5787 DG/2024
(1)
रजजस्ट्री सं. डी.एल.- 33002/99 REGD. No. D. L.-33002/99
xxxGIDHxxx
xxxGIDExxx
ऄसाधारण
EXTRAORDINARY
प्राजधकार से प्रकाजित
PUBLISHED BY AUTHORITY
भाग II—I
PART II—I
राष्ट्रीय राजधानी राज्य क्षेत्र ददल्ली सरकार
GOVERNMENT OF THE NATIONAL CAPITAL TERRITORY OF DELHI
ददल्ली ईच्च न्यायालय, नइ ददल्ली
ऄजधसूचना
ददल् ली, 7 जसतम् बर, 2024
सं. 78/जनयम/डीएचसी.—ददल्ली ईच्च न्यायालय ऄजधजनयम, 1966 (1996 का ऄजधजनयम 26) की धारा 7
सहपठठत ऄजभलेख नािकरण ऄजधजनयम, 1917 की धारा 3 और भारतीय संजिधान के ऄनुच्छेद 227 द्वारा प्रदत्त िजियों
तथा आसे आस सन्दभभ में समथभ बनाने िाली ऄन्य सभी िजियों का प्रयोग करते हुए, ददल्ली ईच्च न्यायालय, राष्ट्रीय राजधानी
क्षेत्र ददल्ली सरकार के ईपराज्यपाल के पूिभ ऄनुमोदन से, ददल्ली ईच्च न्यायालय जनयम और अदेि के खंड IV के ऄध्याय 16
के भाग- च (घ) को एतद् द्वारा जनम्नजलजखत नए भाग-च (घ) द्वारा प्रजतस्ट्थाजपत करता है:
भाग-च (घ)
प्रिासजनक ऄजभलेख
26.
प्रिासजनक ऄजभलेखों की संरक्षण ऄिजध:-
आस भाग के प्रािधानों के ऄध्यधीन, सभी प्रिासजनक ऄजभलेखों को ईस ऄिजध और तरीके से संरजक्षत दकया
जाएगा जो आन जनयमों के साथ संलग्न ऄनुसूची-I में ददया गया है और दिर नष्ट कर ददया जाएगा।
सं. 38]
ददल्ली, सोमिार, जसतम् बर 9, 2024/ भाद्र 18, 1946
[रा.रा.रा.क्षे.दद. सं. 180
No. 38]
DELHI, MONDAY, SEPTEMBER 9, 2024/BHADRA 18, 1946
[N. C. T. D. No. 180
भारत सरकार
GOVERNMENT OF INDIA
एस.जी.-डी.एल.-अ.-11092024-257068
SG-DL-E-11092024-257068
2
DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY
PART II—I]
बिते दक यदद कोइ मामला कायभस्ट्थल पर मजहलाओं का यौन ईत्पीड़न (रोकथाम, जनषेध ि जनिारण) ऄजधजनयम,
2013 की धारा 4 की ितों के ऄंतगभत गठठत सतकभता/जनरीक्षण/सुजनजित जीजिका प्रगजत/ अंतठरक जिकायत सजमजत के
समक्ष लंजबत है या कोइ मामला दकसी भी न्यायालय के समक्ष लंजबत है, तो समक्ष प्राजधकारी की पूिभ स्ट्िीकृजत के जबना
ऄजभलेख नष्ट नहीं दकया जाएगा।
27.
सामान्य/ऐजतहाजसक महत्ि के ऄजभलेखों का संरक्षण:-
सामान्य या ऐजतहाजसक महत्ि के माने जाने िाले सभी ऄजभलेखों को, संबंजधत जिले के प्रधान जिला एिम् सत्र
न्यायाधीि के ध्यान में लाया जाएगा जो ऐसे अदेि पाठरत कर सकते हैं या जनदेि दे सकते हैं, जजन्हें िह ईनके संरक्षण हेतु
या ऄन्यथा ईजचत समझें।
28.
संरक्षण ऄिजध की गणना का ढंग:-
ऄनुसूची-I में ददए दकसी जनदेि के ऄध्यधीन, ऐसी ऄिजध जजसके जलए दकसी दस्ट्तािेि को संरजक्षत दकया जाना है,
ईसकी गणना ईस पर ऄंदकत जतजथ के पिात् अने िाली 1 जनिरी से की जाएगी, ईदाहरणाथभ, 2022 के कागजात, जजन्हें
आन जनयमों के ऄंतगभत एक िषभ के जलए संरजक्षत रखा जाना है, 31 ददसम्बर, 2023 के पिात् नष्ट दकए जाने हेतु योग्य
होंगे।
29.
प्रिासजनक ऄजभलेखों को नष्ट करने की ऄिजध:-
दकसी भी जनदेि के जारी होने के ऄध्यधीन, प्रिासजनक ऄजभलेखों को नष्ट करने का कायभ प्रत्येक िषभ जून और
ददसंबर माह में दकया जाएगा और यदद संभि हो, ऄजभलेख को नष्ट करने हेतु दकसी ऄिकाि का भी ईपयोग दकया जा
सकता है, बिते दक संबंजधत ऄजधकारी और कमभचारी ईपलब्ध हों।
30.
नािकरण के जलए ऄनुमोदन प्रदान करने हेतु सक्षम प्राजधकारी:-
संबंजधत जिले के प्रधान जिला एिम् सत्र न्यायाधीि प्रत्येक प्रिासजनक िाखा के जलए कम से कम ऄजतठरि जिला
एिम् सत्र न्यायाधीि के पद के दकसी ऄजधकारी को नाजमत करेंगे, जो ऄजभलेखों के नािकरण को ऄनुमोददत करेगा।
31.
नष्ट दकये जाने िाले ऄजभलेखों की पहचान:-
दकसी प्रिासजनक िाखा में जनयुि प्रत्येक ऄधीक्षक/िाखा प्रभारी मइ और निंबर के महीने में ही नष्ट दकए जाने
िाले ऄजभलेखों की पहचान कराकर ईन्हें आस संबंध में बनाए गए रजजस्ट्टरों में दजभ कराएगा तादक आन्हें अगामी जून और
ददसंबर के महीनों में क्रमिः नष्ट दकए जाने के जलए तैयार दकया जा सके और यह ईपरोि जनयम 30 के ऄंतगभत आस प्रकार
नाजमत ऄजधकारी द्वारा ऄंजतम स्ट्िीकृजत प्राप्त करने के ऄध्यधीन होगा। जब कोइ दस्ट्तािेि नष्ट दकया जाए, तो नष्ट दकए
जाने की जतजथ के साथ-साथ नष्ट दकए जाने िाले दस्ट्तािेि के सामने लाल स्ट्याही से रजजस्ट्टर में 'डी' ऄक्षर दजभ दकया
जाएगा।
32.
भजिष्य में संदभभ हेतु संरजक्षत दकये जाने िाले ऄजभलेख:-
कोइ ऄधीक्षक/िाखा प्रभारी ऄजभलेख का जििरण दजभ करने से पहले यह अकलन करेगा दक क्या नष्ट दकए जाने
हेतु प्रस्ट्ताजित ऄजभलेख भजिष्य में संदभभ के जलए अिश्यक है या ईसके भजिष्य में संदभभ के जलए अिश्यक होने की
संभािना है। यदद ऄधीक्षक/िाखा प्रभारी को ऐसा लगे दक ऐसे ऄजभलेख को ईि कारणों से संरजक्षत रखने की अिश्यकता
है, तो िह ऐसे ऄजभलेख को ईपरोि जनयम 30 के ऄंतगभत नाजमत ऄजधकारी के समक्ष, आसके संरक्षण के जलए जिस्ट्तृत कारण
बताते हुए, प्रस्ट्तुत करेगा। ईि ऄजधकारी ईसके समक्ष प्रस्ट्तुत ऄजभलेख के संरक्षण के संबंध में ऐसे अदेि पाठरत करेगा,
जैसा िह ईजचत समझे।
33.
लेखा संबंधी ऄजभलेखों को नष्ट करने के जलए मागभदिभक जसद्ांत:-
लेखा ऄजभलेखों को नष्ट करने के जलए मागभदिभन का मुख्य जसद्ांत यह होना चाजहए दक जब तक कोइ अपजत्त
लंजबत है और लेखा की पूरी तरह से जांच नहीं की गइ है और लेखा परीक्षा में स्ट्िीकार नहीं दकया जा चुका है, तब तक ईसे
ि ईससे संबंजधत दस्ट्तािेिों को नष्ट नहीं दकया जाना चाजहए, भले ही जनयमों में जनर्ददष्ट संरक्षण ऄिजध समाप्त हो गइ हो।
34.
आलेक्रॉजनक रूप में रखे गए ऄजभलेखों का नािकरण:-
आन जनयमों में जनर्ददष्ट संरक्षण की दकसी भी ऄिजध के बािजूद, कोइ भी प्रिासजनक ऄजभलेख, सूचना प्रौद्योजगकी
ऄजधजनयम, 2000 की धारा 7 के ऄनुसार, आलेक्रॉजनक रूप में रख जलए जाने के बाद नष्ट दकया जा सकता है।
[PART II—I
DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY
3
स्ट्पष्टीकरण I: सूचना प्रौद्योजगकी ऄजधजनयम, 2000 की धारा 7 के ऄनुसार, जहां दकसी जिजध में प्रािधान है दक
दस्ट्तािेि, ऄजभलेख या सूचना जिजनर्ददष्ट ऄिजध के जलए प्रजतधाठरत की जाए, िहां ऐसी अिश्यकता पूणभ कर दी गइ समझी
जाएगी यदद ऐसे दस्ट्तािेि, ऄजभलेख या सूचना आलेक्रॉजनक रूप में प्रजतधाठरत की जाती है।
स्ट्पष्टीकरण II: तथाजप, आलेक्रॉजनक रूप में संरजक्षत ऄजभलेख को भी, आन जनयमों के साथ संलग्न ऄनुसूची-I में
ईजल्लजखत कागिी रूप में संरक्षण ऄिजध समाप्त होने के बाद नष्ट दकया जा सकता है।
35.
जडजजटलीकृत दकए जाने योग्य ऄजभलेखों की पहचान:-
दकसी प्रिासजनक िाखा में जनयुि प्रत्येक ऄधीक्षक/िाखा प्रभारी ईस ऄजभलेख की पहचान करेगा जजसे ईसके
ऄनुसार जडजजटल रूप में संरजक्षत दकए जाने की अिश्यकता है और आसके बाद िह ईसे नष्ट करने की ऄनुमजत देने हेतु सक्षम
ऄजधकारी की स्ट्िीकृजत प्राप्त करेगा।
36.
ऄजभलेख के नष्ट दकए जाने से पूिभ आलेक्रॉजनक रूप में पठरिर्ततत करने का पयभिेक्षण:-
प्रिासजनक ऄजभलेखों को नष्ट करने से पहले, आलेक्रॉजनक रूप में पठरिर्ततत दकए जाने का कायभ जनयम 34 के
ऄनुसार समय-समय पर दकया जाएगा, जैसा दक अिश्यक हो और आसका पयभिेक्षण ऐसे ऄजधकारी द्वारा दकया जाएगा
जजसे आस प्रयोजन हेतु संबंजधत जिले के प्रधान जिला एिम् सत्र न्यायाधीि द्वारा जनयुि दकया गया हो तथा ईसके जडजजटल
हस्ट्ताक्षर द्वारा ईसे प्रमाजणत भी दकया जाएगा।
37.
प्रिासजनक ऄजभलेखों को नष्ट करने के जलए रजजस्ट्टर:-
प्रत्येक प्रिासजनक िाखा को नष्ट दकए जाने िाले प्रिासजनक ऄजभलेखों का जििरण रखने के जलए जनम्नजलजखत रूप
में एक रजजस्ट्टर बनाना होगा:-
प्रिासजनक ऄजभलेखों के नािकरण का रजजस्ट्टर
िाखा का नाम
क्र.
सं.
नष्ट दकये
जाने िाले
ऄजभलेख
का जििरण
नष्ट दकए
जाने िाले
ऄजभलेख की
जााँच करने
िाले
ऄजधकारी का
नाम
ऄजभलेख
नष्ट करने
हेतु
प्रस्ट्ताजित
माह/िषभ
क्या ऄजभलेख
आलेक्रॉजनक
रूप से
संरजक्षत है या
नहीं
ऄनुसूची-I में
यथा-
जनर्ददष्ट
संरक्षण
ऄिजध
ठटप्पणी,
यदद कोइ
हो
ऄनुमोदन
प्राजधकारी
(ऄजतठरि
जजला एिम्
सत्र
न्यायाधीि)
के हस्ट्ताक्षर
ऄजभलेख
नष्ट करने
की जतजथ
ऄजभलेख
नष्ट करने
िाले
ऄजधकारी
का नाम
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
(10)
38.
ऄिजिष्ट प्रािधान:-
दकसी भी प्रिासजनक ऄजभलेख की संरक्षण ऄिजध, जो आन जनयमों के साथ संलग्न ऄनुसूची-I के ऄंतगभत न दी गइ
हो, संबंजधत जिले के प्रधान जिला एिम् सत्र न्यायाधीि द्वारा तय की जाएगी और िह आन जनयमों के साथ संलग्न ऄनुसूची-I
में दकसी भी प्रजिजष्ट को जोड़ या हटा सकते हैं।
ऄनुसूची-I
प्रिासजनक ऄजभलेखों का नाश्करण
ताजलका-1 (लेखा िाखा)
क्र. सं.
िाखा द्वारा जनर्तमत ऄजभलेख
संरक्षण ऄिजध
ठटप्पजणयााँ
-1
-2
-3
-4
1.
पत्राचार िाआल/सेिा पुजस्ट्तका का दूसरा भाग
3 िषभ
सेिाजनिृजत्त/त्यागपत्र/जनष्कासन की जतजथ के पिात् या िह
जतजथ जब से िह व्यजि स्ट्थापना का कमभचारी नहीं रहता है
या
लेखा परीक्षा के पूरा होने/लंजबत मुक़द्दमे के पठरणाम के पिात्,
4
DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY
PART II—I]
जो भी बाद में हो
2.
यात्रा भत्ता, त्योहार, ऄिकाि यात्रा ठरयायत,
जचदकत्सीय ऄजिम/दािा जबल और संबंजधत
िाआलें
3 िषभ
लेखा परीक्षा के पिात् संबंजधत जित्तीय िषभ से
3.
स्ट्थापना िेतन जबलों और संबंजधत ऄनुसूजचयों,
बकाया जबलों की कायाभलयी प्रजतयां (ईस ऄिजध
के संबंध में जजसके जलए िेतन जबल रजजस्ट्टर
बनाया गया हो)
3 िषभ
लेखा परीक्षा के पूरा होने/लंजबत मुक़द्दमे के पठरणाम के पिात्,
जो भी बाद में हो
4.
बच्चों की जिक्षा भत्ता/ट्यूिन िीस जबल,
ओिरटाआम
भत्ता
जबल,
मानदेय
जबल,
संध्याकालीन न्यायालय भत्ता जबल, बोनस जबल
और संबंजधत िाआलें
3 िषभ
लेखा परीक्षा के पिात् संबंजधत जित्तीय िषभ से
5.
बजट रजजस्ट्टर और िाआलें, नकद रजजस्ट्टर,
ददन-प्रजतददन की डाक और लेखा िाखा में
बनाए गए ऄन्य जिजिध रजजस्ट्टर
5 िषभ
जित्तीय िषभ के ऄंत में लेखा परीक्षा के पूरा होने/लंजबत मुक़द्दमे
के पठरणाम के पिात्, जो भी बाद में हो
6.
लेखा िाखा की लेखा परीक्षा अपजत्त िाआलें
1 िषभ
अपजत्तयों के जनपटारे और लेखा परीक्षा ऄनुभाग द्वारा जनणभय
जलए जाने के पिात्
7.
कमभचारी के जचदकत्सा काडभ ऄजभलेख
1 िषभ
कमभचारी की सेिाजनिृजत्त/मृत्यु के पिात्
8.
पेंिनभोगी के जचदकत्सा काडभ ऄजभलेख
1 िषभ
पेंिनभोगी के ऄंजतम लाभाथी की पात्रता समाप्त होने के
पिात्
9.
सेिाजनिृजत्त/समय से पूिभ सेिाजनिृत्त कमभचारी
की पेंिन मामले की िाआलें
5 िषभ
पाठरिाठरक पेंिन के ऄंजतम लाभाथी के आसे प्राप्त करने का
ऄजधकार समाप्त हो जाने के पिात्
10.
मृत कमभचारी की पाठरिाठरक पेंिन मामले की
िाआल
5 िषभ
पाठरिाठरक पेंिन के ऄंजतम लाभाथी के आसे प्राप्त करने का
ऄजधकार समाप्त हो जाने के पिात्
11.
सेिा से त्यागपत्र ददए/बखाभस्ट्त/जनष्काजसत
ऄजधकाठरयों/कमभचाठरयों की सेिा पुजस्ट्तका और
ऄिकाि लेखा
3 िषभ
खातों के ऄंजतम जनपटान /लाभों/ईपदान अदद के भुगतान और
लेखा परीक्षा के पिात्, जो भी बाद में हो। दकसी भी
मुक़द्दमे/कायभिाही के मामले में, सेिा पुजस्ट्तका और ऄिकाि
खाते को सक्षम प्राजधकारी से अिश्यक मंजूरी प्राप्त करने के
पिात् ही नष्ट दकया जा सकता है
12.
सामान्य भजिष्य जनजध/बहीखाता ब्रॉडिीट
(श्रेणी-IV), बैलेंस रांसिर मामले और सामान्य
भजिष्य जनजध पास बुक
1 िषभ
सामान्य भजिष्य जनजध के ऄंजतम भुगतान के जनपटान/लेखा
परीक्षा के पूरा होने के पिात्, जो भी बाद में हो
13.
सामान्य भजिष्य जनजध ऄंजतम भुगतान जबल
(बखाभस्ट्तगी/जनष्काजसत मामले)
3 िषभ
खातों के ऄंजतम जनपटान/लाभों/ ईपदान अदद के भुगतान के
पिात्, जो भी बाद में हो। दकसी भी मुक़द्दमे/कायभिाही के
मामले में, जबलों को सक्षम प्राजधकारी से अिश्यक मंजूरी प्राप्त
करने के पिात् ही नष्ट दकया जा सकता है
14.
सामान्य भजिष्य जनजध ऄजिम जबल और
संबंजधत िाआलें
1 िषभ
िसूली कायभिाही/लेखा परीक्षा के पूरा होने के पिात्, जो भी
बाद में हो तथा िेतन जबल रजजस्ट्टर और सामान्य भजिष्य
जनजध पासबुक में प्रजिजष्ट दकए जाने के पिात्
15.
सामान्य भजिष्य जनजध जनकासी जबल और
संबंजधत िाआलें
1 िषभ
लेखा परीक्षा पूरी होने के पिात् तथा िेतन जबल रजजस्ट्टर और
सामान्य भजिष्य जनजध पासबुक में प्रजिजष्ट दकए जाने के पिात्
16.
समाधान एिं व्यय जििरण (योजना एिं गैर-
योजना) तथा ऄंजतम ऄजधिेष एिं बचत
जििरण िाआलें
3 िषभ
लेखा परीक्षा पिात् संबंजधत जित्तीय िषभ से
17.
मकान दकराया भत्ता और दोगुना यात्रा भत्ता से
संबंजधत अदेि
3 िषभ
लेखा परीक्षा पूरी होने के बाद तथा िेतन जबल रजजस्ट्टर में
प्रजिजष्ट दकए जाने के पिात्
18.
िॉमभ-16, अय प्रमाण पत्र, गणना पत्रक और
अयकर से संबंजधत बचत प्रमाण और 10-इ
िॉमभ
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात्
19.
ऄंजतम िेतन प्रमाण पत्र की फाआल, लाआसेंस
िुल्क िाआल, ऄदेयता अदेि, िेतन और भत्तों
की िसूली िाआल और संबंजधत जिजिध िाआलें
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात्
[PART II—I
DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY
5
20.
कमभचाठरयों की िेतन जनधाभरण अदेि िाआल
और िेतन िृजद् सूची
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात्। प्रजिजष्ट दकए जाने और
ऄंि/अदेि को सेिा पुजस्ट्तका में रखे जाने के पिात्
21.
ऄसाधारण
ऄिकाि
अदेि/िाआलें,
संध्याकालीन न्यायालय िाआलें और ऄन्य
संबंजधत जिजिध िाआलें
1 िषभ
लेखा परीक्षा के पूरा होने के पिात् तथा िेतन जबल रजजस्ट्टर /
सेिा पुजस्ट्तका में प्रजिजष्ट दकए जाने के पिात्
22.
जीएअर-27 में बनाए गए सभी अकजस्ट्मक
जबल और आसके जििरण और ऄजिम रजजस्ट्टर
तथा संबंजधत िाआलें
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात्
23.
जबजली, पानी, पेरोल, समाचार-पत्र, पजत्रका,
कैम्प कायाभलय, गृह-सह-कायाभलय ऄदभली भत्ता
का रीडडग रजजस्ट्टर और ईससे संबंजधत िाआलें
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात्
24.
घरेलू सहायक भत्ता (सेिाजनिृत्त न्याजयक भत्ता)
का रीडडग रजजस्ट्टर और संबंजधत िाआलें
1 िषभ
ऄंजतम लाभाथी की पात्रता समाप्त होने की जतजथ या लेखा
परीक्षा के पिात्, जो भी बाद में हो
25.
न्याजयक ऄजधकाठरयों द्वारा प्रस्ट्तुत ईपयोजगता
प्रमाण पत्र का ऄजभलेख
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात् ब्लॉक ऄिजध के पूरा होने के
ऄध्यधीन जजससे ईपयोजगता प्रमाण पत्र संबंजधत है
26.
पठरिार जनयोजन भत्ता से संबंजधत िाआल
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात्
(7िें िेतन अयोग द्वारा पठरिार जनयोजन भत्ता समाप्त कर
ददया गया है)
27.
नकद भत्ता/जिकलांग भत्ता से संबंजधत िाआल
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात्
स्ट्िामी के सामान्य जित्तीय जनयमों के संकलन ) 27िां संस्ट्करण-2014) के ऄध्याय-12 के भाग-VIII के जनयम 289, के साथ-
साथ आसके पठरजिष्ट-13 और ईससे संबंजधत ऄनुलग्नक में लेखा से संबंजधत ऄजभलेखों के नािकरण के जनयमों का एक संिह
िाजमल है। ईपरोि ईपयोग की गइ ितें और िाक्यांि, जब तक दक ऄन्यथा जनर्ददष्ट न दकया जाए, का िही ऄथभ और संदभभ
होगा।
ताजलका-2 कायाभलय प्रिासजनक दीिानी न्यायाधीि
(ऄब संबंजधत जिले के प्रधान जिला एिं सत्र न्यायाधीि के कायाभलय में जिलजयत)
क्र. सं.
कायाभलय प्रिासजनक दीिानी न्यायाधीि
(केन्द्रीय), ददल्ली द्वारा जनर्तमत ऄजभलेख
संरक्षण ऄिजध
ठटप्पणी
1. (क)
िठरष्ठता एिं पदोन्नजत, स्ट्थायीकरण और
सुजनजित जीजिका प्रगजत (एसीपी)/
संिोजधत
सुजनजित
जीजिका
प्रगजत
(एमएसीपी) से संबंजधत िाआलें
सदैि के जलए
नीजतगत जनणभय, िठरष्ठता, पदोन्नजत, स्ट्थायीकरण के संबंध में
जनणभय और सुजनजित जीजिका प्रगजत (एसीपी)/ संिोजधत
सुजनजित जीजिका प्रगजत (एमएसीपी) को हमेिा के जलए
संरजक्षत रखा जाए। ऄन्य ऄजभलेख ऄंजतम जनपटान के 1 िषभ
बाद नष्ट कर ददए जाए।
(ख)
भती की िाआलें/रजजस्ट्टर
सीधी/जिभागीय/ऄनुकंपा (के अधार पर)
12 िषभ
दकसी भी ऄजभयोग/ऄन्य कायभिाही के ऄध्यधीन, दकसी
मामले में ऄजभयोग/कायभिाही के ऄंजतम रूप प्राप्त कर लेने के
1 िषभ पिात्
(ग)
ठरजियों
के
सृजन
से
संबंजधत
िाआलें/रजजस्ट्टर
और
ददल्ली
ईच्च
न्यायालय के साथ संबंजधत पत्राचार
12 िषभ
स्ट्थापना/स्ट्िीकृजत रजजस्ट्टर /रोस्ट्टर में स्ट्िीकृजत का जििरण
दजभ कर लेने के ऄध्यधीन
(घ)
पठरिीक्षा से संबंजधत िाआल
1 िषभ
पठरिीक्षा की समाजप्त के पिात्
(ड.)
पठरिार जनयोजन भत्ता से संबंजधत
िाआल
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात्
(7िें िेतन अयोग ने पठरिार जनयोजन भत्ता समाप्त कर ददया
है)
(च)
नकद भत्ता/जिकलांगता भत्ता से संबंजधत
िाआल
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात्
(छ)
कायाभलयी सूची से मृत कमभचारी का नाम
हटाने से संबंजधत िाआल
1 िषभ
अदेि की जतजथ से
(ज)
संिगभ में पठरितभन
12 िषभ
सेिा पुजस्ट्तका में प्रजिजष्ट के पिात्
(झ)
गाडभ िाआल
सदैि के जलए
भारत सरकार के जनयमों और कायाभलयी ज्ञापनों के ऄनुसार
6
DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY
PART II—I]
(ञ)
ऄजभयोग मामले में प्रस्ट्तुत तथ्यों से
संबंजधत िाआलें
1 िषभ
ऄंजतम जनपटान के पिात्
(ट)
जिकायत िाआलें (प्रारंजभक साक्ष्यों का
संकलन)
1 िषभ
ऄंजतम जनपटान के पिात्
(ठ)
अगे ऄध्ययन जारी रखने के जलए
ऄनुमजत, पासपोटभ के जलए ऄनापजत्त
प्रमाण पत्र, जिदेि जाने की ऄनुमजत, ऋण
लेने और ऄन्य जिजिध जानकारी से
संबंजधत िाआलें
5 िषभ
सेिाजनिृजत्त के पिात्
2.
