िनबंधन सं या

िनबंधन सं या पी

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पी0ट

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ट0-40

बहर गजट

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बहर सरकर र कशत

23 कतZक 144 श

स पटन 4 पटन, समवर! 14 नव" बर! 222

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बहर गजट [सधरण 14 नव" बर! 222

वर नागरक

वर नागरक , , , , द ांगजन और कोिवड

द ांगजन और कोिवड

द ांगजन और कोिवड-19

19 के संदध एवं भािवत िय क ेणी म# अनुपि'थत मतदाता)

के संदध एवं भािवत िय क ेणी म# अनुपि'थत मतदाता)

*ारा डाक मतप+ के जरए मतदान के िलए दशा

*ारा डाक मतप+ के जरए मतदान के िलए दशा-िनद.श

िनद.श

1. िनवाचन का संचालन (संशोधन) िनयम, 2019, और िनवाचन आयोग के दनांक 16 जुलाई, 2020 के िनणय के

साथ पठत िनवाचन का संचालन (संशोधन) िनयम, 2020 के अनुसरण म अनुपि थत मतदाता! क"

िन#िलिखत %ेिणय को डाक मतप' (पीबी) के मा(यम से मतदान क" सुिवधा दी गई है:

(i)

वर. नागरक (80 वष से अिधक आयु के),

(ii) िनवाचक नामावली म इंिगत कए गए द2ांगजन, और

(iii) कोिवड-19 के संद3ध एवं 4भािवत 2ि6।

2. अनुपि थत मतदाता! 8ारा डाक मतप' (पीबी) का आवेदन करने हेतु 49या

(2.1) डाक मतप' 8ारा मतदान करने के इ:छुक कसी भी अनुपि थत मतदाता को संबंिधत िनवाचन =े' के

रट?नग अिधकारी (आरओ) को सभी आव@यक िववरण देते Aए, 4प' 12-घ म आवेदन करना पड़ता है। डाक

डाक

मतप+ क सुिवधा क अपे/ा वाला ऐसा आवेदन संबंिधत िनवा3चन क अिधसूचना क तारीख के बाद पांच दन

के भीतर आरओ तक प8ंच जाना चािहए।

(2.2) िनवाचन का संचालन िनयम, 1961 के िनयम 27ड. और 27-झ के तहत संशोिधत 4ावधान के अनुसार,

अनुपि थत मतदाता को डाक मतप' जारी करने और मतदान के बाद मत प' क" वापसी का काय आयोग 8ारा

यथािनदेिशत रीित से कया जाएगा। तदनुसार, आयोग ने वर. नागरक %ेणी के अनुपि थत मतदाता! (एवीएससी),

द2ांगजन (पीडFGयूडी) %ेणी के अनुपि थत मतदाता! (एवीपीडी) और कोिवड-19 %ेणी से संबंिधत अनुपि थत

मतदाता! (एवीसीओ) 8ारा डाक मतप' के मा(यम से मतदान क" सुिवधा के िलए िन#िलिखत 49या/दशािनदIश

िनधारत कए हJ।

(2.3) यद िनवाचन के समय कोई भी िनवाचक कोिवड-19 क" वजह से राKय के भीतर अ पताल म भतL है,

अथवा कोिवड

अथवा कोिवड-19

19 क

क

क वजह से होम

वजह से होम

वजह से होम/सं'थागत संगरोध

सं'थागत संगरोध

सं'थागत संगरोध (Dok

Dok

Dokरंटीन

रंटीन

रंटीन) ) ) ) म# है और परणाम'व<प

म# है और परणाम'व<प

म# है और परणाम'व<प िचकMसीय सलाह के अनुसार

मतदान कN म 2ि6गत Oप से मत डालने क" ि थित म नहP है और यद ऐसा िनवाचक डाक मतप' जारी करने के िलए

अनुरोध करता है, तो आवेदन क" वा तिवकता के बारे म समाधान हो जाने पर संबंिधत रट?नग अिधकारी (आरओ),

िनवाचक को डाक मतप' 4दान करेगा। रट?नग अिधकारी (आरओ) डाक मतप' पAंचाने और िनवाचन =े' म मतदान के

िलए िनयत ितिथ से पहले उ6 िनवाचक से इसे वापस मंगवाने क" 2व था करेगा। यह 2व था आयोग के िनदेश पर मुSय

