Updation and Usage Policy for the Sampark Database IT platform for Messages Ver1.0

click here for IIIF manifest

रजिस्ट्री सं॰ डी॰ एल॰-33004/99

REGD. NO. D. L.-33004/99 असाधरण

EXTRAORDINARY

भाग I—खण्ड 1

PART I—Section 1

प्राध्किार से प्रकाशित

PUBLISHED BY AUTHORITY

सं. 330] नई दिल्ली, नई दिल्ली, नई दिल्ली, नई दिल्ली, शनिशनिशनिशनिवारवारवारवार, , , , दिसम्बरदिसम्बरदिसम्बरदिसम्बर 11119999, 201, 201, 201, 2015555////अग्रहायणअग्रहायणअग्रहायणअग्रहायण 22228888, , , , 1931931931937777 No. 330] NEW DELHI, SATURDAY, DECEMBER 19, 2015/AGRAHAYANA 28, 1937

संचार और सूचना प्रौद्योगिकी मंत्रालयसंचार और सूचना प्रौद्योगिकी मंत्रालयसंचार और सूचना प्रौद्योगिकी मंत्रालयसंचार और सूचना प्रौद्योगिकी मंत्रालय

((((इलेक्ट्रॉइलेक्ट्रॉइलेक्ट्रॉइलेक्ट्रॉनिकी और सूचना प्रौद्योगिकी विभागनिकी और सूचना प्रौद्योगिकी विभागनिकी और सूचना प्रौद्योगिकी विभागनिकी और सूचना प्रौद्योगिकी विभाग)))) अिधसूचनाअिधसूचनाअिधसूचनाअिधसूचना

नई दिल्ली, 3 दिसंबर, 2015

(संदेश के लिए आईटी प्लेटफार्म) के िलएके िलएके िलएके िलए अद्यतनीअद्यतनीअद्यतनीअद्यतनीकरण एवं इस्तेमाल की नीति करण एवं इस्तेमाल की नीति करण एवं इस्तेमाल की नीति करण एवं इस्तेमाल की नीति संस्करण 1.0संस्करण 1.0संस्करण 1.0संस्करण 1.0 िवषय िवषय िवषय िवषय : सम्पर्क डेटाबेससम्पर्क डेटाबेससम्पर्क डेटाबेससम्पर्क डेटाबेस (संदेश के लिए आईटी प्लेटफार्म) (संदेश के लिए आईटी प्लेटफार्म) (संदेश के लिए आईटी प्लेटफार्म)

फा. सं. फा. सं. फा. सं. फा. सं. 3(46)/20153(46)/20153(46)/20153(46)/2015 ----ईजीईजीईजीईजी----IIIIIIII.—1. प्रस्तावना

संदेश के लिए आईटी प्लेटफार्म भारत सरकार के """"िडिजटल इंिडया"""" कार्य(cid:26)म के अंतर्गत एक पहल है । इस पहल को """"ई-

सम्पर्क """" नाम दिया गया है ।

2. उद्देश्य

2.1 संदेश के लिए आईटी प्लेटफार्म, """"ई-सम्पर्क """" का उद्देश्य चयनित प्रतिनिधियों, सरकारी कर्मचारियों और विभिन्न प्रकार के पेशावेरों को ई-मेल (जिसे इसके प3ात मेलर कहा जाएगा) और एसएमएस के रूप में सूचनात्मक और सार्वजनिक सेवा संदेश भेजने का प्रावधान करना है ।

2.2 डेटा को मंत्रालयों/विभागों तथा के न्> सरकार, राज्य/संघ राज्य क्षेत्र सरकारों तथा स्थानीय निकायों सिहत सरकारी ढांचे के सभी स्तरों से प्राप्त किया जाएगा । डेटा में सरकार के अधीन विभिन्न कारपोरेट, स्वायत्त निकायों तथा अन्य संगठनों से संबंधित सूचना भी शामिल होगी । डेटाबेस का इस्तेमाल करके सरकार आवश्यकता के अनुसार लोगों तक Hक्तिगत या सामूहिक में/प्रयोगकर्ताओं के सेटों के रूप में पKंच बना सकती है । किसी कार्य(cid:26)म, नीतिगत मसौदों आदि के लिए सूचना, चेतावनियां, फीडबैक को एक लक्षित प्रयोगकर्ता आधार को भेजा जा सकता है जिससे शासन तथा ई-शासन प्रयासों की क्षमता में सुधार होगा ।

2.3 चुने Kए प्रतिनिधियों तथा सरकारी कर्मचारियों सहित विभिन्न स्तरों पर सरकार के सभी कार्यकर्ताओं का एक Hापक डेटाबेस पहले ही तैयार कर लिया गया है ।

2.4 ई-सम्पर्क डेटाबेस अति संवेदनशील है क्योंकि इसमें सभी सरकारी कर्मचारियों का ब्यौरा (नाम, ईमेल, पता, मोबाइल नम्बर, तैनाती का स्थान आदि) दिया होता है । निकट भविष्य में इसमें देश में पेशेवरों का डेटाबेस भी शामिल

5343 GI/2015

(1)2 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART I—SEC. 1] होगा। डेटा की महत्वपूर्ण प्रकृ ति को ध्यान में रखते Kए डेटा की सुरक्षा महत्वपूर्ण है । अत:::: यथोचित प्राधिकार प्र(िcid:26)या अपना कर डेटाबेस तक चयनात्मक रूप से पKंच उपलब्ध कराई जाएगी ।

2.5 संबंधित मंत्रालयों/विभागों तथा राज्यों द्वारा ई-सम्पर्क डेटाबेस को अद्यतन करने और उसके इस्तेमाल के लिए प्र(िcid:26)या अभिनिर्धारित करने के लिए इस नीति का मसौदा तैयार किया गया है ।

