झारखÖड गजट

असाधारण अंक

झारखÖड सरकार ɮवारा Ĥकाͧशत

12 चैğ, 1946 (श०)

संÉ या – 195 राँची, सोमवार, 1 अĤैल, 2024 (ई०)

काͧम[क, ĤशासǓनक सुधार तथा राजभाषा ͪवभाग

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संकãप

12 माच[, 2024

ͪवषय :- सͬचवालय एवं संलÊन काया[लयɉ मɅ ई-ऑͩफस (e-office) के माÚयम से सरकारȣ कायɟ के

Ǔनçपादन के Ǔनͧमƣ सͬचवालय अनुदेश मɅ संशोधन के संबंध मɅ ।

संÉया-16/Ĥ०सु०-02-05/2023 का० 1975--सͬचवालय अनुदेश के ɮवारा सͬचवालय एवं

संलÊन काया[लय कȧ काय[पɮधǓत के संबंध मɅ ͪवèतृत Ǒदशा-Ǔनदȶश Ǔनग[त है। अनुदेश के अÚयाय-6

मɅ मामले Ǔनपटाने कȧ संͯ¢Üत ĤͩĐया वͨण[त है ।

उÈत मɅ सͬचवालय एवं संलÊन काया[लय अÛतग[त पğ-ĤािÜत से लेकर संͬचका के गठन,

उपèथापन, ǑटÜपणी एवं पğाचार आǑद के संबंध मɅ अपनायी जाने वालȣ ĤͩĐया का Ǔनधा[रण ͩकया

गया है ।

2. सͬचवालय अनुदेश के अÚयाय-6 मɅ Ǔनàन उपबंध हɇ:-

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झारखÖडगजट(असाधारण) सोमवार, 1 अĤैल, 2024

भाग-1:- कागज-पğɉ कȧ ĤगǓत और फाइलɉ का गठन

उप-भाग 1:- कागज पğɉ कȧ ĤगǓत

उप-भाग 2:- फाइलɉ का गठन

भाग - 2 :- Ǔनदȶशीकरण

भाग - 3 :- ǑटÜपणी

उप–भाग 1:- ǑटÜपणी का Ǿप और अÛतव[èतु

उप-भाग 2:- कागज-पğɉ का ͪवÛयास

उप-भाग 3:- कागज-पğ उपèथाͪपत करने के ͧलए अनुमत समय

उप-भाग 4:- रंगीन पताकɉ का उपयोग

भाग- 4:- ĤाǾपण

भाग– 5:- गोपनीय मामले

भाग-6:– ĤǓतͧलͪप करना, Ĥेषण (Ǔनग[मन) और बाद कȧ कार[वाई

उप-भाग 1 :- ĤǓतͧलͪप करना

उप-भाग 2 :- छपाई के कागज-पğ

उप-भाग 3 :- Ĥेषण

3. सͬचवालय अनुदेश के अंतग[त सͬचवालय के सभी काय[ कागज-पğɉ पर मैनुअलȣ

(Manually) ͩकये जाते हɇ, िजससे कागज-पğɉ के रख-रखाव एवं पहुँच मɅ अͬधक समय एवं काय[-

बल कȧ आवæयकता होती है ।

4. वत[मान समय मɅ सूचना Ĥौɮयोͬगकȧ, सरकारȣ एवं गैर सरकारȣ काया[लयɉ के ͧलए एक

मह×वपूण[ सूğ का काय[ कर रहा है। यह कायɟ को सुगम बनाता है एवं ĤͩĐयाओं को åयविèथत

करते हुए द¢ता मɅ वृɮͬध करता है, िजससे उ×पादकता मɅ वृɮͬध होती है। यहȣ कारण है ͩक आज

कàÜयूटर, इंटरनेट, ई-मेल, ई-ऑͩफस इ×याǑद सभी काया[लयɉ के ͧलए आवæयक बन गये हɇ ।

5. ई-ऑͩफस या Electronic Office एक ͫडजीटल Üलेटफॉम[ है, िजसे सरकारȣ काया[लयɉ

मɅ दèतावेज Ĥबंधन ĤͩĐयाओं (Document Management Processes) को सुåयविèथत करने

के ͧलए ͪवकͧसत ͩकया गया है। यह पारàपǐरक कागज आधाǐरत काय[ Ĥणालȣ को ͫडजीटल ͧसèटम

मɅ बदल देता है िजससे इलेÈĚोǓनक Ǿप से सरकारȣ दèतावेजɉ के Ǔनमा[ण, भÖडारण, पुनĤा[िÜत एवं

