5328 DG/2024

(1)

रजिस्ट्री सं. डी.एल.- 33002/99 REGD. No. D. L.-33002/99

xxxGIDHxxx

xxxGIDExxx

असाधारण

EXTRAORDINARY

प्राजधकार से प्रकाजित

PUBLISHED BY AUTHORITY

भाग II—I

PART II—I

राष्ट्रीय रािधानी राज्य क्षेत्र दिल्ली सरकार

GOVERNMENT OF THE NATIONAL CAPITAL TERRITORY OF DELHI

दिल्ली उच्च न्यायालय : नई दिल्ली

अजधसूचना

दिल् ली, 20 अगस्ट्त, 2024

सं. 76/जनयम/डीएचसी.—दिल्ली उच्च न्यायालय अजधजनयम, 1966 (1996 का अजधजनयम 26) की धारा 7

सहपठित अजभलेख नािकरण अजधजनयम, 1917 की धारा 3 द्वारा प्रित्त िजियों तथा इसे इस सन्िभभ में समथभ बनाने

वाली अन्य सभी िजियों का प्रयोग करते हुए, दिल्ली उच्च न्यायालय, राष्ट्रीय रािधानी क्षेत्र दिल्ली सरकार के

उपराज्यपाल के पूवभ अनुमोिन से, दिल्ली उच्च न्यायालय जनयम और आिेि के खंड V के अध्याय 5 के भाग-ग के वतभमान

भाग IV को एति् द्वारा जनम्नजलजखत नए भाग IV द्वारा प्रजतस्ट्थाजपत करता है:

भाग IV

प्रिासजनक अजभलेख

21.

प्रिासजनक अजभलेखों के संरक्षण की अवजध:-

इस भाग के प्रावधानों के अध्यधीन, सभी प्रिासजनक अजभलेखों को उस अवजध और तरीके से संरजक्षत दकया

िाएगा िो इन जनयमों के साथ संलग्न अनुसूची-I में दिया गया है और दिर नष्ट कर दिए िाएगा।

सं. 36]

दिल्ली, बुधवार, अगस्ट्त 21, 2024/ श्रावण 31, 1946

[रा.रा.रा.क्षे.दि. सं. 159

No. 36]

NEW DELHI, WEDNESDAY, AUGUST 21, 2024/ SHRAVANA 31, 1946 [N. C. T. D. No. 159

भारत सरकार

GOVERNMENT OF INDIA

एस.जी.-डी.एल.-अ.-27082024-256643

SG-DL-E-27082024-256643

DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY

PART II—I]

22.

सामान्य/ऐजतहाजसक महत्व के अजभलेखों का संरक्षण:-

सामान्य या ऐजतहाजसक महत्व के माने िाने वाले सभी अजभलेखों को, मुख्य न्यायाधीि के ध्यान में लाया िाएगा

और मुख्य न्यायाधीि ऐसे आिेि पाठरत कर सकते हैं या जनिेि िे सकते हैं, जिन्हें मुख्य न्यायाधीि उनके संरक्षण हेतु या

अन्यथा उजचत समझें।

23.

संरक्षण अवजध की गणना का ढंग:-

अनुसूची-I में दिए दकसी जनिेि के अध्यधीन, ऐसी अवजध जिसके जलए दकसी कागज़ात को संरजक्षत दकया िाना है,

उसकी गणना उस पर अंदकत जतजथ के पश्चात् आने वाली 01 िनवरी से की िाएगी, उिाहरणाथभ, 1995 के कागज़ात,

जिन्हें इन जनयमों के अंतगभत एक वर्भ के जलए संरजक्षत रखा िाना है, 31 दिसम्बर, 1996 के पश्चात नष्ट दकए िाने हेतु

योग्य होंगे।

24.

अजभलेखों को नष्ट करने का कायभ िून और दिसंबर माह में दकया िाएगा:-

दकसी भी जनिेि के िारी होने के अध्यधीन, प्रिासजनक अजभलेखों को नष्ट करने का कायभ प्रत्येक वर्भ िून और

दिसंबर माह में दकया िाएगा।

25.

नािकरण के जलए अनुमोिन प्रिान करने हेतु सक्षम प्राजधकारी:-

मुख्य न्यायाधीि प्रत्येक प्रिासजनक िाखा के जलए कम से कम उप जनबंधक के पि के दकसी अजधकारी को नाजमत

करेंगे, िो अजभलेखों के नािकरण को अनुमोदित करेगा।

26.

नष्ट दकये िाने वाले अजभलेखों की पहचान:-

प्रिासजनक िाखा में जनयुि प्रत्येक प्रिासजनक अजधकारी (न्याजयक) मई और नवंबर के महीने में ही नष्ट दकए िाने

वाले अजभलेखों की पहचान कराकर उन्हें इस संबंध में बनाए गए रजिस्ट्टरों में ििभ कराएगा तादक अगले महीने िून और

दिसंबर के महीनों में क्रमि: इन्हें नष्ट दकए िाने के जलए तैयार दकया िा सके और यह उपरोि जनयम 25 के अंतगभत इस

प्रकार नाजमत अजधकारी द्वारा अंजतम स्ट्वीकृजत प्राप्त करने के अध्यधीन होगा। िब कोई कागज़ नष्ट दकया िाए, तो रजिस्ट्टर

में नष्ट दकए िाने वाले कागज़ के सामने नष्ट दकए िाने की जतजथ के साथ-साथ लाल स्ट्याही से 'डी' अक्षर भी ििभ दकया

िाएगा।

27.

भजवष्य में संिभभ हेतु संरजक्षत दकये िाने वाले अजभलेख:-

कोई प्रिासजनक अजधकारी (न्याजयक) अजभलेख का जववरण ििभ करने से पहले यह आकलन करेगा दक क्या नष्ट

दकए िाने हेतु प्रस्ट्ताजवत अजभलेख भजवष्य में संिभभ के जलए आवश्यक है या उसके भजवष्य में संिभभ के जलए आवश्यक होने

की संभावना है। यदि प्रिासजनक अजधकारी (न्याजयक) को ऐसा लगे दक ऐसे अजभलेख को उि कारणों से संरजक्षत रखने की

आवश्यकता है, तो वह ऐसे अजभलेख को उपरोि जनयम 25 के अंतगभत नाजमत अजधकारी के समक्ष, इसके संरक्षण के जलए

जवस्ट्तृत कारण बताते हुए, प्रस्ट्तुत करेगा। उि अजधकारी उसके समक्ष प्रस्ट्तुत अजभलेख के संरक्षण के संबंध में ऐसे आिेि

पाठरत करेगा, िैसा वह उजचत समझे।

28.

लेखा संबंधी अजभलेखों को नष्ट करने के जलए मागभििभक जसद्ांत:-

लेखा अजभलेखों को नष्ट करने के जलए मागभििभन का मुख्य जसद्ांत यह होना चाजहए दक िब तक कोई आपजत्त

लंजबत है और लेखा की पूरी तरह से िांच नहीं की गई है और लेखा परीक्षा में स्ट्वीकार नहीं दकया िा चुका है, तब तक उसे

व उससे संबंजधत िस्ट्तावेिों को नष्ट नहीं दकया िाना चाजहए, भले ही जनयमों में जनर्िभष्ट संरक्षण अवजध समाप्त हो गई हो।

29.

इलेक्रॉजनक रूप में रखे गए अजभलेखों का नािकरण:-

इन जनयमों में जनर्िभष्ट संरक्षण की दकसी भी अवजध के बाविूि, कोई भी प्रिासजनक अजभलेख, सूचना प्रौद्योजगकी

अजधजनयम, 2000 की धारा 7 के अनुसार, इलेक्रॉजनक रूप में रख जलए िाने के बाि नष्ट दकया िा सकता है।

स्ट्पष्टीकरण I: सूचना प्रौद्योजगकी अजधजनयम, 2000 की धारा 7 के अनुसार, िहां दकसी जवजध में प्रावधान है दक िस्ट्तावेज़,

अजभलेख या सूचना जवजनर्िभष्ट अवजध के जलए प्रजतधाठरत की िाए, वहां ऐसी आवश्यकता पूणभ कर िी गई समझी िाएगी

यदि ऐसे िस्ट्तावेज़, अजभलेख या सूचना इलेक्रॉजनक रूप में प्रजतधाठरत की िाती है।

[PART II—I

DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY

स्ट्पष्टीकरण II: तथाजप, इलेक्रॉजनक रूप में संरजक्षत अजभलेख को भी, इन जनयमों के साथ संलग्न अनुसूची-I में उजल्लजखत

कागज़ी रूप में संरक्षण अवजध समाप्त होने के बाि नष्ट दकया िा सकता है।

30.

जडजिटलीकृत दकए िाने योग्य अजभलेखों की पहचान:-

दकसी प्रिासजनक िाखा में जनयुि प्रत्येक प्रिासजनक अजधकारी (न्याजयक) उस अजभलेख की पहचान करेगा जिसे

उसके अनुसार जडजिटल रूप में संरजक्षत दकए िाने की आवश्यकता है और इस संबंध में उसे नष्ट करने की अनुमजत िेने हेतु

सक्षम अजधकारी की स्ट्वीकृजत प्राप्त करेगा।

31.