3. प्रभाव

3.1 सूचना के प्रचार-प्रसार के विभिन्न प्रयोजनों के लिए चुने Kए प्रतिनिधियों, सरकारी कर्मचारियों और भारतीय नागरिकों तक पKंच स्थापित करने के लिए """"ई-सम्पर्क """" डेटाबेस का Hापक इस्तेमाल किया जा सकता है । सरकार का संकल्पना फीडबैक, नीतिगत सूचना, चेतावनियां आदि जैसे विविध प्रयोजनों के लिए डेटाबेस का इस्तेमाल करने का है ।

3.2 इस समय सभी सरकारी कर्मचारियों और भारतीय नागरिकों की एक सेंट्रल रिपोजिटरी न होने से Hक्तियों तक पKंच स्थापित करने की क्षमता का अभाव है । इस अन्तर की पूYत """"ई-सम्पर्क """" डेटाबेस के अनुकू लतम इस्तेमाल से की जाएगी ।

4. घटक

""""ई-सम्पर्क """" के निम्नलिखित घटक हैं ::::

4.1 डेटा सं\हण

4.1.1 """"ई-सम्पर्क """" में के न्> तथा राज्य दोनों में पूरी सरकार का एक डेटाबेस है । चित्र 1 और 2 के अनुसार डेटा सं\हण के लिए डेटा संरचना को निम्नानुसार दर्शाया गया है ।

के न्>ीय

मंत्रालय

(कार्य आबंटन नियमावली के अनुसार)

िवभाग सम्ब_ कार्यालय सार्वजनिक क्षेत्र के उप(cid:26)म स्वायत्तशासी निकाय अन्य संस्थान

ऊपर प्रत्येक शीर्ष के अंतर्गत मास्टर सूचना संबंधित मंत्रालयों द्वारा भेजी जाएगी

चित्र 1

राज्य/संघ राज्य क्षेत्र

विभाग सम्ब_ कार्यालय सार्वजनिक क्षेत्र के उप(cid:26)म स्वायत्तशासी निकाय अन्य संस्थान

ऊपर प्रत्येक शीर्ष के अंतर्गत सूची संबंधित राज्य/संघ राज्य क्षेत्र सरकारों द्वारा भेजी जाएगीभारत का राजपत्रा : असाधरण [भाग I—खण्ड1] 3 चित्र 2

प्रत्येक Hक्ति के """"ई-मेल"""" और मोबाइल नम्बर को प्रत्येक पंजीकृ त प्रयोक्ता के लिए माbूल में अद्यतन किया जाएगा ।

4.2 डेटा का इस्तेमाल

पैरा 7.0 में उल्लेख किए गए मानदfडों के अनुसार मेलर और एसएमएस भेजने के लिए सरकार द्वारा ई-सम्पर्क डेटा का इस्तेमाल किया ।

4.2.1 मेलर भेजना4.2.1 मेलर भेजना4.2.1 मेलर भेजना4.2.1 मेलर भेजना

(क) एप्लिके शन में एक प्रयोक्ता कं सोल होता है । कं सोल का उपयोग करके प्रत्येक मंत्रालय/विभाग/राज्य के चिन्हित नोडल अधिकारी को अभिगम दिया जा सकता है । नियत अधिकारी बल्क अपलोड विशेषता का इस्तेमाल करके डेटाबेस को अद्यतन कर सकता है । इससे एमएस-एक्सेल फाइलों के जरिए या एक समय में एक प्रविष्टि को Hक्तिगत तौर पर अद्यतन करके बल्क अपलोडिग की जा सकती है ।

(ख) एनआईसी यह सुनि3ित करेगा कि मेलर भेजने के लिए डिजाइन किए गए सॉjटवेयर में """"अनसब्स(cid:26)ाइव"""" का विकल्प हो । यदि कोई प्रयोक्ता इस विकल्प का चयन करता है तो उसे कोई मेलर/एसएमएस नहk भेजा जाएगा ।

4.2.2 एसएमएस भेजना4.2.2 एसएमएस भेजना4.2.2 एसएमएस भेजना4.2.2 एसएमएस भेजना

(क) मेलर भेजने के समान ही कं सोल का उपयोग करके किसी लक्षित प्रयोक्ता आधार को एसएमएस भेजा जा सकता है ।

(ख) भेजे गए प्रत्येक मेलर और एसएमएस की पहचान एक अभियान के तौर पर की जाती है । एप्लिके शन में एक डैशबोर्ड का प्रावधान होता है जो नोडल अधिकारी को अभियान का विlेषण अर्थात् भेजे गए मेलर और एसएमएस की संख्या, पढ़े गए मेलर और एसएमएस का प्रतिशत, अ\ेषित किए गए मेलर और एसएमएस का प्रतिशत यूआरएल क्लिक आदि दर्शाता है ।

(ग) नोडल अधिकारियों को डेटाबेस तक पKंच स्थापित करने और इसके उपयोग की प_ति के लिए यूजर मैनुअल उपलब्ध कराया जाएगा ।

5. डेटा अपडेशन के तरीके (मोड)

5.1 pयक्ति विशेष द्वारा स्वयं डेटा अपडेशन

5.1.1 5.1.1 5.1.1 5.1.1 ईईईई----संपर्क के भाग के रूप में दर्ज ईसंपर्क के भाग के रूप में दर्ज ईसंपर्क के भाग के रूप में दर्ज ईसंपर्क के भाग के रूप में दर्ज ई----मेल पते वाला सदस्यमेल पते वाला सदस्यमेल पते वाला सदस्यमेल पते वाला सदस्य