सिचव 8ारा नािमत कोिवड-19 के नोडल अिधकारी के समTवय म क" जाएगी। ऐसे िनवाचक से डाक मतप' के िलए

आवेदन (4प' 12-घ) के साथ स=म वा Uय 4ािधकारय से 4माण-प'/िनदIश क" 4ितिलिप संलV होनी चािहए, िजसम

यह दशाया गया हो क आवेदक कोिवड-19 क" वजह से राKय म अ पताल म भतL है या राKय के भीतर संगरोध (Dokरंटीन)

(गृह या सं थागत) म है।

(2.4) डाक मतप+ का िवक= प

डाक मतप+ का िवक= प

डाक मतप+ का िवक= प चुनने वाले द> यां

चुनने वाले द> यां

चुनने वाले द> यांग ेणी

ग ेणी

ग ेणी (एवीपीडी

एवीपीडी

एवीपीडी) ) ) ) मतदाता

मतदाता

मतदाता) के मामले म#

) के मामले म#

) के मामले म# आवेदन

आवेदन

आवेदन (<प

<प

12घ) ) ) ) के साथ द> यां

के साथ द> यां

के साथ द> यांगजन अिधकार अिधिनयम

गजन अिधकार अिधिनयम

गजन अिधकार अिधिनयम, 2016

, 2016

, 2016 क धारा

क धारा

क धारा 2 के तहत संबंिधत माणन ािधकारी *ारा मािणत

के तहत संबंिधत माणन ािधकारी *ारा मािणत

ब#चमाक3 अश? त

ब#चमाक3 अश? तता माणप+

ता माणप+

ता माणप+ (िन@दA ट

िन@दA ट

िन@दA ट अश? त

अश? त

अश? तता के

ता के

ता के 40

40% से कम नहC

से कम नहC

से कम नहC) ) ) ) क ित संल न

क ित संल न

क ित संल न होनी चािहए।

होनी चािहए।

3. . . . रट?नग अिधकारी 8ारा कारवाई-

(3.1) ) ) ) बीएलओ

बीएलओ

बीएलओ केकेकेके *ारा

*ारा

*ारा <प

<प

<प 12

12घ का

का

का िवतरण

िवतरण

िवतरण:

(क) ) ) ) बीएलओ मतदान क#D /े+ म# आरओ *ारा दान कए गए िववरण के अनुसार एवीएससी

बीएलओ मतदान क#D /े+ म# आरओ *ारा दान कए गए िववरण के अनुसार एवीएससी

बीएलओ मतदान क#D /े+ म# आरओ *ारा दान कए गए िववरण के अनुसार एवीएससी, , , , एववीपीडी और

एववीपीडी और

एवीसीओ क ेणी म# अनु

एवीसीओ क ेणी म# अनु पि'थत मतदाता) के घर का दौरा करेगा और संबंिधत िनवा3चक को <प

पि'थत मतदाता) के घर का दौरा करेगा और संबंिधत िनवा3चक को <प

पि'थत मतदाता) के घर का दौरा करेगा और संबंिधत िनवा3चक को <प 12

12घ

िवतरत करेगा और उनसे पावती ाH त

िवतरत करेगा और उनसे पावती ाH त करेगा।

करेगा।

(ख) ) ) ) बीएलओ िनवा3चक से ाH त

बीएलओ िनवा3चक से ाH त

बीएलओ िनवा3चक से ाH त सभी पावितयां आरओ के पास जमा करेगा।

सभी पावितयां आरओ के पास जमा करेगा।

(ग) ) ) ) यद कोई िनवा3चक उपलJ ध

यद कोई िनवा3चक उपलJ ध

यद कोई िनवा3चक उपलJ ध नहC है तो बीएलओ अपना सK प

नहC है तो बीएलओ अपना सK प

नहC है तो बीएलओ अपना सK पक3 िववरण साझा करेगा और अिधसूचना क

क3 िववरण साझा करेगा और अिधसूचना क

तारीख के बाद पांच दन क अविध के भीतर उसे ाH त

तारीख के बाद पांच दन क अविध के भीतर उसे ाH त करने के िलए फर से जाएगा।

करने के िलए फर से जाएगा।

(घ) ) ) ) िनवा3चक डाक मतप+ को चुन सकते हN या नहC चुन सकता है। यद वह डाक मतप+ का िवक= प

िनवा3चक डाक मतप+ को चुन सकते हN या नहC चुन सकता है। यद वह डाक मतप+ का िवक= प

िनवा3चक डाक मतप+ को चुन सकते हN या नहC चुन सकता है। यद वह डाक मतप+ का िवक= प चुनता है तो

चुनता है तो

बीएलओ भरे 8ए <प

बीएलओ भरे 8ए <प 12

12घ को मतदाता के घर से एक+ करेगा और अिधसूचना क तारीख के बाद पांच दन

घ को मतदाता के घर से एक+ करेगा और अिधसूचना क तारीख के बाद पांच दन

क अविध के भीतर आरओ के पास जमा क

क अविध के भीतर आरओ के पास जमा करेगा।

रेगा।

(ड.)