अजभलेख के नष्ट दकए िाने से पूवभ इलेक्रॉजनक रूप में पठरवर्तभत करने का पयभवेक्षण:-

प्रिासजनक अजभलेखों को उन्हें नष्ट करने से पहले, इलेक्रॉजनक रूप में पठरवर्तभत दकए िाने का कायभ जनयम 29 के

अनुसार समय-समय पर दकया िाएगा, िैसा दक आवश्यक हो, और इसका पयभवेक्षण ऐसे अजधकारी द्वारा दकया िाएगा

जिसे इस प्रयोिन हेतु मुख्य न्यायाधीि द्वारा जनयुि दकया गया हो तथा उसके जडजिटल हस्ट्ताक्षर द्वारा उसे प्रमाजणत भी

दकया िाएगा।

32. प्रिासजनक अजभलेखों को नष्ट करने के जलए रजिस्ट्टर:-

प्रत्येक प्रिासजनक िाखा को नष्ट दकए िाने वाले प्रिासजनक अजभलेखों का जववरण रखने के जलए जनम्नजलजखत

रूप में एक रजिस्ट्टर बनाना होगा:-

प्रिासजनक अजभलेखों के नािकरण का रजिस्ट्टर

िाखा का नाम

क्र.

सं.

नष्ट किये

जाने वाले

अकिलेख

िा कववरण

नष्ट किए

जाने वाले

अकिलेख

िी जााँच

िरने वाले

अकििारी

िा नाम

अकिलेख

नष्ट िरने

हेतु

प्रस्ताकवत

माह/वर्ष

क्या अकिलेख

इलेक्ट्रॉकनि

रूप से

संरकित है या

नहीं

अनुसूची-I

में यथा-

कनकदष्ट

संरिण

अवकि

किप्पणी,

यकद िोई

हो

स्वीिृकत

प्राकििारी

(उप

कनबंिि/

संयुक्त

कनबंिि) िे

हस्तािर

अकिलेख

नष्ट िरने

िी कतकथ

अकिलेख

नष्ट िरने

वाले

अकििारी

िा नाम

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

(10)

33.

अवजिष्ट प्रावधान:-

दकसी भी प्रिासजनक अजभलेख की संरक्षण अवजध, िो इन जनयमों के साथ संलग्न अनुसूची-I के अंतगभत न िी गई

हो, संबंजधत प्रिासजनक िाखा के जनबंधक द्वारा, मुख्य न्यायाधीि की अंजतम स्ट्वीकृजत के अध्यधीन, तय की िाएगी।

मुख्य न्यायाधीि, संबंजधत िाखाओं के प्रिासजनक प्रमुख की जसिाठरिों पर, इन जनयमों के साथ संलग्न अनुसूची-I

में दकसी भी प्रजवजष्ट को िोड़ या हटा सकते हैं।

अनुसूची-I

ताजलका – I

(स्ट्थापना)

क्रम

संख्या

अजभलेख का जववरण

संरक्षण अवजध

जनिेि, यदि कोई हो

माननीय न्यायाधीिगण

को िपथ दिलाने, उनके

अवकाि के मामलों से

सिैव के जलए

जडजिटलीकृत दकया िाए

DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY

PART II—I]

क्रम

संख्या

अजभलेख का जववरण

संरक्षण अवजध

जनिेि, यदि कोई हो

संबंजधत कागज़ात

अवकािकालीन

न्यायाधीिों के नामांकन

से संबंजधत कागज़ात

10 वर्भ

माननीय न्यायाधीिों के

अवकाि मामलों से

संबंजधत कागज़ात

माननीय न्यायाधीि के सेवाजनवृत्त/ पि त्याग की

जतजथ से एक वर्भ तक।

जडजिटलीकृत दकया िाए

जविेिी मुद्रा संरक्षण एवं

तस्ट्करी रोकथाम और

अन्य अजधजनयमों के

अंतगभत न्यायाजधकरणों,

सलाहकार बोडभ का गिन

दकसी भी अजभयोग के लंजबत रहने के अधीन, 20 वर्भ

तक।

जडजिटलीकृत दकया िाए

सेवाजनवृत्त/सेवाजनवृत्त

होने वाले माननीय

न्यायाधीिों के बीच

ठरजियों का जवतरण

3 वर्भ

जडजिटलीकृत दकया िाए

इस न्यायालय के अजधकारीगण/कमभचारीगण

सेवा जनयम

सिैव के जलए

जडजिटलीकृत दकया िाए

जनयुजि / पिोन्नजत/

स्ट्थायीकरण/वठरष्ठता/

पिों का सृिन

सिैव के जलए

जडजिटलीकृत दकया िाए

अजधकाठरयों/कमभचाठरयों

की व्यजिगत िाइलें,

अजधवर्र्भता

/तैनाती/स्ट्थानांतरण

सजहत

दकसी अजधकारी/कमभचारी के सेवा में न रहने के 5 वर्भ

बाि तक, अजभयोग लंजबत रहने के अध्यधीन

वार्र्भक गोपनीय ठरपोटभ

डोजियर

दकसी अजधकारी/कमभचारी के सेवा में न रहने के 5 वर्भ

बाि तक, अजभयोग लंजबत रहने के अध्यधीन।

न्यायालय के

कमभचाठरयों, अजधकाठरयों

के आकजस्ट्मक अवकाि

आवेिन

जिस वर्भ आवेिन दकया गया है, उसके अंत तक|

उिाहरण के जलए, वर्भ 2009 के आकजस्ट्मक अवकाि

आवेिन िनवरी, 2010 के महीने में नष्ट दकए िा

सकते हैं।

भती/पिोन्नजत हेतु परीक्षा

आयोजित करना

अगली परीक्षा तक दकसी भी अजभयोग के लंजबत रहने

के अध्यधीन।

अजभयोग

जनणभय को छोड़कर सभी कागज़ात, अजभयोग के

समापन तक। जनणभय को सिैव के जलए संरजक्षत दकया

सभी अजभलेख और जनणभय

को जडजिटलीकृत दकया

[PART II—I

DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY

क्रम

संख्या

अजभलेख का जववरण

संरक्षण अवजध

जनिेि, यदि कोई हो

िाएगा।

िाए।

जसजवल प्रदकया संजहता

की धारा 80 के अंतगभत

नोठटस

यदि इसमें कोई मुक़द्दमा लंजबत नहीं है - 3 वर्भ तक।

यदि इसमें कोई मुक़द्दमा लंजबत है - अजभयोग के

समापन तक।

अजधकाठरयों की

व्यजिगत िाइलें

सेवा के िौरान मृत्यु होने पर – मृत्यु की जतजथ से 3

वर्भ या सेवा से उत्पन्न सभी िावों का जनपटान होने

तक, जिसमें पाठरवाठरक पेंिन भी िाजमल है, िो भी

बाि में हो।

सेवाजनवृजत्त के मामले में – मृत्यु तक, बिते मृत्यु

सेवाजनवृजत्त के 3 वर्भ के भीतर हो तो कोई भी िाइल

सेवाजनवृजत्त की जतजथ से तीन वर्भ से पहले नष्ट नहीं

की िाएगी।

जडजिटलीकृत दकया िाए

10.

आगे अध्ययन िारी रखने

के जलए अनुमजत,

पासपोटभ के जलए

अनापजत्त प्रमाण-पत्र,

ऋण लेने के जलए

अनापजत्त प्रमाण-पत्र,

आचरण जनयमों के

अंतगभत आवश्यक अन्य

जवजवध िानकारी

सेवाजनवृजत्त के 5 वर्भ बाि तक।

जडजिटलीकृत दकया िाए

11.

कमभचाठरयों की तैनाती

1 वर्भ

12.

प्राजप्त एवं प्रेर्ण रजिस्ट्टर

10 वर्भ

जडजिटलीकृत दकया िाए

13.

संचलन (मूवमेंट)

रजिस्ट्टर

10 वर्भ

14.

डाक बुक/चपरासी बुक

2 वर्भ

15.

अनुवािक और अन्य कायभ

सहायकों द्वारा बनाई

िाने वाली मानक पुस्ट्तकें

2 वर्भ

16.

जनिी सजचव/वठरष्ठ जनिी

सहायक/जनिी सहायक

की आिुजलजप (िॉटभहैंड)

नोट बुक

2 वर्भ, गोपनीय सामग्री वाली आिुजलजप (िॉटभहैंड)

नोटबुक को नष्ट करने के संबंध में दकसी जनिेि के

अध्यधीन।

17.

िाखाओं द्वारा बनाए गए

उपजस्ट्थजत रजिस्ट्टर

2 वर्भ, दकसी अनुिासनात्मक िांच के लंजबत रहने के

अध्यधीन, िहां उपजस्ट्थजत रजिस्ट्टर प्रस्ट्तुत दकए िाने

DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY

PART II—I]

क्रम

संख्या

अजभलेख का जववरण

संरक्षण अवजध

जनिेि, यदि कोई हो

की आवश्यकता हो।

18.