एक मेलर के माध्यम से लिक उपलब्ध कराया जाएगा,,,, जो संपर्क डेटाबेस के सभी सदस्यों को भेजा जाएगा । लिक पर क्लिक करने से उस pयक्ति विशेष को डेटाबेस से प्राप्त किया गया उसका डेटा देखने और इसे उपयुक्त ढंग से अद्यतन करने की अनुमति होगी ।

5.1.2 5.1.2 5.1.2 5.1.2 ईईईई----संपर्क में केसंपर्क में केसंपर्क में केसंपर्क में के वल मोबाइल संख्यावल मोबाइल संख्यावल मोबाइल संख्यावल मोबाइल संख्या वाला सदस्य वाला सदस्य वाला सदस्य वाला सदस्य (कोई ई (कोई ई (कोई ई (कोई ई----मेल पता नह0)मेल पता नह0)मेल पता नह0)मेल पता नह0)

ई-संपर्क ''''''''मोडिफाई इन्फो'''''''' लिक पर लॉगिन करने के लिए सभी सदस्यों को एक एसएमएस भेजेगा,,,, जो ई-संपर्क पोर्टल पर तैयार किया जाएगा । एक नि3ित वैधता अवधि (15 से 30 मिनट) के साथ एक अद्वितीय पहचान कारक और एक ओटीपी के रूप में मोबाइल नम्बर का इस्तेमाल कर अभिगम किया जाएगा ।

दोनों पैरा 5.1.1 और 5.1.2 के लिए सूचना अद्यतन करने हेतु प्रयोक्ता को प्रदYशत किए गए फार्म ठीक उसी प्रकार के होंगे जैसा नीचे 5.2 में बताया गया है ।

5.25.25.25.2 संब ंसंब ंसंब ंसंबंधित मंत्रालयों/विभागों/राज्यधित मंत्रालयों/विभागों/राज्यधित मंत्रालयों/विभागों/राज्यधित मंत्रालयों/विभागों/राज्य द्वारा डेटा अपडेशनद्वारा डेटा अपडेशनद्वारा डेटा अपडेशनद्वारा डेटा अपडेशन

5.2.15.2.15.2.15.2.1 सरकारी कर्मचारी : सरकारी कर्मचारी : सरकारी कर्मचारी : सरकारी कर्मचारी :

(क) प्रत्येक मंत्रालय/विभाग/राज्य एक नोडल अधिकारी की पहचान की है,,,, जिसे डेटाबेस को अद्यतन करने की सुविधा और अधिकार दिए जाएंगे । पोर्टल तक नोडल अधिकारी द्वारा अभिगम उसके सरकारी ई-मेल पते4 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART I—SEC. 1] ([email protected]/[email protected]@nic.in/[email protected]@nic.in/[email protected]@nic.in/[email protected]) और ओटीपी आधारित अधिप्रमाणन के साथ एक सुरक्षित नेटवर्क पर पासवर्ड के जरिए किया जाएगा । नोडल अधिकारी को प्रदYशत किए गए फार्म में निम्नलिखित प्रवाह होगा :

• यदि राज्य/संघ राज्य क्षेत्र के नाम का चयन बाद में किया जाता है,,,, तो कें > सरकार के कर्मचारी अथवा राज्य सरकार के कर्मचारी का विकल्प

• भारत सरकार अथवा संबंधित राज्य द्वारा जारी की गई राजपत्रित अधिसूचना के अनुसार कार्याबंटन आदेशों के तहत मंत्रालयों/विभागों के नाम – इसका समन्वय कें >ीय मंत्रालयों के लिए एचओजी मंत्रालय के साथ कार्यरत एनआईसी मुख्यालय की ई-संपर्क टीम और राज्यों के लिए एसआईओ द्वारा किया जाएगा

• मंत्रालय/विभाग/राज्य से प्राप्त मंत्रालय/विभाग के नियंत्रणाधीन संगठनों के नाम – इसमें सोसायटियां/ कॉपuरेशन/स्वायत्त निकाय/अन्य संगठन शामिल होंगे - इसका समन्वय कें >ीय मंत्रालयों के लिए एचओजी मंत्रालय के साथ कार्यरत एनआईसी मुख्यालय की ई-संपर्क टीम और राज्यों के लिए एसआईओ द्वारा किया जाएगा

• उस िजले////शहर/कस्बे/ब्लॉक////गांव,,,, जहां अधिकारी का मुख्यालय है,,,, का चयन संबंधित vाप-डाउन मेन्यू से किया जाएगा,,,, जो जनगणना सूची से प्राप्त किया जाना चाहिए ताकि बर्तनी संबंधी त्रुटि होने की संभावना न रहे और आसानी से उसका चयन किया जा सके

• कर्मचारी का नाम/मोबाइल नम्बर/ई-मेल पता अद्यतन करना

(ख) उपयु र्क्त प्र(िcid:26)या का निष्पादन कें > सरकार के सभी मंत्रालयों/संस्थानों/ राज्य सचिवालयों/जिलों और ब्लॉकों से किया जा सकता है । डेटाबेस का अभिगम के वल एनआईसीएनईटी (निकनेट) पर ही किया जा सकता है ।

एचओजी/एचओडी/एसआईओ और डीआईओ द्वारा डेटाबेस अद्यतन करने के लिए संबंधित मंत्रालयों/विभागों/राज्यों के सभी नोडल अिधकारियों को सहायता के लिए अनुदेशित किया जा सकता है ।