.) से? ट

से? ट

से? टर अिधकारी आरओ के समO पय3वे/ण म# बीएलओ *ारा <प

र अिधकारी आरओ के समO पय3वे/ण म# बीएलओ *ारा <प

र अिधकारी आरओ के समO पय3वे/ण म# बीएलओ *ारा <प 12

12घ के िवतरण और संOह क Pया

घ के िवतरण और संOह क Pया

का पय3वे/ण करेगा।

बहर गजट [सधरण 14 नव" बर! 222

(3.2) रट?नग अिधकारी (आरओ) 3 %ेिणय अथात (क) 'एवीएससी', (ख) 'एवीपीडी' और (ग) 'एवीसीओ' म ऐसे

सभी अनुपि थत मतदाता! क" सूची (अनुलVक–1 के अनुसार फामIट) तैयार करेगा, िजनके आवेदन प' समय पर िमल गए

हJ और पूरी तरह से ठीक हJ।

(3.3) िनवाचन के िलए नामिनदIशन करने क" अंितम तारीख को उस िनवाचन िवशेष के िलए िनवाचक नामावली

ि थर (Yोजन) कर दी जाती है और िनवाचन पूरा होने तक उस नामावली म और नाम जोड़ने अथवा हटाने संबंधी कोई काय

नहP कया जाता है। इस चरण पर, रट?नग अिधकारी(आरओ) यह सMयािपत और सुिनिZत करेगा क डाक मतप' वाले

आवेदक िनवाचक के Oप म पंजीकृत ह तथा 4प' 12–घ म उनके िनवाचन संबंधी िववरण मौजूदा िनवाचक नामावली के

संदभानुसार सही ह। िनवाचक नामावली के संदभानुसार सही िववरण पाए जाने वाले सभी िनवाचक को एवीएससी और

एवीपीडी क" %ेणी म अनुपि थत मतदाता! के \प म डाक मतप' जारी कए जाएंगे। यद अनुपि थत मतदाता कोिवड-19

(एवीसीओ) क" %ेणी से संबंिधत ह, तो डाक मतप' के िलए 4प' 12घ अनुमोदत करने से पहले रट?नग अिधकारी राKय

सरकार/संघ राKय =े' 4शासन 8ारा िविधवत िनयु6 कए गए स=म 4ािधकारी के 4माणप' क" इस आशय से जांच करेगा

क िनवाचक कोिवड–19 क" वजह से गृह संगरोध (होम Dokरंटीन) अथवा सं थागत संगरोध(Dokरंटीन) म हो।

(3.4) रट?नग अिधकारी (आरओ) ऐसे िनवाचक के नाम के सामने िनवाचक नामावली क" िचि]नत 4ित म यह

दशाने के िलए 4िवि^ 'पीबी' भी करेगा क उTह एक डाक मतप' जारी कर दया गया है, परंतु उसम वह उTह जारी कए

गए मत प' क" 9म संSया दज नहP करेगा।

(3.5) रट?नग अिधकारी(आरओ) यह भी सुिनिZत करेगा क ऐसे िनवाचक, िजTह डाक मतप' जारी कर दए गए