िांच से संबंजधत मामले

अजधकारी/कमभचारी के सेवा में बने रहने तक,

अजभयोग के लंजबत रहने के अध्यधीन।

अधीनस्ट्थ न्यायालयों के कमभचारीगण

सेवा जनयम

सिैव के जलए

जडजिटलीकृत दकया िाए

जिला एवं सत्र

न्यायाधीि के कायाभलय

में अधीक्षक / प्रिासजनक

अजधकाठरयों की जनयुजि

सिैव के जलए

जडजिटलीकृत दकया िाए

अजभयोग

जनणभय को छोड़कर सभी कागज़ात, अजभयोग के

समापन तक या अपील/पुनरीक्षण में अंजतम जनणभय

और कायाभन्वयन होने तक। जनणभय को सिैव के जलए

संरजक्षत रखा िाएगा।

जनणभय जडजिटलीकृत दकया

िाए।

जसजवल प्रदकया संजहता

की धारा 80 के अंतगभत

नोठटस

यदि इस पर कोई अजभयोग लंजबत नहीं रहता है - 3

वर्भ।

यदि इसमें कोई अजभयोग लजम्बत रहता है –

अजभयोग के समापन तक।

संचलन (मूवमेंट)

रजिस्ट्टर

10 वर्भ

अधीनस्ट्थ न्यायालय

कमभचाठरयों की सेवा

अपीलें

अजधकारी/कमभचारी के सेवा में बने रहने तक या

अजभयोग के समापन तक।

अन्य

सूचना का अजधकार

अजधजनयम से संबंजधत

मामले, अजभयोग सजहत

सूचना िेने से इंकार करने या इसे प्रिान करने की

जतजथ से एक वर्भ तक, दकसी अपील के लंजबत रहने के

अध्यधीन।

अजभयोग के मामले में, अजभयोग के समापन तक या

अपीलीय प्राजधकारी/प्राजधकरणों द्वारा दिए गए

जनिेिों के दक्रयान्वयन तक, यदि कोई हो, िो भी बाि

में हो।

जवजध िोधकताभओं की

जनयुजि से संबंजधत

मामले

5 वर्भ

संसिीय प्रश्नों के उत्तर से

संबंजधत मामले

मूल पत्रों और उनके िवाबों को संरजक्षत रखने के बाि

3 वर्भ तक। मूल पत्रों और िवाबों को सिैव के जलए

मूल पत्रों और िवाबों को

जडजिटलीकृत दकया िाए

[PART II—I

DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY

क्रम

संख्या

अजभलेख का जववरण

संरक्षण अवजध

जनिेि, यदि कोई हो

संरजक्षत रखा िाए।

ताजलका – II

(लेखा और नकिी िाखा)

क्रम

संख्या

अजभलेख का जववरण

संरक्षण अवजध

जनिेि, यदि कोई

हो

नकि पुजस्ट्तका

10 वर्भ या लेखा परीक्षा के पूरा होने के

एक वर्भ बाि तक, िो भी बाि में हो।

जडजिटलीकृत

दकया िाए

आकजस्ट्मक व्यय

3 वर्भ या लेखा परीक्षा के पूरा होने के

एक वर्भ बाि तक, िो भी बाि में हो।

आकजस्ट्मक वाउचर

3 वर्भ या लेखा परीक्षा के पूरा होने के

एक वर्भ बाि तक, िो भी बाि में हो।

नकि/चैक रसीिें

3 वर्भ या लेखा परीक्षा के पूरा होने के

एक वर्भ बाि तक, िो भी बाि में हो।

क्रॉस्ट्ड चैक रजिस्ट्टर

3 वर्भ या लेखा परीक्षा के पूरा होने के

एक वर्भ बाि तक, िो भी बाि में हो।

बकाया िावे (िहां आवश्यक हो, स्ट्वीकृजत या

िााँच सजहत)

3 वर्भ या लेखा परीक्षा के पूरा होने के

एक वर्भ बाि तक, िो भी बाि में हो।

सामान्य भजवष्य जनजध नामांकन

1 वर्भ- सामान्य भजवष्य जनजध खाते के

अंजतम जनपटन के बाि।

सामान्य भजवष्य जनजध से अंजतम जनकासी,

िैसे दक घर जनमाभण, बच्चों की उच्चतर

तकनीकी जिक्षा आदि के जलए

1 वर्भ- सामान्य भजवष्य जनजध खाते के

अंजतम जनपटन के बाि।

यात्रा भत्ता/स्ट्थानांतरण यात्रा भत्ता िावे

3 वर्भ या लेखा परीक्षा के पूरा होने के

एक वर्भ बाि तक, िो भी बाि में हो।

10.

बिट अनुमान/ संिोजधत अनुमान

3 वर्भ।

11.

सेवा पुस्ट्तकें, जनम्न से संबंजधत:

(क) कमभचारी िो सेवाजनवृजत्त/सेवांत

सुजवधाओं के हक़िार हैं|

(ख) अन्य कमभचारी

सिैव के जलए

सेवा में न बने रहने के 3 वर्भ बाि तक।

जडजिटलीकृत

दकया िाए

12.

अस्ट्थायी या सेवाजनवृत्त होने वाले सरकारी

कमभचारी के पक्ष में जनष्पादित प्रजतभूजत

बंधपत्र

बंधपत्र के लागू होने की अवजध समाप्त

होने के 3 वर्भ बाि तक।

13.

(क) वेतन जबल रजिस्ट्टर

(ख) स्ट्थापना वेतन जबलों की कायाभलयी

प्रजतयां और इनसे संबंजधत अनुसूजचयां (उस

अवजध के सम्बन्ध में जिसके जलए वेतन जबल

रजिस्ट्टर नहीं रखा गया है)

सिैव के जलए

जडजिटलीकृत

दकया िाए

14.

जचदकत्सीय जबल और अवकाि यात्रा ठरयायत

जबल

3 वर्भ या लेखा परीक्षा के पूरा होने के

DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY

PART II—I]

क्रम

संख्या

अजभलेख का जववरण

संरक्षण अवजध

जनिेि, यदि कोई

हो

एक वर्भ बाि तक, िो भी बाि में हो।

15.

जबल रजिस्ट्टर

3 वर्भ या लेखा परीक्षा के पूरा होने के

एक वर्भ बाि तक, िो भी बाि में हो।

16.

वेतन जबल और अनुसूजचयों की कायाभलयी

प्रजतयां

3 वर्भ या लेखा परीक्षा के पूरा होने के

एक वर्भ बाि तक, िो भी बाि में हो।

ताजलका – III(क)

(सतकभता िाखा)

क्रम

संख्या

अजभलेख का जववरण

संरक्षण अवजध

जनिेि, यदि

कोई हो

अप्रयुि परीक्षा अजभलेख:

(क) ओएमआर पुजस्ट्तकाएं

(ख) आवेिन पत्र, पंिीकरण पत्र और जनिेिों सजहत।

(ग) वस्ट्तुजनष्ठ परीक्षाओं की प्रश्न पुजस्ट्तकाएं

(घ) वणभनात्मक परीक्षाओं की उत्तर पुजस्ट्तकाएाँ

(ड.) वणभनात्मक परीक्षाओं के प्रश्न पत्र

परीक्षा प्रदक्रया के

पूरा होने तक

प्रयुि परीक्षा अजभलेख:

(क) ओएमआर उत्तर पुजस्ट्तकाएं

(ख) वस्ट्तुजनष्ठ परीक्षाओं की प्रश्न पुजस्ट्तकाएं

(ग) वणभनात्मक परीक्षाओं की उत्तर पुजस्ट्तकाएाँ

संबंजधत परीक्षा

से जनयुजि की

जतजथ के 1 वर्भ

बाि तक,

अजभयोग के

लंजबत होने के

अध्यधीन।

जवजवध अजभलेख:

(क) दिल्ली न्याजयक सेवा परीक्षा के मुख्य पठरणाम का रजिस्ट्टर

(ख) दिल्ली उच्चतर न्याजयक सेवा परीक्षा के अंकों का जववरण

(ग) दिल्ली न्याजयक सेवा परीक्षा के अंकों का जववरण

(घ) दिल्ली उच्चतर न्याजयक सेवा और दिल्ली न्याजयक सेवा की

वणभनात्मक परीक्षा की अंक सूची

(ड.) दिल्ली उच्चतर न्याजयक सेवा और दिल्ली न्याजयक सेवा के असिल

उम्मीिवारों का भरा हुआ आवेिन पत्र

(च) प्रारंजभक और मुख्य परीक्षा में उपयोग दकए गए पहचान (प्रवेि)

पत्र

(छ) आवेिन पत्रों की जबक्री का रजिस्ट्टर

(ि) आवेिन पत्रों की प्राजप्त का रजिस्ट्टर

(झ) डाक द्वारा आवेिन पत्रों की मांग और प्रेर्ण का रजिस्ट्टर

(ञ) आवेिन पत्रों के स्ट्टॉक का जववरण

(ट) दिल्ली उच्चतर न्याजयक सेवा परीक्षा से संबंजधत नोटटंग िाइलें

(ि) दिल्ली न्याजयक सेवा परीक्षा से संबंजधत नोटटंग िाइलें

(ड) दिल्ली न्याजयक सेवा पठरवीक्षाधीन अजधकारी (जवभागीय) परीक्षा

से संबंजधत नोटटंग िाइलें

(क) 5 वर्भ

(ख) 5 वर्भ

(ग) 5 वर्भ

(घ) 10 वर्भ

(ड.) और (च)

सिल

उम्मीिवारों की

जनयुजि के 1 वर्भ

बाि तक,

अजभयोग के

लंजबत रहने के

अध्यधीन।

(छ) चयन

प्रदक्रया के समाप्त

होने तक तथा

लेखा प्रस्ट्तुत दकए

िाने तक।

[PART II—I

DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY

क्रम

संख्या

अजभलेख का जववरण

संरक्षण अवजध

जनिेि, यदि

कोई हो

(ढ) दिल्ली उच्चतर न्याजयक सेवा/दिल्ली न्याजयक सेवा परीक्षा से

संबंजधत परीक्षा सजमजत/पूणभ न्यायालय/प्रिासजनक सजमजत की बैिक का

कायभवृत्त

(ि) चयन

प्रदक्रया के समाप्त

होने तक तथा

लेखा प्रस्ट्तुत दकए

िाने तक।

(झ) चयन

प्रदक्रया के समाप्त

होने तक तथा

लेखा प्रस्ट्तुत दकए

िाने तक।

(ञ) चयन

प्रदक्रया के समाप्त

होने तक तथा

लेखा प्रस्ट्तुत दकए

िाने तक।

(ट) चयन प्रदक्रया

समाप्त होने के

10 वर्भ बाि

तक।

(ि) चयन प्रदक्रया

समाप्त होने के

10 वर्भ बाि

तक।

(ड) पठरवीक्षा

अवजध पूरी होने

के 5 वर्भ बाि

तक।

(ढ) चयन प्रदक्रया

पूरी होने के 10

वर्भ बाि नष्ट कर

दिया िाए।

(ट) से (ि) तक

को

जडजिटलीकृत

दकया िाए

ताजलका-III (ख)