सतकभता िाआलें
जिभागीय जांच का जनस्ट्तारण जजसमें
अरोप जसद् नहीं हुए हैं
1 िषभ
जनणभय के ऄंजतम रूप प्राप्त करने के पिात्।
(क)
जिभागीय जांच जजसमें िेतन िृजद्
रोकना/डनदा अदद का दंड लगाया जाए
1 िषभ
जनणभय के ऄंजतम रूप प्राप्त करने के पिात्।
(ख)
दंड हटाने /सेिा से पदच्युजत जजनमें ऄपीलें
लंजबत हैं
1 िषभ
जनणभय के ऄंजतम रूप प्राप्त करने के पिात्।
3.
रजजस्ट्टर
संजस्ट्थत करने संबंजधत रजजस्ट्टर
1 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ के पिात् या जनणभय के ऄंजतम रूप
प्राप्त करने के पिात्।
(क)
प्रमाजणत अिेदन प्राप्त करने से संबंजधत
रजजस्ट्टर
1 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ के पिात् या जनणभय के ऄंजतम रूप
प्राप्त करने के पिात्।
(ख)
जिभागीय जांचों के जनस्ट्तारण की सूची से
संबंजधत रजजस्ट्टर
1 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ के पिात् या जनणभय के ऄंजतम रूप
प्राप्त करने के पिात्।
(ग)
संबंजधत प्रस्ट्तुतकताभ ऄजधकाठरयों को
मानदेय की स्ट्िीकृजत से संबंजधत िाआल
1 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ के पिात्।
(घ)
ऄजभलेख कक्ष में जमा कराया हुअ
जिभागीय जााँच का रजजस्ट्टर
1 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ के पिात् या जनणभय के ऄंजतम रूप
प्राप्त करने के पिात्।
(ङ)
माननीय ददल्ली ईच्च न्यायालय और
माननीय भारत के सिोच्च न्यायालय के
समक्ष सेिा ऄपील/ठरट याजचकाओं में
ठटप्पजणयों की िाआल
1 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ के पिात् या जनणभय के ऄंजतम रूप
प्राप्त करने के पिात्।
4.
(क)
व्यजिगत िाआलें
व्यजिगत िाआलें (राजपजत्रत)
6 िषभ
प्रिासजनक सुधार एिं जन जिकायत जिभाग, भारत सरकार
द्वारा सभी मंत्रालयों एिं जिभागों हेतु समान ऄजभलेख
प्रजतधारण ऄनुसूची, 2012, भारत सरकार में ददए गए
जनयम।
(ख)
व्यजिगत िाआलें (गैर-राजपजत्रत)
6 िषभ
व्यजिगत िाआलें (गैर-राजपजत्रत)
(क) िे जो सेिाजनिृजत्त/ऄंजतम लाभ के जलए पात्र हैं: श्रेणी ग-
5 (यानी 5 िषभ) ऄंजतम पेंिन/ईपदान राजि भुगतान अदेि
जारी होने के पिात्
(ख) ऄन्य: श्रेणी ग-5 (यानी 5 िषभ) सेिा में नहीं रहने के
पिात्
ठटप्पजणयााँ: जनर्ददष्ट प्रजतधारण ऄिजध की समाजप्त पर, ईन
ऄजधकाठरयों की व्यजिगत िाआलें जजन्होंने दकसी भी
गजतजिजध के क्षेत्र में महत्िपूणभ योगदान ददया है (जैसे
प्रिासजनक, िैज्ञाजनक, अर्तथक, सामाजजक) और राष्ट्रीय /
ऄंतराभष्ट्रीय मान्यता प्राप्त की है, ईन्हें राष्ट्रीय ऄजभलेखागार में
भेजा जाए।
(ख)
कमभचाठरयों की िार्तषक गोपनीय ठरपोटभ
कमभचारी की मृत्यु की
जतजथ से 2 िषभ तक या
सेिाजनिृजत्त/पदच्युजत/सेिा
से जनलंबन की जतजथ से 5
िषभ तक, जो भी बाद में हो
सी.एस. कायाभलय ज्ञापन सं. 51/5/72-स्ट्थापना(क),
ददनांक 20.05.1972 और भारत सरकार, कार्तमक एिं
प्रजिक्षण जिभाग, कायाभलय ज्ञापन संख्या 210116/2001-
स्ट्थापना(क), ददनांक 14.05.2011
(ग)
सामान्य भजिष्य जनजध िाआलें
[PART II—I
DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY
7
5.
ऄजिम जबल
1 िषभ
िसूली कायभिाही/लेखा परीक्षा के पूरा होने के पिात्, जो भी
बाद में हो तथा िेतन जबल रजजस्ट्टर और सामान्य भजिष्य
जनजध पासबुक में प्रजिजष्ट दकए जाने के पिात्
(क)
जनकासी जबल
1 िषभ
लेखा परीक्षा के पूरा होने के पिात् तथा िेतन जबल रजजस्ट्टर
और सामान्य भजिष्य जनजध पासबुक में प्रजिजष्ट दकए जाने के
पिात्
(ख)
सामान्य भजिष्य जनजध/नइ पेंिन योजना
पासबुक
1 िषभ
सामान्य भजिष्य जनजध के ऄंजतम भुगतान के जनपटान /लेखा
परीक्षा के पूरा होने के पिात्, जो भी बाद में हो
(ग)
सामान्य भजिष्य जनजध जििरण
1 िषभ
सामान्य भजिष्य जनजध के ऄंजतम भुगतान के जनपटान /लेखा
परीक्षा के पूरा होने के पिात्, जो भी बाद में हो
(घ)
सामान्य भजिष्य जनजध बही/ब्रॉड िीट
(श्रेणी-IV)
व्यजिगत
िाआलें
(गैर-
राजपजत्रत)
1 िषभ
सामान्य भजिष्य जनजध के ऄंजतम भुगतान के जनपटान /लेखा
परीक्षा के पूरा होने के पिात्, जो भी बाद में हो
(ङ)
सामान्य भजिष्य जनजध ऄंजतम भुगतान
जबल
(सेिाजनिृजत्त/स्ट्िैजच्छक
सेिाजनिृजत्त/त्यागपत्र)
3 िषभ
खातों के ऄंजतम जनपटान/लाभों /ईपदान अदद के भुगतान के
पिात्, जो भी बाद में हो। दकसी ऄजभयोग/कायभिाही के
मामले में, जबलों को सक्षम प्राजधकारी से अिश्यक मंजूरी
प्राप्त करने के पिात् ही नष्ट दकया जा सकता है।
(च)
सामान्य भजिष्य जनजध ऄंजतम भुगतान
जबल (पदच्युजत/जनलंबन)
3 िषभ
खातों के ऄंजतम जनपटान/लाभों /ईपदान अदद के भुगतान के
पिात्, जो भी बाद में हो। दकसी ऄजभयोग/कायभिाही के
मामले में, जबलों को सक्षम प्राजधकारी से अिश्यक मंजूरी
प्राप्त करने के पिात् ही नष्ट दकया जा सकता है।
सामान्य भजिष्य जनजध ऄंजतम भुगतान
जबल (मृत्यु के मामले में)
3 िषभ
खातों के ऄंजतम जनपटान/लाभों /ईपदान अदद के भुगतान के
पिात्, जो भी बाद में हो। दकसी ऄजभयोग/कायभिाही के
मामले में, जबलों को सक्षम प्राजधकारी से अिश्यक मंजूरी
प्राप्त करने के पिात् ही नष्ट दकया जा सकता है।
(छ)
िेष राजि के हस्ट्तांतरण के मामले
1 िषभ
सामान्य भजिष्य जनजध के ऄंजतम भुगतान के जनपटान /लेखा
परीक्षा के पूरा होने के पिात्, जो भी बाद में हो।
(ज)
बीमा जबल
1 िषभ
सामान्य भजिष्य जनजध के ऄंजतम भुगतान के जनपटान/ लेखा
परीक्षा के पूरा होने के पिात्, जो भी बाद में हो।
(झ)
त्यौहार ऄजिम जबल
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात्
(7िें िेतन अयोग ने त्यौहार ऄजिम समाप्त कर ददया है)
(ञ)
कंप्यूटर ऄजिम और मोटरसाआदकल ऄजिम
जबल
1 िषभ
िसूली कायभिाही
/ लेखा परीक्षा के पूरा होने के पिात्, जो
भी बाद में हो तथा िेतन जबल रजजस्ट्टर और सामान्य भजिष्य
जनजध पासबुक में प्रजिजष्ट दकए जाने के पिात्।
6.
बजट ऄनुमान
7.
समाधान जििरण
3 िषभ
लेखा परीक्षा के पिात् संबंजधत जित्तीय िषभ से
8.
बचत का ऄजधिेष
3 िषभ
लेखा परीक्षा के पिात् संबंजधत जित्तीय िषभ से
(क)
कायाभलय व्यय मद से संबंजधत जबल
3 िषभ
लेखा परीक्षा के पिात् संबंजधत जित्तीय िषभ से
(ख)
घरेलू यात्रा व्यय (डीटीइ) से संबंजधत जबल
3 िषभ
लेखा परीक्षा के पिात् संबंजधत जित्तीय िषभ से
(ग)
ऄिकाि यात्रा ठरयायत और ऄिकाि
यात्रा ठरयायत (मूल जनिास) दािे से
संबंजधत जबल
3 िषभ
लेखा परीक्षा के पिात् संबंजधत जित्तीय िषभ से
(घ)
जचदकत्सीय जबलों का ऄजभलेख
लेखा परीक्षा मंजूरी के 1
िषभ बाद या 3 िषभ तक, जो
भी बाद में हो
दकसी कमभचारी की सेिाजनिृजत्त /मृत्यु के पिात्
(ङ)
स्ट्थानांतरण और तैनाती िाआलों का
ऄजभलेख
सदैि के जलए
यदद जडजजटलीकृत दकया गया है तो ईसके 1 िषभ पिात् नष्ट
दकया जा सकता हैं।
9.
ऄिकाि
स्ट्िीकृजत
से
संबंजधत
िाआल/रजजस्ट्टर
(i)
अकजस्ट्मक
ऄिकाि/
प्रजतपूरक
ऄिकाि/जििेष अकजस्ट्मक ऄिकाि और
1 िषभ
पात्रता समाप्त हो जाने के पिात्।
8
DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY
PART II—I]
लघु ऄिकाि के जलए अिेदन
(ii) ऄिकाि खाता रजजस्ट्टर
3 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
10.
सेिाजनिृत्त/समय से पूिभ सेिाजनिृत्त
कमभचारी की पेंिन मामले की िाआल
5 िषभ
पाठरिाठरक पेंिन के ऄंजतम लाभाथी के आसे प्राप्त करने का
ऄजधकार समाप्त हो जाने के पिात्।
11.
मृत कमभचारी की पाठरिाठरक पेंिन
मामले की िाआल
5 िषभ
पाठरिाठरक पेंिन के ऄंजतम लाभाथी के आसे प्राप्त करने का
ऄजधकार समाप्त हो जाने के पिात्
12.
िेतन जनधाभरण से संबंजधत ऄजभलेख
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात्। प्रजिजष्ट दकए जाने और
ऄंि/अदेि को सेिा पुजस्ट्तका में रखे जाने के पिात्
13.
सेिा पुजस्ट्तका
3 िषभ
खातों के ऄंजतम जनपटान /लाभों/ईपदान अदद के भुगतान
और लेखा परीक्षा के पिात्, जो भी बाद में हो। दकसी
ऄजभयोग /कायभिाही के मामले में, सेिा पुजस्ट्तका और
ऄिकाि खाते को सक्षम प्राजधकारी से अिश्यक मंजूरी प्राप्त
करने के पिात् ही हटाया जा सकता है
14.
ऄजधकाठरयों के ऄिकाि का ऄजभलेख
3 िषभ
कमभचाठरयों के ऄर्तजत ऄिकाि और जचदकत्सीय ऄिकाि
दकसी भी चरण में जिभागीय जांच के जलए अिश्यक होते हैं
15.
ईपजस्ट्थजत रजजस्ट्टर
1 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
16.
(क) स्ट्थापना िेतन जबल और संबंजधत
ऄनुसूजचयों, बकाया जबलों की कायाभलय
प्रजतयां (ईस ऄिजध के संबंध में जजसके
जलए िेतन जबल रजजस्ट्टर बनाया गया है)।
3 िषभ
लेखा परीक्षा के पूरा होने/लंजबत ऄजभयोग के पठरणाम के
पिात्, जो भी बाद में हो।
17.
(ख) स्ट्थापना िेतन जबल और संबंजधत
ऄनुसूजचयों की कायाभलयी प्रजतयां (ईस
ऄिजध के संबंध में जजसके जलए िेतन जबल
रजजस्ट्टर बनाया नहीं गया है)
35 िषभ
लेखा परीक्षा के पूरा होने/लंजबत ऄजभयोग के पठरणाम के
पिात्, जो भी बाद में हो।
18.
(ग) ईस ऄिजध के जलए स्ट्थापना िेतन
जबलों की ऄनुसूजचयां जजसके जलए िेतन
जबल रजजस्ट्टर बनाया गया है।
3 िषभ
लेखा परीक्षा के पूरा होने/लंजबत ऄजभयोग के पठरणाम के
पिात्, जो भी बाद में हो।
(घ) भुगतान पंजी
3 िषभ
लेखा परीक्षा के पूरा होने/लंजबत ऄजभयोग के पठरणाम के
पिात्, जो भी बाद में हो।
(ड.) स्ट्थापना िेतन जबल और संबंजधत
ऄनुसूजचयों की कायाभलयी प्रजतयां (ईस
ऄिजध के संबंध में जजसके जलए िेतन जबल
रजजस्ट्टर बनाया नहीं गया है)
35 िषभ
लेखा परीक्षा के पूरा होने/लंजबत ऄजभयोग के पठरणाम के
पिात्, जो भी बाद में हो।
प्रेषण रजजस्ट्टर
3 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से।
(श्री जिि नारायण ढींगरा, तत्कालीन माननीय जिला एिं
सत्र न्यायाधीि, ददल्ली ने अदेि ददनांक 10.06.2005 द्वारा
अदेि दकया था दक प्राजप्त एिं जनगभम िाखा का ऄजभलेख
सदैि के जलए रखा जाए)
(क) ऄधीनस्ट्थ कमभचाठरयों के जलए
अकजस्ट्मक
ऄिकाि/जििु
देखभाल
ऄिकाि/प्रजतपूरक
ऄिकाि/जििेष
ऄिकाि का रजजस्ट्टर
3 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
19.
(ख) ऄधीनस्ट्थ कमभचाठरयों के जलए डायरी
रजजस्ट्टर
3 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
(ग) अिक डाक
3 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
(घ) मूल रूप में लौटाइ गइ डाक का
रजजस्ट्टर
3 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
(ड.) डाक रजजस्ट्टर
3 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
[PART II—I
DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY
9
ताजलका-3 प्रिासन िाखा- I/II/III
क्र.सं.
प्रिासन िाखा द्वारा जनर्तमत ऄजभलेख
संरक्षण ऄिजध
जनदेि
1. (क)
व्यजिगत िाआल (राजपजत्रत)
6 िषभ
प्रिासजनक सुधार एिं जन जिकायत जिभाग, भारत सरकार
द्वारा सभी मंत्रालयों एिं जिभागों हेतु समान ऄजभलेख
प्रजतधारण ऄनुसूची, 2012, भारत सरकार में ददए गए
जनयम।
1. (ख)
व्यजिगत िाआल (गैर-राजपजत्रत)
6 िषभ
प्रिासजनक सुधार एिं जन जिकायत जिभाग, भारत सरकार
द्वारा सभी मंत्रालयों एिं जिभागों हेतु समान ऄजभलेख
प्रजतधारण ऄनुसूची, 2012, भारत सरकार में ददए गए
जनयम।
(क) िे जो सेिाजनिृजत्त/ ऄंजतम लाभ के जलए पात्र हैं: श्रेणी
ग-5 (यानी 5 िषभ) ऄंजतम पेंिन/ईपदान राजि भुगतान
अदेि जारी होने के पिात्।
(ख) ऄन्य: श्रेणी ग-5 (यानी 5 िषभ) सेिा में नहीं रहने के
पिात्।
ठटप्पजणयााँ: जनर्ददष्ट प्रजतधारण ऄिजध की समाजप्त पर, ईन
ऄजधकाठरयों की व्यजिगत िाआलें जजन्होंने दकसी भी
गजतजिजध के क्षेत्र में महत्िपूणभ योगदान ददया है (जैसे
प्रिासजनक, िैज्ञाजनक, अर्तथक, सामाजजक) और राष्ट्रीय /
ऄंतराभष्ट्रीय मान्यता प्राप्त की है, ईन्हें राष्ट्रीय ऄजभलेखागार में
भेजा जाए।
2.
अगे ऄध्ययन के जलए ऄनुमजत, पासपोटभ के
जलए ऄनापजत्त प्रमाण पत्र, जिदेि जाने के
जलए ऄनापजत्त प्रमाण पत्र, ऋण लेने के जलए
ऄनापजत्त प्रमाण पत्र और अचरण जनयमों के
तहत अिश्यक ऄन्य जिजिध जानकारी से
संबंजधत िाआलें
5 िषभ
सेिाजनिृजत्त के बाद। यदद जडजजटलीकृत दकया गया है तो
ईसके 1 िषभ पिात्।
3.
स्ट्थानांतरण और तैनाती
सदैि के जलए
यदद जडजजटलीकृत दकया गया है तो ईसके 1 िषभ पिात् नष्ट
दकया जा सकता है।
4.
िठरष्ठता एिं पदोन्नजत, स्ट्थायीकरण और
सुजनजित जीजिका प्रगजत (एसीपी)/ संिोजधत
सुजनजित जीजिका प्रगजत (एमएसीपी) से
संबंजधत िाआलें
सदैि के जलए
केिल महत्िपूणभ नीजतगत जनणभय/ऄंजतम जनपटान/ठरपोटभ ही
हमेिा के जलए रखे जाएं। िाआल का िेष भाग सक्षम
प्राजधकारी के ऄंजतम जनणभय की स्ट्िीकृजत की जतजथ से 1 िषभ
बाद नष्ट कर ददया जाए।
5.
जिभागीय पदोन्नजत सजमजत/सुजनजित जीजिका
प्रगजत (एसीपी)/संिोजधत सुजनजित जीजिका
प्रगजत (एमएसीपी) सजमजत से संबंजधत
कायभिृत्त का ऄजभलेख और ईससे संबंजधत
ऄभ्यािेदन
सदैि के जलए
केिल महत्िपूणभ नीजतगत जनणभय/ऄंजतम जनपटान/ठरपोटभ ही
हमेिा के जलए रखे जाएं। िाआल का िेष भाग सक्षम
प्राजधकारी के ऄंजतम जनणभय की स्ट्िीकृजत की जतजथ से 1 िषभ
बाद नष्ट कर ददया जाए।
6.
ऄिकाि स्ट्िीकृजत से संबंजधत िाआल/रजजस्ट्टर
(i) अकजस्ट्मक ऄिकाि/ प्रजतपूरक
ऄिकाि/जििेष अकजस्ट्मक ऄिकाि और लघु
ऄिकाि के जलए अिेदन
(ii) ऄिकाि खाता रजजस्ट्टर
1 िषभ
3 िषभ
पात्रता समाप्त हो जाने के पिात्
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
7.
डाक रजजस्ट्टर
1 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
8.
जनलंबन और जनरसन अदेि
6 िषभ
लंजबत ऄजभयोग/ऄन्य कायभिाजहयों के ऄध्यधीन।
9.
ठरजियों के सृजन से संबंजधत िाआलें/रजजस्ट्टर
और माननीय ददल्ली ईच्च न्यायालय के साथ
पत्राचार
12 िषभ
स्ट्थापना/स्ट्िीकृजत रजजस्ट्टर /रोस्ट्टर में स्ट्िीकृजत का जििरण
दजभ करने के ऄध्यधीन।
10.
कमभचाठरयों की िार्तषक गोपनीय ठरपोटभ
कमभचारी की मृत्यु की
जतजथ से 2 िषभ तक या
सेिाजनिृजत्त की जतजथ
सी.एस. कायाभलय ज्ञापन सं. 51/5/72-स्ट्थापना(क), ददनांक
20.05.1972 और भारत सरकार, कार्तमक एिं प्रजिक्षण
10
DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY
PART II—I]
से 5 िषभ तक, जो भी
बाद में हो।
जिभाग,
कायाभलय
ज्ञापन
संख्या
210116/2001-
स्ट्थापना(क), ददनांक 14.05.2011
11.
प्रेषण रजजस्ट्टर, ड्यूटी रजजस्ट्टर
1 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
12.
कमभचाठरयों की मांग से संबंजधत ऄजभलेख,
बैठक पत्र
1 िषभ
ऄंजतम जनणभय की जतजथ से
13.
भती की िाआलें/ऄनुकंपा (अधार पर) जनयुजि
से संबंजधत रजजस्ट्टर
12 िषभ
दकसी ऄजभयोग/ऄन्य कायभिाजहयों के ऄध्यधीन
14.
ईपजस्ट्थजत रजजस्ट्टर
1 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
ताजलका-4 केयरटेककग िाखा
क्र. सं.
िाखा द्वारा जनर्तमत ऄजभलेख
संरक्षण ऄिजध
ठटप्पणी
1.
बजट िाआल
6 िषभ
जित्तीय िषभ से
2.
ऄजग्निामक यंत्र जिजिध और जबल िाआल
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात्
3.
सिाइ कमभचाठरयों, िराि और
चौकीदारों का ईपजस्ट्थजत रजजस्ट्टर
1 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
4.
स्ट्थानीय स्ट्तर पर जिजिध खरीद
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात्
ताजलका-5 नकदी िाखा
क्र .
सं.
िाखा द्वारा जनर्तमत ऄजभलेख
संरक्षण ऄिजध
ठटप्पणी
1.
अकजस्ट्मक जबल
तीन िषभ या लेखा
परीक्षा मंिूरी के पिात्
01 िषभ, जो भी बाद में
हों।
सामान्य जित्तीय जनयमािली, 2017 (पठरजिष्ट-9)
2.
नक़द पुजस्ट्तका
10 िषभ
सामान्य जित्तीय जनयमािली, 2017 (पठरजिष्ट-9)
3.
भुगतान पंजी
तीन िषभ या लेखा
परीक्षा मंिूरी के पिात्
01 िषभ, जो भी बाद में
हों।
सामान्य जित्तीय जनयमािली, 2017 (पठरजिष्ट-9)
4.
यात्रा भत्ता (िाईचर) (सड़क एिं डाआट खचभ)
तीन िषभ या लेखा
परीक्षा मंिूरी के पिात्
01 िषभ, जो भी बाद में
हों।
सामान्य जित्तीय जनयमािली, 2017 (पठरजिष्ट-9)
ताजलका-6 मुख्य महानगर दंडाजधकारी कायाभलय
क्र .सं.
िाखा द्वारा जनर्तमत ऄजभलेख
संरक्षण ऄिजध
ठटप्पणी
1.
जतहाड़ जेल, ददल्ली में अयोजजत माजसक
जेल बैठक से संबंजधत ऄजभलेख
1 िषभ
बैठक के समापन की जतजथ से
ताजलका-7 कंप्यूटर िाखा
क्र.सं.
िाखा द्वारा जनर्तमत ऄजभलेख
संरक्षण ऄिजध
ठटप्पणी
1. (क)
अिक/जािक ऄनुरोध पत्रों और अिेदनों अदद से
संबंजधत डाक रजजस्ट्टर
1 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
(ख)
ईपजस्ट्थजत रजजस्ट्टर
1 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
(ग)
जिजभन्न पठरयोजनाओं में रखरखाि ऄनुबंध प्राप्त
जिक्रेताओं द्वारा जनयुि आंजीजनयरों का रजजस्ट्टर
3 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
2. (क)
सरकारी एजेंजसयों जैसे NICSI/ICSIL अदद के
माध्यम से की गइ खरीद से संबंजधत िाआलें
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात् या ऄनुपयोगी घोजषत
होने के पिात्, जो भी बाद में हो।
[PART II—I
DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY
11
(ख)
जनजिदा/इ-जनजिदा प्रदक्रया या खुले बाजार के
माध्यम से की गइ खरीद
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात् या ऄनुपयोगी घोजषत
होने के पिात्, जो भी बाद में हो
(ग)
जिजभन्न ईपकरणों/िस्ट्तुओं के जलए िार्तषक रखरखाि
ऄनुबंध (एएमसी) की जनजिदा प्रदक्रया से संबंजधत
मामले/िाआलें
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात् या ऄनुपयोगी घोजषत
होने के पिात्, जो भी बाद में हो।
(घ)
जिजभन्न ईपकरणों/िस्ट्तुओं के जलए िार्तषक दर
ऄनुबंध (एअरसी) की जनजिदा प्रदक्रया से संबंजधत
मामले/िाआलें
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात् या ऄनुपयोगी घोजषत
होने के पिात्, जो भी बाद में हो।
3.
जिभाग द्वारा ख़रीदे गए कंप्यूटर, डप्रटर, सिभर,
यूपीएस, टीएिटी स्ट्क्रीन, लैपटॉप अदद को लगाने
से संबंजधत ऄजभलेख/िाआलें
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात् या ऄनुपयोगी घोजषत
होने के पिात्, जो भी बाद में हो।
4.