हJ, वे मतदान क N पर मतदान करने हेतु अनुमMय नहP है।

(3.6) इसके अलावा

इसके अलावा

इसके अलावा, , , , आरओ

आरओ

आरओ माQ य

माQ य

माQ यता

ता

ता ाH त

ाH त

ाH त राजनैितक दल के िनवा3चन लड़ने वाले अS य

राजनैितक दल के िनवा3चन लड़ने वाले अS य

राजनैितक दल के िनवा3चन लड़ने वाले अS यTथय के साथ मुDत

Tथय के साथ मुDत

हाड3कॉपी म#

हाड3कॉपी म# ऐसे सभी द> यां

ऐसे सभी द> यां

ऐसे सभी द> यांग और

ग और

ग और 80

80+

+ िनवा3चक क सूची साझा करेगा िजनके डाक मतप+ सुिवधा का लाभ उठाने के

िनवा3चक क सूची साझा करेगा िजनके डाक मतप+ सुिवधा का लाभ उठाने के

िलए <प

िलए <प 12

12घ म# आवेदन उसके *ारा अनुमोदत कए गए हN।

घ म# आवेदन उसके *ारा अनुमोदत कए गए हN।

. डाक मत प+

डाक मत प+

डाक मत प+ का <प और िडजाइन

का <प और िडजाइन

अनुपि थत मतदाता! के िलए डाक मतप' का 4\प और भाषा वैसी ही होगी जैसी िनवाचन _ूटी पर

मतदाता! के िलए डाक मतप' क" होती है। इस संदभ म, िनवाचन _ूटी पर मतदाता! के िलए डाक मतप' के 4प' के

संबंध म आयोग के दनांक 18 िसतंबर, 2015 के दशािनदIश सं. 52/2015/एसडीआर/खंड 1 और दनांक 24 फरवरी,

2016 के दशािनदIश सं. 52/2016/एसडीआर/खंड 1 का अवलोकन कर।

. मतदान पदािधकारय का दौरा

मतदान पदािधकारय का दौरा

मतदान पदािधकारय का दौरा, , , , िनवा3चक को जानकारी देना और िचिXनत मतप+ को एक+ करनाः

िनवा3चक को जानकारी देना और िचिXनत मतप+ को एक+ करनाः

िनवा3चक को जानकारी देना और िचिXनत मतप+ को एक+ करनाः-

(5.1) इस 4योजनाथ मतदान अिधकारय क" अलग टीम क" िनयुि6 क" जानी चािहए, िजनम दो पदािधकारी

शािमल हगे और इसम से कम से कम एक पदािधकारी, राKय म मतदान कN के िलए मतदान अिधकारी के Oप म िनयु6

कए गए पदािधकारी के रJक/ तर से कम न हो। मतदान अिधकारय क" टीम के साथ एक माइ9ो 4े=क भी जाएंगे।

(5.2) िनयु6 कए जाने वाले मतदान पदािधकारय क" टीम क" संSया िनवाचन-=े' म उन अनुपि थत

मतदाता! क" संSया पर िनभर करेगी, िजTह डाक मतप' जारी कए गए हJ।

(5.3) मतदान पदािधकारय क" टीम िनवाचक 8ारा 4प' 12घ म अपने आवेदन प' म उिGलिखत पते पर

िनवाचक से िमलेगी, ताक उTह डाक मतप' 8ारा मतदान करने म सुिवधा 4दान क" जा सके।

(5.4) िनवाचक को मतदान पदािधकारय के दौरे क" तारीख और अनुमािनत समय के बारे म पहले से ही सूिचत

कया जाएगा। ऐसी सूचना 4प' 12घ म आवेदन प' म उिGलिखत कए गए मोबाइल फोन, यद उपलFध करवाया गया

हो, पर एसएमएस के जरए दी जाए। अTय मामल म, डाक 8ारा और/अथवा बीएलओ के मा(यम से सूचना दी जाए।

(5.5) यद 4थम दौरे के समय िनवाचक 4प' म दए गए पते पर मौजूद नहP िमलता है, तो टीम अपने दूसरे दौरे के

समय के बारे म सूचना देते Aए अपना दूसरा दौरा करेगी। यद िनवाचक दूसरे दौरे के समय भी मौजूद नहP िमलता है, तो

उसके मामले म आगे कोई भी कारवाई अथवा दौरा अपेि=त नहP होगा।

(5.6) अaयbथय को इस %ेणी के डाक मतप' देने और एकि'त कए जाने के िलए दौरे के काय9म क" सूचना दी

जाएगी। यद वे चाह, तो 49या पर नज़र रखने के िलए रट?नग अिधकारी को पूव सूचना देकर अपने 4ािधकृत

4ितिनिधय (बीएलए सिहत) को 4ितिनयु6 कर सकते हJ।

(5.7) एवीएससी, एवीपीडी और एवीसीओ िनवाचक क" सूची िनवाचन अिधकारय के िविभd टीम म िवतरत

कए जाने हेतु इस तरह से बांटी जाएगी क 4Mयेक टीम को सुगठत भौगोिलक =े' म e यिf तय क" सूची िमले।