(दिल्ली उच्च न्यायालय तथा सवोच्च न्यायालय में वह मुक़द्दमें जिनमें दिल्ली उच्च न्यायालय पक्षकार हो)

क्रम

संख्या

अजभलेख का जववरण

संरक्षण अवजध

जनिेि, यदि कोई

हो

जनधाभठरत दकए िा चुके मामलों की

पेपर बुक

(क) प्रारंजभक सुनवाई के िौरान जबना दकसी

न्यायालयी ठटप्पणी के मामला खाठरि होने के 5

वर्भ बाि तक।

(ख) यदि न्यायालय द्वारा कुछ ठटप्पणी की िाती

है, तो जनम्न िस्ट्तावेिों की जडजिटल प्रजत संरजक्षत

DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY

PART II—I]

रखने के बाि सभी कागज़ात 10 वर्भ बाि नष्ट

दकए िा सकते हैं:

(i) याजचका

(ii) िवाबी हलिनामा और प्रत्युत्तर

(iii) अंजतम आिेि

मामलों की सुनवाई की तारीख का

डायरी रजिस्ट्टर

5 वर्भ बाि नष्ट दकया िाए।

ताजलका – III(ग)

(अन्य)

क्रम

संख्या

अजभलेख का जववरण

संरक्षण अवजध

जनिेि, यदि कोई हो

न्याजयक अजधकाठरयों से िुड़े

सुरक्षा संबंधी बंि दकए िा चुके

मामले

1 वर्भ

अधीनस्ट्थ न्यायालयों के औचक

जनरीक्षण के बंि दकए िा चुके

मामले

2 वर्भ

प्रेर्ण और प्राजप्त रजिस्ट्टर

2 वर्भ

िाखा का उपजस्ट्थजत रजिस्ट्टर

1 वर्भ

न्याजयक अजधकाठरयों के जखलाि

की गई अनुिासनात्मक

कायभवाही/िााँच का अजभलेख

िब तक न्याजयक अजधकारी सेवा में रहे

या अजधकारी द्वारा िायर अजभयोग या

अभ्यावेिन के समापन तक, िो भी बाि

में हो।

िांच एवं प्रस्ट्तुतकताभ

अजधकाठरयों के नामांकन,

आरोप पत्र, िांच ठरपोटभ

और अनुिासनात्मक

प्राजधकारी के अंजतम आिेि

की जडजिटल प्रजत रखने के

बाि अजभलेख को नष्ट दकया

िा सकता है।

इस न्यायालय के अजधकाठरयों

/कमभचाठरयों के जखलाि की गई

अनुिासनात्मक कायभवाही/िााँच

के अजभलेख

िब तक अजधकारी/कमभचारी सेवा में रहे

या अजधकारी/कमभचारी द्वारा िायर

अजभयोग या अभ्यावेिन के समापन तक,

िो भी बाि में हो।

िांच एवं प्रस्ट्तुतकताभ

अजधकाठरयों के नामांकन,

आरोप पत्र, िांच ठरपोटभ

और अनुिासनात्मक

प्राजधकारी के अंजतम आिेि

की जडजिटल प्रजत रखने के

बाि अजभलेख को नष्ट दकया

िा सकता है।

उच्च न्यायालय और अधीनस्ट्थ

न्यायालयों के अजधकाठरयों

/कमभचाठरयों से संबंजधत सतकभता

मामलों की जवजवध िााँच

िब तक अजधकारी/कमभचारी सेवा में है

या अजधकारी/कमभचारी द्वारा िायर

अजभयोग या प्रजतजनजधत्व अंजतम रूप

प्राप्त कर लेता है, िो भी बाि में हो

िंड प्रदक्रया संजहता की धारा

195/भारतीय िंड संजहता की

धारा 195 सहपठित िंड प्रदक्रया

मामले के जनपटारे के बाि, सभी

कागिपत्र 1 वर्भ के बाि नष्ट दकए िा

सकते है

जिकायत और अंजतम

आिेि/जनणभय की जडजिटल

प्रजत रखने के बाि अजभलेख

[PART II—I

DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY

क्रम

संख्या

अजभलेख का जववरण

संरक्षण अवजध

जनिेि, यदि कोई हो

संजहता की धारा 340 के अंतगभत

की गई जिकायतें

नष्ट दकया िा सकता है।

इस न्यायालय और अधीनस्ट्थ

न्यायालयों के अजधकाठरयों

/कमभचाठरयों के जखलाि प्राप्त

जिकायतें

िब तक अजधकारी/कमभचारी सेवा में है

या अजधकारी/कमभचारी द्वारा िायर

अजभयोग या प्रजतजनजधत्व अंजतम रूप

प्राप्त कर लेता है, िो भी बाि में हो।

ताजलका-IV

(जनयम िाखा)

क्रम

संख्या

अजभलेख का जववरण

संरक्षण अवजध

जनिेि, यदि कोई हो

प्रासंजगक जनयमों/िानकारी हेतु अन्य उच्च

न्यायालयों के साथ पत्राचार

जनयमों के अजधसूजचत होने के 1

वर्भ बाि तक।

अन्य उच्च न्यायालयों से प्राप्त जनयमों/िानकारी

की प्रजतयााँ

जनयमों के अजधसूजचत होने के 1

वर्भ बाि तक।

जनयमों के संिोधन/जवरचना से संबंजधत जमसल सिैव के जलए

जडजिटलीकृत दकया

िाए।

रािपत्र अजधसूचनाओं की प्रजतयां

सिैव के जलए

जडजिटलीकृत दकया

िाए।

ऐसे संिोधनों को अनुमोदित करने वाली

जवजभन्न सजमजतयों के कायभवृत्त की प्रजतयां

सिैव के जलए

जडजिटलीकृत दकया

िाए।

ताजलका-V

(सामान्य िाखा)

क्रम

संख्या

अजभलेख का जववरण

संरक्षण अवजध

जनिेि, यदि कोई हो

सजमजतयों की बैिक के कायभवृत्त

सिैव के जलए

जडजिटलीकृत दकया

िाए

उच्च न्यायालय एवं अधीनस्ट्थ न्यायालयों के

भवन जनमाभण संबंधी िाइलें।

सिैव के जलए

जडजिटलीकृत दकया

िाए

उच्च न्यायालय एवं अधीनस्ट्थ न्यायालयों के

भवनों के रखरखाव संबंधी िाइलें।

5 वर्भ, दकसी अजभयोग/कायभवाही/

बकाया के लंजबत रहने या अन्यथा

आिेि दकए िाने के अध्यधीन

अजधविाओं के चैम्बर, िुकानें, दकयोस्ट्क,

कैंटीन, बैंक और डाक घर के आवंटन की

िाइलें

सिैव के जलए

जडजिटलीकृत दकया

िाए

प्रकािन जवभाग आदि और बकाया राजि

की वसूली से संबंजधत िाइलें

20 वर्भ

जडजिटलीकृत दकया

िाए

सीिीएचएस काडभ

दकसी अजधकारी/कमभचारी की सेवा

समाप्त होने तक

जडजिटलीकृत दकया

िाए

सलाह दिए गए टेस्ट्ट व उपचार को

सीिीएचएस स्ट्वीकृत अस्ट्पतालों से कराने

की अनुमजत हेतु अजधकाठरयों व

ऐसी अनुमजत प्रिान करने वाले आिेि

की जतजथ से 2 वर्भ तक।

DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY

PART II—I]

क्रम

संख्या

अजभलेख का जववरण

संरक्षण अवजध

जनिेि, यदि कोई हो

कमभचाठरयों के आवेिन व नोटटंग, जनिेि

तथा उनमें पाठरत आिेि, जसवाय िहााँ उि

अजभलेख को संरजक्षत रखने के जवजिष्ट

जनिेि दिए गए हों।

कोटेिन पर की गई कारभवाई को ििाभते हुए

नोटटंग भाग, प्राप्त पत्र

जडजिटलीकृत दकए िाने से 2 वर्भ बाि

तक।

जडजिटलीकृत दकया

िाए

खरीि और विी (लाइवरी) की िाइलें

लेखा परीक्षा के 3 वर्भ बाि तक

10.

उच्च न्यायालय मध्यस्ट्थता एवं सुलह केंद्र की

िाइलें

लेखा परीक्षा के 3 वर्भ बाि तक

11.

िपथ आयुिों की जनयुजि का अजभलेख

3 वर्भ

12.

वठरष्ठ अजधविाओं की जनयुजि

सिैव के जलए

जडजिटलीकृत दकया

िाए

13.

जवजभन्न न्यायालयों से प्राप्त नोठटस/सम्मन

की तामील

2 वर्भ

14.

अजधविाओं के जखलाि प्राप्त जिकायतों की

प्रजतयां

3 वर्भ

15.

वस्ट्तुओं की खरीि से संबंजधत सम्पूणभ पुरानी

िाइलें

लेखा परीक्षा के 2 वर्भ बाि तक।

जडजिटलीकृत दकया

िाए

16.

लाइसेंस िुल्क की मांग पर्चभयों से संबंजधत

पुरानी िाइलें

2 वर्भ

17.

सजमजतयों की बैिकों के संबंध में िारी

नोठटस

2 वर्भ

18.

जचदकत्सा इकाई से संबंजधत िाइलें

3 वर्भ

19.

िल/जबिली/पेरोल/टेलीिोन जबलों से

संबंजधत िाइलें

लेखा परीक्षा के 3 वर्भ बाि तक।

जडजिटलीकृत दकया

िाए

20.