(ग) एक निर्धारित समयावधि के भीतर इस संवेदनशील गतिविधि को पूरा करने के लिए सभी राज्यों और कें >ीय मंत्रालयों को एक पत्र/ई-मेल के जरिए अनुदेश दिया जाएगा । चू ंकि सभी चयन vाप-डाउन मेन्यू से किया जाएगा,,,, अत: इस बात की संभावना ही नहk है कि कोई गलत चयन करेगा,,,, इस प्रकार पूरी तरह से ढांचागत और एक जैसा डेटा सुनि3ित होगा।

5.2.2 5.2.2 5.2.2 5.2.2 चुने :ए प्रतिनिधि के डेटा को अद्यतनचुने :ए प्रतिनिधि के डेटा को अद्यतनचुने :ए प्रतिनिधि के डेटा को अद्यतनचुने :ए प्रतिनिधि के डेटा को अद्यतन करना करना करना करना

• चुने Kए प्रतिनिधियों के मामले में डेटाबेस का ढांचा संसद सदस्य (लोक सभा/राज्य सभा),,,, राज्य/संघ राज्य क्षेत्र (एमएलए/एमएलसी) शहरी (नगर पािलका wेणी i/ii/iii) तथा \ामीण (जेपी/बीपी/जीपी),,,, चुने Kए प्रतिनिधि का नाम,,,, ई-मेल,,,, मोबाइल संख्या के रूप में हो सकता है ।

• संसद तथा राज्य (एमएलए/एमएलसी) डेटाबेस मास्टर सूचियां बनाने के लिए एनआईसी द्वारा औपचारिक रूप से संसद/विधानमंडलों से प्राप्त किया जाएगा ।

• प्रत्येक राज्य में एनआईसी एसआईओ राज्य निर्वाचन आयोग से नगरपालिकाओं और पंचायतों के मास्टर डेटा प्राप्त करके राज्यों के लिए मास्टर सूचियां तैयार करने के लिए उत्तरदाई होंगे । संबंधित राज्य में सभी संबंधित एजेंसियां और अधिकारी अपेक्षित सहायता प्रदान करेंगे । संसद सदस्यों/विधायकों/एमएलसी के लिए डेटा में सुधार या डेटा तैयार करने का कार्य संसद तथा संबंधित एसआईओ में एनआईसी सेल द्वारा किया जाएगा ।

• जिला कलेक्टर/एसआईओ तथा डीआईओ शहरी तथा \ामीण स्थानीय निकायों से संबंधित सूचना अद्यतन करेंगे ।

5.35.35.35.3 ईईईई----सम्पसम्पसम्पसम्पर्क तक भारतीय नागरिकों की प:ंचर्क तक भारतीय नागरिकों की प:ंचर्क तक भारतीय नागरिकों की प:ंचर्क तक भारतीय नागरिकों की प:ंच

5.3.1 सरकारी कर्मचारियों के अलावा,,,, भारतीय नागरिकों को भी ''''''''ई-सम्पर्क '''''''' डेटाबेस सब्स(cid:26)ाइब करने के लिए एक विकल्प दिया जाएगा । गैर सरकारी प्रयोक्ताओं के लिए प्रदYशत फार्म को तदनुसार तैयार किया जाएगा जिसमें प्रयोक्ता के वैयक्तिक परिचय जैसे नाम,,,, स्थान आदि के अलावा उसके पेशे से संबंिधत जानकारी को भी शािमल किया जाएगा । ई-सम्पर्क डेटाबेस के गैर-सरकारी \ाहक को के वल उन्हk सूचियों को सब्स(cid:26)ाइब करने की अनुमति दी जाएगी जो सरकारी पहलों के अनुसार माईगव का हिस्सा हों । उदाहरण के लिए स्वxछ गंगा,,,, बालिका आदि ।

5.3.2222 किसी सूची को सब्स(cid:26)ाइब करके प्रयोक्ता सरकार से मेलर और एसएमएस प्राप्त करने के िलए अपनी सहमित देता है । प्रयोक्ता किसी भी समय उस सूची को अनसब्स(cid:26)ाइव कर सकता है ।

5.45.45.45.4 एनआईसी ईएनआईसी ईएनआईसी ईएनआईसी ई----सम्पसम्पसम्पसम्पर्क सेल द्वारा र्क सेल द्वारा र्क सेल द्वारा र्क सेल द्वारा बल्क मेंबल्क मेंबल्क मेंबल्क में आआआआशोधन शोधन शोधन शोधन

5.4.1 चिzिनत नोडल अधिकारी द्वारा अद्यतन करने के अलावा,,,, संबंधित मंत्रालय/विभाग तथा राज्य द्वारा डेटाबेस को अद्यतन करने के लिए डेटा एनआईसी को भेजे जा सकते हैं ।

5.4.2 भेजने वाले संबंिधत संगठन को यह सुनि3ित करने की आवश्यकता है कि डेटा ऊपर चित्र 1 और 2 में निर्धारित फाम{ट में भेजे गए हों । एनआईसी सभी मंत्रालयों/ राज्यों के साथ टेम्पलेट साझा करेगा ।

को डेटा डाउनलोड करने की अनुमति नह0 दी जाएगी । टिप्पटिप्पटिप्पटिप्पणी : मंत्रालय/राज्यणी : मंत्रालय/राज्यणी : मंत्रालय/राज्यणी : मंत्रालय/राज्य को डेटा डाउनलोड करने की अनुमति नह0 दी जाएगी । को डेटा डाउनलोड करने की अनुमति नह0 दी जाएगी । को डेटा डाउनलोड करने की अनुमति नह0 दी जाएगी ।

5.5 5.5 5.5 5.5 डेटाडेटाडेटाडेटा की वैधता की वैधता की वैधता की वैधता का सत्यापनका सत्यापनका सत्यापनका सत्यापन