(5.8) दौरे पर जाने वाले मतदान अिधकारी डाक मतप' जारी करने से पहले िनवाचक क" पहचान सुिनिZत करगे।

बहर गजट [सधरण 14 नव" बर! 222

(5.9) िनवाचक का नाम और पहचान के िलए 4 तुत द तावेज क" 4िवि^ इस 4योजन के िलए बनाए गए एक

रिज टर (अनुबंध-2 के Oप म संलV) म भी दज क" जाएगी और उसम िनवाचक के ह ता=र/अंगूठे का िनशान िलया

जाएगा।

इसके अलावा, यह दशाने के िलए क 2ि6 ने वोट दे दया है, एवीएससी, एवीपीडी और एवीसीओ क" सूची म

िनवाचक के नाम के सामने सही का िनशान लगाया जाएगा। िविधवत भरी गई िनवाचक क" 9म संSया और भाग संS या

सिहत काउT टरफॉइल को अलग कया जाएगा और टीम 8ारा सुरि=त रखा जाएगा।

(5.10) मतदान अिधकारय के 4Mयेक टीम क" यह िजhमेदारी होगी क (क) वे उTह िनiद^ 4Mयेक अनुपि थत

मतदाता! के िलए डाक मतप' जारी कर, (ख) डाक मतप' के 8ारा मतदान करने के िलए अपनाई जाने वाली 49या के

बारे म िनवाचक को बताएं, (ग) यह सुिनिZत करना क िनवाचक को अपनी पसंद से मतदान करने म कोई 4भािवत न करे,

और संबंिधत िनवाचक के पते पर सभी गितिविधय म मतदान क" गोपनीयता सुिनिZत रहे। तथािप, यद कोई िनवाचक

दृि^हीनता या शारीरक िनबलता! के कारण अपना मत देने म समथ नहP है तो मतदान करने के िलए उसे कसी वय क

e यि6 क" सहायता लेने क" अनुमित दी जाएगी। इस मामले म िनवाचन संचालन िनयम, 1961 के िनयम 49ढ़ के सभी

4ावधान लागू हगे। साथी को आयोग 8ारा िनधारत 4प' म घोषणा देनी होगी और मतदान अिधकारी ऐसे मामल का

रकॉड 4प' 14क म रखगे, मतदान 9या क" सहायता म एजट या उh मीदवार या िनिषj पाkटय को नहP िलया जा

सकता है। साथी को वोट गुl त रखना होगा और वह केवल एक िनवाचक के साथी के Oप म काय कर सकता है।

(5.11) मतदान अिधकारी िनवाचक को उनके 8ारा मतदान क" 49या तथा उनके 8ारा िनभाई जाने वाली

औपचारकता! के संबंध म बताते समय उTह िन#िलिखत mबदु! क" प^ Oप से 2ाSया करगे:

(क) फाम 13क म घोषणा करना और उसे वयं मतदान अिधकारी 8ारा अिध4मािणत करवाना,

(ख) फाम 13क और छोटे िलफाफे (फाम 13ख), दोन पर डाक मतप' क" 9म संSया डालना,

(ग) मतदान करने का तरीका, अथात पसंद के अaयथL के नाम के सामने 9ॉस अथवा सही का िच]न लगाना,

(घ) िचि]नत बैलट को मोड़ कर उसे छोटे िलफाफे म रखना और िलफाफे को बंद करना,

(ड.) िविधवत भरे Aए, ह ता=रत तथा अिध4मािणत फाम 13क म क" गई घोषणा को बड़े िलफाफे (फाम 13ग) के भीतर

मतदान कए गए मतप' वाले बंद िलफाफे (फाम 13ख) के साथ रखना,

(च) बड़े िलफाफे को बंद करना और उसे मतदान अिधकारी को सnपना।

(5.12) मतदान अिधकारी एवीएससी, एवीपीडी और एवीसीओ िनवाचक के मामले म फाम 13क म क" गई घोषणा

को अिध4मािणत करने के िलए 4ािधकृत हJ। घोषणा को अिध4मािणत करते समय मतदान अिधकारी अपना पूरा नाम तथा

पदनाम ’मतदान अिधकारी’ भी िलखगे। अ पताल म उपचाराधीन कोिवड o त 2ि6 के मामले म उस 2ि6 क" देख-रेख