उच्चतर न्याजयक सेवा में उपजस्ट्थत होने के

इच्छुक अजधविाओं को अनुभव प्रमाण पत्र

2 वर्भ

ताजलका-VI

(कंप्यूटर व स्ट्टेिनरी)

क्रम

संख्या

अजभलेख का जववरण

संरक्षण अवजध

जनिेि, यदि कोई हो

कंप्यूटर के साथ अन्य सहायक उपकरणों तथा

अन्य इलेजक्रक यंत्रों की खरीि से संबंजधत

िाइलें

लेखा परीक्षा के 5 वर्भ बाि

तक।

जडजिटलीकृत दकया

िाए

कंप्यूटर के साथ अन्य सहायक उपकरणों तथा

अन्य इलेजक्रक यंत्रों की खरीि से संबंजधत

िाइलों का नोटटंग भाग

सिैव के जलए

जडजिटलीकृत दकया

िाए

स्ट्टेिनरी के सामान की खरीि से संबंजधत

अजभलेख

लेखा परीक्षा के 3 वर्भ बाि

तक।

स्ट्टेिनरी के सामान की खरीि से संबंजधत

िाइलों का नोटटंग भाग

सिैव के जलए

जडजिटलीकृत दकया

िाए

ताजलका-VII

[PART II—I

DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY

(गिट िाखा)

क्रम सं.

अजभलेख का जववरण

संरक्षण अवजध

जनिेि, यदि कोई

हो

(1) पूणभ न्यायालय की बैिक के कायभवृत्त

(2) प्रिासन एवं सामान्य पयभवेक्षण सजमजत की बैिकों के कायभवृत्त

तथा अन्य सभी सजमजतयों के कायभवृत्त

(3) वार्र्भक गोपनीय ठरपोटभ (एसीआर) डोजियर

(4) व्यजिगत िाइलें (मृत्यु के 3 वर्भ तक)

(5) जनयुजि/ पिोन्नजत/ तैनाती/ स्ट्थानान्तरण/ स्ट्थायीकरण/ जनलंबन/

हटाना/ सेवाजनवृजत्त/ जवस्ट्ताठरत सेवाजनवृजत्त

(6) िनजहत में सेवाजनवृजत्त की समीक्षा

(7) पिों का सृिन

(8) न्यायालयों की स्ट्थापना/गिन

(9) सेवा के पूवभ लाभ

(10) सुपर टाइम/चयन ग्रेड प्रिान करना

(11) वठरष्ठता संबंजधत मामला

(12) ठरजि रजिस्ट्टर

(13) दिल्ली उच्चतर न्याजयक सेवा और दिल्ली न्याजयक सेवा जनयमों

में संिोधन।

(14) जविेर् न्यायालयों का गिन/जवजभन्न अजधजनयमों के अन्तगभत

िजियााँ प्रिान करना/जविेर् न्यायालयों को नाजमत करना।

(15) वार्र्भक गोपनीय ठरपोटभ को ििभ करना/पत्राचार/समीक्षा

(16) जनरीक्षण के जलए अधीनस्ट्थ न्यायालयों को जचजन्हत करना

(17) जवजध में स्नातकोत्तर उपाजध प्राप्त करने पर अजग्रम वेतन वृजद्/

प्रत्यक्ष भती/ पिोन्नत अजधकाठरयों को अजग्रम वेतन वृजद्।

(18) अन्य जवभागों में प्रजतजनयुजि

(19) मूल्यांकन के जलए इकाई मानिंड

(20) न्याजयक अजधकाठरयों को िारी जनिेि

(21) अवकाि काल के िौरान न्याजयक अजधकाठरयों को रोके रहना /

न्याजयक अजधकाठरयों हेतु जविेर् आकजस्ट्मक अवकाि।

(22) न्याजयक अजधकाठरयों के जलए आवासीय सुजवधा

(23) िेट्टी आयोग की जसिाठरिों पर न्याजयक अजधकाठरयों को

लाभ

(24) दिल्ली का 9 जिलों में जवभािन

(25) न्यायालयों का आर्थभक क्षेत्राजधकार

(26) नव-जनयुि अजधकाठरयों का प्रवेि प्रजिक्षण

(27) संपजत्त जववरण िाइलें

(28) न्याजयक अजधकाठरयों द्वारा जनपटाए मामलों पर ििभ

ठटप्पजणयों का रजिस्ट्टर

(29) स्ट्टॉक रजिस्ट्टर

(30) प्रिासजनक आिेि/अजधसूचना रजिस्ट्टर

(31) सूचना का अजधकार अजधजनयम के अंतगभत प्रिान की गई

िानकारी।

(32) अजधसूचनाओं की गाडभ िाइल।

(33) ऐसी अन्य िाइलें व रजिस्ट्टर जिन्हें महत्व के मद्देनिर स्ट्थायी

रूप से संरजक्षत रखने का आिेि दिया गया है।

सिैव के जलए

जडजिटलीकृत

दकया िाए।

DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY

PART II—I]

क्रम सं.

अजभलेख का जववरण

संरक्षण अवजध

जनिेि, यदि कोई

हो

(1) डाक और प्रेर्ण रजिस्ट्टर

(2) सवोच्च न्यायालय/भारत सरकार को प्रिान की गई सांजख्यकीय

िानकारी

(3) न्याजयक अजधकाठरयों को स्ट्वीकृत अवकाि

(4) न्याजयक अजधकाठरयों/माननीय न्यायाधीिों को दिए गए

प्रजिक्षण/भाग जलए गए पाठ्यक्रमों का रजिस्ट्टर।

(5) व्याख्यान िेने की अनुमजत/जविेर्ज्ञ के रूप में न्याजयक

अजधकाठरयों की जनयुजि।

(6) मामलों का आवंटन

(7) न्याजयक अजधकाठरयों द्वारा मामलों के जनपटान का मूल्यांकन

[न्याजयक अजधकाठरयों द्वारा भेिे गए जनपटान का जववरण (जनपटान

का सारांि) का नोटटंग भाग व पहला पृष्ठ]

(8) ऐसी अन्य िाइलें व रजिस्ट्टर जिन्हें 12 वर्ों के जलए संरजक्षत

रखने का आिेि दिया गया है।

12 वर्भ के जलए

(1) पूणभ न्यायालय/प्रिासजनक सजमजत की बैिकों के जलए

पठरचाजलत दकए गए कागज़ात का सेट

(2) न्याजयक अजधकाठरयों द्वारा जनपटाए मामलों का माजसक

जववरण

(3) न्याजयक अजधकाठरयों के जलए वार्र्भक प्रजिक्षण कायभक्रम

(4) िेल जनरीक्षण ठरपोटभ

(5) संजस्ट्थत, जनपटाए गए व लंजबत िमानत आवेिन (जिला

न्यायाधीिों से प्राप्त केवल जववरण)।

(6) जविेर् महानगर िंडाजधकारी के न्यायालय में संजस्ट्थत, जनपटाए

गए और लंजबत चालानों का जववरण।

(7) सेवाजनवृत्त जविेर् महानगर िंडाजधकाठरयों की व्यजिगत

िाइलें।

(8) दिल्ली उच्चतर न्याजयक सेवा के जनरीक्षण नोट्स।

3 वर्भ

ताजलका-VIII

(पी एंड पी एवं प्रोटोकॉल िाखा)

क्रम

संख्या

अजभलेख का

जववरण

संरक्षण अवजध

जनिेि, यदि कोई हो

उच्च न्यायालय के न्यायाधीिों के समूह (पूल) में बंगले

माननीय

न्यायाधीि द्वारा

आवंटन/खाली करने

से संबंजधत

कागज़ात

माननीय न्यायाधीि द्वारा खाली करने के 1 वर्भ बाि तक।

जबिली/पानी के

कनेक्िन

माननीय न्यायाधीि द्वारा खाली करने के 1 वर्भ बाि तक।

बंगले का

नवीनीकरण

माननीय न्यायाधीि द्वारा खाली करने के 1 वर्भ बाि तक।

िरर्नभशिंग िण्ड /

ऑदिस स्ट्टोर

माननीय न्यायाधीि की सेवाजनवृजत्त या स्ट्थानांतरण के 3 वर्भ

बाि तक या जवकल्प/अनुपयोजगता के 1 वर्भ बाि तक, िो भी

[PART II—I

DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY

क्रम

संख्या

अजभलेख का

जववरण

संरक्षण अवजध

जनिेि, यदि कोई हो

सामान का

रखरखाव

बाि में हो।

वार्र्भक रखरखाव

अनुबंध–प्रिान

करना और

भुगतान

वार्र्भक रखरखाव अनुबंध की समाजप्त और जबल के भुगतान के

3 वर्भ बाि तक।

बंगले का

रखरखाव

जसजवल/जवद्युत/बाग

वानी कायभ

रोज़मराभ के जवजवध कायभ - कायभ समाजप्त के 1 वर्भ बाि तक।

बड़े कायभ (िैसे ििभ बनाना, टाइल का काम, रंग रोगन

इत्यादि)- माननीय न्यायाधीि द्वारा खाली करने के 1 वर्भ

बाि तक।

दिल्ली उच्च न्यायालय अजतजथ गृह

अजतजथ गृह के जलए

िनीचर/साि-सज्जा

की वस्ट्तुएं

अनुपयोजगता के 1 वर्भ बाि तक।

रोज़मराभ की

जडस्ट्पोज़ेबल वस्ट्तुओं

की खरीि

जबलों के भुगतान के 1 वर्भ बाि तक।

अजतजथ गृह की

बुककंग

बुककंग की जतजथ से 3 वर्भ बाि तक।

मोबाइल फ़ोन

हैंडसेट की खरीि

अनुपयोजगता के 1 वर्भ बाि तक।

जबल

जबलों के भुगतान के 3 वर्भ बाि तक।

कनेक्िन

माननीय न्यायाधीि के इस न्यायालय का न्यायाधीि न बने

रहने के एक वर्भ बाि तक या अजधकारी की सेवाजनवृजत्त पर।

लैंडलाइन एंड डेटा काडभ

लैंडलाइन फ़ोन

कनेक्िन - माननीय न्यायाधीि के स्ट्थानांतरण के 1 वर्भ बाि

तक।

जबल- जबल के भुगतान के 3 वर्भ बाि तक।

ठरलायंस डेटा काडभ

कनेक्िन - कनेक्िन काटने के 1 वर्भ बाि तक।

ठरलायंस जबल- जबल के भुगतान के 3 वर्भ बाि तक।

जबिली और पानी

के जबल

जबल के भुगतान के 3 वर्भ बाि तक।

माननीय न्यायाधीिों की कमेटी के कायभवृत और रजिस्ट्टर

पी एंड पी िाखा से

संबंजधत बैिक के

मूल कायभवृत्त और

रजिस्ट्टर

अजभलेख को हमेिा के जलए रखा िाए

जडजिटलीकृत दकया

िाए।

प्रोटोकॉल

सरकारी कारों और

कमभचाठरयों की

कारों से संबंजधत

रखरखाव की

िाइलें, रजिस्ट्टर

और अन्य िस्ट्तावेज़

लेखा परीक्षा के 5 वर्भ बाि तक।

DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY

PART II—I]