5.5.1 एनआईसी का ई-सम्पर्क सेल यह सुनि3ित करेगा कि के वल यूनिक ई-मेल पते और मोबाइल नम्बर ही स्टोर किए जाएं ।

5.5.2 एक ई-मेल पते के वि|_ एक मोबाइल नम्बर को ही अद्यतन किया जाएगा ।

5.5.3 जिन लोगों के सम्पर्क विवरण ई-सम्पर्क डेटाबेस में शामिल किए जाते हैं उनके आधार नम्बर अनिवार्य डेटा फील्ड न होकर वांछनीय होंगे ।

5.5.4 यह सुनि3ित करने के लिए कि विशिष्ट स्थानों के आधार पर pयक्तियों को मेलर और एसएमएस भेजे जा सकते हैं ।

इसके लिए पिन कोड अनिवार्य डेटा फील्ड होगा ।

6.0 6.0 6.0 6.0 ईईईई----ससससम्पम्पम्पम्पर्क डेटाबेस तक प:ंच र्क डेटाबेस तक प:ंच र्क डेटाबेस तक प:ंच र्क डेटाबेस तक प:ंच

6.16.16.16.1 परिभाषाएं : परिभाषाएं : परिभाषाएं : परिभाषाएं :

प:ंच :प:ंच :प:ंच :प:ंच : इसे ई-सम्पर्क डेटाबेस को अद्यतन बनाने और चिzिनत प्रयोक्ता आधार को मेलर और एसएमएस भेजने के प्रावधान के रूप में परिभाषित किया गया है ।

साइट :साइट :साइट :साइट : मंत्रालय/विभाग/राज्य

नोडल अिधकारी :नोडल अिधकारी :नोडल अिधकारी :नोडल अिधकारी : प्रत्येक मंत्रालय/विभाग/राज्य द्वारा चिzिनत अधिकारी डेटा तक पKंच स्थापित करने के िलए उत्तरदायी होगा और मेलर तथा एसएमएस भेजने के लिए प्राधिकृ त होगा ।

6.26.26.26.2 कौन अिभगम कर सकता है : कौन अिभगम कर सकता है : कौन अिभगम कर सकता है : कौन अिभगम कर सकता है :

• प्रधानमंत्री कार्यालय,,,, इलेक्ट्रॉनिकी और सूचना प्रौद्योगिकी विभाग, ई-सम्पर्क पीएमयू और एनआईसी डेटा के रखवाले हैं और इस पर उनकी पूरी पKंच है । प्रधानमंत्री कार्यालय,,,, सिचव,,,, डीईआईटीवाई,,,, ओआईसी ई-सम्पर्क पीएमयू और डीजी,,,, एनआईसी जैसा उपयुक्त समझा जाए मेलर और एसएमएस भेजने के लिए प्राधिकृ त होंगे ।

• मंत्रालय/विभाग/राज्य का सचिव : के वल संबंधित डोमेन के प्रयोक्ता आधार को देखने की अनुमति दी जाएगी ।

उदाहरण के िलए सिचव,,,, विद्यालय शिक्षा,,,, भारत सरकार विद्यालय शिक्षा विभाग और कें > सरकार में इससे जुड़े संगठनों के लिए डेटा देख सकते हैं जबकि राज्य सरकार का विद्यालय शिक्षा सचिव अपने राज्य का ही संबंिधत डेटा देख सकते हैं ।

• नोडल अिधकारी को के वल संबंधित साइट के प्रयोक्ता आधार तक संपूर्ण अभिगम (अपलोड/िडलीट/एिडट) उपलब्ध होगा । अिभगम का आशय डेटा डाउनलोड से नहk है ।

• डेटा का अंतर मंत्रालयी प्रयोग संबंधित मंत्रालयों के संबंधित सचिव और उसके पश्चात् ओआईसी ई-सम्पर्क पीएमयू/डीजी,,,, एनआईसी के अनुमोदन से किया जाएगा । प्रयोग का अर्थ के वल मेलर और एसएमएस भेजना है और इसका अर्थ अन्य मंत्रालयों के डेटा (देखना/सम्पादित/डिलीट करने) से नहk है ।

• कें >ीय मंत्रालय/राज्य को आवश्यक होने पर सम्पूर्ण डेटाबेस के उपयोग करने के लिए सचिव,,,, डीईआईटीवाई या उनके समकक्ष किसी पदनामित अधिकारी का अनुमोदन आवश्यक होगा।

• समकक्ष स्तर के अिधकारी अपने समकक्ष स्तर को मेलर भेज सकते हैं । उदाहरण के लिए एक मंत्री दूसरे मंत्री और सचिव सभी दूसरे सचिवों को मेलर भेज सकते हैं ।

• डेटाबेस डाउनलोड करने की अनुमति किसी मंत्रालय/विभाग/राज्य को नहk दी जाएगी ।

6.36.36.36.3 अिभगमअिभगमअिभगमअिभगम की Dिकी Dिकी Dिकी Dि यािविध : यािविध : यािविध : यािविध :

6.3.1 नोडल अिधकारी यूआरएल http://sampark.gov.in पर जाकर ई-सम्पर्क साइट का अभिगम (देख/अद्यतन/डिलीट) कर सकता है । लॉिगन के िववरण यूजर आईडी और सरकारी ई-मेल पता i.e. [email protected]/[email protected] के पासवर्ड के रूप में होंगे ।

6.3.2 साइट को प्रतिबंधित किया जाएगा और सुरक्षित चैनलों के अनुसार इस तक पKंच स्थापित की जाएगी । अिभगम के तरीको को ई-सम्पर्क के अभिगम मैनुअल में परिभाषित किया जाएगा ।