ददल्ली जिला न्यायालयों, जजसमें इ-न्यायालय भी
िाजमल हैं, में लीि लाआन को स्ट्थाजपत करने से
संबंजधत ऄजभलेख/िाआलें, (स्ट्थाजपत करने और जबल
भुगतान संबंधी िाआलें)
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात् या ऄनुपयोगी घोजषत
होने के पिात्, जो भी बाद में हो।
5. (क)
माननीय ददल्ली ईच्च न्यायालय से प्राप्त बैठकों के
कायभिृत्त की प्रजतयों के संबंध में बनाया गया
ऄजभलेख
सदैि के जलए
केिल महत्िपूणभ नीजतगत जनणभय/ऄंजतम जनपटान/ठरपोटभ
ही हमेिा के जलए रखे जाएं। िाआल का िेष भाग सक्षम
प्राजधकारी के ऄंजतम जनणभय की स्ट्िीकृजत की जतजथ से 1
िषभ बाद नष्ट कर ददया जाए।
(ख)
केंद्रीकृत कंप्यूटर सजमजत, ऄनुपयोगी घोजषत करने
की सजमजत, मोबाआल सजमजत, सीसीटीिी सजमजत
या दकसी ऄन्य सजमजत की बैठकों के कायभिृत्त
सदैि के जलए
केिल महत्िपूणभ नीजतगत जनणभय/ऄंजतम जनपटान/ठरपोटभ
ही हमेिा के जलए रखे जाएं। िाआल का िेष भाग सक्षम
प्राजधकारी के ऄंजतम जनणभय की स्ट्िीकृजत की जतजथ से 1
िषभ बाद नष्ट कर ददया जाए।
6. (क)
एए और व्यय स्ट्िीकृजतयां /पुनिैधीकरण
स्ट्िीकृजतयां/स्ट्िीकृजतयों के संिद्भन अदद से संबंजधत
िाआल
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात् या ऄनुपयोगी घोजषत
होने के पिात्, जो भी बाद में हो
(ख)
िाखा द्वारा जनष्पाददत तत्काल खरीद के संबंध में
बनाया गया ऄजभलेख
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात् या ऄनुपयोगी घोजषत
होने के पिात्, जो भी बाद में हो
(ग)
कार्ट्ररज/सीडी/डीिीडी/पेन ड्राआि अदद जैसी जिजिध
िस्ट्तुओं के जारी करने के जलए प्राप्त मांगपत्र से
संबंजधत ऄजभलेख
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात् या ऄनुपयोगी घोजषत
होने के पिात्, जो भी बाद में हो
(घ)
ददल्ली ईच्च न्यायालय के साथ पत्राचार
3 िषभ
प्रत्येक जिषय-िस्ट्तु से संबंजधत प्रदक्रया पूरी होने के बाद
(ड.)
न्याजयक ऄजधकाठरयों को तकनीकी ईपकरण
ईपलब्ध कराने का ऄजभलेख
6 िषभ
ऄनुपयोगी घोजषत होने के पिात्
(च)
कंप्यूटरों को ऄपिेड करना
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात् या ऄनुपयोगी घोजषत
होने के पिात्, जो भी बाद में हो
(छ)
न्यायालयों
/
चैंबरों में ईपयोग के जलए
ऄजधकाठरयों
/
कमभचाठरयों द्वारा कंप्यूटर और ऄ
न्य
सहायक ईपकरण ईपलब्ध कराने के जलए प्राप्त
ऄनुरोधों से संबंजधत ऄजभलेख
3 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
(ज)
माननीय ईच्च न्यायालय द्वारा इ
-
जमिन मोड
प्रोजेक्ट के ऄंतगभत जिला न्यायालयों को ईपलब्ध
कराए गए जसस्ट्टम ऄजधकारी और जसस्ट्टम सहायक
से संबंजधत ऄजभलेख
3 िषभ
माननीय ईच्च न्यायालय द्वारा सहायता िापस लेने की
जतजथ से। जडजजटलीकृत दकया जाए
(झ)
ददल्ली जिला न्यायालयों के डेटा बेस
/
सिभर का
प्रबंधन और जिला न्यायालयों के तकनीकी पहलुओं
से जनपटने के जलए ऄनुबंध अधार पर मैससभ
अइसीएसअइएल से प्रोिामरों की जनयुजि
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात् या ऄनुपयोगी घोजषत
होने के पिात्, जो भी बाद में हो
(ञ)
इ-नीलामी िाआल (मेससभ एमएसटीसी, रा.रा.क्षे.
ददल्ली सरकार के ईद्यम के माध्यम से इ-
कचरा/जनष्प्रयोज्य जसस्ट्टम/सहायक ईपकरणों की
नीलामी के संबंध में)
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात्
(ट)
ऄजधकारी/कमभचाठरयों द्वारा चालान/रसीद अदद के
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात्
12
DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY
PART II—I]
माध्यम से िस्ट्तुओं के मूल्यह्रास/क्षजतपूर्तत मूल्य को
जमा करने से संबंजधत ऄजभलेख
(ठ)
िाइ-िाइ हॉटस्ट्पॉट प्रोजेक्ट िाआलें (माननीय
ददल्ली ईच्च न्यायालय के जनदेि पर नइ िुरू की गइ
पठरयोजना)
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात्
(ड)
इ-सजमजत द्वारा न्याजयक ऄजधकाठरयों को ददए गए
एचपी लैपटॉप के संबंध में बनाया गया ऄजभलेख
3 िषभ
इ-सजमजत, माननीय सुप्रीम कोटभ से ददिाजनदेि/जनदेि
प्राप्त होने तक या माननीय ददल्ली ईच्च न्यायालय द्वारा
कोइ ददिाजनदेि तैयार दकए जाने तक, जो भी बाद में
हो
(ढ)
रा.रा.क्षे.दद.स. से प्राप्त नइ स्ट्िीकृजत के अधार पर
प्रौद्योजगकी ईपकरणों को ईपलब्ध कराने से संबंजधत
ऄजभलेख/िाआल (1.10 लाख रूपए)
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात्
(ण)
इ-कोटभ/संिेदनिील गिाह ऄदालत कक्षों की
स्ट्थापना
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात् या ऄनुपयोगी घोजषत
होने के पिात्, जो भी बाद में हो।
(त)
कंप्यूटर हाडभिेयर और सहायक ईपकरणों की
जनष्प्रयोज्य प्रदक्रया िाआल से संबंजधत
ऄजभलेख/िाआल
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात् या ऄनुपयोगी घोजषत
होने के पिात्, जो भी बाद में हो।
(थ)
िमानत प्रबंधन प्रणाजलयों की िाआल
3 िषभ
कायाभन्ियन की जतजथ से
(द)
माननीय ईच्च न्यायालय को भेजी गइ ठरपोटभ के जलए
बनाया गया ऄजभलेख
3 िषभ
ईच्च न्यायालय को प्रेषण की जतजथ से
7. (क)
बायोमेठरक ईपजस्ट्थजत ठरकॉर्डडग जसस्ट्टम प्रोजेक्ट की
जनजिदा, स्ट्थापना, प्रसंस्ट्करण, एएमसी अदद
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात् या ऄनुपयोगी घोजषत
होने के पिात्, जो भी बाद में हो।
(ख)
पुराने ऄजभलेखों के जडजजटलीकृत प्रोजेक्ट के
जनजिदा, प्रसंस्ट्करण, पत्राचार िाआल
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात् या ऄनुपयोगी घोजषत
होने के पिात्, जो भी बाद में हो।
(ग)
सीसीटीिी प्रोजेक्ट की जनजिदा, खरीद, स्ट्थापना,
एएमसी अदद िाआल
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात् या ऄनुपयोगी घोजषत
होने के पिात्, जो भी बाद में हो।
(घ)
इ-कोटभ प्रोजेक्ट, ईनकी स्ट्थापना, हाडभिेयर और
सॉफ्टिेयर अदद की एएमसी के संबंध में खरीद से
संबंजधत ऄजभलेख/िाआल
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात् या ऄनुपयोगी घोजषत
होने के पिात्, जो भी बाद में हो।
8.
िार्तषक बजट के साथ-साथ पंचिषीय जनजध योजना
से संबंजधत ऄजभलेख
6 िषभ
लेखा िाखा में आसके जमा करने की जतजथ से
ताजलका-8 प्रजतजलजप िाखा
प्रिासजनक ऄजधकारी (न्याजयक), प्रजतजलजप िाखा के कायाभलय में तैयार दकया गया ऄजभलेख
क्र.सं.
प्रिासजनक ऄजधकारी (न्याजयक), प्रजतजलजप िाखा
के कायाभलय में तैयार दकया गया ऄजभलेख
संरक्षण ऄिजध
ठटप्पणी
1.
प्रजतजलजप एजेंजसयों/िाखा के कमभचाठरयों के
दैजनक कायभ जनष्पादन जििरण और प्रजतजलजप
एजेंजसयों/िाखा- सत्र, दीिानी और अपराजधक
(मामलों) में प्रजतजलजप अिेदन के लंजबत होने की
जस्ट्थजत
1 िषभ
माननीय ददल्ली ईच्च न्यायालय जनयम 19 (क्रम सं. 99 और
100), ऄध्याय 5, खंड V के ऄनुसार “प्रजतजलजपकारों और
प्रूि परीक्षकों द्वारा दकए गए कायभ के दैजनक पठरणाम” के
जलए संरक्षण ऄिजध एक िषभ है।
2.
अिेदकों/ऄजधििाओं द्वारा प्रजतजलजपयों की देरी /
ऄनुपलब्धता अदद के संबंध में की गइ जिजभन्न
जिकायतों से संबंजधत िाआल
1 िषभ
ऄंजतम जनपटान के बाद
3.
प्रजतजलजप एजेंजसयों की बैठक के कायभिृत्त की प्रजत
से संबंजधत िाआल
1 िषभ
बैठक की तारीख से
4.
डाक रजजस्ट्टर
1 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
5.
िाआल लाने िालों के नइ प्रजतजलजप अिेदनों के
रजजस्ट्टर
3 िषभ
ददल्ली ईच्च न्यायालय जनयम:
जनयम 19 (क्रम सं. 6), ऄध्याय 5, खंड V: “सभी मामलों
में िाआलों की िापसी (ऄजभलेख रजजस्ट्टर)” के रजजस्ट्टरों की
संरक्षण ऄिजध तीन िषभ है।
[PART II—I
DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY
13
6.
िाआल लाने िालों के द्वारा बनाए गए िाआलों /
जचट्ठों का संचलन रजजस्ट्टर
3 िषभ
ददल्ली ईच्च न्यायालय जनयम:
जनयम 19 (क्रम सं. 6), ऄध्याय 5, खंड V: “सभी मामलों
में िाआलों की िापसी (ऄजभलेख रजजस्ट्टर)” के रजजस्ट्टरों की
संरक्षण ऄिजध तीन िषभ है।
7.
प्रजतजलजपकारों द्वारा बनाए गए िाआलों/जचट्ठों का
संचलन रजजस्ट्टर
5 िषभ
ददल्ली ईच्च न्यायालय जनयम:
जनयम 19 (क्रम सं. 67), ऄध्याय 5, खंड V:
“प्रजतजलजपकारों द्वारा दकए गए कायभ” के रजजस्ट्टरों की
संरक्षण ऄिजध पांच िषभ है।
8.
प्रजतजलजपकारों द्वारा बनाए गए तैयार प्रमाजणत
प्रजतयों की प्रजिजष्टयों के रजजस्ट्टर (कोटा रजजस्ट्टर)
5 िषभ
ददल्ली ईच्च न्यायालय जनयम:
जनयम 19 (क्रम सं. 67), ऄध्याय 5, खंड V:
“प्रजतजलजपकारों द्वारा दकए गए कायभ” के रजजस्ट्टरों की
संरक्षण ऄिजध पांच िषभ है।
9.
प्रजतजलजपकारों को दी गइ िाआलों/जचट्ठों के
रजजस्ट्टर
1 िषभ
ददल्ली ईच्च न्यायालय जनयम:
जनयम 19 (क्रम सं .68), ऄध्याय 5, खंड V:
“प्रजतजलजपकारों को मामलों के जितरण” के रजजस्ट्टरों की
संरक्षण ऄिजध एक िषभ है।
10.
दािा न की गइ प्रमाजणत प्रजतयााँ जजन्हें अिेदकों
द्वारा जलया नहीं गया है
120 ददन
ददल्ली ईच्च न्यायालय जनयम:
जनयम 10क ऄध्याय 5ख, दािा न की गइ / अिेदकों द्वारा
प्राप्त नहीं की गइ प्रमाजणत प्रजतयों की संरक्षण ऄिजध 120
ददन है।
11.
अपजत्तयों के तहत पड़े हुए प्रजतजलजप अिेदन जो
अिेदकों द्वारा नहीं जलए गए
120 ददन
ददल्ली ईच्च न्यायालय जनयम:
जनयम 10क ऄध्याय 5ख, दािा न की गइ/अिेदकों द्वारा
प्राप्त नहीं की गइ प्रमाजणत प्रजतयों की संरक्षण ऄिजध 120
ददन है।
12.
नकद/राजस्ट्ि जििरण
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के बाद
13.
नकद पािजतयों की कायाभलयी प्रजतयााँ
180 ददन
पािती की जतजथ से
14.
स्ट्िीकृत प्रजतजलजप अिेदन
लेखा परीक्षा मंजूरी के
1 िषभ बाद तक या
स्ट्िीकृजत से 3 िषभ तक,
जो भी बाद में हो
ददल्ली ईच्च न्यायालय जनयम:
जनयम 39 ऄध्याय 17: स्ट्िीकृत प्रमाजणत अिेदनों से
संबंजधत ऄजभलेखों और रजजस्ट्टरों को लेखा परीक्षा के बाद
तक या 3 िषभ की समाजप्त तक, जो भी बाद में हो, स्ट्िीकृत
प्रमाजणत अिेदनों को नष्ट कर ददया जाए।
15.
ईपजस्ट्थजत रजजस्ट्टर
1 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
16.
प्रजतजलजप एजेंजसयों की बैठक के कायभिृत्त की प्रजत
से संबंजधत िाआल
1 िषभ
बैठक की जतजथ से
17.
लंजबत प्रजतजलजप अिेदन, नकद एिं राजस्ट्ि अदद
के माजसक जििरण की कायाभलयी प्रजतयााँ
1 िषभ
जििरण की जतजथ से
18.
कमभचाठरयों के दैजनक कायभ जनष्पादन जििरण की
कायाभलयी प्रजतयााँ
1 िषभ
ददल्ली ईच्च न्यायालय जनयम:
जनयम 19 (क्र. सं. 99 और 100), ऄध्याय 5, खंड V:
“प्रजतजलजपकारों और प्रूि परीक्षकों द्वारा दकए गए कायभ के
दैजनक पठरणाम” के जलए संरक्षण ऄिजध एक िषभ है।
19.
डाक रजजस्ट्टर
1 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
ताजलका-9 जडजजटलीकरण
क्र.सं.
िाखा द्वारा जनर्तमत ऄजभलेख
संरक्षण ऄिजध
ठटप्पणी
1.
पत्राचार िाआल
3 िषभ
प्रत्येक जिषय िस्ट्तु से संबंजधत प्रदक्रया के समापन के
बाद
2.
माननीय ईच्च न्यायालय को जडजजटलीकृत िाआलें
भेजना
1 िषभ
नष्ट करने से पहले जडजजटालीकृत दकया जाए।
3.
मूल जबल
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात् या ऄनुपयोगी घोजषत होने
14
DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY
PART II—I]
के पिात्, जो भी बाद में हो।
4.
जबल सत्यापन िाआल
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के बाद
5.
स्ट्कैनर की खरीद
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के बाद
6.
प्रजिजष्ट जििरण एिम् जारी की गइ सीडी की
िाआलें ) स्ट्कैडनग के साथ-साथ जिजभन्न न्यायालयों
को दी गइ सीडी का प्राजप्त ऄजभलेख(
1 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
7.
डाक रजजस्ट्टर
1 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
ताजलका-10 सांध्यकालीन न्यायालय प्रकोष्ठ
क्र.सं.
सांध्यकालीन न्यायालय प्रकोष्ठ द्वारा जनर्तमत
ऄजभलेख
संरक्षण ऄिजध
ठटप्पणी
1.
न्याजयक ऄजधकाठरयों की ऄिकाि सूचना/छूट
1 िषभ
जनयम 30 खंड 4 ऄध्याय 16 भाग-च)घ (के ऄंतगभत
सक्षम प्राजधकारी द्वारा जनदेजित दकए जाने पर ईसे
संभाले रखा जाएगा।
2.
डाक रजजस्ट्टर
1 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
3.
ईपजस्ट्थजत रजजस्ट्टर
1 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
ताजलका-11 सुजिधा एिम् सूचना केंद्र
क्र.सं.
िाखा द्वारा जनर्तमत ऄजभलेख
संरक्षण ऄिजध
ठटप्पणी
1.
बैठकों के कायभिृत्त
सदैि के जलए, यदद
मामला नीजतगत मामले
से संबंजधत हो, ऄन्यथा
1 िषभ तक
2.
पत्राचार पत्र
1 िषभ
जनपटान की जतजथ से
ताजलका-12 िाआडलग िाखा/सेक्िन राइटर
क्र.सं.
िाआडलग/सेक्िन राइटर द्वारा जनर्तमत ऄजभलेख
संरक्षण ऄिजध
ठटप्पणी
1.
रजजस्ट्टर (ऄजधििाओं द्वारा प्राप्त िमानत अदेि)
1 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
2.
ऄजभयोजन रजजस्ट्टर (ऄजभयोजन िाखा द्वारा प्राप्त
िमानत अदेि)
1 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
3.
कैजियट रजजस्ट्टर
1 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
4.
कैजियट
180 ददन
कैजियट को िैध रखने की ऄिजध केिल 90 ददन है
(जसजिल प्रदक्रया संजहता की धारा 148क(5) के ऄनुसार)
5.
जेल डाक रजजस्ट्टर (जेल डाक के माध्यम से जेल में
भेजे गए िमानत अदेि)
1 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
6.
मामलों के अिंटन का रजजस्ट्टर
1 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
7.
न्यायाधीिों के ऄिकाि और प्रजिक्षण कायभक्रम की
सूचना िाआल
1 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
8.
दोषजसजद् के मामले में प्रजतजलजप प्रदान करने
संबंधी रजजस्ट्टर
1 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
9.
डाक रजजस्ट्टर
1 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
10.
मध्यस्ट्थता के जलए भेजे गए अदेिों से संबंजधत
रजजस्ट्टर
1 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
11.
मध्यस्ट्थ को जारी दकए गए पत्रों से संबंजधत
रजजस्ट्टर
1 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
[PART II—I
DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY
15
ताजलका-13 जुमाभना एिम् लेखा परीक्षा िाखा
क्र
.
सं
.
िाखा द्वारा जनर्तमत ऄजभलेख
संरक्षण ऄिजध
ठटप्पणी
1.
अपराजधक ऄदालतों यानी महानगर दंडाजधकारी
और ऄजतठरि सत्र न्यायाधीि से प्राप्त माजसक
जुमाभना जििरण।
50 िषभ
यदद जडजजटलीकृत दकया गया है तो ईसके 1 िषभ पिात्
नष्ट दकया जाए।
2.
कुल राजि रजजस्ट्टर
50 िषभ
यदद जडजजटलीकृत दकया गया है तो ईसके 1 िषभ पिात्
नष्ट दकया जाए।
3.
जेल में बंद दोजषयों द्वारा जमा दकए गए जुमाभने
की िाआल
50 िषभ
यदद जडजजटलीकृत दकया गया है तो ईसके 1 िषभ पिात्
नष्ट दकया जाए।
4.
माजसक जुमाभना जििरण ऄजभलेख रजजस्ट्टर
50 िषभ
यदद जडजजटलीकृत दकया गया है तो ईसके 1 िषभ पिात्
नष्ट दकया जाए।
5.
ईपजस्ट्थजत रजजस्ट्टर
1 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
6.
महानगर दंडाजधकारी और ऄजतठरि सत्र
न्यायाधीि का दैजनक जुमाभना जििरण।
6 िषभ
ददल्ली ईच्च न्यायालय जनयम, जनयम 12(3) भाग-च (ख)
ऄध्याय 16 खंड 4
7.
दैजनक प्रजतजलजप िाखा जििरण
6 िषभ
ददल्ली ईच्च न्यायालय जनयम, जनयम 12(3) भाग-च (ख)
ऄध्याय 16 खंड 4
8.
माजसक प्रजतजलजप िाखा जििरण
6 िषभ
ददल्ली ईच्च न्यायालय जनयम, जनयम 12(3) भाग-च (ख)
ऄध्याय 16 खंड 4
9.
सभी जजलों की जिजभन्न ऄदालतों को भेजी गइ
जुमाभने की सूचना की प्रजतयां (दोजषयों द्वारा जेल
में जमा की गइ)
1 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
10.
गंदगी िैलाने के मामलों संबंधी ऄदालतों की
एमसीडी की माजसक ठरपोटभ (3 जोन- नरेला,
जसजिल लाआंस और नजिगढ़)
3 िषभ
ठरपोटभ की जतजथ से
11.
रसीद
/
पािती बुक जारी करने का रजजस्ट्टर
6 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
12.
प्रजतदाय रसीद प्रपत्र
/
ठरिंड िाईचर िॉमभ और
ठरिंड
/
प्रजतदाय
रजजस्ट्टर
50 िषभ
यदद जडजजटलीकृत दकया गया है तो ईसके 3 िषभ पिात्
नष्ट दकया जाए।
13.
सभी जजलों की माजसक राजस्ट्ि जििरण िाआल
3 िषभ
जित्तीय िषभ की समाजप्त के पिात्
14.
केंद्रीय राजस्ट्ि महालेखाकार की लेखापरीक्षा
ठरपोटभ
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात्
15.
राष्ट्रीय राजधानी क्षेत्र ददल्ली सरकार की अंतठरक
लेखा परीक्षा ठरपोटें
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात्
16.
महानगर दंडाजधकारी और ऄजतठरि सत्र
न्यायाधीि की स्ट्थानीय लेखापरीक्षा ठरपोटभ
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात्
17.
ठरपोटभ फाआल
)
ऄदालत में पेि की गइ
(
3 िषभ
जित्तीय िषभ की समाजप्त के पिात्
18.
डाक रजजस्ट्टर
1 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
ताजलका-14 सामान्य िाखा
क्र.सं.
िाखा द्वारा जनर्तमत ऄजभलेख
संरक्षण ऄिजध
ठटप्पणी
1. (क)
रजजस्ट्टर
अिक डाक रजजस्ट्टर, प्रेषण रजजस्ट्टर, मूल रूप में
लौटाइ गइ डाक का रजजस्ट्टर, ऄनापजत्त प्रमाण पत्र
रजजस्ट्टर, ईपजस्ट्थजत रजजस्ट्टर, सेिा स्ट्िीकृत रजजस्ट्टर,
जिकायत रजजस्ट्टर
1 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
(ख)
स्ट्टॉक रजजस्ट्टर (स्ट्टेिनरी, कॉजपयर, िैक्स, ईपभोज्य
िस्ट्तुएं अदद), जितरण रजजस्ट्टर
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात्
(ग)
संचलन रजजस्ट्टर (प्रिासजनक ऄजभलेख कक्ष)
3 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से और आस पुजष्ट के बाद दक
दकसी भी िाखा/संबंजधत ऄजधकारी के पास कोइ
16
DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY
PART II—I]
िाआल लंजबत या पड़ी हुइ नहीं है।
(घ)
गो ििारा रजजस्ट्टर (प्रिासजनक ऄजभलेख कक्ष)
सदैि के जलए
भजिष्य की जांच के जलए। आसमें नष्ट दकए गए और
साथ ही मौजूदा ऄजभलेख की प्रजिजष्ट हो सकती है।
2. (क)
खरीद िाआलें
स्ट्टेिनरी का सामान, मांगपत्र िाआलें और स्ट्थानीय
खरीद से संबंजधत िाआलें।
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात्
(ख)
िोटोस्ट्टेट, िैक्स, डुजप्लकेटटग मिीन से संबंजधत
िाआलें
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात् या ऄनुपयोगी घोजषत
होने के पिात्, जो भी बाद में हो।
(ग)
कैलकुलेटर और ऄन्य स्ट्थानीय खरीद िस्ट्तुओं से
संबंजधत िाआलें
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात्
3.
ऄन्य सजमजत िाआलें
जिजभन्न सजमजतयों से संबंजधत िाआलें जैसे भिन
रखरखाि सजमजत, सुरक्षा, भिन रखरखाि और
जनमाभण सजमजत, पयाभिरण सजमजत, जजला कारागार
सजमजत, संिेदनिील गिाह सुजिधा सजमजत,
प्रजतजलजप िाखा और ऄन्य सजमजतयां।
सदैि के जलए
केिल महत्िपूणभ नीजतगत जनणभय/ऄंजतम
जनपटान/ठरपोटभ ही हमेिा के जलए रखे जाएं। िाआल
का िेष भाग सक्षम प्राजधकारी के ऄंजतम जनणभय की
स्ट्िीकृजत की जतजथ से 1 िषभ बाद नष्ट कर ददया जाए।
(जनयम 30 खंड 4 ऄध्याय 16 भाग-च (घ)
4. (क)
जिजिध िाआलें
सामान्य जिकायत, ऄजतठरि प्रादेजिक यात्रा, जिजिध
पत्रों से संबंजधत िाआलें
1 िषभ
जनपटान की जतजथ से
(ख)
जिजभन्न स्ट्िीकृजतयों, िोटोकॉपीयर, िैक्स,
डुप्लीकेटटग मिीन के संचलन/अिंटन से संबंजधत
फाआलें
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात् या ऄनुपयोगी घोजषत
होने के पिात्, जो भी बाद में हो।
(ग)
कैंटीन का अिंटन
1 िषभ
लाआसेंस के ऄजधक्रमण के पिात्
(घ)
समाचार पत्र/प्रकािन से संबंजधत िाआल
1 िषभ
ऄंजतम सूची के ऄजधक्रमण की जतजथ से
(ड.)
मांगपत्र, ऄंतर-िाखा संचार, स्ट्टेिनरी और मोहर की
मांग से संबंजधत िाआलें
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात्
(च)
जेल जनरीक्षण से संबंजधत िाआलें
3 िषभ
ठरपोटभ की जतजथ से
(छ)
न्याजयक मूल्यांकन से संबंजधत िाआलें
सदैि के जलए
यदद जडजजटलीकृत दकया गया है तो ईसके 1 िषभ
पिात् नष्ट दकया जाए।
(ज)
कैददयों की जिकायतें
1 िषभ
जनपटान की जतजथ से
(झ)
दंड समीक्षा बोडभ से संबंजधत िाआलें
3 िषभ
ठरपोटभ की जतजथ से
(ञ)
प्रजतभूजत ितभ से संबंजधत िाआलें
1 िषभ
संबंजधत न्यायालय को आसे भेजने की जतजथ से
5. (क)
जिजिध कागजात
माननीय ईच्च न्यायालय/माननीय सिोच्च न्यायालय से
प्राप्त ऄजधयाचनाओं की प्रजतयां
3 िषभ
मांग पत्र की जतजथ से
(ख)
िोटोकॉजपयर/िैक्स/डुप्लीकेटटग मिीन की
संतोषजनक ठरपोटों की प्रजतयां
1 िषभ
ठरपोटभ की जतजथ से
6.