कर रहे िचकMसा अिधकारी भी अिध4मािणत करने के िलए 4ािधकृत हJ।

(5.13) जब डाक मतप' पर वोट डाल दया जाता है और फाम 13ग म िलफाफा तैयार कर दया जाता है तो

मतदान अिधकारी उसे इकpा करगे।

(5.14) मतदान अिधकारय क" 4Mयेक टीम को एवीएससी, एवीपीडी और एवीसीओ िनवाचक क" सूची 4दान

करने के साथ-साथ उTह पयाq संSया म डाक मत-प', िलफाफे, कलम, इंकपैड (जहाँ कहP अपेि=त हो, वहाँ अंगूठे के

िनशान के िलए), िलफाफ को बंद करने के िलए 3लू ि टक, मतदान कए गए मतप' के िलफाफ और उनके काउंटरफॉइल

को सुरि=त रखने के िलए एक पयाq बड़ा कैनवास थैला और अTय अिनवाय टेशनरी के सामान, जो आव@यक समझे जाएं,

4दान कए जाने चािहए।

(5.15) मतदान अिधकारय को उनक" या'ा! के दौरान पुिलस सुर=ा कवर 4दान क" जानी चािहए।

एवीएससी/एवीपीडी/एवीसीओ िनवाचक के पते पर कायवािहय क" वीिडयोoाफ" के 4बंध भी कए जाने चािहए। इस

बहर गजट [सधरण 14 नव" बर! 222

अनुल[क

अनुल[क-1

डाक मत

डाक मत-प+ के मा\यम से मतदान करने हेतु पा+

प+ के मा\यम से मतदान करने हेतु पा+

प+ के मा\यम से मतदान करने हेतु पा+ एवीएससी

एवीएससी

एवीएससी, , , , एवीपीडी और एवीसीओ िनवा3चक क सूची

एवीपीडी और एवीसीओ िनवा3चक क सूची

िनवा3चन का नाम

िनवा3चन का नाम :

..........................................

िनवा3चन /े+ का नाम

िनवा3चन /े+ का नाम:

..........................................

Pम सं

Pम सं.

िनवा3चक का नाम

भाग सं]या

भाग म# Pम सं]या

एिपक सं]या

रट^नग अिधकारी के ह'ता/र

दनांक

दनांक :

बहर गजट [सधरण 14 नव" बर! 222

अनुल[क

अनुल[क-2

डाक मत

डाक मत-प+ के साथ जारी कए गए एवीएससी

प+ के साथ जारी कए गए एवीएससी

प+ के साथ जारी कए गए एवीएससी, , , , एवीपीडी और एवीसीओ िनवा3चक क सूची

एवीपीडी और एवीसीओ िनवा3चक क सूची

िनवा3चन का नाम

िनवा3चन का नाम:

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िनवा3चन /े+ का नाम

िनवा3चन /े+ का नाम:

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Pम सं

Pम सं.

िनवा3चक का नाम

एवीएससी

एवीएससी/एवीपीडी

एवीपीडी

िनवा3चक क सूची म# Pम

सं]या

पहचान के िलए

'तुत द' ता

'तुत द' तावेज

वेज

तारीख

तारीख, , , , िजस

िजस

दन मतदान

कया गया

िनवा3चक के

ह'ता/र

ह'ता/र/ / / /

अंगूठे का

िनशान

मतदान अिधकारी के ह'ता/र

दनां

दनांक

क

क :_____________

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बहर गजट [सधरण 14 नव" बर! 222

Guidelines for Voting through postal ballot by Absentee Voters in the category of

Senior Citizens, PwDs and Covid-19 suspect or affected persons

1. In pursuance of the Conduct of Elections (Amendment) Rules, 2019, and the Conduct

of Elections (Amendment) Rules, 2020 read with the Election Commission’s decision dated 16^th

July, 2020 following categories of Absentee voters have been given the facility of voting through

postal ballot (PB)paper:

(i) Senior citizens (above 80 years of age),

(ii) Persons with disability flagged in the database for electoral roll and

(iii) COVID 19 suspect or affected persons.

2. Process for applying PB by absentee voters.

(2.1) An Absentee Voter wishing to vote by postal ballot has to make application to the

Returning Officer (RO) of the constituency concerned, in Form-12D, giving all requisite

particulars. Such application seeking postal ballot facility should reach to the RO from

date of announcement of election to five days following the date of notification of the

election concerned.