क्रम

संख्या

अजभलेख का

जववरण

संरक्षण अवजध

जनिेि, यदि कोई हो

कारों की खरीि

और अनुपयोजगता

से संबंजधत िाइलें

लेखा परीक्षा के 5 वर्भ बाि तक।

पेरोल की खरीि से

संबंजधत लॉग बुक

व िाइलें

लेखा परीक्षा के 2 वर्भ बाि तक।

ताजलका-IX

(मुख्य न्यायाधीि सजचवालय)

क्रम

संख्या

अजभलेख का जववरण

संरक्षण अवजध

जनिेि, यदि कोई

हो

सेवारत न्याजयक अजधकाठरयों (दिल्ली न्याजयक

सेवा/दिल्ली उच्चतर न्याजयक सेवा/जविेर् महानगर

िंडाजधकारी) के जखलाि जिकायतें (मूल) तथा:

(क) नोटटंग

(ख) नोट पर दिए गये आिेि

(ग) अजधकारी/कमभचाठरयों से प्राप्त ठटप्पजणयां

(घ) जवजवध पत्राचार

(ङ) मूल जिकायतों के संलग्नक

(च) जवजवध िस्ट्तावेिों की प्रजतजलजप

(छ) तथ्य िााँच ठरपोटभ, यदि कोई हो

अजधकारी के सेवा में न बने

रहने/पि त्याग की जतजथ से

एक वर्भ तक, अजभयोग के

लंजबत रहने के अध्यधीन।

सेवाजनवृत्त या सेवारत में न्याजयक अजधकाठरयों, जिसमें

जविेर् महानगर िंडाजधकारी भी िाजमल है, से संबंजधत

सामान्य/जवजवध जिकायतें/पत्र, िो सामान्य प्रकृजत के हों

और जिनमें सेवाजनवृत्त या सेवारत न्याजयक अजधकारी

के जखलाि कोई जविेर्/प्रत्यक्ष आरोप नहीं लगाया गया

हो, और जिन्हें िाइल करने का आिेि दिया गया है, के

साथ-साथ:

(क) नोटटंग

(ख) नोटटंग पर दिए गये आिेि

(ग) अजधकारी/कमभचाठरयों से प्राप्त ठटप्पजणयां

(घ) जवजवध पत्राचार

(ङ) मूल जिकायतों के संलग्नक

(च) जवजवध िस्ट्तावेिों की प्रजतजलजप

(छ) तथ्य िााँच ठरपोटभ, यदि कोई हो

िाइल करने/बंि करने के

आिेि की जतजथ से 5 वर्भ तक,

अजभयोग के लंजबत रहने के

अध्यधीन।

नोटः यह संिोधन इनके रािपत्र में प्रकाजित होने की जतजथ से लागू होंगे।

न्यायालय के आिेिानुसार

कंवल िीत अरोड़ा, महाजनबंधक

[PART II—I

DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY

HIGH COURT OF DELHI: NEW DELHI

NOTIFICATION

Delhi, the 20th August, 2024

No.76/Rules/DHC—In exercise of the powers conferred by Section 7 of the Delhi High Court Act, 1966 (Act

26 of 1966) read with Section 3 of the Destruction of Records Act, 1917 and all other powers enabling it in this

behalf, the High Court of Delhi, with the prior approval of the Lt. Governor of the Government of National Capital

Territory of Delhi, hereby substitutes the existing Part IV of Part C of Chapter 5 of Volume V of the Delhi High

Court Rules & Orders by the following new Part IV :

Part IV

ADMINISTRATIVE RECORDS

21.

Period of preservation of administrative records:-

Subject to the provisions of this Part, all administrative records shall be preserved for the period and in the

manner provided for in Schedule I appended with these Rules and then destroyed.

22.

Preservation of records of general/historical importance:-

All records which are considered to be of general or historical importance shall be brought to the notice of

the Chief Justice and the Chief Justice may pass such orders or give such directions as the Chief Justice may consider

appropriate as to its preservation or otherwise.

23.

Mode of calculating period of preservation:-

Subject to any instructions given in Schedule I, the period for which a paper is to be preserved shall be

reckoned from the 1^st of January following the date which it bears, e.g., papers of 1995, which under these rules have

to be retained for one year, will become liable to destruction after 31^st December, 1996.

24.

Exercise of destruction of records to be taken up in the month of June and December:-

Subject to any instruction being issued, every year, destruction of administrative records shall be carried out

in the month of June and December.

25.

Authority competent to grant approval for destruction:-

The Chief Justice shall designate for every administrative branch, an officer not below the rank of Deputy

Registrar, who shall approve the destruction of record.

26.

Identification of records to be destroyed:-

Every Administrative Officer (Judicial) posted in an administrative branch shall have the record identified

and entered in the registers maintained relating to the records to be destroyed, in the month of May and November, to

be destroyed in the following months of June and December respectively subject to final approval by an officer, so

designated under rule 25 above. When any paper is destroyed, the date of destruction alongwith letter ‘D’ shall be

entered in the red ink against the paper destroyed, in the register.

27.

Records need to be preserved for future reference:-

An Administrative Officer (Judicial) before entering the details of the record shall make an assessment

whether the record proposed to be destroyed is required for future reference or is likely to be required for future

reference. In case, where the Administrative Officer (Judicial) is of the view that such record needs to be preserved

for said reasons, he shall place such record before an officer so designated under rule 25 above, giving reasons in

detail for its preservation. Said officer shall pass such orders as to the preservation of record so placed before him, as

may be considered appropriate.

28.

Guiding principles for the destruction of records relating to accounts:-

The main principle which should guide the destruction of accounts records, should be that so long as an

objection is outstanding and the accounts have not been completely checked and accepted in audit, they and the

DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY

PART II—I]

relating documents should not be destroyed even though the period of preservation prescribed in the Rules may have

expired.

29.

Destruction of Records retained in electronic form:-

Notwithstanding any period of preservation prescribed in these Rules, any administrative record, may be

destroyed after being retained in electronic form, in accordance with Section 7 of the Information Technology Act,

2000.

Explanation I: According to Section 7 of the Information Technology Act, 2000, where any law provides that

documents, records or information shall be retained for any specific period, then, that requirement shall be deemed to

have been satisfied if such document, records or information are retained in the electronic form.

Explanation II: However, the record preserved in the electronic form may also be deleted after it reaches the period

of preservation in its hard form as mentioned in Schedule I appended with these rules.

30.

Identification of record required to be digitized:-

Every Administrative Officer (Judicial) posted in an administrative branch shall have the record identified

which in his opinion needs to be retained in digital form and shall obtain the approval of an officer competent to

grant permission to destroy, in this regard.

31.

Supervision of conversion of record into electronic form before destruction:-

The conversion of administrative records, in electronic form, shall be carried out from time to time, before

their destruction, in accordance with Rule 29, as may be necessary and shall be supervised by such officer as may be

appointed by the Chief Justice for the purpose, and authenticated by affixing his or her digital signatures.

32.

Registers for destruction of administrative records:-

Every administrative branch shall maintain a register for keeping a record of administrative records to be

destroyed in the following form:-

Register of Destruction of Administrative Records

Name of the Branch

Srl.

No.

Descriptio

n of record

to be

destroyed

Name of

the officer

who has

checked

the record

to be

destroyed

Proposed

month/

year for the

destruction

of record

Whether

record

preserved

electronically

or not

Period of

preservation

as prescribed

in the

Schedule I

Remarks,

if any

Signatures of

the approving

authority

(Deputy

Registrar/Joint

Registrar)

Date of the

destruction

of record

Name of

the officer

destroying

the record

(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

(10)

33.

Residuary clause:-

Period of preservation of any administrative record, which is not covered under Schedule I appended with

these rules, shall be decided by the Registrar of the concerned administrative branch, subject to the final approval of

the Chief Justice.

The Chief Justice, on the recommendations of the Administrative Head of the branches concerned, may add

or delete any entry in the Schedule I appended with these rules.

[PART II—I

DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY

SCHEDULE- 1

TABLE – 1

(ESTABLISHMENT)

S.No.

Particulars of Record

Period of Preservation

Instructions, if

any

HON’BLE JUDGES

Papers relating to administration of oath to Hon’ble

Judges, their leave cases

In perpetuity

To be

digitized

Papers relating to nominations of vacation Judges

10 years

Papers relating to leave cases of Hon’ble Judges

One year from the date Hon’ble

Judge retires/demits office.