6.3.3 अद्यतन किए गए डेटा के ई-मेल पतों के विवरण सहित प्रत्येक साइट के लिए वितरण सूचियां तैयार की जाएंगी ।

7.07.07.07.0 डेटा के इस्तेडेटा के इस्तेडेटा के इस्तेडेटा के इस्तेमाल के िलए मानदंड माल के िलए मानदंड माल के िलए मानदंड माल के िलए मानदंड

7.1 ई-सम्पर्क डेटाबेस का इस्तेमाल करके लक्षित प्रयोगकर्ता को मेलर और एसएमएस भेजने के लिए यह अनिवार्य है कि िवषय निम्नलिखित मानदंडों में से किसी एक मानदंड के अंतर्गत आता हो::::

• सरकार की विद्यमान अथवा प्रस्तावित नीति/निर्णय से संबंधित सूचना

• नई योजनाएं शुरू करना

• नागरिक जागरूकता शुरू करने के संबंधित मामले

• राष्ट्रीय या सार्वजनिक हित में तत्काल चेताविनयां

• किसी भी सरकारी पोर्टल का इस्तेमाल करके सरकार के अंतर्गत कोई मामला/कार्य के लिए सब्स(cid:26)ाइव करने वाले नागरिकों को मेलर

• वै(िcid:127)क परस्पर सम्पक(cid:128) से संबंधित नवोदभव तथा निष्कर्ष

• स(cid:129)ाव पैदा करने के लिए बधाइयां । बधाइयों को संबंधित मंत्रालय के प्रयोक्ता आधार के अंदर ही भेजा जा सकता है ।

• पीएमओ/डीईआईटीवाई द्वारा उपयुक्त समझा गया कोई अन्य मानदंड

• ई-सम्पर्क के लिए आईटी अवसंरचना सृजित करने और उसके रखरखाव की लागत डीईआईटीवाई वहन भी करेगा । डीईआईटीवाई सम्पर्क के लिए बैंडवि(cid:130)थ प्राप्त करने की लागत वहन करेगा । तथापि,,,, डेटा एन्ट्री आदि,,,, यदि कोई है,,,, पर खर्च की गई लागत को संबंधित मंत्रालय/राज्य/संघ राज्य क्षेत्र/संगठन द्वारा वहन किया जाएगा। डीईआईटीवाई अपने बजट में एसएमएस की लागत के लिए प्रावधान करेगा, (cid:131)कतु मंत्रालय/राज्य/संघ राज्य क्षेत्र भी एसएमएस अभियानों की लागत के लिए अपने आईईसी बजटों में उपयुक्त प्रावधान कर सकते हैं।

8.08.08.08.0 डेटा सुरक्षा डेटा सुरक्षा डेटा सुरक्षा डेटा सुरक्षा

ंकि ई-सम्पर्क के डेटा भंडार में सभी सरकारी कर्मचारियों और अधिक संख्या में भारतीय नागरिकों के सम्पर्क 8.1 चू

विवरण होंगे,,,, इसिलए यह अनिवार्य है कि डेटा सुरक्षा सुनि3ित करने के लिए पर्याप्त नियंत्रक उपाय विद्यमान हों ।

8.2 वैयक्तिक डेटा/सूचना की सुरक्षा के उद्देश्य से आईटी अधिनियम की धारा 43क और इसके अंतर्गत बनाए गए नियमों के अनुसार यथोचित सुरक्षा प_तियों के कार्यान्वयन पर ई-सम्पर्क के िनयोजन हेतु जोर दिया जाएगा ।

8.3 इन सुरक्षा प_तियों और प्र(िcid:26)याओं के लिए ''''''''सूचना प्रौद्योगिकी- सुरक्षा तकनीक – सूचना सुरक्षा प्रबंध प्रणाली – अपेक्षाओं'''''''' पर अंतर्राष्ट्रीय मानक आईएस/आईएसओ/आईईएस 27001 को अपनाया जाएगा ।

8.4 इसमें एक pयापक प्रलेखित सुरक्षा कार्य(cid:26)म तथा नीतियां शामिल होंगी जिनमें सुरक्षित की जा रही डेटा/सूचना परिसम्पत्ति के अनुरूप प्रबंधकीय,,,, तकनीकी, प्रचालनात्मक सुरक्षा नियंत्रण उपाय सन्निहित होंगे ।

8.5 सूचना सुरक्षा के क्षेत्र में संबंधित विशेष(cid:133)ों के परामर्श से एक एसओपी तैयार किया जाएगा और इसके प्रौद्योगिकीय िवकास को शामिल करने के लिए आवधिक रूप से अद्यतन किया जाएगा ।

राजीव कु मार, संयुक्त सिचवभारत का राजपत्रा : असाधरण [भाग I—खण्ड1] 7

MINISTRY OF COMMUNICATION AND INFORMATION TECHNOLOGY

(Department of Electronics and Information Technology)

NOTIFICATION

New Delhi, the 3rd December, 2015

Subject: Updation and Usage Policy for the Sampark Database (IT platform for Messages) Ver1.0

F. No. 3 (46)/2015-EG-II.—1.0 Introduction

The IT platform for Messages is an initiative under the "Digital India" programme of the Government of India. The initiative has been given the name "e-Sampark".

2.0 Objective

2.1 The objective of "e-Sampark", the IT platform for Messages, is to create a provision for sending informational and public service messages in the form of emails (referred to as a mailer subsequently) and SMS to Elected representatives, Government employees and various categories of professionals.

