an issue / task within the Government using any Government

portal

• Government updates and outcomes related to Global interactions

• Greetings for generating good will. Greetings can be sent within the user base of the respective

Ministry only.

• Any other criteria as deemed appropriate by PMO / DeitY

THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY

[PART I—SEC. 1]

• DeitY will bear the costs of creating and maintaining the IT infrastructure for e-Sampark. DeitY

will also bear the cost for obtaining bandwidth for Sampark. However, costs incurred on account

of data-entry etc, if any, will be borne by the concerned Ministry / State / UT / organisation. DeitY

will make provisions in its Budget for cost of SMS. However, Ministries / States / UTs may also

make appropriate provisions in their IEC budgets for the cost of SMS campaigns.

8.0

Data Security

8.1 Since the data repository of e-Sampark will contain contact details of all Government employees and a large

number of Indian Citizens, it is imperative that adequate controls are in place to ensure data security.

8.2 In order to safeguard the personal data/information the deployment of e-Sampark shall emphasize on

implementation of reasonable security practices as intended under Section 43A and Rules therein of the IT Act.

8.3 This security practices and procedures would follow the International Standard IS/ISO/IEC 27001 on

"Information Technology - Security technique - Information Security Management System - Requirements"

8.4 This would include a comprehensive documented security program and policies that contain managerial,

technical, operational and physical security control measures commensurate with data/information asset being

protected.

8.5 A SOP will be prepared in consultation with the relevant experts in the field of Information Security and

will be periodically updated to incorporate technological developments.

RAJIV KUMAR, Jt. Secy.

Printed by the Manager, Government of India Press, Ring Road, Mayapuri, New Delhi-110064

and Published by the Controller of Publications, Delhi-110054.