To be

digitized

Constitution of Tribunals, advisory boards under

COFEPOSA and other Statutes

20 years subject to pendency of

any litigation

To be

digitized

Circulation of vacancies amongst retiring/retired

Hon’ble Judges

3 years

To be

digitized

Officers/Officials of this Court

Service Rules

In perpetuity

To be

digitized

Appointment/promotion/confirmation/seniority/creatio

n of posts

In perpetuity

To be

digitized

Personal files of the officers/officials including

superannuation/ posting/transfer

5 years after an officer/official

ceases to be in service, subject to

pendency of litigation.

ACR Dossiers

5 years after an officer/official

ceases to be in service, subject to

pendency of litigation.

Casual leave applications of court staff, officers

Till the end of the year in which

the application is made. For

example, casual leave

applications of the year 2009 can

be destroyed in the month of

January,2010.

Holding of exam for recruitment/promotion

Till the next exam subject to

pendency of any litigation.

Litigation

All papers except judgment till

litigation attains finality.

Judgment to be preserved in

perpetuity.

All Record

and Judgment

to be

digitized.

Notices under Section 80 CPC

In case it is not followed by any

litigation – 3 years.

In case it is followed by

litigation – till litigation attains

finality.

DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY

PART II—I]

S.No.

Particulars of Record

Period of Preservation

Instructions, if

any

Personal files of officers

In case of :

Death during service - 3 years

from the date of death or till all

claims arising out of service are

settled including family pension,

whichever is later.

Retirement – Till death provided

that no file shall be destroyed

before three years from the date

of retirement when death occurs

within three years of retirement.

To be

digitized

10.

Permission for further studies, NOC for passport, NOC

for raising loans, another misc. information required

under the Conduct Rules.

5 years after retirement

To be

digitized

11.

Deployment of staff

1 year

12.

Receipt and dispatch register

10 years

To be

digitized

13.

Movement Register

10 years

14.

Dak Book/ Peon Book

2 years

15.

Standard Books maintained by Translator and other

Dealing Assistants

2 years

16.

Shorthand Note Books of PS/SPA/PA

2 years, subject to any

instructions with regard to

destruction of shorthand note

books containing confidential

material.

17.

Attendance Register maintained by the Branches

2 years, subject to pendency of

any disciplinary inquiry where

attendance register is required to

be produced.

18.

Matters relating to enquiry

Till the officer/official is in

service, subject to pendency of

litigation.

Staff of Subordinate Courts

Service Rules

In perpetuity

To be

digitized

Appointment of Supdt./Admn.Officers in the Office of

District & Sessions Judge

In perpetuity

To be

digitized

Litigation

All papers except judgment till

litigation attains finality or final

decision in appeal/revision and

implementation. Judgment to be

Judgment to

be digitized.

[PART II—I

DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY

S.No.

Particulars of Record

Period of Preservation

Instructions, if

any

preserved in perpetuity.

Notice U/S 80 CPC

In case it is not followed by any

litigation – 3 years.

In case it is followed by

litigation – till litigation attains

finality.

Movement Register

10 years

Service Appeals of Subordinate Court Employees

Till the officer/official is in

service or conclusion of

litigation.

Others

Matters relating to RTI Act including litigation

One year from the date of refusal

or delivery of information,

subject to pendency of any

appeal.

In case of litigation, till litigation

attains finality or directions

given, if any by the Appellate

authority/Authorities are

implemented, if any, whichever

is later.

Matters relating to appointment of Law Researchers

5 years

Matters relating to reply to Parliament questions

3 years after keeping original

letters and replies thereto.

Original letters and replies to be

kept in perpetuity.

Original

letters and

replies to be

digitized

TABLE - II

(ACCOUNTS AND CASH BRANCH)

S.No.

Particulars of Record

Period of Preservation

Instructions, if

any

Cash Book

10 years or one year after the

completion of audit, whichever

is later.

To be

digitized

Contingent Expenditure

3 years or one year after the

completion of audit, whichever

is later.

Contingent Voucher

3 years or one year after the

completion of audit, whichever

is later.

DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY

PART II—I]

S.No.

Particulars of Record

Period of Preservation

Instructions, if

any

Cash/cheque receipts

3 years or one year after the

completion of audit, whichever

is later.

Crossed cheque Register

3 years or one year after the

completion of audit, whichever

is later.

Arrear Claims (including sanction or investigation,

where necessary)

3 years or one year after the

completion of audit, whichever

is later.

GPF Nomination

1 year – after final settlement of

GPF Account.

Final withdrawal from GPF, e.g. for house building,

higher technical education of children etc.

1 year – after final settlement of

GPF Account.

T.A./ Transfer T.A. claims

3 years or one year after the

completion of audit, whichever

is later.

10.

Budget Estimates /Revised Estimates

3 years.

11.

Service Books of :

(a) Officials entitled to retirement/terminal benefits.

(b) Other employees

In perpetuity.

3 years after they cease to be in

service.

To be

digitized

12.

Surety Bonds executed in favour of temporary or a

retiring Govt. servant

3 years after the bond ceases to

be enforceable.

13.

(a) Pay Bill Register.

(b) Office copies of Establishment Pay Bills and

related schedules (in

respect of period for which pay bill register is not

maintained).

In perpetuity.

To be

digitized.

14.

Medical bills and LTC Bills.

3 years or one year after the

completion of audit, whichever

is later.

15.

Bill Register.

3 years or one year after the

completion of audit, whichever

is later.

16.

Office copies of the Pay Bills and Schedules

3 years or one year after the

completion of audit, whichever

is later.

[PART II—I

DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY

TABLE – III(a)

(VIGILANCE BRANCH)

S.No.

Particulars of Record

Period of Preservation

Instructions, if

any

Unused examination record :

(a) OMR Sheets

(b) Application Form with registration Form and

instructions.

(d) Answer Sheets for descriptive papers

(e) Question papers of descriptive papers

Till the examination process is

complete.

Used examination record :

(a) OMR Answer Sheets

(b) Question Booklets of objective papers

1 year after the date of

appointment from the concerned

examination, subject to

pendency of litigation.

Misc. Record :

(a) Register of main result of DJS examination

(b) Statement of marks of DHJS Exam.

(d) Award sheet of descriptive paper of DHJS & DJS

(e) Filled in application form of unsuccessful DHJS

& DJS candidates

(f) Identification (Admit) cards used in the

Preliminary and main examination.

(g) Register of sale of application forms

(h) Register of receipt of application forms

(i) Register of requisition and dispatch of application

forms by post

(j) Statement of stock of the application Forms

(k) Noting files pertaining to Delhi Higher Judicial

Service Examination

(l) Noting files pertaining to Delhi Judicial Service

(a) 5 years

(b) 5 years

(d) 10 years

(e) & (f) 1 year after

appointment of successful

candidates, subject to pendency

of litigation.

(g) Till the selection process is

over and furnishing of accounts.

(h) Till the selection process is

over and furnishing of accounts.

(i) Till the selection process is

over and furnishing of accounts.

(j) Till the selection process is

over and furnishing of accounts.

(k) 10 years after the selection

process is over.

(l) 10 years after the selection

process is over.

(m) 5 years after the completion

of probation period.

(n) To be destroyed after 10

(k) to (n) to be

digitized

DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY

PART II—I]

S.No.

Particulars of Record

Period of Preservation

Instructions, if

any

Examination

(m) Noting files pertaining to Delhi Judicial Service

Probationers (Deptt.) Examination

(n) Minutes of the meeting of the Examination

Committees/Full Court/AC pertaining to

DHJS/DJS Examinations

years of completion of selection

process.

TABLE – III(b)

LITIGATION MATTERS IN DELHI HIGH COURT AND SUPREME COURT WHERE DELHI HIGH

COURT IS A PARTY

S.No.

Particulars of Record

Period of Preservation

Instructions,

if any

Paper Book of the cases which have been decided

a) After expiry of 5 years of the

dismissal of the case during

preliminary hearing without any

observation of the court.

b) In case, some observations

are made by the court, all the

papers may be destroyed after 10

years, after preserving digitized

copy of the following

documents:

(i) Petition

(ii) counter affidavit and

rejoinder

(iii) Final order

Diary register of date of hearing of cases

To be destroyed after five years.

TABLE – III(c)

(OTHERS)

S.No.

Particulars of Record

Period of Preservation

Instructions, if

any

Closed matters of security pertaining to judicial

officers

1 year

Closed matters of surprise insp. of subordinate

courts.

2 years

Dispatch & Receipt Register

2 years

[PART II—I

DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY

S.No.

Particulars of Record

Period of Preservation

Instructions, if

any

Attendance Register of the branch

1 year

Record of disciplinary proceedings/inquiries

conducted against judicial officers

Till the judicial officer is in

service or the litigation or the

representation made by an officer

as attained finality whichever is

later.

Record can be

destroyed

after retaining

digitized copy

of nomination

of Inquiring

and

Presenting

Officers,

Charge Sheet,

Inquiry

Report and

Final Order of

the

Disciplinary

Authority.

Record of disciplinary proceedings/inquiries

conducted against officers/officials of this Court

Till the officer/official is in

service or the litigation or the

representation made by an

officer/official as attained finality

whichever is later.

Record can be

destroyed

after retaining

digitized copy

of nomination

of Inquiring

and

Presenting

Officers,

Charge Sheet,

Inquiry

Report and

Final Order of

the

Disciplinary

Authority.

Misc. inquiries into vigilance matters relating to

officer/ officials of High Court and Sub.Courts

Till the officer/official is in

service or the litigation or the

representation made by an

officer/official as attained finality

whichever is later.

Complaints made under Section 195 Cr.P.C./Section

195 I.P.C read with Section 340 Cr.P.C.

After the disposal of the case, all

the papers may be destroyed after

one year.

Record can be

destroyed

after retaining

digitized copy

of complaint

and final

order/

DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY

PART II—I]

S.No.