स्ट्टेिनरी, स्ट्थानीय खरीद, ईपभोज्य िस्ट्तुओं अदद का
बजट
3 िषभ
जित्तीय िषभ के समापन की जतजथ से
7. (क)
जबल भुगतान िाआलें
सरकारी प्रेस जबलों, स्ट्थानीय खरीद के भुगतान से
संबंजधत िाआलें
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात्
(ख)
िैक्स/डुप्लीकेटटग मिीनों अदद की िार्तषक रखरखाि
ऄनुबंध से संबंजधत िाआलें
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के पिात्
ताजलका-15 डहदी जिभाग
क्र.सं.
जनर्तमत ऄजभलेख का जििरण
संरक्षण ऄिजध
ठटप्पणी
1.
कायाभलयी ठटप्पजणयां
1 िषभ
जनपटान की जतजथ से
2.
केंद्रीय डहदी कायाभन्ियन सजमजत की बैठक के
कायभिृत्त का ऄजभलेख
सदैि के जलए
यदद यह नीजतगत मामले से संबंजधत हो, ऄन्यथा 1 िषभ
[PART II—I
DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY
17
3.
जिजभन्न न्यायालयों एिं िाखाओं से प्राप्त
दस्ट्तािेजों के ऄनुिाद कायभ से संबंजधत ऄजभलेख
3 िषभ
ऄनुिाद की जतजथ से
ताजलका-16 अपदा प्रबंधन प्रकोष्ठ
क्र.सं.
जनर्तमत ऄजभलेख का जििरण
प्रजतधारण ऄिजध
ठटप्पणी
1.
माननीय जिला एिम् सत्र न्यायाधीि, ददल्ली द्वारा
ऄनुमोददत बैठक के कायभिृत्त
सदैि के जलए
यदद नीजतगत मामले से संबंजधत हो, ऄन्यथा 1 िषभ
2.
ऄन्य जजलों/िाखाओं से केिल जानकारी के जलए
दैजनक रूप से प्राप्त डाक/अदेि/जनदेि/पठरपत्र अदद
1 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
ताजलका-17 न्याजयक िाखा
क्र.सं.
जनर्तमत ऄजभलेख का जििरण
संरक्षण ऄिजध
ठटप्पणी
1.
ददल्ली ईच्चतर न्याजयक सेिा के ऄजधकाठरयों द्वारा
माननीय ईच्च न्यायालय को भेजी गइ,
(ददल्ली न्याजयक सेिा के) न्याजयक ऄजधकाठरयों के
न्यायालय की जनरीक्षण (ठरपोटभ)
3 िषभ
जनरीक्षण ठरपोटभ आस कायाभलय द्वारा माननीय ईच्च
न्यायालय को ददल्ली न्याजयक सेिा के ऄजधकाठरयों के
न्यायालय के कायों के संचालन और न्यायालय ऄजभलेख
के रखरखाि का जनरीक्षण करने के ईद्देश्य से भेजी जाती
है।
2.
न्याजयक ऄजधकाठरयों (ददल्ली ईच्चतर न्याजयक सेिा
और ददल्ली न्याजयक सेिा) के न्यायालय के जनरीक्षण
के संबंध में और जनणभयों की मांग से संबंजधत
ईच्च न्यायालय का पत्राचार
1 िषभ
संचार प्राजप्त की जतजथ से
3.
ददल्ली ईच्चतर न्याजयक सेिा/ददल्ली न्याजयक सेिा के
ऄजधकाठरयों की िार्तषक गोपनीय ठरपोटभ (एसीअर)
और न्याजयक ऄजधकाठरयों की प्रजतकूल िार्तषक
गोपनीय ठरपोटभ (एसीअर) के जखलाि ऄभ्यािेदन से
संबंजधत मामले
1 िषभ
ऄंजतम जनपटान के बाद
4.
न्याजयक ऄजधकाठरयों के जखलाि जिकायत और
जिकायतों के संबंध में ऄजभलेख का रखरखाि
3 िषभ
ऄंजतम जनपटान के बाद
5.
ददल्ली ईच्चतर न्याजयक सेिा एिम् ददल्ली न्याजयक
सेिा के ऄजधकाठरयों के न्याजयक ऄजभलेख को
ईच्च न्यायालय में तलब करने के संबंध में पत्राचार
1 िषभ
ऄंजतम जनपटान के बाद
6.
न्याजयक ऄजधकाठरयों को न्याजयक पूल से फ्लैट
अिंठटत करने से संबंजधत िाआलें
50 िषभ
अिंटन अदेि को 50 िषों तक संरजक्षत रखा जाए और
िेष कागजात ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से तीन साल के
बाद नष्ट कर ददए जाएं।
7.
माननीय ईच्च न्यायालय से प्राप्त ददल्ली ईच्चतर
न्याजयक सेिा/ददल्ली न्याजयक सेिा एिम् जििेष
महानगर दंडाजधकारी के स्ट्थानांतरण/ तैनाती अदेि
सदैि के जलए
यदद जडजजटलीकृत दकया गया है तो ईसके 1 िषभ पिात्
नष्ट कर ददया जाए।
8.
रोजगार प्रमाण पत्र, ऄनापजत्त प्रमाण पत्र जारी
करने और न्याजयक ऄजधकाठरयों की चल और ऄचल
संपजत्त के लेन-देन की जानकारी ऄिेजषत करने के
संबंध में ईच्च न्यायालय के साथ न्याजयक
ऄजधकाठरयों का व्यजिगत पत्राचार
6 िषभ
न्याजयक ऄजधकारी की सेिाजनिृजत्त / पदोन्नजत के बाद
18
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PART II—I]
9.
ददल्ली ईच्चतर न्याजयक सेिा के ऄजधकाठरयों के
ईत्तराजधकारी न्यायालयों का ऄजभलेख
सदैि के जलए
यदद जडजजटलीकृत दकया गया है तो ईसके 1 िषभ पिात्
नष्ट कर ददया जाए।
10.
न्याजयक ऄजधकाठरयों की संपजत्त और देनदाठरयों के
जििरण के संबंध में ईच्च न्यायालय के साथ पत्राचार
6 िषभ
न्याजयक ऄजधकारी की सेिाजनिृजत्त / पदोन्नजत के बाद
11.
ददल्ली जिला न्यायालय के न्याजयक ऄजधकाठरयों को
पहचान पत्र जारी करना
1 िषभ
न्याजयक ऄजधकारी की सेिाजनिृजत्त / पदोन्नजत के बाद
12.
न्याजयक ऄजधकाठरयों के पदों के सृजन/ ऄनुमोदन/
जनरंतरता के जलए ईच्च न्यायालय के अदेि
सदैि के जलए
यह ठरकॉडभ भारत सरकार द्वारा 2012 में सभी
मंत्रालयों/जिभागों के जलए जारी ऄजभलेख प्रजतधारण के
सामान्य जनदेिों के ऄनुसार ‘क’ और ‘ख’ श्रेणी के ऄंतगभत
अता है।
13.
न्याजयक ऄजधकाठरयों की िठरष्ठता और पदोन्नजत पर
ईच्च न्यायालय के अदेि
6 िषभ
न्याजयक ऄजधकारी की सेिाजनिृजत्त / पदोन्नजत के बाद
14.
ददल्ली न्याजयक सेिा (पठरिीक्षाधीन) के
ऄजधकाठरयों की जिभागीय परीक्षा पर
ईच्च न्यायालय के अदेि
3 िषभ
स्ट्थायीकरण की जतजथ से
15.
अपराजधक न्यायालयों में लोक ऄजभयोजक/
ऄजतठरि लोक ऄजभयोजक/सहायक लोक
ऄजभयोजक प्रदान करने के जलए जनदेिक,
ऄजभयोजन को ऄनुरोध ऄिेजषत करना और
रा.रा.क्षे. ददल्ली सरकार से प्राप्त लोक
ऄजभयोजक/ऄजतठरि लोक ऄजभयोजकों की जनयुजि
के अदेि
3 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
16.
ददल्ली ईच्चतर न्याजयक सेिा/ददल्ली न्याजयक सेिा के
ऄजधकाठरयों एिम् जििेष महानगर दंडाजधकारी की
जनयुजि पर ईच्च न्यायालय के अदेि
सदैि के जलए
यदद जडजजटलीकृत दकया गया है तो ईसके 1 िषभ पिात्
नष्ट कर ददया जाए।
17.
ददल्ली बार एसोजसएिन द्वारा जारी प्रमाण पत्र के
अधार पर ऄजधििाओं को जारी प्रजतहस्ट्ताक्षठरत
ऄनुभि और चठरत्र प्रमाण पत्र की प्रजतयां
3 िषभ
प्रमाण पत्र की जतजथ से
18.
माननीय ददल्ली ईच्च न्यायालय को ददल्ली ईच्चतर
न्याजयक सेिा एिम् ददल्ली न्याजयक सेिा का
माजसक जनपटान का जििरण
3 िषभ
यदद जडजजटलीकृत दकया गया है तो ईसके 1 िषभ पिात्
नष्ट कर ददया जाए।
19.
माननीय ईच्च न्यायालय को 7 िषभ पुराने और
िठरष्ठ नागठरकों के मामलों का जििरण
3 िषभ
यदद जडजजटलीकृत दकया गया है तो ईसके 1 िषभ पिात्
नष्ट कर ददया जाए।
20.
माननीय ईच्च न्यायालय को माजसक, त्रैमाजसक,
ऄधभिार्तषक और िार्तषक जििरण
3 िषभ
यदद जडजजटलीकृत दकया गया है तो ईसके 1 िषभ पिात्
नष्ट कर ददया जाए।
21.
मामलों के संजस्ट्थत, जनपटान और लंजबत होने के
संबंध में संसदीय प्रश्नों का ईत्तर
3 िषभ
यदद जडजजटलीकृत दकया गया है तो ईसके 1 िषभ पिात्
नष्ट कर ददया जाए।
22.
न्याजयक ऄजधकाठरयों और ईच्च न्यायालय के साथ
संसदीय प्रश्नों का पत्राचार
3 िषभ
यदद जडजजटलीकृत दकया गया है तो ईसके 1 िषभ पिात्
नष्ट कर ददया जाए।
[PART II—I
DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY
19
23.
माननीय ईच्च न्यायालय, नइ ददल्ली और
माननीय जिला एिं सत्र न्यायाधीिों के
जनदेिानुसार मामलों का एक ऄदालत से दूसरी
ऄदालतों में स्ट्थानांतरण
50 िषभ
संदभभ एिं प्रश्नों के जलए अिश्यक
24.
दीिानी न्यायालयों के ऄनुरोध पर पुजलस सहायता
प्रदान करने के जलए संबंजधत पुजलस ईपायुि के
साथ पत्राचार
3 िषभ
संचार प्रेषण की जतजथ से
25.
डाक/प्रेषण रजजस्ट्टर
1 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
26.
माननीय ददल्ली ईच्च न्यायालय, नइ ददल्ली से
(सभी न्याजयक ऄजधकारी) को प्राप्त िजियां/
जमानत िजियां/ऄजधसूचनाएं
सदैि के जलए
यदद जडजजटलीकृत दकया गया है तो ईसके 1 िषभ पिात्
नष्ट कर ददया जाए।
27.
माननीय ददल्ली ईच्च न्यायालय, नइ ददल्ली के
जनदेिानुसार ऄिकािकाल के दौरान न्याजयक
ऄजधकाठरयों को रोके रहना।
3 िषभ
संचार प्राजप्त की जतजथ से
28.
माननीय ददल्ली ईच्च न्यायालय, नइ ददल्ली से प्राप्त
नाजमत/जििेष न्यायालयों की िजियां
सदैि के जलए
यदद जडजजटलीकृत दकया गया है तो ईसके 1 िषभ पिात्
नष्ट कर ददया जाए
29.
माननीय ददल्ली ईच्च न्यायालय, नइ ददल्ली से प्राप्त
छुठियों की सूची और कैलेंडर का पठरसंचरण
1 िषभ
यदद जडजजटलीकृत दकया गया है तो ईसके 1 माह पिात्
नष्ट कर ददया जाए।
30.
तीस हजारी न्यायालय, केंद्रीय जिला, ददल्ली में
िाखाओं के प्रभारी ऄजधकारी का प्राजधकार और
सजमजत का गठन
1 िषभ
अदेि के जनरस्ट्त होने के बाद
31.
अकजस्ट्मक ऄिकाि, लघु ऄिकाि, प्रजतपूरक
ऄिकाि, बीमारी के कारण ऄिकाि, ऄिकाि की
सूचना और िहर छोड़ने की ऄनुमजत
1 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
32.
न्याजयक ऄजधकारीयों की ड्यूटी रोस्ट्टर की प्रजत
1 िषभ
अदेि की जतजथ से
33.
ऄर्तजत ऄिकाि, जचदकत्सीय ऄिकाि, जपतृत्ि
ऄिकाि, मातृत्ि ऄिकाि, जििु देखभाल ऄिकाि,
ऄधभ िेतन ऄिकाि, ऄसाधारण ऄिकाि,
ऄनुपजस्ट्थजत ऄिकाि
1 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से और सेिा पुजस्ट्तका में प्रजिजष्ट
के ऄध्यधीन
34.
ऄिकाि स्ट्िीकृजत से संबंजधत रजजस्ट्टर
1 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
35.
िेबसाआट और ऄन्य संबंजधत जगह भेजी गइ
न्याजयक ऄजधकाठरयों की दैजनक ऄिकाि सूची
90 ददन
िेबसाआट पर भेजे जाने की जतजथ से
36.
मुख्य महानगर दंडाजधकारी कायाभलय से प्राप्त
महानगर दंडाजधकारी की ईपजस्ट्थजत सूची
90 ददन
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
37.
जेल जनरीक्षण पत्र
1 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
38.
ऄन्य जिलों को/से भेजे गए/प्राप्त ऄिकाि ऄजभलेख
1 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
39.
ददल्ली ईच्चतर न्याजयक सेिा एिम् ददल्ली न्याजयक
सेिा के ऄजधकाठरयों के जलए ददल्ली न्याजयक
ऄकादमी से प्राप्त प्रजिक्षण कायभक्रम जैसे
कायभिाला/सेजमनार/सम्मेलन पत्र
1 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
40.
ददल्ली न्याजयक ऄकादमी से ईत्तर-पूिी और ऄन्य
राज्यों के जलए प्राप्त प्रजतजनजधमंडल पत्र
1 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
20
DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY
PART II—I]
41.
ददल्ली न्याजयक ऄकादमी से प्राप्त पयाभिरण
जागरूकता कायभक्रम पत्र
1 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
42.
ददल्ली न्याजयक ऄकादमी से प्रजिक्षण कायभक्रम
कैलेंडर/पजत्रकाओं के प्रकािन पर प्राप्त पत्र
1 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
43.
ददल्ली न्याजयक ऄकादमी से जििेष महानगर
दंडाजधकारी प्रजिक्षण कायभक्रम पर प्राप्त पत्र
1 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
ताजलका-18 एलएसी िाखा (जिला नाजिर)
क्र.सं.
िाखा द्वारा जनर्तमत ऄजभलेख
संरक्षण ऄिजध
ठटप्पणी
1.
प्राजप्त एिम् भुगतान रजजस्ट्टर (एलएसी)
सदैि के जलए
यदद जडजजटलीकृत दकया गया है तो ईसके 1 िषभ पिात्
नष्ट कर ददया जाए।
2.
प्राजप्त एिम् भुगतान रजजस्ट्टर (साधारण)
सदैि के जलए
यदद जडजजटलीकृत दकया गया है तो ईसके 1 िषभ पिात्
नष्ट कर ददया जाए।
3.
चेक जमा रजजस्ट्टर
सदैि के जलए
यदद जडजजटलीकृत दकया गया है तो ईसके 1 िषभ पिात्
नष्ट कर ददया जाए।
4.
िाईचर बुक
3 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
5.
िाआल िापसी रजजस्ट्टर
6 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
6.
डाक रजजस्ट्टर (एलएसी और सामान्य पत्राचार)
सदैि के जलए
यदद जडजजटलीकृत दकया गया है तो ईसके 1 िषभ पिात्
नष्ट कर ददया जाए।
7.
सेिा डाक ठटकट ऄजभलेख रजजस्ट्टर
1 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
8.
डाक ठटकट जारी करने के अिेदन से संबंजधत
िाआल
1 िषभ
स्ट्िीकृजत की जतजथ से
9.
ईपजस्ट्थजत रजजस्ट्टर
1 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
ताजलका-19 पुस्ट्तकालय
क्र.सं.
जनर्तमत ऄजभलेख का जििरण
संरक्षण ऄिजध
ठटप्पणी
1.
जिजध सॉफ्टिेयर की खरीद से संबंजधत िाआलें
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के बाद
2.
खरीद िाआलें
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के बाद
3.
कोटेिन िाआलें
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के बाद
4.
सदस्ट्यता िाआलें
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के बाद
5.
जिजध पजत्रकाओं/पुस्ट्तकों अदद की िाआलों की जजल्द
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के बाद
6.
बजट िाआलें
3 िषभ
जित्तीय िषभ से
7.
लेखा परीक्षा िाआलें
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के बाद
8.
जबल प्रजिजष्ट रजजस्ट्टर
1 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट से
9.
कानूनी पुस्ट्तकों की पुनः प्राजप्त/कानूनी पुस्ट्तकें,
ऄजधजनयम, पजत्रकाएाँ अदद को नष्ट करना
1 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट से
10.
ऄदेय प्रमाण पत्र िाआलें
1 िषभ
प्रमाण पत्र की जतजथ से
11.
पुस्ट्तकालय िनीचर की खरीद से संबंजधत िाआलें
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के बाद
12.
पुस्ट्तकालय के सामान/स्ट्टेिनरी की खरीद से
संबंजधत िाआलें
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के बाद
[PART II—I
DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY
21
13.
बैठक के कायभिृत्त
(क) सामान्य कायभिृत्त
(ख) नीजतगत जनणभय
1 िषभ
सदैि के जलए
बैठक की जतजथ से
14.
समाचार पत्र और पजत्रकाओं के रजजस्ट्टर और िाआलें
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के बाद
15.
ईपजस्ट्थजत रजजस्ट्टर और डाक रजजस्ट्टर
1 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट से
16.
अिास पुस्ट्तकालय के प्रिेि रजजस्ट्टर
6 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट से
17.
न्यायालय पुस्ट्तकालय के प्रिेि रजजस्ट्टर
सदैि के जलए
यदद जडजजटलीकृत दकया गया है तो ईसके 1 िषभ पिात्
नष्ट कर ददया जाए।
18.
लाआब्रेरी की पुस्ट्तकों को ऄस्ट्थायी रूप से जारी करने
के जलए लोन रजजस्ट्टर
सदैि के जलए
यदद जडजजटलीकृत दकया गया है तो ईसके 1 िषभ पिात्
नष्ट कर ददया जाए।
19.
न्याजयक ऄजधकाठरयों के अिास पुस्ट्तकालय
रजजस्ट्टर
1 िषभ
ऄजधकारी के पदोन्नत होने की जतजथ से या ऄंजतम पेंिन
अदेि पाठरत होने/ऄजधिर्तषता होने/या सेिा में नहीं
रहने की जतजथ से
20.
न्याजयक ऄजधकाठरयों/पेिकताभ/जिला न्यायालयों के
स्ट्थायी न्यायालय पुस्ट्तकालय रजजस्ट्टर
सदैि के जलए
न्यायालय के ईन्मूजलत रजजस्ट्टरों को 3 साल बाद नष्ट कर
ददया जाएगा। नष्ट करने से पहले, रजजस्ट्टर को
जडजजटलीकृत दकया जाए।
ताजलका-20 ऄजभयोग
क्र.सं.
ऄजभयोग िाखा द्वारा जनर्तमत ऄजभलेख
संरक्षण ऄिजध
ठटप्पणी
1.
पैरािार ठटप्पजणयों/जिाबी हलिनामा/सरकारी
ऄजधििा के व्यािसाजयक जबलों के साथ ठरट
याजचकाएं।
3 िषभ
जनणभय के ऄंजतम रूप लेने के बाद
2.
जििेष ऄनुमजत याजचकाएं/जसजिल ऄपीलें
पैरािार ठटप्पजणयों, जिाबी हलिनामा और
सरकारी ऄजधििा के व्यािसाजयक जबल
3 िषभ
जनणभय के ऄंजतम रूप लेने के बाद
3.
लैटर पेटेंट ऄपील के साथ जिाब (यदद कोइ हो)
तथा सरकारी ऄजधििा के व्यािसाजयक जबल
3 िषभ
जनणभय के ऄंजतम रूप लेने के बाद
4.
पैरािार ठटप्पजणयों, जिाबी हलिनामा और
सरकारी ऄजधििा के व्यािसाजयक जबलों के साथ
दीिानी मामले
3 िषभ
जनणभय के ऄंजतम रूप लेने के बाद
5.
ईपभोिा िोरम/ऄजतठरि जिला मजजस्ट्रेट
न्यायालयों के समक्ष मामलें
3 िषभ
जनणभय के ऄंजतम रूप लेने के बाद
6.
िाआल संचलन रजजस्ट्टर
3 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
7.
व्यािसाजयक जबल भुगतान रजजस्ट्टर - सरकारी
िकीलों को भुगतान
3 िषभ
जनणभय के ऄंजतम रूप लेने के बाद
8.
संस्ट्थापन रजजस्ट्टर
3 िषभ
जनणभय के ऄंजतम रूप लेने के बाद
9.
डाक रजजस्ट्टर, ईपजस्ट्थजत रजजस्ट्टर
1 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
ताजलका-21 निारत िाखा
क्र. सं.
िाखा द्वारा जनर्तमत ऄजभलेख
संरक्षण ऄिजध
ठटप्पणी
1.
रजजस्ट्टर संख्या 23 दीिानी न्यायालय
सम्मन प्रजिजष्ट रजजस्ट्टर
3 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
22
DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY
PART II—I]
2.
माननीय ईच्च न्यायालय
सम्मन प्रजिजष्ट रजजस्ट्टर
3 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
3.
महानगर दंडाजधकारी न्यायालय सीट के
सम्मन प्रजिजष्ट रजजस्ट्टर
3 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
4.
जिला से बाहर दीिानी न्यायालय और
माननीय ईच्च न्यायालय
सम्मन प्रजिजष्ट रजजस्ट्टर
3 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
िेठरि का लघु खाता और प्रपत्र
5.
नइ संख्या प्रपत्र संख्या 1 प्राजप्तयों का रजजस्ट्टर (पुरानी संख्या
रजजस्ट्टर क)/पािती रजजस्ट्टर
सदैि के जलए
ददल्ली ईच्च न्यायालय के
जनयमों के ऄनुसार आन
रजजस्ट्टरों को स्ट्थायी रूप
से बनाए रखा जाना
चाजहए।
6.
नइ संख्या प्रपत्र संख्या 2 संजितरण रजजस्ट्टर
(पुरानी संख्या रजजस्ट्टर ख)/ संजितरण रजजस्ट्टर
लेखा परीक्षा मंजूरी के 1 िषभ बाद
या 12 िषभ तक, जो भी बाद में हो
ददल्ली ईच्च न्यायालय के
जनयमों के ऄनुसार आन
रजजस्ट्टरों को
12 िषों तक बनाए रखा
जाना चाजहए।
7.
नइ संख्या प्रपत्र संख्या 3 नकदी बही (पुरानी संख्या रजजस्ट्टर ग)/
नकदी बही
सदैि के जलए
ददल्ली ईच्च न्यायालय के
जनयमों के ऄनुसार आन
रजजस्ट्टरों को स्ट्थायी रूप
से बनाए रखा जाना
चाजहए।
8.
नइ संख्या प्रपत्र संख्या 5 पािती प्रपत्र
(पुरानी संख्या प्रपत्र छ)/ पािती पुजस्ट्तका
लेखा परीक्षा मंजूरी के 1 िषभ बाद
या 6 िषभ तक, जो भी बाद में हो
ददल्ली ईच्च न्यायालय के
जनयमों के ऄनुसार आन
रजजस्ट्टरों को
6 िषों तक बनाए रखा
जाना चाजहए।
9.
नइ संख्या प्रपत्र संख्या 6 (रजजस्ट्टर घ)
िेठरि का लघु खाता
अदेजिका एिम् िारंट आत्यादद का रजजस्ट्टर
लेखा परीक्षा मंजूरी के 1 िषभ बाद
या 3 िषभ तक, जो भी बाद में हो
ददल्ली ईच्च न्यायालय के
जनयमों के ऄनुसार आन
रजजस्ट्टरों को
3 िषों तक बनाए रखा
जाना चाजहए, लेदकन
प्रपत्र संख्या 8 में
ईजल्लजखत ितों के
ऄध्यधीन।
10.
नइ संख्या प्रपत्र संख्या 7 अदेजिका तामीलकताभ की नोट बुक (पुरानी
संख्या प्रपत्र ज)
3 िषभ
ददल्ली ईच्च न्यायालय के
जनयमों के ऄनुसार आन
रजजस्ट्टरों को
3 िषों तक बनाए रखा
जाना चाजहए।
11.
नइ संख्या प्रपत्र संख्या 8 भुगतान अदेि प्रपत्र (पुरानी संख्या प्रपत्र
झ)/न्यायालय भुगतान अदेि
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी की
जतजथ से
12.
नइ संख्या प्रपत्र संख्या 9 चालान प्रपत्र
(पुरानी संख्या प्रपत्र ञ)/चालान प्रपत्र
(क) कोष में ऄजधिेष धनराजि के जिप्रेषण के जलए ज्ञापन
(ख) कोष में माजसक िेष राजि का चालान प्रपत्र
(ग) कोष में प्रेजषत धनराजि का समेदकत ज्ञापन
लेखा परीक्षा मंजूरी के 1 िषभ बाद
या 6 िषभ तक, जो भी बाद में हो
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
13.
नइ संख्या प्रपत्र संख्या 11 व्यपगत जमाराजि का जििरण (प्रपत्र 29
दीिानी लेखा संजहता, खंड 1)
सदैि के जलए
ददल्ली ईच्च न्यायालय के
जनयमों के ऄनुसार आन
रजजस्ट्टरों को स्ट्थायी रूप
से बनाए रखा जाना
[PART II—I
DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY
23
चाजहए।
14.