2.2 The data will be sourced from Ministries/Departments and States across all tiers of the Government framework – including Central Government, State / UT Governments and local bodies. The data will also include information pertaining to various corporate, autonomous bodies and other organisations under the government. Using the database the Government can reach out to people individually or in groups/ sets of users depending on the requirement. Information, alerts, feedback for a programme, policy drafts etc can be sent to a targeted user base thereby improving the efficiency of governance and e-Governance efforts.

2.3 An extensive database of all functionaries of the Government at different levels including elected representatives and government officials has already been created.

2.4 The e-Sampark database is highly sensitive as it contains the details (Name, email address, mobile number, place of posting etc.) of all Government officials. In the near future it will also include the database of professionals in the country. Keeping in the mind the critical nature of the data, security of the data is important. Hence access to the database will be provided selectively with a due authorisation process.

2.5 This policy has been drafted to identify a process for updating and usage of the e-Sampark database by the respective Ministries/Departments and States.

3.0 Impact

3.1 The "e-Sampark" database can be used extensively to reach elected representatives, Government officials and Indian Citizens for various information dissemination purposes. The Government envisages use of the database for diverse purposes like feedback, policy information, alerts etc.

3.2 As of today, in the absence of a central repository of all Government employees and Indian Citizens, the ability to reach out to individuals is missing. This gap will be filled by the optimum use of the "e- Sampark" Database.

4.0 Components

"e-Sampark" has the following two components:

4.1 Data collection

4.1.1 e-Sampark has a database of the entire Government, both at the Centre and State. The data structure for collection of data I as per figure 1 and 2 indicated below.

Figure 2

The email and mobile number for each individual are updated in the module for each registered user.

4.2 Data Usage

e-Sampark Data will be used by the Government to send mailers and SMS, as per the criteria mentioned in para 7.0.

4.2.1 Sending a Mailer

(a) The application has a user console. Using the console, access can be given to the identified nodal officer of each Ministry/Department/State. The assigned officer can update the database using the bulk upload feature which allows bulk uploading through MS-Excel files or individually updating one entry at a time.

(b) NIC will ensure that the software designed for sending the mailers will have the option to "unsubscribe:. If a user chooses to this option, he will not be sent any mailer/SMS.

4.2.2 Sending a SMS

(a) Similar to sending a mailer, SMS can be sent to a target user-base using the console.

(b) Each mailer and SMS that is sent is identified as a campaign. The application has a provision of a dashboard that shows the nodal officer the analytics of the campaign i.e. number of mailers and SMS sent, percentage read, percentage of forwards, URL clicks etc.

(c) Nodal officers will be provided a user manual for accessing the database and its method of usage.

5.0 Modes of Data Updation

5.1 Self-Updation of data by Individuals

5.1.1 Member with an email address entered as part of e-Sampark

A link will be provided in a mailer which will be sent out to all members of the Sampark database. Clicking on the link will allow the individual to view his / her data retrieved from the database and update it appropriately.

5.1.2 Member with only a mobile number in e-Sampark (no email address)

e-Sampark will send out an SMS to all the members to login at the "modify info" link which will be created on the e-Sampark portal. Access would be done using the mobile number as a unique identifier and an OTP (one time password) with a defined validity (15-30 minutes).

The form displayed to the user for updating information for both para 5.1.1 and 5.1.2 will be the same as explained under para 5.2 below.

5.2 Updation of data by respective Ministries/Departments/State

5.2.1 Government Employees:

(a) Each Ministry/Department/State will identify a nodal officer who will be granted privileges to update the database. Access of the nodal officer to the portal will be with the nodal officer's government email address ([email protected] /[email protected]) and password over a secure network with OTP based authentication. The form displayed to the nodal officer will have the following flow:

• Choice of Central Govt employee or State government employee, in case of the latter selection of the State / UT name

• Names of Ministries / Departments as per the work-allocation orders as per the gazette notification issued by GoI or the respective state – this would be coordinated by the NIC HQ e-Sampark team for central ministries working with the ministry HOGs and the SIOs for the States

• Names of organizations within the ministry / department obtained from the ministry / dept / state – this will include societies / corporations / autonomous bodies / other institutions – this would be coordinated by the NIC HQ e-Sampark team for central ministries working with the ministry HOGs and the SIOs for the States

• Selection of district / city / town / block / village in which the official is headquartered from respective drop-down menus which should be populated from the census list so that there is no chance of spelling errors etc, leading to better targeting

• Updating of the employee name / mobile number / email address10 THE GAZETTE OF INDIA : EXTRAORDINARY [PART I—SEC. 1] • Save and submit

(b) The above process can be performed from all central ministries / institutions / state secretariats / districts and blocks. Access to the database will be over NICNET only. HoGs / HoDs / SIOs and DIOs can be instructed to assist all nodal officers of the respective Ministries/ departments/States to update the database.

(c) A letter / email instruction will be sent to all states and central ministries to get this sanitization activity completed in a defined time period. Since all the selections would be from drop down menus, there is no possibility of someone making a wrong selection thereby ensuring totally structured and uniform data.

5.2.2 Updation of data of Elected Representative

• In case of elected representatives, the structure of the database can be MP (LS/RS), State / UT (MLA/MLC), Urban (Municipality class i/ii/iii) and rural (ZP/BP/GP), name of elected representative, email, mobile number.

• The Parliament and State (MLA/MLC) database will be formally obtained from the parliament/Legislatures by NIC to populate the master lists

• The NIC SIO in each State will be responsible for creating the master lists for the states by obtaining master data of municipalities and panchayats from the State Election Commission. All concerned agencies and officers in the respective State will provide the required support. The correction or the population of the data for MPs / MLAs / MLCs will be carried out by the NIC cell in Parliament and the respective SIO.