Particulars of Record

Period of Preservation

Instructions, if

any

judgments.

Complaints received against the officers/officials of

this Court and Subordinate Courts

Till the officers/official is in

service or the litigation or the

representation made by an

officer/official as attained

finality, whichever is later.

TABLE - IV

(RULES BRANCH)

S.No.

Particulars of Record

Period of Preservation

Instructions,

if any

Correspondence with other High Courts calling for

relevant rules/information

1 year after the rules have been

notified.

Copies of rules/information received from other High

Courts

1 year after the rules have been

notified.

Files pertaining to amendment/framing of rules

In perpetuity

To be

digitized

Copies of Gazette notifications

In perpetuity

To be

digitized

Copies of minutes of various committees approving

such amendments

In perpetuity

To be

digitized

TABLE - V

(GENERAL BRANCH)

S.No.

Particulars of Record

Period of Preservation

Instructions,

if any

Minutes of the meetings of the committees

In Perpetuity

To be

digitized

Files of High Court & Subordinate Court Building

Construction

In perpetuity

To be

digitized

Files of High Court & Subordinate Courts Buildings

maintenance

5 years, subject to pendency of

any litigation/proceedings/dues or

otherwise ordered

Files of allotment of lawyers chambers, shops,

kiosks, canteens, bank, Post office

In perpetuity

To be

digitized

Files regarding publication department etc. and

recovery of dues

20 years

To be

digitized

CGHS Cards

Till an officer/official is ceased to

be in service

To be

digitized

Applications of the officers/officials for permission

2 years from the date of order

[PART II—I

DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY

S.No.

Particulars of Record

Period of Preservation

Instructions,

if any

to get the advised test done and for treatment from

CGHS approved hospitals and noting, directions and

orders passed thereon except where said record is

specifically directed to be preserved

granting such permission

Noting portion, reflecting the action taken on the

quotations, communications received

2 years after digitization

To be

digitized

Purchase and liveries files

3 years after audit

10.

High Court mediation & conciliation centre files

3 years after audit

11.

Record of appointment of Oath Commissioners

3 years

12.

Designation of senior advocates

In perpetuity

To be

digitized

13.

Service of notice/process received from different

courts

2 years

14.

Copies of complaints received against Advocates

3 years

15.

Complete old files relating to purchase of items

2 years after audit

To be

digitized

16.

Old files relating to demand slips of licence fee

2 years

17.

Notices issued in relation to meetings of committees

2 years

18.

Files relating to medical unit

3 years

19.

Files relating to water/electricity/Petrol/Telephone

bills

3 years after audit

To be

digitized

20.

Experience Certificates to Advocates desirous to

appear in Higher Judicial Service

2 years

TABLE - VI

(COMPUTER AND STATIONERY)

S.No.

Particulars of Record

Period of Preservation

Instructions, if

any

Files pertaining to purchase of computers along with

other peripherals and other electronic machines

5 years after audit

To be

digitized

Noting portion of files pertaining to purchase of

computers along with other peripherals and other

electronic machines

In perpetuity

To be

digitized

Record pertaining to purchase of stationery articles

3 years after audit

Noting portion of the files pertaining to purchase of

stationery articles

In perpetuity

To be

digitized

DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY

PART II—I]

TABLE - VII

(GAZETTE BRANCH)

S.No.

Particulars of Record

Period of Preservation

Instructions, if

any

1. Minutes of Full Court Meeting

2. Minutes of Admn. & General Supervision

Committee Meetings and Minutes of all other

Committees.

3. ACR Dossiers

4. Personal Files (Till 3 years of death)

5. Appointment /promotion /posting /transfers/

confirmations/suspension/ removal/

superannuation/ extended superannuation

6. Review of retirement in public interest

7. Creation of posts.

8. Establishment/setting up of courts.

9. Past benefit service.

10. Grant of super-time/selection grade.

11. Seniority matter.

12. Vacancy register

13. Amendment in DHJS and DJS Service Rules

14. Constitution of special courts/conferment of

powers under various Acts/designation of special

courts.

15. Recording/communication/review of ACRs.

16. Earmarking of subordinate courts for inspection

17. Advance increments on acquiring post graduation

in law/advance increment to direct

recruits/promote officers.

18. Deputation to other departments

19. Unit criteria for assessment.

20. Instructions issued to Judicial Officers.

21. Detention of judicial officers during vacations/

special casual leave to judicial officers.

22. Residential accommodation for judicial officers

23. Benefits to judicial officers on recommendation

of Shetty Commission.

24. Bifurcation of Delhi into 9 Districts.

25. Pecuniary jurisdiction of courts.

26. Induction training to newly recruited officers.

27. Property Return files.

28. Register of remarks recorded on disposal of

judicial officers

In perpetuity

To be

digitized

[PART II—I

DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY

S.No.

Particulars of Record

Period of Preservation

Instructions, if

any

29. Stock Register.

30. Administrative Orders/Notifications Register.

31. Information supplied under RTI Act.

32. Guard file of notifications.

33. Such other files and registers which are ordered

to be preserved permanently in view of importance.

1. Dak & Dispatch register

2. Statistical information supplied to SC/Govt. of

India

3. Leave sanctioned to judicial officers.

4. Register of training imparted to/courses attended

by judicial

officers/Hon’ble Judges.

5. Permission to deliver lectures/deployment of

judicial officers as resource persons.

6. Assignment of cases.

7. Assessment of disposal of judicial officers [noting

and first sheet of disposal statements (summary of

disposal) sent by judicial officers]

8. Such other files and registers which are ordered to

be preserved for 12 years.

For 12 years

1. Set of papers circulated for Full Court/Admn.

Committee meetings.

2. Monthly disposal statement of judicial officers.

3. Annual training programmes for Judicial Officers

4. Jail Inspection Reports

5. Institution, disposal and pendency of bail

applications (only statements received from DJs)

6. Statement of institution, disposal and pendency of

challans in court of Special MMs.

7. Personal files of retired Special MMs.

8. Inspection notes of DHJS .

3 years.

TABLE - VIII

(P&P AND PROTOCOL BRANCH)

S.No.

Particulars of Record

Period of Preservation

Instructions, if

any

Bungalows in High Court Judges’ Pool

Papers relating to Allotment / vacation by Hon’ble

Judge

One year after vacation by the

Hon’ble Judge

Electric / Water Connections

One year after vacation by the

Hon’ble Judge

DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY

PART II—I]

S.No.

Particulars of Record

Period of Preservation

Instructions, if

any

Renovation of Bungalows

One year after vacation by the

Hon’ble Judge

Maintenance of Furnishing Fund / Office Store Items

Three years after retirement or

transfer of the Hon’ble Judge or

one year after option /

condemnation whichever is later.

A.M.C. – awarding and payment

Three years after expiry of AMC

and payment of Bill

Maintenance of Bungalow

Civil/Electrical/Horticulture works

Day to day Misc. works – One

year after completion of job;

Major works (such as flooring,

tiles work, painting etc.) – One

year after vacation by the

Hon’ble Judge

Delhi High Court Guest House

Furniture / Furnishing items for the Guest House

One year after condemnation

Purchase of day to day disposable items

One year after payment of bills

Booking of Guest House

Three years from date of booking

Mobiles Phones

Purchase of Handsets

One year after condemnation

Bills

Three years after payment of bills

Connections

One year after Hon’ble Judge

ceases to be the Judge of this

court or on retirement of Officer

Landline and Data Cards

Landline Phone

Connections – one year after

transfer of Hon’ble Judge

Bills – Three years after payment

of bills

Reliance Data Card

Connections – 1 year after

disconnection

RIL Bills – 3 years after payment

of the bills

Electricity and Water Bills

Three years after payment of

Bills

Minutes of Committee of Hon’ble Judges and Registers

Original Minutes of the Meeting and Registers

relating to P&P Branch

Records to be kept for ever

To be

digitized

Protocol

Maintenance Files, registers and other documents

pertaining to official cars and staff cars

5 years after audit

[PART II—I

DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY

S.No.

Particulars of Record

Period of Preservation

Instructions, if

any

Files relates to purchase and condemnation of cars

5 years after audit

Log books, files related to purchase of petrol

2 years after audit

TABLE - IX

(CHIEF JUSTICE SECRETARIAT)

S.No.

Particulars of Record

Period of Preservation

Instructions, if

any

Complaints (Original) against Judicial Officers

(DJS/DHJS/Spl.MM) in service alongwith:

(a) Noting

(b) Orders passed on the note

(d) Misc. Correspondence

(e) Enclosures of the original complaints

(f) Copy of misc. documents

(g) fact finding reports, if any

One year from the date, officer

ceases to be in service/demits

office, subject to pendency of

litigation.

General / Misc. complaints/ letters, relating to retired

or serving judicial officers, including Spl.

Metropolitan Magistrate, which are general in nature

and no specific/direct allegation is attributed to retired

or serving judicial officer, and which have been

ordered to be filed, alongwith:

(a) Noting

(b) Orders passed on the note

(d) Misc. Correspondence

(e) Enclosures of the original complaints

(f) Copy of misc. documents

(g) fact finding reports, if any

Five years from the date of

ordered to be filed/closed,

subject to pendency of litigation.

NOTE:

THESE AMENDMENTS SHALL COME INTO FORCE FROM THE DATE OF THEIR

PUBLICATION IN THE GAZETTE.

By Order of The Court

KANWAL JEET ARORA, Registrar General

Uploaded by Dte. of Printing at Government of India Press, Ring Road, Mayapuri, New Delhi-110064

and Published by the Controller of Publications, Delhi-110054.

GORAKHA NATH

YADAVA

Digitally signed by GORAKHA NATH

YADAVA

Date: 2024.08.27 08:35:44 +05'30'