नइ संख्या 12 व्यपगत जमाराजि के िापसी भुगतान हेतु िाईचर
(प्रपत्र संख्या 30 दीिानी लेखा संजहता, खंड 1)
लेखा परीक्षा मंजूरी के 1 िषभ बाद
या 3 िषभ तक, जो भी बाद में हो
ऄंजतम भुगतान की जतजथ
से
15.
अदेजिका तामीलकताभ की दैजनक ड्यूटी चाटभ सूची
1 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
ताजलका-22 ऄपराध दण्ड समझौता
क्र .सं.
जनर्तमत ऄजभलेख का जििरण
संरक्षण ऄिजध
ठटप्पणी
1.
िाआल संचलन रजजस्ट्टर
12 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
2.
ईपजस्ट्थजत रजजस्ट्टर
1 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
ताजलका-23 पूल कार ऄनुभाग
क्र .सं.
पूल कार िाखा द्वारा जनर्तमत ऄजभलेख
संरक्षण ऄिजध
ठटप्पणी
1.
बजट िाआल
3 िषभ
जित्तीय िषभ से
2.
नए िाहन की प्राजप्त/पंजीकरण से संबंजधत िाआल
1 िषभ
ऄनुपयोगी घोजषत होने/िाहन की नीलामी के पिात्
3.
नइ पेरोल कूपन पुजस्ट्तकाएं, लॉग बुक, फ्लैग,
फ्लैग रॉड जारी करने से संबंजधत िाआल
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी या ऄनुपयोगी घोजषत होने के पिात्,
जो भी बाद में हो।
4.
स्ट्टाि िाहनों के जलए बैटरी/टायर ट्यूब/सहायक
सामिी/सहायक ईपकरण की खरीद से संबंजधत
िाआल
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के बाद
5.
चालकों के ऄिकाि ऄजभलेख और प्रजतजनयुजि से
संबंजधत िाआल/रजजस्ट्टर
1 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
6.
पुरानी लॉग बुक
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी या ऄनुपयोगी घोजषत होने के पिात्,
जो भी बाद में हो।
7.
पुरानी कूपन पुजस्ट्तकाएं
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी या ऄनुपयोगी घोजषत होने के पिात्,
जो भी बाद में हो।
8.
प्रत्येक िाहन की मरम्मत और रखरखाि से
संबंजधत िाआलें
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी या ऄनुपयोगी घोजषत होने के पिात्,
जो भी बाद में हो।
9.
स्ट्टॉक रजजस्ट्टर (िाहनों की मरम्मत और
रखरखाि/जिजिध जबलों जैसे प्रदूषण जनयंत्रण
प्रमाणपत्र, पंक्चर अदद/िाहनों के पुराने पुजे)
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी या ऄनुपयोगी घोजषत होने के पिात्,
जो भी बाद में हो।
10.
जनजी कायभ के जलए सरकारी िाहन का ईपयोग
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के बाद
11.
सरकारी पेरोल पंप के पेरोल जबलों से संबंजधत
िाआल/रजजस्ट्टर
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के बाद
12.
स्ट्टाि कारों के पेरोल की रसीद और पेरोल की
िाआल/रजजस्ट्टर (बीपीसीएल स्ट्माटभ फ्लीट सुजिधा)
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के बाद
13.
पेरोल की खपत का रजजस्ट्टर (सरकारी पेरोल पंप
और बीपीसीएल)
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के बाद
14.
स्ट्माटभ काडभ ऄजिम (बीपीसीएल) के ऄजिम
भुगतान/ऄंजतम जनपटान से संबंजधत िाआल
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के बाद
15.
दकराये पर जलए गए िाहनों के जबलों से संबंजधत
िाआलें/रजजस्ट्टर
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के बाद
24
DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY
PART II—I]
16.
िाहनों को दकराए पर लेने के संबंध में ददल्ली
सरकार के साथ पत्राचार की िाआल
3 िषभ
स्ट्िीकृजत की जतजथ से
17.
चालकों के जबलों से संबंजधत िाआल जैसे प्रदूषण
जनयंत्रण प्रमाणपत्र/ पंक्चर /जतपजहया दकराया
1 िषभ
जबल के समािोधन की जतजथ से
18.
जिकायतों से संबंजधत िाआल
1 िषभ
जनणभय के ऄंजतम रूप प्राप्त करने के पिात्
19.
चालकों की जााँच से संबंजधत िाआल
1 िषभ
जनणभय के ऄंजतम रूप प्राप्त करने के पिात्
20.
चालकों की िार्तषक गोपनीय ठरपोटभ (एसीअर) से
संबंजधत िाआल
3 िषभ
िार्तषक गोपनीय ठरपोटभ (एसीअर) संप्रेजषत होने की जतजथ
से
21.
ऄन्य जिला न्यायालय पठरसरों में पूल
कार/ड्राआिर ईपलब्ध कराने से संबंजधत िाआल
1 िषभ
पत्राचार की जतजथ से
22.
माननीय ददल्ली ईच्च न्यायालय/रा.रा.क्षे.
ददल्ली सरकार के साथ पत्राचार के संबंध में
जिजिध िाआल
1 िषभ
पत्राचार में ईठाए गए मामले को ऄंजतम रूप ददए जाने के
बाद
23.
चालकों के स्ट्थानांतरण और जनयुजि से संबंजधत
िाआल
सदैि के जलए
यदद जडजजटलीकृत दकया गया है तो ईसके 1 िषभ पिात्
नष्ट कर ददया जाए।
24.
पूल कारों के जलए पेरोल की खपत की सीमा में
छूट के संबंध में पत्राचार िाआल
1 िषभ
स्ट्िीकृजत की जतजथ से
25.
ददल्ली से बाहर रहने िाले न्याजयक ऄजधकाठरयों
के जलए पठरिहन सुजिधा से संबंजधत िाआल
1 िषभ
ऄनुमजत की जतजथ के पिात्
ताजलका-24 खरीद प्रकोष्ठ
क्र. सं.
जनर्तमत ऄजभलेख का जििरण
प्रजतधारण ऄिजध
ठटप्पणी
1.
खरीद िाआलें
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के बाद
2.
व्यापक िार्तषक रखरखाि ऄनुबंध/ िार्तषक
रखरखाि ऄनुबंध िाआलें
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के बाद या िार्तषक रखरखाि ऄनुबंध
की ऄिजध समाप्त होने के बाद, जो भी बाद में हो।
3.
िार्तषक दर ऄनुबंध िाआलें
1 िषभ
लेखा परीक्षा मंजूरी के बाद
4.
रजजस्ट्टर (सभी प्रकार के रजजस्ट्टर जैसे खातों के
जबल, िाआल संचलन, बयाना जमा राजि
िापसी, ईपजस्ट्थजत, नमूना िापसी, इ-जनजिदा
की जस्ट्थजत, िाआल संख्या अदद)
3 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
ताजलका-25 प्राजप्त एिम् जनगभम (िाखा)
क्र .सं.
जनर्तमत ऄजभलेख का जििरण
प्रजतधारण ऄिजध
ठटप्पणी
1.
तीस हजारी न्यायालय, ददल्ली में प्राप्त
माननीय जजला एिम् सत्र न्यायाधीि
(मुख्यालय), ददल्ली को संबोजधत सभी पत्राचार
से संबंजधत सीट ‘ए’ पर बनाया गया प्राजप्त
रजजस्ट्टर
3 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
(श्री जिि नारायण ढींगरा, तत्कालीन माननीय जजला सत्र
न्यायाधीि, ददल्ली ने अदेि ददनांक 10.06.2005 द्वारा
अदेि ददया था दक प्राजप्त एिं जनगभम िाखा का ऄजभलेख
सदैि के जलए रखा जाए)
[PART II—I
DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY
25
2.
तीस हजारी न्यायालय, ददल्ली के बाहर से,
डाकघर या कूठरयर द्वारा प्राप्त माननीय जजला
एिम् सत्र न्यायाधीि (मुख्यालय), ददल्ली और
प्रभारी ऄजधकाठरयों को संबोजधत पत्राचार से
संबंजधत सीट ‘बी’ पर बनाया गया प्राजप्त रजजस्ट्टर
3 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
(श्री जिि नारायण ढींगरा, तत्कालीन माननीय जजला सत्र
न्यायाधीि, ददल्ली ने अदेि ददनांक 10.06.2005 द्वारा
अदेि ददया था दक प्राजप्त एिं जनगभम िाखा का ऄजभलेख
सदैि के जलए रखा जाए)
3.
रोजहणी न्यायालय से प्राप्त माननीय जजला एिम्
सत्र न्यायाधीि (मुख्यालय), ददल्ली और प्रभारी
ऄजधकाठरयों को संबोजधत पत्राचार से संबंजधत
सीट ‘सी’ पर बनाया गया प्राजप्त रजजस्ट्टर
3 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
(श्री जिि नारायण ढींगरा, तत्कालीन माननीय जजला सत्र
न्यायाधीि, ददल्ली ने अदेि ददनांक 10.06.2005 द्वारा
अदेि ददया था दक प्राजप्त एिं जनगभम िाखा का ऄजभलेख
सदैि के जलए रखा जाए)
4.
कड़कड़डूमा न्यायालय से प्राप्त माननीय जजला
एिम् सत्र न्यायाधीि (मुख्यालय) और प्रभारी
ऄजधकाठरयों को संबोजधत पत्राचार से संबंजधत
सीट ‘डी’ पर बनाया गया प्राजप्त रजजस्ट्टर
3 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
(श्री जिि नारायण ढींगरा, तत्कालीन माननीय जजला सत्र
न्यायाधीि, ददल्ली ने अदेि ददनांक 10.06.2005 द्वारा
अदेि ददया था दक प्राजप्त एिं जनगभम िाखा का ऄजभलेख
सदैि के जलए रखा जाए)
5.
पठटयाला हाईस न्यायालय से प्राप्त
माननीय जजला एिम् सत्र न्यायाधीि (मुख्यालय)
और प्रभारी ऄजधकाठरयों को संबोजधत पत्राचार से
संबंजधत सीट ‘इ’ पर बनाया गया प्राजप्त रजजस्ट्टर
3 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
(श्री जिि नारायण ढींगरा, तत्कालीन माननीय जजला सत्र
न्यायाधीि, ददल्ली ने अदेि ददनांक 10.06.2005 द्वारा
अदेि ददया था दक प्राजप्त एिं जनगभम िाखा का ऄजभलेख
सदैि के जलए रखा जाए)
6.
द्वारका न्यायालय से प्राप्त माननीय जजला एिम्
सत्र न्यायाधीि (मुख्यालय) और प्रभारी
ऄजधकाठरयों को संबोजधत पत्राचार से संबंजधत
सीट ‘एि’ पर बनाया गया प्राजप्त रजजस्ट्टर
3 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
(श्री जिि नारायण ढींगरा, तत्कालीन माननीय जजला सत्र
न्यायाधीि, ददल्ली ने अदेि ददनांक 10.06.2005 द्वारा
अदेि ददया था दक प्राजप्त एिं जनगभम िाखा का ऄजभलेख
सदैि के जलए रखा जाए)
7.
साकेत न्यायालय से प्राप्त माननीय जजला एिम्
सत्र न्यायाधीि (मुख्यालय) और प्रभारी
ऄजधकाठरयों को संबोजधत पत्राचार से संबंजधत
सीट ‘जी’ पर बनाया गया प्राजप्त रजजस्ट्टर
3 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
(श्री जिि नारायण ढींगरा, तत्कालीन माननीय जजला सत्र
न्यायाधीि, ददल्ली ने अदेि ददनांक 10.06.2005 द्वारा
अदेि ददया था दक प्राजप्त एिं जनगभम िाखा का ऄजभलेख
सदैि के जलए रखा जाए)
8.
केन्द्रीय जजला, तीस हजारी न्यायालय से प्राप्त
न्याजयक ऄजधकाठरयों, प्रिासजनक ऄजधकाठरयों,
िठरष्ठ जनजी सहायक/जनजी सहायक, िठरष्ठ
न्याजयक सहायक/न्याजयक सहायक, कजनष्ठ
न्याजयक सहायक और चपराजसयों के सभी प्रकार
के ऄिकाि अिेदनों से संबंजधत ‘ऄिकाि’ सीट
पर बनाया गया प्राजप्त रजजस्ट्टर
3 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
(श्री जिि नारायण ढींगरा, तत्कालीन माननीय जजला सत्र
न्यायाधीि, ददल्ली ने अदेि ददनांक 10.06.2005 द्वारा
अदेि ददया था दक प्राजप्त एिं जनगभम िाखा का ऄजभलेख
सदैि के जलए रखा जाए)
26
DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY
PART II—I]
9.
ददल्ली ईच्च न्यायालय से प्राप्त सभी प्रकार के
ईच्च न्यायालय अदेिों/पत्रों और बंद जलिािों से
संबंजधत ‘ददल्ली ईच्च न्यायालय’ सीट पर बनाया
गया प्राजप्त रजजस्ट्टर
सदैि के जलए
यदद जडजजटलीकृत दकया गया है तो ईसके 1 िषभ पिात्
नष्ट कर ददया जाए।
(श्री जिि नारायण ढींगरा, तत्कालीन माननीय जजला सत्र
न्यायाधीि, ददल्ली ने अदेि ददनांक 10.06.2005 द्वारा
अदेि ददया था दक प्राजप्त एिं जनगभम िाखा का ऄजभलेख
सदैि के जलए रखा जाए)
10.
ददल्ली ईच्च न्यायालय से प्राप्त तीस हजारी
न्यायालय के न्याजयक ऄजभलेख/िाआल/जनचली
ऄदालत के ऄजभलेख से संबंजधत ‘ददल्ली ईच्च
न्यायालय/जनचली ऄदालत का ऄजभलेख’ सीट पर
बनाया गया प्राजप्त रजजस्ट्टर
सदैि के जलए
यदद जडजजटलीकृत दकया गया है तो ईसके 1 िषभ पिात्
नष्ट कर ददया जाए।
(श्री जिि नारायण ढींगरा, तत्कालीन माननीय जजला सत्र
न्यायाधीि, ददल्ली ने अदेि ददनांक 10.06.2005 द्वारा
अदेि ददया था दक प्राजप्त एिं जनगभम िाखा का ऄजभलेख
सदैि के जलए रखा जाए)
11.
‘पठरपत्र’ सीट पर बनाया गया माननीय जजला
एिं सत्र न्यायाधीि (मुख्यालय) और
केन्द्रीय जजला के सभी प्रभारी ऄजधकाठरयों द्वारा
समय-समय पर जारी सभी पठरपत्रों से संबंजधत
प्राजप्त रजजस्ट्टर
3 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
(श्री जिि नारायण ढींगरा, तत्कालीन माननीय जजला सत्र
न्यायाधीि, ददल्ली ने अदेि ददनांक 10.06.2005 द्वारा
अदेि ददया था दक प्राजप्त एिं जनगभम िाखा का ऄजभलेख
सदैि के जलए रखा जाए)
12.
केन्द्रीय जजला की सभी िाखाओं से प्राप्त
पत्राचार/पत्रों/िार्तषक गोपनीय ठरपोटभ/
ऄजधसूचनाओं/ददल्ली ईच्च न्यायालय से संबंजधत
स्ट्थानीय जडस्ट्पैच रजजस्ट्टर
3 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
(श्री जिि नारायण ढींगरा, तत्कालीन माननीय जजला सत्र
न्यायाधीि, ददल्ली ने अदेि ददनांक 10.06.2005 द्वारा
अदेि ददया था दक प्राजप्त एिं जनगभम िाखा का ऄजभलेख
सदैि के जलए रखा जाए)
13.
जिजभन्न पत्रों/डाक को पहुाँचाने/प्रेजषत करने के
जलए प्राजप्त एिं जनगभम िाखा (केन्द्रीय), ददल्ली की
सभी सीटों पर बनाया गया डाक/चपरासी
पुजस्ट्तकाएं/ मूल रूप में लौटाइ गइ डाक का
रजजस्ट्टर
3 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
(श्री जिि नारायण ढींगरा, तत्कालीन माननीय जजला सत्र
न्यायाधीि, ददल्ली ने अदेि ददनांक 10.06.2005 द्वारा
अदेि ददया था दक प्राजप्त एिं जनगभम िाखा का ऄजभलेख
सदैि के जलए रखा जाए)
14.
कमभचाठरयों की जनयुजि/स्ट्थानांतरण अदेि,
रोके रखने के अदेि, कमरे बदली के अदेिों से
संबंजधत िाआल
1 िषभ
अदेि की जतजथ से
ताजलका-26 ऄजभलेख कक्ष
क्र. सं.
जनर्तमत ऄजभलेख का जििरण
संरक्षण ऄिजध
ठटप्पणी
1.
ईपजस्ट्थजत रजजस्ट्टर
1 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
2.
जनरीक्षण रजजस्ट्टर
1 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
3.
मूल दस्ट्तािेजों की िापसी रजजस्ट्टर
सदैि के जलए
यदद जडजजटलीकृत दकया गया है तो ईसके 1 िषभ पिात्
नष्ट कर ददया जाए।
4.
ऄजभलेख के नािकरण से संबंजधत िाआल
सदैि के जलए
यदद जडजजटलीकृत दकया गया है तो ईसके 1 िषभ पिात्
नष्ट कर ददया जाए।
5.
िाआल संचलन रजजस्ट्टर/डाक रजजस्ट्टर
सदैि के जलए
न्याजयक ऄजभलेख की प्राजप्त और जिजभन्न ऄपीलीय
[PART II—I
DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY
27
न्यायालयों, जजसमें जिजभन्न ईच्च न्यायालय और सिोच्च
न्यायालय िाजमल है, को प्रेषण से संबंजधत ऄजभलेख है। आन
ऄजभलेखों को ददल्ली ईच्च न्यायालय जनयम, ऄध्याय 16 के
ऄनुसार सदैि के जलए संरजक्षत रखा जाना है। यदद
जडजजटलीकृत दकया गया है तो ईसके 1 िषभ पिात् नष्ट कर
ददया जाए।
6.
बाहरी स्ट्थानांतरण एिं जनयुजि (स्ट्टाि)
1 िषभ
अदेि की जतजथ से
7.
ऄजभलेख कक्ष के नीजतगत मामलों से संबंजधत
पठरपत्र
सदैि के जलए, यदद
नीजतगत जनणभय से
संबंजधत हो, ऄन्यथा 1
िषभ
यदद जडजजटलीकृत दकया गया है तो ईसके 1 िषभ पिात्
नष्ट कर ददया जाए।
8.
भेजे जाने की जस्ट्थजत की िाआल
1 िषभ
िषभ के समापन से
9.
नीजत और महत्िपूणभ ईच्च न्यायालय संपकभ से भी
सम्बंजधत पत्राचार िाआल
सदैि के जलए
यदद नीजतगत मामले से संबंजधत हो, ऄन्यथा 1 िषभ।
यदद जडजजटलीकृत दकया गया है तो ईसके 1 िषभ पिात्
नष्ट कर ददया जाए।
10.
ऄजभलेख स्ट्थानांतरण िाआल
सदैि के जलए
यदद जडजजटलीकृत दकया गया है तो ईसके 1 िषभ पिात्
नष्ट कर ददया जाए।
11.
िहर से बाहर सम्मन की िाआल
1 िषभ
िषभ के समापन से
12.
सिोच्च न्यायालय/ईच्च न्यायालय एिं
ऄन्य न्यायालयों द्वारा िाआल तलब करना
12 िषभ
यदद जडजजटलीकृत दकया गया है तो ईसके 1 िषभ पिात्
नष्ट कर ददया जाए।
13.
िापसी रजजस्ट्टर/ईच्च न्यायालय िापसी रजजस्ट्टर
सदैि के जलए
यदद जडजजटलीकृत दकया गया है तो ईसके 1 िषभ पिात्
नष्ट कर ददया जाए।
14.
प्रमाजणत अिेदन रजजस्ट्टर
1 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
15.
ईच्च न्यायालय पत्र रजजस्ट्टर
6 िषभ
यदद जडजजटलीकृत दकया गया है तो ईसके 1 िषभ पिात्
नष्ट कर ददया जाए।
16.
गोििारा रजजस्ट्टरों की जनरीक्षण िाआल
1 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
ताजलका-27 भती प्रकोष्ठ
क्र. सं.
जनर्तमत ऄजभलेख का जििरण
प्रजतधारण ऄिजध
ठटप्पणी
1.
सभी संिगों की पदोन्नजत से संबंजधत िाआलें
सदैि के जलए
यदद जडजजटलीकृत दकया गया है तो ईसके 1 िषभ पिात् नष्ट
कर ददया जाए।
2.
सीधी भती और जिभागीय परीक्षा से संबंजधत
िाआलें
सदैि के जलए
यदद जडजजटलीकृत दकया गया है तो ईसके 1 िषभ पिात् नष्ट
कर ददया जाए।
3.
ईत्तर पुजस्ट्तका/प्रश्न पत्र
1 िषभ
पठरणाम की घोषणा से, मुक़द्दमेबाजी/दकसी ऄन्य कायभिाही
के लंजबत होने के ऄध्यधीन।
4.
भती के जलए अिेदन पत्र
1 िषभ
पठरणाम की घोषणा से, मुक़द्दमेबाजी/दकसी ऄन्य कायभिाही
के लंजबत होने के ऄध्यधीन।
5.
मूल्यांकन पत्र
1 िषभ
पठरणाम की घोषणा से, मुक़द्दमेबाजी/दकसी ऄन्य कायभिाही
के लंजबत होने के ऄध्यधीन।
6.
ईपजस्ट्थजत रजजस्ट्टर
1 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
7.
नीजतगत मामला
सदैि के जलए
यदद जडजजटलीकृत दकया गया है तो ईसके 1 िषभ पिात् नष्ट
कर ददया जाए।
8.
डाक रजजस्ट्टर, प्रेषण रजजस्ट्टर
1 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
28
DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY
PART II—I]
ताजलका-28 िीजडयो कॉन्रेंडसग कक्ष
क्र. सं.
िीजडयो कॉन्रेंडसग ) कक्ष (द्वारा जनर्तमत
ऄजभलेख
संरक्षण ऄिजध
ठटप्पणी
1.
डाक रजजस्ट्टर/प्रेषण रजजस्ट्टर
1 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
2.
ईपजस्ट्थजत रजजस्ट्टर
1 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
ताजलका-29 सतकभता
क्र. सं.
सतकभता िाखा द्वारा जनर्तमत ऄजभलेख
संरक्षण ऄिजध
ठटप्पणी
1.
बड़ी िाजस्ट्त कायभिाही से संबंजधत
ऄनुिासनात्मक मामले जजनमें कोइ िाजस्ट्त
लगाइ गइ हो।
3 िषभ
भारत सरकार की ऄजभलेख प्रजतधारण ऄनुसूची,
2012:- सामान्य जिजध के ऄंतगभत ऄपील के ऄंजतम जनपटान
या ऄंजतम जनणभय के पिात् 3 िषभ या जनधाभठरत प्रजतधारण
ऄिजध तक
2.
लघु िाजस्ट्त से संबंजधत ऄनुिासनात्मक मामले
जजनमें साधारण िाजस्ट्त लगाइ गइ हो।
3 िषभ
भारत सरकार की ऄजभलेख प्रजतधारण ऄनुसूची,
2012:- सामान्य जिजध के ऄंतगभत ऄपील के ऄंजतम जनपटान
या ऄंजतम जनणभय के पिात् 3 िषभ या जनधाभठरत प्रजतधारण
ऄिजध तक
3.
ऄनुिासनात्मक कायभिाही के मामले जजसके
पठरणामस्ट्िरूप अरोजपत ऄजधकारी को
चेतािनी के साथ या जबना चेतािनी के
दोषमुि कर ददया गया है।
3 िषभ
भारत सरकार की ऄजभलेख प्रजतधारण ऄनुसूची,
2012:- सामान्य जिजध के ऄंतगभत ऄपील के ऄंजतम जनपटान
या ऄंजतम जनणभय के पिात् 3 िषभ या जनधाभठरत प्रजतधारण
ऄिजध तक
4.
प्रारंजभक/तथ्य खोज जााँच और पुनगभठन
3 िषभ
जांच या पुन :गठन के ऄंजतम जनपटान की जतजथ से
5.
जिकायतें, जजनमें ऄज्ञात नाम की या छद्म नाम
िाली जिकायतें िाजमल हैं।
1 िषभ
जिकायत के जनपटान की जतजथ से
6.
क. स्ट्थापना रजजस्ट्टर (जनयजमत जााँच िाआल)
ख. स्ट्थापना रजजस्ट्टर (जिकायत िाआल)
सदैि के जलए
सदैि के जलए सुरजक्षत रखा जाए क्योंदक स्ट्थापना रजजस्ट्टर में
जांच का जििरण और जांच और जिकायत का ऄंजतम पठरणाम
तथा सक्षम प्राजधकारी का जनणभय अदद िाजमल होते हैं।
7.
डाक/प्रेषण रजजस्ट्टर
1 िषभ
ऄंजतम प्रजिजष्ट की जतजथ से
8.
जनलंबन समीक्षा सजमजत की बैठक के कायभिृत्त
3 िषभ
कमभचारी की मृत्यु के बाद/ऄजधिर्तषता/कमभचारी न रहने के 5
िषभ बाद तक, जो भी बाद में हो।
9.
सतकभता ऄनापजत्त ठरपोटभ की िाआल
3 िषभ
कमभचारी की मृत्यु के बाद/ऄजधिर्तषता/कमभचारी न रहने के 5
िषभ बाद तक, जो भी बाद में हो।
ताजलका- 30 सूचना का ऄजधकार ऄनुभाग
1.
ऄजधजनयम की धारा 6 के ऄंतगभत सभी अिेदन और ईससे
संबंजधत सभी कायभिाही और कागजात, जजनमें सूचना
प्रदान की गइ है।
180 ददन
माननीय ददल्ली ईच्च न्यायालय ने “ददल्ली जजला
न्यायालय (सूचना का ऄजधकार) जनयम-2008” पहले
ही तैयार कर जलए हैं, जजन्हें ददल्ली के जजला
न्यायालयों द्वारा ऄनुसरण करने के जलए ऄजधसूचना
संख्या 162/जनयम/डीएचसी,
ददनांक 06.05.2009 के माध्यम से ददल्ली राजपत्र
ऄसाधारण, भाग IV (रा.रा.क्षे.दद. संख्या 30) ददनांक
06.05.2009 में ऄजधसूजचत और प्रकाजित दकया गया
है, जजनके द्वारा ऄलग संरक्षण ऄनुसूची जनधाभठरत की
गइ है (जनयम 16 ऄध्याय-V जिजिध)।
2.