साझा करने मɅ सुͪवधा होती है ।

6. ई-ऑͩफस Ĥणालȣ को लागू करने का Ĥाथͧमक उɮदेæय Document Management

System को सुåयिèथत करना, कागजी काम को कम करना तथा पदाͬधकाǐरयɉ/कͧम[यɉ कȧ

उ×पादकता एवं काय[ ¢मता को बढ़ाना है। इसके माÚयम से पदाͬधकारȣ/कमȸ Secure Login

Credential के साथ ͩकसी भी èथान से सरकारȣ दèतावेजɉ तक पहुँच èथाͪपत करते हुए सरकारȣ

कायȾ का Ǔनçपादन कर सकते हɇ ।

झारखÖडगजट(असाधारण) सोमवार, 1 अĤैल, 2024

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7. Digital India काय[Đम के तहत ई-ऑͩफस Ĥणालȣ को ĤशासǓनक सुधार तथा लोक

ͧशकायत ͪवभाग, भारत सरकार के ɮवारा Ĥारàभ ͩकया गया है। भारत सरकार के ͪवͧभÛन मंğालयɉ

एवं ͪवभागɉ के ɮवारा ĤशासǓनक काय[ Ĥणालȣ को आधुǓनक एवं पारदशȸ बनाने, द¢ता बढ़ाने एवं

काय[ Ĥणालȣ को सुगम बनाने हेतु ई-ऑͩफस Ĥणालȣ को लागू ͩकया गया है ।

8. वͨण[त पǐरĤेêय मɅ झारखÖड राÏय मɅ ĤशासǓनक कायɟ को आधुǓनक बनाने एवं

सरकारȣ काया[लयɉ के संचालन मɅ द¢ता एवं पारदͧश[ता को बढ़ाने के उɮदेæय से Ĥथम चरण मɅ

सͬचवालय एवं संलÊन काया[लयɉ मɅ NIC ɮवारा ͪवकͧसत ई-ऑͩफस Ĥणालȣ को लागू करने के

Ǔनͧमƣ सͬचवालय अनुदेश के अÚयाय-6 मɅ सͬचवालय एवं संलÊन काया[लय अंतग[त अपनाये जाने

वाले समèत ĤͩĐया को ई-ऑͩफस के माÚयम से भी ǓनçपाǑदत ͩकये जाने हेतु अÚयाय-6 के शीष[क

को Ǔनàनवत् ĤǓतèथाͪपत ͩकया जाता है:-

पूव[ का शीष[क

ĤǓतèथाͪपत शीष[क

मामले Ǔनपटाने कȧ संͯ¢Üत ĤͩĐया

मामले Ǔनपटाने कȧ संͯ¢Üत ĤͩĐया, िजसमɅ

मामले ई-ऑͩफस के माÚयम से भी Ǔनपटाये

जायɅगे ।

9. ई-ऑͩफस के काया[Ûवयन हेतु ͪवèतृत ĤͩĐया का Ǔनधा[रण सूचना Ĥौɮयोͬगकȧ एवं ई-

गवनȶस ͪवभाग, झारखÖड, राँची के सहयोग से काͧम[क, ĤशासǓनक सुधार तथा राजभाषा ͪवभाग के

ɮवारा ͩकया जायेगा। काͧम[क, ĤशासǓनक सुधार तथा राजभाषा ͪवभाग के ɮवारा Ǔनग[त उÈत ĤͩĐया

सͬचवालय अनुदेश मɅ एक नये अÚयाय-6(क) के Ǿप मɅ अÛतःèथाͪपत समझा जायेगा ।

10. Ĥèताव पर मंǒğपǐरषɮ कȧ èवीकृǓत ͪवभागीय संलेख £ापांक-1772, Ǒदनांक

06.03.2024 के Đम मɅ Ǒदनांक 06.03.2024 कȧ बैठक के मद संÉया-24 के Ǿप मɅ दȣ गयी है ।

Ĥवीण कुमार टोÜपो,

सरकार के सͬचव ।

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अधी¢क

अधी¢क, झारखÖड

झारखÖड राजकȧय मुġणालय

राजकȧय मुġणालय, राँची ɮवारा Ĥकाͧशत एवं मुǑġत

राँची ɮवारा Ĥकाͧशत एवं मुǑġत,

झारखÖड गजट

झारखÖड गजट (असाधारण

असाधारण)

) 195 – 50