(2.2) As per the amended provisions under Rule 27E and 27-I of CER, 1961 the issue of

Postal ballot paper to the absentee voter and return of the ballot paper after voting shall be in

such manner as the Commission may direct. Accordingly, the Commission has laid down the

following procedure/guidelines for facilitating voting through postal ballot by the absentee voters

of senior citizen category (AVSC), absentee voters belonging to PWD category (AVPD) and

absentee voters belonging to COVID 19 category (AVCO)

(2.3) If any elector at the time of election is hospitalized on account of COVID-19, in a

hospital within the State or is in Home/ Institutional Quarantine on account of COVID-19 and

hence not be in a position to cast vote personally at the polling station as per medical advice and

if such elector makes request for issue of Postal Ballot, the RO concerned, on being satisfied

about the genuineness of the application, shall provide the postal ballot to the elector. The RO

shall make arrangement to deliver Postal Ballot and to get the same collected back from the said

elector before the date fixed for poll in the Constituency. This arrangement shall be made in

coordination with the Nodal Officer for COVID-19, designated by the Chief Secretary, on the

directions of the Commission. Application for postal ballot paper from such electors (Form 12D)

should be accompanied by copy of certificate/ instructions from competent health authorities

which show that the applicant is hospitalized in the State or is in quarantine within the State

(Home or Institutional) on account of COVID 19.

2.4 In case of absentee voters belonging to PWD category (AVPD),who opt for postal

ballot, application (Form 12D) should be accompanied by a copy of benchmark disability

certificate (not less than 40% of a specified disability)as certified by the concerned

certifying authority, under Section 2 of the Rights of Persons with Disabilities Act, 2016.

3. Action by RO-

(3.1) Distribution of Form 12D by BLO:

a) BLO will visit to the houses of the absentee voters in category of AVSC, AVPD and

AVCO, as per details provided by the RO, in the Polling Station area and deliver

Form 12D to the concerned electors and obtain acknowledgements from them.

b) BLO shall deposit all the Acknowledgements obtained from the electors with the

RO.

c) If an elector is not available, BLO will share his/her contact details and revisit to

collect it within period of five days following the date of the notification.

d) The elector mayor may not opt for Postal Ballot. If he/she opts for Postal Ballot,

then the BLO will collect the filled-in-Form 12D from the house of the elector and

deposit with the RO forth with within period of five days following the date of the

notification.

बहर गजट [सधरण 14 नव" बर! 222

e) Sector Officer shall supervise the process of distribution and collection of Form

12D by BLOs under the overall supervision of RO.

(3.2) The RO will draw a list (format as annexure-1) of all Absentee Voters in the 3

categories, i.e. (a) ‘AVSC’, (b) ‘AVPD’ and (c) AVCO, whose applications have been received in

time and are in order.

(3.3) On the last date for making nominations for the election, the electoral roll is frozen

for that election and no further addition or deletion can be carried out in the roll till the

completion of the election. At this stage, RO shall verify and ensure that the applicants for postal

ballots are registered as elector and their electoral particulars given in Form 12-D are correct with

reference to the existing electoral roll. Form 12D of all the electors, whose particulars with

reference to the electoral roll have been found to be correct, shall be approved for issue of postal

ballot paper as Absentee Voters in the category of AVSC and AVPD. In case of Absentee Voters

belonging to the category of COVID-19 (AVCO), before approving FORM 12D, for postal ballot the

RO shall check certificate of competent authority, duly appointed by the State Government/UT

administration to the effect that the elector is under home quarantine or institutional quarantine

due to COVID-19.

(3.4) The RO shall indicate entry ‘PB’ in the marked copy of the electoral roll against the

names of such electors, to show that a postal ballot paper has been issued to them,

without however recording therein the sl. no. of the ballot papers issued to them.

(3.5) The RO shall also ensure that elector who has been issued postal ballot is not allowed

to vote at a polling station.

(3.6) Further, the RO shall share list of all such PwD and 80+ electors, whose applications

in Form 12D for availing Postal Ballot facility have been approved by him, with the

Contesting Candidates of recognized political parties in printed hardcopy.

4. Form and design of Postal ballot paper

The postal ballot paper for Absentee Voters shall be of the same Form and language as

the postal ballot paper for the voters on election duty. In this connection, reference is

invited to the Commission’s Directions No. 52/2015/SDR/Vol.1 dated 18^th September,

2015 and 52/2016/SDR/Vol.1 dated 24^th February, 2016, regarding the Form of postal

ballot paper for voters on election duty.