ऄजधजनयम की धारा 6 के ऄंतगभत सभी अिेदन और ईनसे
संबंजधत सभी कायभिाही और कागजात, जजनमें सूचना
प्रदान नहीं की गइ है या अंजिक रूप से प्रदान की गइ है।
1 िषभ
3.
ऄजधजनयम की धारा 19(1) और 19(2) के तहत सभी
ऄपीलें, जजन्हें स्ट्िीकृत दकया गया है।
180 ददन
[PART II—I
DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY
29
4.
सभी ऄपीलें जजन्हें ऄस्ट्िीकार दकया गया है
या अंजिक रूप से स्ट्िीकृत दकया गया है।
1 िषभ
5.
ऄजधजनयम की धारा 6 के ऄंतगभत दाजखल अिेदन और
ऄजधजनयम की धारा 19(1) के ऄंतगभत दाजखल ऄपीलों के
संबंध में बनाए गए सभी रजजस्ट्टर
3 िषभ
6.
िार्तषक जििरण
12 िषभ
7.
जिजिध िाआल जजनमें ऄन्य
न्यायालयों/िाखाओं/जिभागों/जनता से जानकारी के जलए
दैजनक अधार पर प्राप्त
डाक/अदेि/जनदेि/पठरपत्र/ऄजधसूचनाएं/कायाभलय ज्ञापन
(सूचना का ऄजधकार मुद्दों सजहत)/साक्ष्य के जलए सम्मन
अदद िाजमल हैं।
1 िषभ
ऄंजतम जनपटान की जतजथ से
8.
पत्राचार िाआल जजसमें सूचना का ऄजधकार मामलों से
संबंजधत पत्र/कायाभलय ठटप्पजणयााँ िाजमल हैं।
3 िषभ
ऄपील के लंजबत रहने के ऄध्यधीन अिेदन के जनपटारे
के बाद
ठटप्पजणयााँ:
1.
ऄनुसूची में जनजहत दकसी भी बात के बािजूद, ददल्ली ईच्च न्यायालय जनयम खंड-IV, ऄध्याय-16, भाग-च
(घ), जनयम-30 (प्रस्ट्ताजित) के ऄंतगभत सक्षम प्राजधकारी को जलजखत अदेि के माध्यम से दकसी भी ऄजभलेख को ईसकी
जनर्ददष्ट ऄिजध से ऄजधक समय तक संरजक्षत करने का जनदेि देने का ऄजधकार होगा।
2.
ऄनुसूची में जनजहत दकसी भी बात के बािजूद, यदद कोइ ऄजभलेख जनयम 30 के ऄंतगभत सक्षम प्राजधकारी के
अदेि के ऄनुसार या ददल्ली ईच्च न्यायालय के अदेि के ऄनुसार जडजजटलीकृत दकया जाता है तो संरक्षण ऄिजध
जडजजटलीकृत दकए जाने की जतजथ से 1 िषभ तक मानी जाएगी और ईसके बाद ऄजभलेख को सक्षम प्राजधकारी के ऄनुमोदन
के ऄध्यधीन, जलजखत अदेि के द्वारा नष्ट कर ददया जाएगा।
3.
प्रत्येक िाखा द्वारा बनाइ गइ सूचना के ऄजधकार से संबंजधत सभी िाआलों और पत्राचार/ऄजभलेख को
ऄजधसूचना संख्या 162/जनयम/डीएचसी ददनांक 06.05.2009 द्वारा ऄजधसूजचत ददल्ली जजला न्यायालय (सूचना का
ऄजधकार) जनयम, 2008 के ऄनुसार संरजक्षत रखा जाए तथा ईसके बाद नष्ट कर ददया जाए जब तक दक ददल्ली ईच्च
न्यायालय जनयम, खंड-IV, ऄध्याय 16, भाग
-
च
)
घ
(
के जनयम
-
30 की ऄनुसूची में दी गइ ताजलका संख्या 31 में यथा
पठरभाजषत सक्षम प्राजधकारी द्वारा ऄन्यथा अदेजित न दकया गया हो।
4.
लेखा ऄजभलेखों को नष्ट करने के जलए मागभ दर्तित करने िाला मुख्य जसद्ांत यह होना चाजहए दक जब तक
कोइ अपजत्त लंजबत है और खातों की पूणभ रूप से जांच नहीं की जा चुकी हो और लेखा परीक्षा में स्ट्िीकृत नहीं दकए जा चुके
हों, तब तक ईन्हें और सहायक दस्ट्तािेजों को नष्ट नहीं दकया जाना चाजहए, भले ही जनयमों में जनर्ददष्ट संरक्षण ऄिजध समाप्त
हो गइ हो (पंजाब सरकार पत्र संख्या 8026-जिजन-53/8147, ददनांदकत 04.11.1953)
5.
यदद आन जनयमों की व्याख्या या कायाभन्ियन में कोइ कठठनाइ अती है, तो आस जिषय पर जनयम 30 के ऄंतगभत
सक्षम प्राजधकारी का जनणभय ऄंजतम होगा।
6.
यदद आन जनयमों में दकसी दस्ट्तािेि/िाआल/रजजस्ट्टर/ऄजभलेख को लेकर कोइ ईल्लेख नहीं दकया गया है तो
संबंजधत िाखा/कायाभलय ऄपनी जानकारी के साथ आस मामले को जनयम 30 के ऄंतगभत सक्षम प्राजधकारी के समक्ष प्रस्ट्तुत
करेगा और ईन दस्ट्तािेिों/िाआलों/रजजस्ट्टरों/ऄजभलेखों को ऄनुसूची में सजम्मजलत करने के जलए अिश्यक कदम ईठाए
जाएंगे।
7.
जब तक ठटप्पणी (6) के ऄंतगभत जनयम तैयार नहीं हो जाते, तब तक जनयम 30 के ऄंतगभत सक्षम प्राजधकारी
द्वारा ऄजभलेखों को नष्ट करने का जनदेि ददया जा सकता है और ईसका जनणभय ऄंजतम होगा।
ठटपण्णी: यह संिोधन राजपत्र में आनके प्रकाजित होने की जतजथ से लागू होंगे।
न्यायालय के अदेिानुसार
कंिल जीत ऄरोड़ा, महाजनबंधक
30
DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY
PART II—I]
HIGH COURT OF DELHI, NEW DELHI
NOTIFICATION
Delhi, the 7th September, 2024
No. 78/Rules/DHC.—In exercise of the powers conferred by Section 7 of the Delhi High Court Act, 1966
(Act 26 of 1966) read with Section 3 of the Destruction of Records Act, 1917 & Article 227 of the Constitution of
India and all other powers enabling it in this behalf, the High Court of Delhi, with the prior approval of the Lt.
Governor of the Government of National Capital Territory of Delhi, hereby substitutes the existing Part F(D) of
Chapter 16 of Volume IV of the Delhi High Court Rules & Orders by the following new Part F(D) :
Part F(D)
ADMINISTRATIVE RECORDS
26.
Period of preservation of administrative records:-
Subject to the provisions of this Part, all administrative records shall be preserved for the period and in the
manner provided for in the Schedule I appended with these Rules and then destroyed.
Provided that if any matter is pending before the Vigilance/ Inspecting / ACR / Internal Complaints
Committee constituted in terms of Section 4 of Sexual Harassment of Women at Workplace (Prevention, Prohibition
and Redressal) Act, 2013 or any matter is pending before any Court of law, the record shall not be destroyed without
prior approval of the competent authority.
27.
Preservation of records of general/historical importance:-
All records which are considered to be of general or historical importance shall be brought to the notice of
the Principal District and Sessions Judge of the concerned district who may pass such orders or give such directions as
he/she may consider appropriate as to its preservation or otherwise.
28.
Mode of calculating period of preservation:-
Subject to any instructions given in Schedule I, the period for which a paper is to be preserved shall be
reckoned from the 1st of January following the date which it bears, e.g., papers of 2022, which under these rules have
to be retained for one year, shall become liable for destruction after 31st December, 2023.
29.
Period for destruction of administrative records:-
Subject to any instruction being issued, every year, destruction of administrative records shall be carried out
in the month of June and December and if practicable any holiday may also be utilised to carry out destruction of
records, subject to availability of concerned officials and officers.
30.
Authority competent to grant approval for destruction:-
The Principal District and Sessions Judge of the concerned district shall designate for every administrative
branch, an officer not below the rank of Additional District & Sessions Judge, who shall approve the destruction of
record.
31.
Identification of records to be destroyed:-
Every Superintendent/Branch In-charge posted in an administrative branch shall have the record identified
and entered in the registers maintained relating to the records to be destroyed, in the month of May and November, to
be destroyed in the following months of June and December respectively subject to final approval by an Officer, so
designated under rule 30 above. When any paper is destroyed, the date of destruction alongwith letter ‘D’ shall be
entered in the red ink against the paper destroyed, in the register.
32.
Records need to be preserved for future reference:-
The Superintendent/Branch In-charge before entering the details of the record shall make an assessment
whether the record proposed to be destroyed is required for future reference or is likely to be required for future
reference. In case, where the Superintendent/Branch In-charge is of the view that such record needs to be preserved
for said reasons, s/he shall place such record before an officer so designated under Rule 30 above, giving reasons in
detail for its preservation. The said officer shall pass such orders as to the preservation of record so placed before
him, as may be considered appropriate.
33.
Guiding principles for the destruction of records relating to accounts:-
The main principle which should guide the destruction of accounts records should be that so long as an
objection is outstanding and the accounts have not been completely checked and accepted in audit, they and the
relating documents should not be destroyed even though the period of preservation prescribed in the Rules may have
expired.
[PART II—I
DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY
31
34.
Destruction of Records retained in electronic form:-
Notwithstanding any period of preservation prescribed in these Rules, any administrative record may be
destroyed after being retained in electronic form, in accordance with Section 7 of the Information Technology Act,
2000.
Explanation I: According to Section 7 of the Information Technology Act, 2000, where any law provides that
documents, records or information shall be retained for any specific period, then, that requirement shall be deemed to
have been satisfied if such document, records or information are retained in the electronic form.
Explanation II: However, the record preserved in the electronic form may also be deleted after it reaches the period
of preservation in its hard form as mentioned in Schedule I appended with these rules.
35.
Identification of record required to be digitized:-
Every Superintendent/Branch In-charge posted in an Administrative Branch shall have the record identified
which in his opinion needs to be retained in digital form and thereafter he/she shall obtain the approval of an Officer
competent to grant permission to destroy the said record.
36.
Supervision of conversion of record into electronic form before destruction:-
The conversion of administrative records, in electronic form, shall be carried out from time to time, before
their destruction, in accordance with Rule 34, as may be necessary and shall be supervised by such officer as may be
appointed by the Principal District and Sessions Judge of the concerned district for the purpose of authenticating by
affixing his/her digital signatures.
37.
Registers for destruction of administrative records:-
Every administrative branch shall maintain a register for keeping a record of administrative records to be
destroyed in the following form:-
Register of Destruction of Administrative Records
Name of the Branch
Srl.
No.
Description
of record to
be
destroyed
Name of
the officer
who has
checked
the
record to
be
destroyed
Proposed
month/
year for the
destruction
of record
Whether
record
preserved
electronically
or not
Period of
preservation
as
prescribed
in the
Schedule I
Remarks,
if any
Signatures
of the
approving
authority
(Additional
District &
Sessions
Judge)
Date of the
destruction
of record
Name of
the officer
destroying
the record
(1)
(2)
(3)
(4)
(5)
(6)
(7)
(8)
(9)
(10)
38.
Residuary clause:-
Period of preservation of any administrative record, which is not covered under the Schedule I appended with
these rules, shall be decided by the Principal District & Sessions Judge of the concerned District and he/she may add
or delete any entry in the Schedule I appended with these rules.
SCHEDULE-I
DESTRUCTION OF ADMINISTRATIVE RECORDS
TABLE-1 ACCOUNTS BRANCH
S.
No.
Record generated by Branch
Period of
Preservation
Remarks
-1
-2
-3
-4
1
Correspondence File/ Second Part of Service
Book.
3 years
After the date of retirement / resignation / termination or the date on
which the person ceases to be an employee of the Establishment.
OR
After completion of Audit / Outcome of pending Litigation, whichever
is later
2
Travelling Allowance, Festival, LTC, Medical
advance / claim bills and related files.
3 years
From the concerned financial year after Audit
3
Office copies of the Establishment Pay Bills
and related schedules, Arrear Bills (in respect
3 years
After completion of Audit / Outcome of pending Litigation, whichever
is later
32
DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY
PART II—I]
of the Period for which pay bill register is
maintained).
4
Children Education Allowance/Tuition Fees
Bill, Overtime Allowance Bill, Honorarium
Bills, Evening Court Allowance Bills, and
Bonus Bills and related files.
3 years
From the concerned financial year after Audit
5
Budget Register & files, Cash Register, Day
to day dak and other misc. registers
maintained in Accounts Branch.
5 years
At the end of financial year after completion of Audit / Outcome of
pending Litigation, whichever is later
6
Audit objection files of Accounts Branch.
1 year
After removal of objections and decisions taken by Audit Section
7
Medical Card Record of Employee
1 year
After retirement/death of an employee
8
Medical Card record of Pensioner.
1 year
After the cessation of entitlement of last beneficiary of the Pensioner
9
Pension Cases Files of Retired/ Pre- mature
retired Employee.
5 years
After the last beneficiary of the family pension ceases to be entitled to
receive it.
10
Family Pension Case File of Expired
Employee.
5 years
After the last beneficiary of the family pension ceases to be entitled to
receive it.
11
Service Book and Leave Account of the
Officers/
Officials
who
have
resigned/
Dismissed/ Terminated from Service.
3 years
After final settlement of accounts/payment of benefits/gratuity etc. and
Audit, whichever is later. In case of any litigation/proceedings, the
service books & Leave Account may be weeded out only after
obtaining the necessary clearance from the Competent Authority.
12
GPF Ledger Broadsheet (Class-IV), Transfer
of Balance Cases and GPF Pass Book.
1 year
After settlement of GPF Final Payment / Completion of Audit,
whichever is later
13
GPF
Final
Payment
Bills
(Dismissal/
Termination Cases).
3 years
After final settlement of accounts/payment of benefits/gratuity etc. In
case of any litigation/proceedings, the bills may be weeded out only
after obtaining the necessary clearance from the Competent Authority.
14
GPF Advance Bills & related files
1 year
After completion of recovery proceedings / Audit, whichever is later
and entry is made in Pay Bill Register and GPF passbook
15
GPF Withdrawal Bills & related files.
1 year
After completion of Audit and entry is made in Pay Bill Register and
GPF passbook
16
Reconciliation & Expenditure Statement
(Plan and Non-Plan) and Final Excess &
Saving Statement Files.
3 years
From the concerned financial year after Audit
17
Orders related to House Rent Allowance and
Double TA Allowance.
3 years
After completion of Audit and entry is made in Pay Bill Register
18
Form-16, Income Certificate, Calculation
Sheet and Savings Proof related to Income
Tax, and 10-E Forms
1 year
After Audit Clearance
19
File of Last Pay Certificate, License Fee file,
no due orders, recovery of pay and
allowances file and related misc. files.
1 year
After Audit Clearance
20
Pay fixation orders file and increment list of
the Employees
1 year
After Audit Clearance. After the entry is made and the extract / order
is placed in the Service Book
21
EOL orders/files, evening court files and
other related misc. files
1 year
After completion of Audit and entry is made in Pay Bill
Register/Service Book
22
All
contingency
bills
and
its
details
maintained in GAR-27 & Advance Registers
& related files.
1 year
After Audit Clearance
23
Reading Register of Electricity, Water, Petrol,
Newspaper, Magazine, Camp Office, Home-
cum-office Orderly Allowance and its related
files
1 year
After Audit Clearance
24
Reader Register and related files of Domestic
help Allowance (Retired Judicial Allowance)
1 year
After the date of cessation of entitlement of the last beneficiary or
Audit, whichever is later
25
Records of Utilization Certificate submitted
by the Judicial Officers
1 year
After Audit Clearance subject to completion of Block Period in
respect of which utilization certificate pertains.
26
File pertaining to Family planning allowance
1 year
After Audit Clearance
(7th CPC abolished Family planning Allowance)
27
File pertaining to Cash allowance/Handicap
allowance
1 year
After Audit Clearance
Rule 289, Part-VIII of Chapter-12 alongwith its APPENDIX- 13 and Annexure thereto of Swamy’s Compilation of General Financial Rules (27th
Edition-2014) incorporates a compendium of Rules regarding Destruction of Records connected with Accounts. The terms and phrases used herein
above shall have the same meaning and context unless specified otherwise.
[PART II—I
DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY
33
TABLE-2 ACJ OFFICE (now merged in O/o Pr. D&SJ of concerned District)
S. No.
Record generated by office of Admn. Civil
Judge (Central), Delhi
Period of
Preservation
Remarks
1(a)
Files pertaining to Seniority & Promotion,
Confirmation and ACP/MACP
Forever
Policy decisions, decisions with respect to seniority, promotion,
confirmation & ACP/MACP be preserved forever. The other records
be destroyed 1 Year after the final disposal.
(b)
Recruitment
files
/
registers
Direct/Departmental/Compassionate
12 Years
Subject to any litigation/other proceedings in which case 1 Year after
the litigation/proceedings attained finality.
(c)
Files/registers pertaining to vacancy creation
and related correspondence with High Court
of Delhi,
12 Years
Subject
to
particulars
of
sanction
being
recorded
in
Establishment/Sanction Register/Roster.
(d)
File pertaining to Probation
1 Year
After completion of probation
(e)
File pertaining to Family planning allowance
1 Year
After Audit Clearance
(7th CPC abolished Family planning Allowance)
(f)
File pertaining to Cash allowance/Handicap
allowance
1 Year
After Audit Clearance
(g)
File pertaining to Striking off name of
deceased official from the office scroll
1 Year
From the date of order.
(h)
Change of Cadre.
12 Years
After entry in the Service Book.
(i)
Guard file
Forever
As per Govt. of India Rules and OMs
(j)
Files pertaining to the facts submitted in
litigation matter .
1 Year
After final disposal.
(k)
Complaint files (compilation of preliminary
evidence)
1 Year
After final disposal.
(l)
Files pertaining to permission for further
studies, NOC for passport, permission to go
abroad,
raising
loans
&
Another
miscellaneous information
5 Years
After retirement.
2
VIGILANCE FILES
Disposal of departmental inquiry in which
charges are not proved
1 Year
After decision has attained finality.
(a)
Departmental inquiries in which penalty of
withholding increment/ censured etc. are
imposed
1 Year
After decision has attained finality.
(b)
Penalty removal/dismissal from service in
which appeal are pending
1 Year
After decision has attained finality.
3
REGISTERS
Institution Register
1 Year
After date of last entry or after decision has attained finality,
whichever is later.
(a)
Register
regarding
receiving
of
CA
application
1 Year
After date of last entry or after decision has attained finality,
whichever is later.
(b)
Register regarding list of disposal of
departmental inquiries
1 Year
After date of last entry or after decision has attained finality,
whichever is later.
(c)
File regarding sanction of Honorarium to the
concerned Presenting Officers.
1 Year
After date of last entry.
(d)
Register
of
Departmental
Inquiry
consignment to Record Room
1 Year
After date of last entry or after decision has attained finality,
whichever is later.
(e)
File of comments in service appeal/writ
petitions before Hon'ble Delhi High Court and
Hon'ble Supreme Court of India
1 Year
After date of last entry or after decision has attained finality,
whichever is later.
4
(a)
PERSONAL FILES
Personal File (Gazetted)
6 Years
The Rules given in Govt. of India Record Retention Schedule In
Respect Of Records Common To All Ministries / Departments 2012,
Department Of Administrative Reforms & Public Grievances, Govt. of
India.
(b)
Personal Files (Non-Gazetted)
6 Years
Personal Files (Non- Gazetted)
(a) Those eligible for retirement / terminal benefits: Category C-5
(i.e. 5 Years) after issue of final pension/gratuity payment order.
(b) Others: Category C-5 (i.e. 5 Years) after they have ceased to be in
service.
Remarks: On the expiry of the specified retention period, personal
files of officials who have made significant contribution in any field of
activity (e.g. Administrative, Scientific, Economic, Social) and have
won National / International recognition, should be sent to the
34
DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY
PART II—I]
National Archives.
(c)
Annual Confidential Reports of Staff
2 Years from
the date of
Death of the
employee or 5
Years from the
date of the
retirement/dis
missal/termina
tion of service,
whichever is
later.
C.S. O.M No. No. 51/5/72-ESTS.(A), dated the 20th May, 1972 and
G. O.I. DOPT, O.M. No. 210116/2001-Estt.(A), dated the 14th May,
2011.
5
GPF FILES
(a)
Advance Bills
1 year
After completion of recovery proceedings / Audit, whichever is later
and entry is made in Pay Bill Register and GPF passbook
(b)
Withdrawal Bills
1 year
After completion of Audit and entry is made in Pay Bill Register and
GPF passbook
(c)
GPF/NPS Pass books
1 year
After settlement of GPF Final Payment / Completion of Audit,
whichever is later
(d)
GPF statements
1 year
After settlement of GPF Final Payment / Completion of Audit,
whichever is later
(e)
GPF Ledger/Broad sheet(class IV)
1 year
After settlement of GPF Final Payment / Completion of Audit,
whichever is later
(f)
GPF
Final
Payment
bills
(retirement
/voluntary retirement/resignation)
3 years
After final settlement of accounts/payment of benefits/gratuity etc. In
case of any litigation/proceedings, the bills may be weeded out only
after obtaining the necessary clearance from the Competent Authority.
(g)
GPF
Final
Payment
bills
(dismissal/termination)
3 years
After final settlement of accounts/payment of benefits/gratuity etc. In
case of any litigation/proceedings, the bills may be weeded out only
after obtaining the necessary clearance from the Competent Authority.
(h)
GPF Final Payment Bills (Death case)
3 years
After final settlement of accounts/payment of benefits/gratuity etc. In
case of any litigation/proceedings, the bills may be weeded out only
after obtaining the necessary clearance from the Competent Authority.
(i)
Transfers of balance cases.
1 year
After settlement of GPF Final Payment / Completion of Audit,
whichever is later
(j)
Insurance Bills
1 year
After settlement of Insurance Final Payment / Completion of Audit,
whichever is later
6
Festival Advance Bills
1 year
After Audit Clearance
(7th CPC abolished Festival Advance)
7
Computer advance and motor cycle advance
bills
1 year
After completion of recovery proceedings / Audit, whichever is later
and entry is made in Pay Bill Register and GPF passbook
8
BUDGET ESTIMATES
(a)
Reconciliation Statement
3 years
From the concerned financial year after Audit
(b)
Excess of Savings
3 years
From the concerned financial year after Audit
(c)
Bills pertaining to office expense head
3 years
From the concerned financial year after Audit
(d)
Bills pertaining to DTE
3 years
From the concerned financial year after Audit
(e)
Bills pertaining to LTC & LTC (Home town)
claim
3 years
From the concerned financial year after Audit
9
Record of Medical Bills
1 year after
audit clearance
or
3
years
whichever
is
later
After retirement/death of an employee
10
Records of Transfer and Posting files
Forever
Be weeded out after 1 Year, if digitized.
11
File / Register pertaining to sanction of
Leave
i) Applications for CL/Comp. Leave/Spl. CL
& Short Leave
ii) Leave Account Register
1 Year
3 Years
After cessation of entitlement.
From the date of last entry.
12
Pension Cases Files of Retired/ Pre- mature
retired Employee.
5 years
After the last beneficiary of the family pension ceases to be entitled to
receive it.
13
Family Pension Case File of Expired
Employee.
5 years
After the last beneficiary of the family pension ceases to be entitled to
receive it.
14
Record pertaining to pay fixation
1 year
After Audit Clearance. After the entry is made and the extract / order
[PART II—I
DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY
35
is placed in the Service Book
15
Service Book
3 years
After final settlement of accounts/payment of benefits/gratuity etc. and
Audit, whichever is later. In case of any litigation/proceedings, the
service books & Leave Account may be weeded out only after
obtaining the necessary clearance from the Competent Authority.
16
Leave record of the officials
3 years
Earned leave and medical leaves of the officials are required in
departmental Inquiry of the officials at any stage.
17
Attendance Register
1 year
From the date of last entry.
18
(a) Office copies of Establishment Pay Bills
and related schedules, Arrear Bills (in respect
of the Period for which pay bill register is
maintained).
3 years
After completion of Audit / Outcome of pending Litigation, whichever
is later
(b) Office copies of Establishment Pay Bills
and related schedules (in respect of period for
which pay bills register is not maintained.
35 years
After completion of Audit / Outcome of pending Litigation, whichever
is later
(c) Schedules to the Establishment Pay Bills
for the period for which pay bill register is
maintained.
3 years
After completion of Audit / Outcome of pending Litigation, whichever
is later
(d) Acquittance Roll.
3 years
After completion of Audit / Outcome of pending Litigation, whichever
is later
(e) Office copies of Establishment Pay Bills
and related schedules (in respect of period for
which pay bill registers not maintained.
35 years
After completion of Audit / Outcome of pending Litigation, whichever
is later
19
Dispatch register
3 Years
From
the
date
of
last
entry.
(Shri Shiv Narain Dhingra, the then Ld. District & Sessions Judge,
Delhi vide order dated 10.06.2005 had ordered that record of R&I
Branch be kept forever.)
(a)
Register
for
CL/CCL/Compensatory
leave/special leave for subordinate staff
3 Years
From the date of last entry.
(b)
Diary Register for Subordinate Staff
3 Years
From the date of last entry.
(c)
Incoming Dak
3 Years
From the date of last entry.
(d)
RIO Register
3 Years
From the date of last entry.
(e)
Dak Register
3 Years
From the date of last entry.
TABLE-3 ADMINISTRATION BRANCH-I/II/III
S. No.
Record generated by Administration
Branches
Period of
Preservation
Remarks
1(a)
Personal File (Gazetted)
6 Years
The Rules given in Govt. of India Record Retention Schedule In
Respect Of Records Common To All Ministries/Departments 2012,
Department Of Administrative Reforms & Public Grievances, Govt. of
India.