• The district collectors / SIO and DIO will be responsible for updating the information pertaining to urban and rural local bodies.

5.3 Indian Citizen Access to e-Sampark

5.3.1 In addition to Government officials, Indian citizens will also be given an option to subscribe to the "e-Sampark" database. The form displayed to a non-government user will be created accordingly which will capture the user's profession, in addition to his personal credentials like name, location etc. A non-government subscriber of the e-Sampark database will be allowed to subscribe to only those lists that are part of a MyGov task as per the Government initiatives. For instance Clean Ganga, Girl Child, etc.

5.3.2 By subscribing to a list, a user gives his/her consent to receive mailers and SMS from the Government. The user can unsubscribe from the list at any time.

5.4 Bulk modification by NIC e-Sampark Cell

5.4.2 In addition to updating by the identified nodal officer, Data can be sent by the respective Ministry/Department and State to NIC Sampark cell for updating the database.

5.4.3 The concerned sending organisation needs to ensure that data is sent in the format prescribed in Figure 1 and 2 above. NIC will share the template with all Ministries / States.

Note: Data download by any Ministry/State will not be allowed.

5.5 Data validation

5.5.2 The e-Sampark cell of NIC would ensure that only unique email addresses and mobile numbers are stored.

5.5.3 One mobile number would be updated against one email address only

5.5.4 Aadhaar numbers of the individual whose contact details are included in the e-Sampark database would be a desirable but not a mandatory data field.

5.5.5 Pin Code would be a mandatory data field to ensure that mailers and SMS can be sent to individuals based on specific locations.

6.0 Access to the e-Sampark Database

6.1 Definitions:

• Access: is defined as a provision to update the e-sampark database and to send mailers and SMS to the identified user base.

• Site: Ministry/Department/State.

• Nodal Officer: The official identified by each Ministry / Department / State who would be responsible for the data access and would be authorised to send mailers and SMS.

6.2 Who can access:

• PMO, DeitY, e-Sampark PMU and NIC are the custodians of the data and have full access to the same. PMO, Secretary DeitY, OIC e-Sampark PMU and DG, NIC shall be authorised to send mailers and SMS as deemed appropriate

• Secretary of a Ministry/Department/State: View Access will be given to the user base of the respective domain only. For instance, the Secretary School Education GoI can view the data for the School Education department and associated organisations in the Central Government, while the School Education Secretary of the State Government will be able to view the relevant data for his / her State only.

• Nodal officer will have full Access (upload/delete/edit) to the user base of that respective site only. Access does not imply data download.

• Inter-ministerial usage of the data is subject to approval by respective Secretary of the concerned Ministries followed by approval from OIC e-Sampark PMU / DG, NIC. Usage implies sending mailers and SMS only and does not imply (view/edit/delete of data of other Ministries.

• Usage of the entire database, if required by a Central Ministry/State will require the approval of Secretary DeitY, or his designate.

• Equivalent levels can send mailers to equivalent levels. For instance a Minister can send to other Ministers and Secretaries to all other Secretaries.

• Database download will not be allowed by any Ministry / Department / State.

6.3 Mechanism of Access:

6.3.1 The Nodal officer can access (view/update/delete) the e-Sampark site by going to the URL https://sampark.gov.in. The login credentials will be the user-id and password of the Government email address [email protected] /[email protected].

6.3.2 The site will be restricted and access will be over secure channels only. Mode of access will be defined in the access manual of e-Sampark.

6.3.3 Distribution lists will be created for each site with details of email addresses of the updated data.

7.0 Criteria for usage of Data

7.1      For sending  Mailers and SMS  to the target user base using the e-Sampark database, it is mandatory
         for the subject  to fall under any one of the following criteria :
         •   Information pertains to an existent or proposed policy / decision of the Government
         •   Launch of new schemes
         •   Issue related to initiate Citizen awareness
         •   Urgent alerts in national or public interest
         •   Mailers to citizens who subscribe to an issue / task within the Government using any Government
             portal
         •   Government updates and outcomes related to Global interactions
         •   Greetings for  generating  good will.  Greetings can  be  sent  within  the  user  base  of the respective
             Ministry only.
         •   Any other criteria as deemed appropriate by PMO / DeitY

• DeitY will bear the costs of creating and maintaining the IT infrastructure for e-Sampark. DeitY will also bear the cost for obtaining bandwidth for Sampark. However, costs incurred on account of data-entry etc, if any, will be borne by the concerned Ministry / State / UT / organisation. DeitY will make provisions in its Budget for cost of SMS. However, Ministries / States / UTs may also make appropriate provisions in their IEC budgets for the cost of SMS campaigns.

8.0 Data Security

8.1 Since the data repository of e-Sampark will contain contact details of all Government employees and a large number of Indian Citizens, it is imperative that adequate controls are in place to ensure data security.

8.2 In order to safeguard the personal data/information the deployment of e-Sampark shall emphasize on implementation of reasonable security practices as intended under Section 43A and Rules therein of the IT Act.

8.3 This security practices and procedures would follow the International Standard IS/ISO/IEC 27001 on "Information Technology - Security technique - Information Security Management System - Requirements"

8.4 This would include a comprehensive documented security program and policies that contain managerial, technical, operational and physical security control measures commensurate with data/information asset being protected.

8.5 A SOP will be prepared in consultation with the relevant experts in the field of Information Security and will be periodically updated to incorporate technological developments.

RAJIV KUMAR, Jt. Secy.

Printed by the Manager, Government of India Press, Ring Road, Mayapuri, New Delhi-110064 and Published by the Controller of Publications, Delhi-110054.