5. Visits of Polling Officials, briefing of electors and collection of marked ballot papers:-

(5.1) Separate teams of poll officers, comprising two officials out of which at least one

should be not below the rank/level of the official appointed as polling officer for Polling

Station in the State, should be appointed for the purpose. A micro observer should also

accompany the teams of Poll officers.

(5.2) Number of teams of Poll Officers to be appointed would depend on the number

of Absentee Voters in the constituency to whom postal ballot papers have been issued.

(5.3) The team of poll officers shall visit the electors at the address mentioned in their

application in Form 12D for facilitating their voting by postal ballot paper.

(5.4) The electors will be intimated, in advance, about the date and approximate time

of visit of poll officers. Such intimation may be given through SMS on the mobile phone

number wherever the same has been mentioned in the application in Form-12D. In other

cases, the intimation may be given by post and /or through the BLO.

(5.5) If the elector is not present at the given address at the first visit, the team shall

pay a second visit after leaving intimation about the time of second visit. If the elector is

not present even at the second visit, no further visit or action is required in his/her case.

(5.6) The candidates shall be informed about the schedule of visit for the delivery and

collection of postal ballots for this category. They may, if desired, depute their authorized

representatives (including BLAs), with prior intimation to the Returning Officer, to watch

the process.

बहर गजट [सधरण 14 नव" बर! 222

(5.7) The list of AVSCs, AVPDs and AVCOs shall be divided for distribution among the

different teams of Poll Officers in such manner that each team gets a list of persons in

geographically compact area.

(5.8) The visiting poll officers shall ascertain the identity of the elector before issuing

postal ballot paper.

(5.9) Name of elector and the document produced for identification shall also be

entered in a register (annexed as annexure-2) to be maintained for the purpose, and

signature/thumb impression of the elector obtained therein. Further, a tick mark shall be

placed against the name of the elector in the list of AVSC, AVPD and AVCO to indicate that

the person has voted. The counterfoil with the serial number and part number of elector

duly filled up shall be got detached and kept in safe custody by the team.

(5.10) It shall be the responsibility of each team of poll officers to (a) issue postal ballot

to each of the Absentee Voters assigned to it, (b) brief the elector about the procedure to

be followed for voting through postal ballot, (c) make sure that the elector votes without

anyone influencing his/her choice, and ensuring the secrecy of voting, all activities at the

address of the elector concerned. However, if any elector is not able to cast vote by

himself due to blindness or physical infirmity, he/she shall be allowed to take the

assistance of any adult person for casting vote. In this matter, all the provisions of Rule

49N of Conduct of Elections Rules,1961 will be applicable the companion has to give

declaration in the Form prescribed by the Commission and Poll officers shall keep a

record of such cases in Form 14A,assistance of polling agents or candidates or prohibited

parties may not be taken. The companion should keep the vote secret and he/she can be

acted as the companion of only one elector.

(5.11) While briefing the electors about the procedure of voting and formalities to be

observed on their part, the polling official shall clearly explain the following points to

them:-

(a) making the declaration in Form 13A and getting it attested by the poll officer

himself,

(b) entering the serial number of postal ballot paper, both on Form 13A and on the

smaller envelope (Form 13B)

name of the candidate of choice,

(d) folding and placing the marked ballot in the smaller envelope and closing the

envelope,

(e) Placing the declaration in Form 13A, duly filled up, signed and attested along

with closed envelope (Form 13B) containing the marked ballot paper inside the larger

envelope (Form 13C),

(f) Closing the larger envelope and handing over the same to the poll officer.

(5.12) Poll officer is authorized to attest the declaration in Form 13A in the case of

AVSC, AVPD and AVCO. While attesting the declaration, the poll officer shall write his full

name and also the designation ‘poll officer’. In the case of a COVID affected person on

treatment in Hospital, the Medical Officer attending to the person also authorised to

attest the declaration.

(5.13) After vote is cast on postal ballot and the envelope in Form 13C is ready, the Poll

Officers will collect the same.

(5.14) Each team of poll officers should be provided with the list of AVSC, AVPD and

AVCO electors, adequate number of postal ballot papers, envelopes, pen, ink-pad (for

thumb impression wherever required), glue stick for closing the envelopes, a sufficiently

big canvas bag for keeping the envelopes of polled ballots and the counterfoils safely and

other essential stationeries that may be considered necessary.