(a) Those eligible for retirement / terminal benefits: Category C-5
(i.e. 5 years) after issue of final pension / gratuity payment order.
(b) Others: Category C-5 (i.e. 5 years) after they have ceased to be in
service.
Remarks: On the expiry of the specified retention period, personal
files of officials who have made significant contribution in any field of
activity (e.g. administrative, scientific, economic, social) & have won
national/international recognition, should be sent to National
Archives.
1(b)
Personal File (Non Gazetted)
6 Years
The Rules given in Govt. of India Record Retention Schedule In
Respect Of Records Common To All Ministries / Departments 2012,
Department Of Administrative Reforms & Public Grievances, Govt. of
India.
(a) Those eligible for retirement / terminal benefits: Category C-5
(i.e. 5 Years) after issue of final pension/gratuity payment order.
(b) Others: Category C-5 (i.e. 5 Years) after they have ceased to be in
service.
Remarks: On the expiry of the specified retention period, personal
files of officials who have made significant contribution in any field of
activity (e.g. administrative, scientific, economic, social) and have
won national / international recognition, should be sent to the National
Archives.
2
Files pertaining to permission for further
studies, NOC for passport, NOC for going
5 Years
After retirement. If digitized, 1 Year after digitization.
36
DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY
PART II—I]
abroad, NOC for raising loans and other
Miscellaneous information required under
conduct rules.
3
Transfers & Postings
Forever
Be weeded out after 1 Year, if digitized.
4
Files pertaining to Seniority & Promotion,
confirmation and ACP/MACP.
Forever
Only the important policy decisions/final disposal/reports be kept
forever. Remaining part of the file be destroyed after 1 year from the
date of approval of the final decision of the Competent Authority.
5
Records of minutes pertaining to DPC / ACP
/MACP Committee and representations
related thereto.
Forever
Only the important policy decisions/final disposal/reports be kept
forever. Remaining part of the file be destroyed after 1 year from the
date of approval of the final decision of the Competent Authority.
6
Files / Registers pertaining to sanction of
Leave.
i). Applications for CL/Comp. Lave/Spl. CL
& Short Leave.
ii). Leave Account Register
1 Year
3 Years
After cessation of entitlement.
From the date of last entry.
7
Dak Register
1 Year
From the date of last entry.
8
Suspensions and revocation orders
6 Years
Subject to pending litigation/other proceedings.
9
Files/ registers pertaining to vacancy creation
and correspondence with Hon’ble High Court
of Delhi.
12 Years
Subject
to
particulars
of
sanction
being
recorded
in
Establishment/Sanction Register/Roster.
10
Annual Confidential reports of staff.
2 Years from
the date of
Death of the
employee or 5
Years from the
date of the
retirement,
whichever is
later.
C.S. O.M No. No. 51/5/72-ESTS.(A), dated the 20th May, 1972 and
G. O.I. DOPT, O.M. No. 210116/2001-Estt.(A), dated the 14th May,
2011.
11
Dispatch Register, Duty Register.
1 Year
From the date of last entry.
12
Records pertaining to requisition of Staff,
Meeting Letters
1 Year
From the date of final decision.
13
Recruitment
files/registers
pertaining
to
compassionate appointment
12 Years
Subject to any litigation/other proceedings.
14
Attendance Register
1 Year
From the date of last entry.
TABLE-4 CARE TAKING BRANCH
S.
No.
Record generated by Branch
Period of
Preservation
Remarks
1
Budget File
6 Years
From financial year.
2
Fire Extinguishers Misc. & Bill File
1 Year
After Audit clearance.
3
Attendance Register of Safai Karamcharies,
Farashs & Chowkidars
1 Year
From the date of last entry.
4
Misc. Purchase on Local basis
1 Year
After Audit clearance.
TABLE-5 CASH BRANCH
Sl.
No.
Record Generated by branch
Period of
Preservation
Remarks
1
Contingent Bills
3 years or 1
year after
Audit
clearance,
whichever is
later
GFR 2017 (Appendix 9)
2
Cash Book
10 years
GFR 2017 (Appendix 9)
3
Acquittance Roll
3 years or 1
year after
Audit
clearance,
whichever is
later
GFR 2017 (Appendix 9)
[PART II—I
DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY
37
4
T.A. (Vouchers) (Road and Diet Money)
3 years or 1
year after
Audit
clearance,
whichever is
later
GFR 2017 (Appendix 9)
TABLE-6 CMM OFFICE
Sl. No.
Record Generated by branch
Period of
Preservation
Remarks
1
Records pertaining to monthly Jail Sitting
held at Tihar Jail, Delhi
1 Year
From the date of conclusion of the sitting.
TABLE-7 COMPUTER BRANCH
S.
No.
RECORD GENERATED BY BRANCH
Period of
Preservation
REMARKS
1 (a)
Dak Register related to inward/outward
request letters and applications etc.
1 Year
From the date of last entry
(b)
Attendance Register
1 year
From the date of last entry
(c)
Register of Engineers deputed by the vendors
awarded
with
maintenance
contract
in
different projects.
3 Years
From the date of last entry
2 (a)
Files related to the procurement made through
Government Agencies like NICSI / ICSIL etc.
1 Year
After Audit clearance or after condemnation, whichever is later.
(b)
Procurement
made
through
tendering/e-
tendering process or through open market
1 Year
After Audit clearance or after condemnation, whichever is later.
(c)
Matter/files related to the tender process for
AMC of different periphery/articles
1 Year
After Audit clearance or after condemnation, whichever is later.
(d)
Matter/files related to the tender process for
ARC of different periphery/articles
1 Year
After Audit clearance or after condemnation, whichever is later.
3
Record/files related to the installation of
Computers, Printers, Servers, UPSs, TFT
Screens, Laptops etc procured by the
department.
1 Year
After Audit clearance or after condemnation, whichever is later.
4
Record/files related to installation of leased
line in Delhi District Courts including e-
Courts (installation and bill payment files)
1 Year
After Audit clearance or after condemnation, whichever is later.
5 (a)
Record maintained in respect of Copy of
Minutes of Meetings received from Hon'ble
High Court of Delhi
Forever
Only the important policy decisions/final disposal/reports be kept
forever. Remaining part of the file be destroyed after 1 year from the
date of approval of the final decision of the Competent Authority.
(b)
Minutes of Meetings of Centralized Computer
Committee,
Condemnation
Committee,
Mobile Committee, CCTV Committee or any
other Committee
Forever
Only the important policy decisions/final disposal/reports be kept
forever. Remaining part of the file be destroyed after 1 year from the
date of approval of the final decision of the Competent Authority.
6 (a)
AA
&
Exp.
Sanctions/Revalidation
sanctions/enhancement of sanctions etc file
1 Year
After Audit clearance or after condemnation, whichever is later.
(b)
Record maintained in respect of urgent
purchase executed by the branch
1 Year
After Audit clearance or after condemnation, whichever is later.
(c)
Record related to the indents received for
issuance
of
misc
items
like
cartridges/CD/DVD/Pen drives etc.
1 Year
After Audit clearance or after condemnation, whichever is later.
(d)
Correspondence with High Court of Delhi
3 Years
After completion of process in relation to each subject matter.
(e)
Record qua the providing of technical devices
to the Judicial Officers
6 Years
After condemnation.
(f)
Upgradation of Computer Systems
1 Year
After Audit clearance or after condemnation, whichever is later.
(g)
Record related to requests received for
providing of Computer Systems and other
ancillaries from the Officer/Officials for use
in the Courts/Chambers.
3 Years
From the date of last entry
(h)
Record related to System Officer and System
Assistants provided to District Courts by the
Hon'ble High Court under e-Mission Mode
Project.
3 Years
From the date the assistance take back by Hon'ble High Court. Be
digitized.
(i)
Hiring of Programmers on Contractual basis
1 Year
After Audit clearance or after condemnation, whichever is later.
38
DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY
PART II—I]
from M/s ICSIL to look after the data base
/Servers of Delhi District Courts and to cope
up with the technical aspects of District
Courts.
(j)
e-auction file ( in regard to the auction of e-
waste/condemned systems/periphery through
M/s MSTC, Govt. of NCT of Delhi
enterprise)
1 Year
After audit clearance.
(k)
Record
pertaining
to
the
Deposit
of
depreciated/condemnation
value
of
the
articles by the officer/officials through
Challan/ receipt etc.
1 Year
After audit clearance.
(l)
Wi-Fi Hotspot Project Files (newly launched
project on the direction of Hon'ble High Court
of Delhi)
1 Year
After audit clearance.
(m)
Record maintained in respect of HP Laptops
provided to the Judicial Officers by
eCommittee
3 Years
Till receipt of guidelines/directions from e-Committee, Hon'ble
Supreme Court or any guidelines are framed by Hon'ble High Court of
Delhi, whichever is later.
(n)
Record/file related to the providing of
technological devices on the basis of fresh
sanction received from GNCTD (Rs. 1.10
lacs)
1 Year
After Audit clearance.
(o)
Establishment of e-Court/vulnerable Witness
Court Rooms
1 Year
After Audit clearance or after condemnation, whichever is later.
(p)
Record/file related to condemnation process
file of Computer Hardware and peripherals
1 Year
After Audit clearance or after condemnation, whichever is later.
(q)
File of Surety Management Systems
3 Years
From the date of implementation.
(r)
Record maintained for Report Sent to Hon'ble
High Court.
3 Years
From the date of dispatch to the High Court.
7 (a)
Bio-Metric Attendance recording system
project Tender, Installation, Processing,
AMC etc
1 Year
After Audit clearance or after condemnation, whichever is later.
(b)
Digitization of old records project Tender,
Processing, Correspondence file
1 Year
After Audit clearance or after condemnation, whichever is later.
(c)
CCTV Project Tender, Purchase, Installation,
AMC etc. file
1 Year
After Audit clearance or after condemnation, whichever is later.
(d)
Recording/file pertaining to the procurement
in regard to e-court Project their installation,
AMC of Hardware and software etc.
1 Year
After Audit clearance or after condemnation, whichever is later.
8
Record related to the Annual Budget as well
as Five year Fund Plan
6 Years
From the date of its submission to Accounts Branch.
TABLE-8 COPYING AGENCIES
Record generated in Office of Administrative Officer (Judicial), Copying Agencies
S.
No.
Record generated in Office of
Administrative Officer (Judicial), Copying
Agencies
Period of
Preservation
Remark/s
1
Daily Work Done Statements of Officials of
CAs
&
Status
of
Pendency
of
CA
Applications in Copying Agencies-Sessions,
Civil & Criminal.
1 Year
As per Rule 19 (Sl. No. 99 & 100), Chapter 5, Vol. V of Hon'ble High
Court of Delhi the preservation period for ''Daily out-turn of work
done by Copyists & Proof Examiners'' is one year.
2
File related to various Complaints made by
the
Applicants/Advocates
regarding
Delay/Non-Supply of Copies etc.
1 Year
After final disposal.
3
File related to copy of Minutes of Meeting of
Copying Agencies.
1 Year
From the date of meeting.
4
Dak Registers
1 Year
From the date of last entry.
5
Registers of Fresh C.A. applications of File
Fetchers
3 Years
Delhi High Court Rules:
Rule 19 (Sl. No. 6), Chapter 5, Vol. V:The preservation period for the
registers of ''Return of files in all cases (Record Register)'' is three
years.
6
Movement
Registers
of
files/chithas
maintained by File Fetchers
3 Years
Delhi High Court Rules:
Rule 19 (Sl. No. 6), Chapter 5, Vol. V: The preservation period for the
registers of ''Return of files in all cases (Record Register)'' is three
years.
[PART II—I
DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY
39
7
Movement
Registers
of
files/chithas
maintained by Copyists
5 Years
Delhi High Court Rules:
Rule 19 (Sl. No. 67), Chapter 5, Vol. V: The preservation period for
the registers of ''work performed by copyists'' is five years.
8
Registers of Entries of prepared certified
copies
maintained
by
Copyists
(Quota
Registers)
5 Years
Delhi High Court Rules:
As per Rule 19 (Sl. No. 67), Chapter 5, Vol. V: The preservation
period for the registers of ''work performed by copyists'' is five years.
9
Registers of Marking of files/chithas to
Copyists
1 Year
Delhi High Court Rules:
As per Rule 19 (Sl. No. 68), Chapter 5, Vol. V: The preservation
period for the registers of ''distribution of cases to Copyists'' is one
year.
10
Unclaimed Certified Copies which are not
collected by the applicants
120 days
Delhi High Court Rules:
Rule 10A of Chapter 5B, The preservation period for certified copies
which were not claimed/collected by the applicants is 120 days.
11
C.A. applications lying under objections
which are not collected by the applicants
120 days
Delhi High Court Rules:
Rule 10A of Chapter 5B, The preservation period for certified copies
which were not claimed/collected by the applicants is 120 days.
12
Cash/Revenue Statements
1 Year
After Audit clearance.
13
Office Copies of Cash Receipts
180 days
From the date of receipt.
14
Sanctioned C.A. applications
1 year after
audit clearance
or 3 Years of
sanction
whichever
is
later.
Delhi High Court Rules:
Rule 39 of Chapter 17 the sanctioned C.A. applications are to be
weeded out after the audit of records and registers concerning
Sanctioned C.A. applications or until the expiry of 3 years, whichever
is later.
15
Attendance Registers
1 Year
From the date of last entry.
16
File related to copy of Minutes of Meeting of
Copying Agencies.
1 Year
From the date of meeting.
17
Office Copies of monthly statements of
Pendency of C.A. applications, Cash &
Revenue, etc.
1 Year
From the date of statement.
18
Office
Copies
of
Daily
Work
Done
Statements of the officials
1 Year
Delhi High Court Rules:
Rule 19 (Sl. No. 99 & 100), Chapter 5, Vol. V the preservation period
for ''Daily out-turn of work done by Copyists & Proof Examiners'' is
one year.
19
Dak Register
1 Year
From the date of last entry.
TABLE-9 DIGITIZATION
S. No.
Record Generated by Branch
Period of
Preservation
Remarks
1
Correspondence File
3 Years
After closure of process in relation to each subject matter.
2
Sending digitized files to the Hon'ble High
Court
1 year
Be digitized before destruction.
3
Original Bills
1 Year
After Audit clearance or after condemnation, whichever is later.
4
Bill Verification File
1 Year
After Audit clearance
5
Procurement of Scanners
1 Year
After Audit clearance
6
Entry Details Cum CD Issued Files (Record
of Scanning as well as Receiving of CD given
to Different Courts)
1 Year
From the date of last entry.
7
Dak Register
1 Year
From the date of last entry.
TABLE-10 EVENING COURT CELL
Sl.
No.
Record generated by Evening Courts Cell
Period of
Preservation
Remarks
1
Leave Intimation /Exemptions of Judicial
Officers
1 year
Be retained if directed so by the Competent Authority under Rule 30
Vol. IV Chapter-16 Part F(D).
2
Dak Register
1 year
From the date of last entry.
3
Attendance Register
1 year
From the date of last entry.
TABLE-11 FACILITATION-CUM-INFORMATION CENTRE
40
DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY
PART II—I]
S. No.
Record generated by Branch
Period of
Preservation
Remarks
1
Minutes of meetings
Forever, if the
same
pertain
to
a
policy
matter,
otherwise
1
year.
2
Correspondence Letter
1 Year
From the date of disposal.
TABLE-12 FILING BRANCH/SECTION WRITER
S.
No.
Record generated by Filing/ Section Writer
Period of
Preservation
Remarks
1
Register (Bail orders received by Advocates)
1 Year
From the date of last entry
2
Prosecution Register ( Bail orders received by
Prosecution Branch)
1 Year
From the date of last entry
3
Caveat Register
1 Year
From the date of last entry
4
Caveats
180 days
Period for keeping the caveats alive is only 90 days (As per section
148A(5) of CPC.)
5
Jail Dak Register ( Bail order send to Jail
through Jail Dak )
1 Year
From the date of last entry
6
Allocation of Cases Register
1 Year
From the date of last entry
7
Judge's
Leave
&
Training
Programme
intimation File
1 Year
From the date of last entry
8
Copy supply register in case of conviction
1 Year
From the date of last entry
9
Dak Register
1 Year
From the date of last entry
10
Register pertaining to orders sent to mediation
1 Year
From the date of last entry
11
Register pertaining to letters issued to the
Arbitrator
1 Year
From the date of last entry
TABLE-13 FINE & AUDIT BRANCH
S.No.
Record Generated by Branch
Period of
Preservation
Remarks
1
Monthly Fine Statements received from
Criminal Courts i.e. MMs and ASJs.
50 years
Be destroyed after 1 year if digitized
2
Aggregate Amount Register.
50 years
Be destroyed after 1 year if digitized
3
File of Fine Deposited by Jail Convicts.
50 years
Be destroyed after 1 year if digitized
4
Monthly Fine Statement Record Register.
50 years
Be destroyed after 1 year if digitized
5
Attendance Register.
1 year
From the date of last entry.
6
Daily Fine Statements of MMs & ASJs.
6 years
Rule 12 (3), Part-F(B), Chapter-16, Volume IV, Delhi High Court
Rules
7
Daily Copy Agency Statements.
6 years
Rule 12 (3), Part-F(B), Chapter-16, Volume IV, Delhi High Court
Rules
8
Monthly Copy Agency Statements.
6 years
Rule 12 (3), Part-F(B), Chapter-16, Volume IV, Delhi High Court
Rules
9
Copies of the Fine Intimation sent to various
courts of all the Districts. (Deposited in Jail
by convicts.)
1 year
From the date of last entry
10
MCD Monthly Reports of Littering Courts
(Three Zones Narela, Civil Lines, and
Najafgarh )
3 Years
From the date of report.
11
Receipt Book Issuance Register.
6 years
From the date of last entry
12
Refund Voucher Forms & Refund Register.
50 years
Be destroyed after 3 years if digitized
13
Monthly Revenue Statements File of all the
Districts.
3 years
After the closer of financial year
14
AGCR Audit Reports.
1 year
After Audit clearance
15
Internal Audit Reports of GNCT Delhi.
1 year
After Audit clearance
16
Local Audit Reports of MMs & ASJs.
1 year
After Audit clearance
[PART II—I
DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY
41
17
Report File (Submitted in Courts).
3 years
After the closer of financial year
18
Dak Register.
1 year
From the date of last entry
TABLE-14 GENERAL BRANCH
S.
No.
Record generated by Branch
Period of
Preservation
Remarks
1 (a)
REGISTERS
Incoming Dak Registers, Outgoing Registers,
RIO Registers, NOC Registers, Attendance
Registers,
Service
Allowed
Registers,
Complaint Registers
1 Year
From the date of last entry
(b)
Stock Registers (Stationery, Copier, Fax,
Consumable items etc.), Distribution Register
1 Year
After Audit clearance
(c)
Movement Register (Administrative Record
Room)
3 Years
From the date of last entry and after confirmation that no file is lying
with or pending received from any of the branches/official concerned.
(d)
Goshwara Register (Administrative Record
Room)
Forever
For future inquiry. It may contain the entry of destroyed as well as
existing record.
2 (a)
PURCHASE FILES
Files related to stationery articles, indent files,
local purchase.
1 Year
After Audit clearance
(b)
Files related to Photocopiers, fax, duplicating
machine
1 Year
After Audit clearance or after condemnation, whichever is later.
(c)
Files related to Calculator & other local
purchase articles
1 Year
After Audit clearance.
3
OTHER COMMITTEE FILES
Files related to various Committees viz.
BMC,
Security,
BMCC,
Environment
Committee,
District
Jail
Committee,
Vulnerable Witnesses Facilities Committee,
Copying Agencies and other Committees.
Forever
Only the important policy decisions/final disposal/reports be kept
forever. Remaining part of the file be destroyed after 1 year from the
date of approval of the final decision of the Competent Authority(Rule
30 Vol. IV Chapter-16 Part F(D)
4 (a)
MISC. FILES
Files related to General Complaint, Extra
Territorial Journey, Misc. Letters
1 Year
From the date of disposal.
(b)
Files
related
to
various
sanctions,
movement/allotment of photocopier, fax,
duplicating machine
1 Year
After Audit clearance or after condemnation, whichever is later.
(c)
Allotment of Canteen
1 Year
After the supersession of license.
(d)
File related to Newspaper/publication
1 Year
From the date of supersession of last list.
(e)
Indent, intra-branch communication, File
related to Stationery & Stamps requisition.
1 Year
After Audit Clearance.
(f)
Files related to Jail Inspections
3 Years
From the date of report.
(g)
Files related to Judicial Appraisals
Forever
Be weeded out after 1 Year, if digitized.
(h)
Complaints of Inmates
1 Year
From the date of disposal.
(i)
Files related to sentence review board
3 years
From the date of report.
(j)
Files related to Surety Condition
1 Year
From the date it is dispatched to the concerned court.
5 (a)
MISC. PAPERS
Copies of requisitions received from Hon'ble
High Court/Hon'ble Supreme Court
3 Years
From the date of requisition letter.
(b)
Copies
of
satisfactory
reports
of
Photocopier/fax/duplicating machine
1 year
From the date of report.
6
Budget
of
Stationery,
Local
Purchase,
Consumable items etc.
3 Years
From the closure of financial year.
7 (a)
BILL PAYMENT FILES
Files related to payment of Govt. Press Bills,
Local Purchase
1 Year
After Audit clearance.
42
DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY
PART II—I]
(b)
Files related to AMC of Fax/duplicating
Machines etc.
1 Year
After Audit clearance.
TABLE-15 HINDI SECTION
S.
No.
Description Of Record Generated
Period of
Retention
Remarks
1
Official Notings
1 Year
From the date of disposal.
2
Record of Minutes of Meeting of Central
Hindi Implementation Committee
Forever
If the same pertain to a policy matter, otherwise 1 year.
3
Record
Regarding
translation
work
of
documents received from various courts and
branches.
3 Years
From the date of translation.
TABLE-16 DISASTER MANAGEMENT CELL
Sl.
No.
Description of Record Generated
Period of
Retention
Remarks
1
Minutes of Meeting approved by Ld. District
& Sessions Judge, Delhi
Forever
If the same pertain to a policy matter, otherwise 1 year.
2
Dak/Orders/Directions/Circulars etc. received
on daily basis for information only from
Other Districts/Branches
1 year
From the date of last entry.
TABLE-17 JUDICIAL BRANCH
S.
No.
Record Generated by Judicial Branch
Period of
Preservation
Remarks
1
Inspection (report) carried by the Officers of
DHJS of the Courts of Judicial Officers of
(DJS) sent to the Hon’ble High Court.
3 Years
The Inspection Reports are sent by this office to the Hon’ble High
Court for the purpose to observe the functioning of Court work and
maintenance of Court Record of the Officers of DJS.
2
High Court correspondence regarding the
Inspection of the Court of the Judicial
Officers
(DHJS
&
DJS)
and
seeking
Judgments
1 Year
From the date of receipt of communication.
3
The matter pertaining to the ACR of the
Officers of DHJS/DJS and Representation
against adverse ACR of Judicial Officers.
1 Year
After final disposal.
4
Complaint
against
Judicial
Officers
&
maintenance of record regarding complaints.
3 Years
After final disposal.
5
Correspondence regarding summoning of
Judicial Record of the officers of DHJS &
DJS to the High Court.
1 Year
After final disposal.
6
Files reg. allotment of flats from Judicial Pool
to the Judicial Officers.
50 Years
Allotment order to be preserved for 50 years and remaining papers be
weeded out after three years from the date of last entry.
7
Transfer/Posting Orders of DHJS/DJS &
Spl.MM, received from the Hon’ble High
Court.
Forever
Be destroyed after 1 year, if the same is digitized.
8
Personal Correspondence of Judicial Officers
with the High Court in regard to Issuance of
employment certificate, NOC & forwarding
of intimations of transaction in movable and
immovable property of Judicial Officers.
6 Years
After retirement/elevation of the Judicial Officer
9
Successor Courts records of DHJS Officers.
Forever
Be destroyed after 1 years, if the same is digitized.
10
Correspondence regarding returns of assets
and liabilities of Judicial Officers with the
High Court.
6 Years
After retirement/elevation of the Judicial Officer
11
Issuance of Identity Card to the Judicial
Officers of Delhi District Court.
1 Year
After retirement/elevation of the Judicial Officer
12
Orders
of
High
Court
for
Creation/Sanction/Continuance of the Posts of
Judicial Officers.
Forever
This record comes under the 'A' & 'B' Category as per the instructions
issued for Record Retention Common to All Ministries/Departments,
2012, Govt. of India.
13
Orders of High Court on Seniority and
promotion of Judicial Officers.
6 years
After retirement/elevation of the Judicial Officer
[PART II—I
DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY
43
14
Orders of High Court on Departmental
Examination of the officers of Delhi Judicial
Service (Probationers).
3 years.
From date of confirmation
15
Forwarding of request to the Director,
Prosecution for providing Public prosecutors/
Addl.
Public
Prosecutors/Asstt.
Public
Prosecutors
in
Criminal
Courts
and
appointment orders of PP/APPs received from
Govt of NCT of Delhi.
3 Years
From the date of last entry.
16
Order of High Court on appointment of the
Officers of DHJS/DJS & Special M.Ms.
Forever
Be destroyed after 1 year, if the same is digitized.
17
Copies of Countersigned Experience and
Character Certificate issued to Advocates on
the basis of certificate issued by the Delhi Bar
Association.
3 Years
From the date of Certificate.
18
Monthly Disposal Statement of DHJS & DJS
to the Hon'ble High Court
3 Years
Be destroyed after 1 year, if the same is digitized.
19
Statement of Cases 7 Years old & Senior
Citizens to the Hon'ble High Court
3 Years
Be destroyed after 1 year, if the same is digitized.
20
Monthly, Quarterly, Half Yearly and Yearly
Statements to the Hon'ble High Court.
3 Years
Be destroyed after 1 year, if the same is digitized.
21
Reply of Parliament Questions regarding
institution, disposal and pendency of cases.
3 Years
Be destroyed after 1 year, if the same is digitized.
22
Correspondence of Parliament Questions with
Judicial Officers and High Court.
3 Years
Be destroyed after 1 year, if the same is digitized.
23
Case transferred from one court to another
court(s) as per directions of the Hon'ble High
Court, New Delhi and Ld. District and
Sessions Judges.
50 Years
Required for reference and queries.
24
Correspondence
with
the
Deputy
Commissioner of Police concerned to provide
Police Aid as per request of the Civil Courts.
3 Years
From the date of dispatch of the communication.
25
Dak/Dispatch Register
1 Year
From the date of last entry.
26
Power/Bail Power/ Notifications (all Judicial
Officers) received from the Hon'ble High
Court of Delhi, New Delhi
Forever
Be destroyed after 1 year, if the same is digitized.
27
Detention
of
Judicial
Officers
during
vacations, as per directions of the Hon'ble
High Court of Delhi, New Delhi
3 Years
From the date of receipt of communication.
28
Powers
of
Designated/
Special
Courts
received from the Hon'ble High Court of
Delhi, New Delhi
Forever
Be destroyed after 1 year, if the same is digitized.
29
Circulation of list of Holidays and calendars,
received from the Hon'ble High Court of
Delhi, New Delhi
1 Year
Be destroyed after 1 Month, if digitized.
30
Constitution of committee and authorization
of officer In charge of Branches at Tis Hazari
Court, Central District, Delhi
1 Year
After supersession of the order.
31
Casual leave, Short leave, Compensatory
leave, Sick leave, Intimation of leave and
Station leave permission
1 Year
From the date of last entry.
32
Copy of Duty Rosters of Judicial Officers.
1 Year
From the date of order.
33
Earned leave, Medical leave, Paternity leave,
Maternity leave, Child Care leave, Half Pay
leave, Extra Ordinary leave, Leave of
Absence
1 Year
From the date of last entry and subject to the entry in Service Book.
34
Registers pertaining to sanction of leaves
1 Year
From the date of last entry.
35
Daily leave list of Judicial Officers sent to
web-site and other concerned
90 days
From the date sent to website
36
Attendance list of MMs received from CMM
office
90 days
From the date of last entry.
37
Jail Inspection Letters
1 Year
From the date of last entry.
38
Leave Record sent/received to/fro other
Districts
1 Year
From the date of last entry.
39
Training
Programme
i.e.
1 Year
From the date of last entry.
44
DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY
PART II—I]
workshop/seminar/conference letters received
from the Delhi Judicial Academy for Officers
of DHJS & DJS,
40
Delegation letters received from Delhi
Judicial Academy from North-Eastern and
other states.
1 Year
From the date of last entry.
41
Environment
Awareness
Retreat
letters
received from Delhi Judicial Academy
1 Year
From the date of last entry.
42
Letters on Training Programme Calendar/
Publication of Journals received from Delhi
Judicial Academy
1 Year
From the date of last entry.
43
Letters on Spl. MM Training Programme
received from Delhi Judicial Academy
1 Year
From the date of last entry.
TABLE-18 LAC BRANCH (DISTRICT NAZIR)
S.
No.
Record Generated by Branch
Period of
Preservation
Remarks
1
Receipt and Payment Register (LAC)
Forever
Be destroyed after 1 year, if digitized
2
Receipt and Payment Register (General)
Forever
Be destroyed after 1 year, if digitized
3
Cheque Deposit Register
Forever
Be destroyed after 1 year, if digitized
4
Voucher Book
3 Years
From the date of last entry
5
File Wapsi Register
6 Years
From the date of last entry
6
Dak
Register
(LAC
&
General
Correspondence)
Forever
Be destroyed after 1 year, if digitized
7
Service Postage Stamp Record Register
1 Year
From the date of last entry
8
File regarding application for issuance of
Postage Stamps
1 Year
From the date of sanction
9
Attendance Register
1 Year
From the date of last entry
TABLE-19 LIBRARY
S.
No.
Description Of Record Generated
Period of
Preservation
Remarks
1
Files related to purchase of law software
1 year
After Audit clearance.
2
Purchase files
1 Year
After Audit clearance.
3
Quotation files
1 Year
After Audit clearance.
4
Subscription files
1 Year
After Audit clearance.
5
Binding files of Law Journals/Books, etc.
1 Year
After Audit clearance.
6
Budget files
3 Years
From the financial year.
7
Audit files
1 Year
After Audit clearance.
8
Bill Entry Registers
1 Year
From the last entry.
9
Recovery of Law Books/weeding out of Law
Books, Bare Acts, Journals, etc.
1 Year
From the last entry.
10
No dues Certificate files
1 Year
From the date of certificate.
11
Purchase of Library Furniture files
1 Year
After Audit clearance.
12
Purchase of library Articles/Stationeries files
1 Year
After Audit clearance.
13
Minutes of Meeting
a.
General Minutes
b.
Policy Decisions
1 Year
Forever
From the date of meeting.
14
Newspaper and Magazines Registers and files
1 Year
After Audit clearance.
15
Attendance registers and Dak registers
1 Year
From the last entry.
16
Accessions registers of Residence Library
6 Years
From the last entry.
17
Accessions registers of Court Library
Forever
Be destroyed after 1 year, if digitized
18
Loan registers use for issuance of library
books on temporary basis
Forever
Be destroyed after 1 year, if digitized
19
Residence
library
registers
of
Judicial
Officers
1 Year
From the date the officer is elevated or the date on which the final
pension order is passed/superannuated/ or ceased to be in service
[PART II—I
DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY
45
20
Permanent Court Library Registers of Judicial
Officers/Readers/District Courts Library
Forever
Abolished court registers be destroyed after 3 years. Before
destroying, the registers be digitized.
TABLE-20 LITIGATION
S.
No.
Record Generated by Litigation Branch
Period of
Preservation
Remarks
1
Writ
Petitions
with
parawise
comments/counter affidavit/professional bills
of Govt. Counsels
3 Years
After the decision has attained finality.
2
Special Leave Petitions /Civil Appeals
Parawise comments, counter affidavit and
professional bills of Govt. Counsels
3 Years
After the decision has attained finality.
3
Letters Patent Appeal with reply (if any) and
professional bills of Govt. Counsel
3 Years
After the decision has attained finality.
4
Civil Suits with parawise comments, counter
affidavit and professional bills of Govt.
counsel
3 Years
After the decision has attained finality.
5
Cases before the Consumer forums/Court of
ADM
3 Years
After the decision has attained finality.
6
File Movement Register
3 Years
From the date of last entry.
7
Professional Bill Payment Register – Payment
to Govt. Counsels
3 Years
After the decision has attained finality.
8
Institution Register
3 Years
After the decision has attained finality.
9
Dak Register, Attendance Register
1 Year
From the date of last entry.
TABLE-21 NAZARAT BRANCH
S.
No.
Record Generated by Branch
Period of
Preservation
Remarks
1
Register No. 23 Civil Courts
Summons Entry Register
3 Years
From the date of last entry
2
Hon'ble High Court Summons
Entry Register
3 Years
From the date of last entry
3
M.M Seat Summons
Entry Register
3 Years
From the date of last entry
4
Out of Station Civil Courts and Hon'ble High
Court Summons Entry Register
3 Years
From the date of last entry
Sheriffs' Petty Accounts Register and Forms
5
New No. Form No. 1 Register of Receipts
(Old No. Register A) / Register of Receipt
Forever
As per High Court Rules these register should be maintained
Permanently
6
New
No.
Form
No.
2
Register
of
Disbursement (Old No. Register B) / Register
of Disbursement
12 Years or 1
year
after
audit clearance
whichever
is
later.
As per High Court Rules these register should be maintained Upto 12
Years
7
New No. Form No. 3 Cash Book (Old No.
Register C) / Cash Book
Forever
As per High Court Rules these register should be maintained
Permanently
8
New No. Form No. 5 Receipt Form (Old No.
Form G) / Receipt Book
6 Years or 1
year
after
audit clearance
whichever
is
later.
As per High Court Rules these register should be maintained 6 Years
9
New No. Form No. 6 (Register D)
Sheriffs'
Petty
Accounts
Register of Process and Warrants etc.
3 Years or 1
year
after
audit clearance
whichever
is
later.
As per High Court Rules these register should be maintained 3 Years
but subject to the condition mentioned against Form No. 8
10
New No. Form No. 7 Note Book of Process
Servers (Old No. Form H)
03 Years
As per High Court Rules these register should be maintained 03 Years
11
New No. Form No. 8 Payment Order Form
(Old No. Form I) / Court Payment Order
1 Year
From the date of audit clearance
46
DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY
PART II—I]
12
New No. Form No. 9 Challan Form (Old No.
Form J) / Challan Form
(A) Memo to accompany remittance of
surplus money to the Treasury
(B) Of Monthly balance to the Treasury
(C) Consolidated Memo of Remittance to the
Treasury
6 Years or 1
year
after
audit clearance
whichever
is
later.
From the date of last entry.
13
New No. Form No. 11 Statement of Lapsed
Deposit (Form 29 Civil Account Code,
Volume I)
Forever
As
per
High
Court
Rules
these
register
should
be
maintained Permanently
14
New No.12 Voucher for Refund of lapsed
deposits Form No. 30, Civil Account Code,
Volume I
3 Years or 1
year
after
audit clearance
whichever
is
later.
From the date of last payment.
15
List of Process Servers Daily Duty Chart
1 Year
From the date of last entry.
TABLE-22 PLEA BARGAINING
S.
No.
Description Of Record Generated
Period of
Retention
Remarks
1
File Movement Register
12 Years
From the date of last entry.
2
Attendance Register
1 Year
From the date of last entry.
TABLE-23 POOL CAR SECTION
S.
No.
Record Generated by Pool Car Branch
Period of
Preservation
Remarks
1
Budget File
3 Years
From financial year.
2
File regarding receiving / registration of New
Vehicle
1 Year
After condemnation/auction of vehicle
3
File regarding Issue of new petrol coupon
books/log book/flag/flag rod
1 Year
After Audit clearance or condemnation, whichever is later.
4
File regarding Purchase of Battery/Tyre
Tube/accessories for staff vehicles
1 Year
After Audit clearance.
5
File/ Register regarding Leave Record &
Deputation of Drivers
1 Year
From the date of last entry.
6
Old Log Books
1 Year
After Audit clearance or condemnation, whichever is later.
7
Old Coupon Books
1 Year
After Audit clearance or condemnation, whichever is later.
8
Files regarding repair and maintenance of
each vehicle
1 Year
After Audit clearance or condemnation, whichever is later.
9
Stock Register ( Repair maintenance of
vehicles/Misc. Bills i.e. PUCC, Puncture
etc./old parts of vehicles
1 Year
After Audit clearance or condemnation, whichever is later.
10
Use of official vehicle for private purpose
1 Year
After Audit clearance.
11
Files/register regarding Petrol Bill’s of Govt.
petrol pump
1 Year
After Audit clearance.
12
Petrol receipt of staff cars and file/register of
petrol (BPCL Smart Fleet Facility)
1 Year
After Audit clearance.
13
Consumption register of Petrol (Govt. Petrol
Pump & BPCL)
1 Year
After Audit clearance.
14
File Regarding Advance Payment/Final
settlement of Smart Card advance(BPCL)
1 Year
After Audit clearance.
15
Files/Register regarding bills of Hired
Vehicles
1 Year
After Audit clearance.
16
File regarding Correspondence with Delhi
Govt. in respect of Hiring of Vehicles
3 Years
From the date of Sanction.
17
File
regarding
Bills
of
Drivers
i.e.
PUCC/PUNCTURE/TSR Fare
1 Year
From the date of clearance of bill.
18
File regarding Complaints.
1 Year
After decision has attained finality.
[PART II—I
DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY
47
19
File regarding Enquiry of Drivers
1 Year
After decision has attained finality.
20
File regarding ACR of Drivers
3 Years
From the date ACR is conveyed.
21
File regarding Providing of Pool Cars/Drivers
to other district court complex
1 Year
From the date of correspondence.
22
Miscellaneous File w.r.t. correspondence
with Hon’ble High Court of Delhi/GNCT of
Delhi
1 Year
After finalization of the matter raised in the correspondence.
23
File regarding transfer & posting of drivers
Forever
Be weeded out after 1 Year, if digitized.
24
Correspondence File regarding relaxation in
limit of petrol consumption for pool cars
1 Year
From the date of Sanction.
25
File regarding conveyance facility to the
Judicial officers resides out side Delhi
1 Year
After the date of permission.
TABLE-24 PURCHASE CELL
S.
No.
Description Of Record Generated
Period of
Retention
Remarks
1
Purchase Files
1 Year
After Audit clearance.
2
Comprehensive AMC/AMC Files
1 Year
After Audit clearance or after the period of AMC is over whichever is
later.
3
Annual Rate Contract Files
1 Year
After Audit clearance.
4
Registers (All kind of Registers such as
Accounts Bill, File movement, EMD return,
attendance, sample return, e-tenders status,
file number, etc.)
3 Years
From the date of last entry.
TABLE- 25 R&I
S.
No.
Description Of Record Generated
Period of
Retention
Remarks
1
Receipt Register maintained at Seat – 'A'
dealing with all the correspondence addressed
to Ld. District & Sessions Judge (HQs),
Delhi, received within the Tis Hazari Courts,
Delhi.
3 Years
From the date of last entry.
(Shri Shiv Narain Dhingra, the then Ld. District & Sessions Judge,
Delhi vide order dated 10.06.2005 had ordered that record of R&I
Branch be kept forever.)
2
Receipt Register maintained at Seat – 'B'
dealing with the correspondence addressed to
Ld. District & Sessions Judge (HQs), Delhi
and Officer-In-Charges, received from
outside Tis Hazari Courts, Post Office and
Courier.
3 Years
From the date of last entry.
(Shri Shiv Narain Dhingra, the then Ld. District & Sessions Judge,
Delhi vide order dated 10.06.2005 had ordered that record of R&I
Branch be kept forever.)
3
Receipt Register maintained at Seat – 'C'
dealing with the correspondence addressed to
Ld. District & Sessions Judge (HQs), Delhi
Officer-In-Charges, received from the
Rohini Courts.
3 Years
From the date of last entry.
(Shri Shiv Narain Dhingra, the then Ld. District & Sessions Judge,
Delhi vide order dated 10.06.2005 had ordered that record of R&I
Branch be kept forever.)
4
Receipt Register maintained at Seat – 'D'
dealing with the correspondence addressed to
Ld. District & Sessions Judge (HQs), and
Officer-In-Charges, received from the
Karkardooma Courts.
3 Years
From the date of last entry.
(Shri Shiv Narain Dhingra, the then Ld. District & Sessions Judge,
Delhi vide order dated 10.06.2005 had ordered that record of R&I
Branch be kept forever.)
5
Receipt Register maintained at Seat – 'E'
dealing with the correspondence addressed to
Ld. District & Sessions Judge (HQs)and
Officer-In-Charges, received from Patiala
House Courts.
3 Years
From the date of last entry.
(Shri Shiv Narain Dhingra, the then Ld. District & Sessions Judge,
Delhi vide order dated 10.06.2005 had ordered that record of R&I
Branch be kept forever.)
6
Receipt Register maintained at Seat – 'F'
dealing with the correspondence addressed to
Ld. District & Sessions Judge (HQs) and
Officer-In-Charges, received from Dwarka
Courts.
3 Years
From the date of last entry.
(Shri Shiv Narain Dhingra, the then Ld. District & Sessions Judge,
Delhi vide order dated 10.06.2005 had ordered that record of R&I
Branch be kept forever.)
7
Receipt Register maintained at Seat – 'G'
dealing with the correspondence addressed to
Ld. District & Sessions Judge (HQs) and
Officer-In-Charges, received from Saket
Courts.
3 Years
From the date of last entry.
(Shri Shiv Narain Dhingra, the then Ld. District & Sessions Judge,
Delhi vide order dated 10.06.2005 had ordered that record of R&I
Branch be kept forever.)
48
DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY
PART II—I]
8
Receipt Registers maintained at Seat –
'Leaves' dealing with all kind of leave
applications of Judicial Officers, A.O.,
Sr/P.A./P.A., Sr.JA/JA, JJA and Peons,
received from Central District, Tis Hazari
Courts.
3 Years
From the date of last entry.
(Shri Shiv Narain Dhingra, the then Ld. District & Sessions Judge,
Delhi vide order dated 10.06.2005 had ordered that record of R&I
Branch be kept forever.)
9
Receipt Registers maintained at Seat – 'Delhi
High Court' dealing with all kind of High
Court Orders/ letters and closed envelopes
received from Delhi High Court.
Forever
Be destroyed after 1 year, if digitised.
Shri Shiv Narain Dhingra, the then Ld. District & Sessions Judge,
Delhi vide order dated 10.06.2005 had ordered that record of R&I
Branch be kept forever.
10
Receipt Register maintained at Seat – 'Delhi
High Court/LCR' dealing with judicial
record/file/LCR
of
Tis
Hazari
Courts,
received from the Delhi High Court.
Forever
Be destroyed after 1 year, if digitised.
Shri Shiv Narain Dhingra, the then Ld. District & Sessions Judge,
Delhi vide order dated 10.06.2005 had ordered that record of R&I
Branch be kept forever.
11
Receipt Register maintained at Seat –
'Circulars' dealing with all the circulars
issued time to time from the Ld. District &
Sessions Judge(HQs) and all the Officer-In-
Charges, Central District
3 Years
From the date of last entry.
(Shri Shiv Narain Dhingra, the then Ld. District & Sessions Judge,
Delhi vide order dated 10.06.2005 had ordered that record of R&I
Branch be kept forever.)
12
Local Dispatch Registers dealing with the
correspondences/letters/ACRs/
Notifications/Delhi High Court received from
all the branches of Central District.
3 Years
From the date of last entry.
(Shri Shiv Narain Dhingra, the then Ld. District & Sessions Judge,
Delhi vide order dated 10.06.2005 had ordered that record of R&I
Branch be kept forever.)
13
Dak/Peon Books/RIO Registers maintained
at every seat of R&I Branch (Central), Delhi
to deliver/dispatch the various letters/ daks.
3 Years
From the date of last entry.
(Shri Shiv Narain Dhingra, the then Ld. District & Sessions Judge,
Delhi vide order dated 10.06.2005 had ordered that record of R&I
Branch be kept forever.)
14
File relating to Posting & Transfer Order of
Staff, Detention Order, Room Shifting Orders
1 Year
From the date of order.
TABLE- 26 RECORD ROOMS
S.
No.
Record Generated by Branch
Period of
Preservation
Remarks
1
Attendance Register
1 Year
From the date of last entry.
2
Inspection Register
1 Year
From the date of last entry.
3
Return of original document Register
Forever
Be weeded out after 1 Year, if digitized.
4
File Relating to destruction of record
Forever
Be weeded out after 1 Year, if digitized.
5
File movement register/ Dak Register
Forever
Pertains to judicial records receipt & transmission to various appellate
court including various High Courts & Supreme Court. These records
are to be maintained in perpetuity as per chapter 16 of Delhi High
Courts Rules. Be destroyed after 1 year, if digitized.
6
External Transfer & Posting (Staff)
1 Year
From the date of order.
7
Circular relating to Policy matters of record
room
Forever if
pertains to a
policy
decision;
otherwise 1
Year.
Be destroyed after 1 year if digitised.
8
Consignment Status File
1 Year
From the closure of the year.
9
Correspondence File relating to Policy &
Important High Court Communication
Forever
If relates to policy matter otherwise 1 Year.
Be destroyed after 1 year, if digitised.
10
Record Shifting File
Forever
Be destroyed after 1 year if digitised.
11
Outstation summons file
1 year
From the closure of the year.
12
Requisition of File by Supreme Court/High
Courts & Other Courts
12 years
Be destroyed after 1 year if digitised.
13
Wapsi Register/High Court Wapsi Register
Forever
Be destroyed after 1 year if digitised.
14
CA Register
1 Year
From the date of last entry.
15
High Court Letter Register
6 Years
Be destroyed after 1 year if digitised.
16
File of inspection of Goshwara Registers
1 year
From the date of last entry.
[PART II—I
DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY
49
TABLE- 27 RECRUITMENT CELL
S.
No.
Description Of Record Generated
Period of
Retention
Remarks
1
Files pertaining to promotion of all the cadres
Forever
Be destroyed after 1 year, if digitised.
2
Files related to direct Recruitment and
Departmental Examination
Forever
Be destroyed after 1 year, if digitised.
3
Answer Sheets/Question Paper
1 Year
From declaration of result subject to pendency of litigation/any other
proceedings.
4
Application Form for Recruitment
1 Year
From declaration of result subject to pendency of litigation/any other
proceedings.
5
Evaluation Sheets
1 Year
From declaration of result subject to pendency of litigation/any other
proceedings.
6
Attendance register
1 Year
From the date of last entry.
7
Policy matter
Forever
Be destroyed after 1 year, if digitised.
8
Dak register, Dispatch register
1 Year
From the date of last entry.
TABLE- 28 VIDEO CONFRENCING ROOM
S.No.
RECORD GENERATED BY VIDEO
CONFERENCING
Period of
Preservation
REMARKS
1
Dak Registers / Dispatch Registers
1 Year
From the date of last entry.
2
Attendance Registers
1 Year
From the date of last entry.
TABLE- 29 VIGILANCE
S.
No.
Record generated by the Vigilance Branch
Period of
Preservation
Remarks
1
Disciplinary matter relating to major penalty
proceedings in which any penalty has been
imposed
3 Years
Govt. of India Record Retention schedule, 2012:- 3 years after final
disposal of Appeal or final judgment under normal course of Law or
till the prescribed retention period
2
Disciplinary matters relating to minor penalty
in which any minor penalty has been imposed
3 Years
Govt. of India Record Retention schedule, 2012:- 3 years after final
disposal of Appeal or final judgment under normal course of Law or
till the prescribed retention period
3
Disciplinary Proceedings matters resulting in
exoneration of the charged official with or
without warning
3 years
Govt. of India Record Retention schedule, 2012:- 3 years after final
disposal of Appeal or final judgment under normal course of Law or
till the prescribed retention period.
4
Preliminary
/Fact
Finding
Inquiries
&
reconstruction of missing records
3 Years
From the date of final disposal of enquiry or reconstruction report.
5
Complaints
including
anonymous
or
pseudonymous complaints etc
1 Year
From the date of Disposal of complaint.
6
A. Institution register, (regular Inquiry file)
B. Institution register, (complaint file)
Forever
Be retained forever as institution registers contains details of inquiry
and final outcome of inquiry & compliant and decision of competent
authority etc.
7
Dak/Dispatch register
1 Year
From the date of last entry.
8
Minutes of meeting of suspension review
committee
3 years
After the death of the employee/5 Years after superannuation/ceased
to be an employee, whichever is later.
9
Vigilance clearance report’s file
3 years
After the death of the employee/5 Years after superannuation/ceased
to be an employee, whichever is later.
TABLE- 30 RTI SECTION
1
All applications under section 6 of the Act
and all proceedings and papers related thereto,
wherein the information has been supplied.
180 days
Hon'ble High Court of Delhi has already prepared "Delhi District
Courts (Right to Information) Rules-2008" for being followed by
District Courts of Delhi notified and published in Delhi Gazette
Extraordinary, Part IV (NCTD No. 30) dated 06-05-2009 vide
Notification No. 162/Rules/DHC, dated 06-05-2009 whereby separate
preservation schedule has been laid down (Rule 16 chapter-V
Miscellaneous).
2
All applications under section 6 of the Act
and all proceedings and papers related thereto,
wherein the information has not been supplied
or partially supplied.
1 year
3
All appeals under section 19(1) and 19(2) of
the Act, which have been allowed.
180 days
4
All appeals which have been disallowed or
1 Year
50
DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY
PART II—I]
partially allowed.
5
All Registers maintained in respect of
application filed under section 6 of the Act
and the appeals filed under section 19(1) of
the Act.
3 Years
6
Annual Returns.
12 Years
7
Misc. File contains Dak/Orders/ Directions/
Circulars/Notifications/ Office Memorandum
(including RTI issues) / Summons for
evidence etc. received on daily basis for
information from other Courts / Branches/
Departments/Public.
1 Year
From the date of final disposal.
8
Correspondence File contains letters/ Office
Notings concerning to RTI matters.
3 Years
After the disposal of application subject to pendency of appeal.
NOTES:
1.
Notwithstanding anything contained in the schedule, the Competent Authority under Rule 30, Volume-
IV, Chapter-16, Part-F(D) (Proposed) Delhi High Court Rules shall have the power to direct preservation of any
record beyond its specified period by way of a written order.
2.
Notwithstanding anything contained in the schedule, if any record is digitized as per orders of the
Competent Authority under Rule 30 or by the orders of High Court of Delhi the period of preservation be treated
as 1 Year from the date of digitization and the record be destroyed thereafter, subject to approval of Competent
Authority by a written order.
3.
All RTI related files and correspondence/records maintained by each branch be preserved as per Delhi
District Courts (Right to Information) Rules, 2008 notified vide Notification No.162/Rules/DHC dated
06.05.2009 and then destroyed unless ordered otherwise by the Competent Authority as defined in Rule 30
Volume-IV, Chapter-16, Part-F(D) Delhi High Court Rules as provided in Table No.31 of this Schedule.
4.
The main principle which should guide the destructions of accounts record should be that so long as an
objection is outstanding and the accounts have not been completely checked and accepted in audit, they and the
supporting documents should not be destroyed even though the period of preservation prescribed in the rules
may have expired (Punjab Government Letter No. 8026-FR-53/8147, Dated the 4th November, 1953)
5.
If any difficulty is found in the interpretation or implementation of these Rules, the decision of
Competent Authority under Rule 30 on the issue shall be final.
6.
If these rules are silent with respect to any document(s)/file(s)/register(s)/record(s) the concerned
branch/office shall, with their inputs, shall place the matter before Competent Authority under Rule 30 and the
steps be taken for incorporation of those document(s)/file(s)/register(s)/record(s) incorporated in the schedule.
7.
Till the time rules under note (6) are formulated, the records can be directed to be destroyed by the
Competent Authority under Rule 30 and its decision shall be final.
NOTE: THESE AMENDMENTS SHALL COME INTO FORCE FROM THE DATE OF THEIR
PUBLICATION IN THE GAZETTE.
By Order of the Court
KANWAL JEET ARORA, Registrar General
Uploaded by Dte. of Printing at Government of India Press, Ring Road, Mayapuri, New Delhi-110064
and Published by the Controller of Publications, Delhi-110054.
GORAKHA
NATH YADAVA
Digitally signed by GORAKHA
NATH YADAVA
Date: 2024.09.11 12:29:52
+05'30'