Substitute of Chapter 16

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रजिस्ट्री सं. डी.एल.- 33002/99 REGD. No. D. L.-33002/99

भारत सरकार

GOVERNMENT OF INDIA

xxxGIDHxxx

xxxGIDExxx

एस.जी.-डी.एल.-अ.-11092024-257068

SG-DL-E-11092024-257068

असाधारण

EXTRAORDINARY

प्राधिकार से प्रकाशित

PUBLISHED BY AUTHORITY

सं. 38]

दिल्ली, सोमवार, सितम्बर 9, 2024/ भाद्र 18, 1946 [रा.रा.रा.क्षे.दि. सं. 180 No. 38] DELHI, MONDAY, SEPTEMBER 9, 2024/BHADRA 18, 1946 [N. C. T. D. No. 180

भाग II—I

PART II—I

राष्ट्रीय राजधानी राज्य क्षेत्र दिल्ली सरकार GOVERNMENT OF THE NATIONAL CAPITAL TERRITORY OF DELHI

दिल्ली उच्च न्यायालय, नई दिल्ली

अधिसूचना

दिल्ली, 7 सितम्बर, 2024

सं. 78/नियम/डीएचसी.—दिल्ली उच्च न्यायालय अधिनियम, 1966 (1996 का अधिनियम 26) की धारा 7 सहपठित अभिलेख नाशकरण अधिनियम, 1917 की धारा 3 और भारतीय संविधान के अनुच्छेद 227 द्वारा प्रदत्त शक्तियों तथा इसे इस सन्दर्भ में समर्थ बनाने वाली अन्य सभी शक्तियों का प्रयोग करते हुए, दिल्ली उच्च न्यायालय, राष्ट्रीय राजधानी क्षेत्र दिल्ली सरकार के उपराज्यपाल के पूर्व अनुमोदन से, दिल्ली उच्च न्यायालय नियम और आदेश के खंड IV के अध्याय 16 के भाग- च (घ) को एतद् द्वारा निम्नलिखित नए भाग-च (घ) द्वारा प्रतिस्थापित करता है:

भाग-च (घ)

प्रशासनिक अभिलेख

26. प्रशासनिक अभिलेखों की संरक्षण अवधि:-

इस भाग के प्रावधानों के अध्यधीन, सभी प्रशासनिक अभिलेखों को उस अवधि और तरीके से संरक्षित किया जाएगा जो इन नियमों के साथ संलग्न अनुसूची-I में दिया गया है और फिर नष्ट कर दिया जाएगा।

5787 DG/2024

(1)2 DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY PART II—I] बशर्ते कि यदि कोई मामला कार्यस्थल पर महिलाओं का यौन उत्पीड़न (रोकथाम, निषेध व निवारण) अधिनियम, 2013 की धारा 4 की शर्तों के अंतर्गत गठित सतर्क ता/निरीक्षण/सुनिश्चित जीविका प्रगति/ आंतरिक शिकायत समिति के समक्ष लंबित है या कोई मामला किसी भी न्यायालय के समक्ष लंबित है, तो समक्ष प्राधिकारी की पूर्व स्वीकृ ति के बिना अभिलेख नष्ट नहीं किया जाएगा।

27. सामान्य/ऐतिहासिक महत्व के अभिलेखों का संरक्षण:-

सामान्य या ऐतिहासिक महत्व के माने जाने वाले सभी अभिलेखों को, संबंधित ज़िले के प्रधान ज़िला एवम् सत्र न्यायाधीश के ध्यान में लाया जाएगा जो ऐसे आदेश पारित कर सकते हैं या निर्देश दे सकते हैं, जिन्हें वह उनके संरक्षण हेतु या अन्यथा उचित समझें।

28. संरक्षण अवधि की गणना का ढंग:-

अनुसूची-I में दिए किसी निर्देश के अध्यधीन, ऐसी अवधि जिसके लिए किसी दस्तावेज़ को संरक्षित किया जाना है, उसकी गणना उस पर अंकित तिथि के पश्चात् आने वाली 1 जनवरी से की जाएगी, उदाहरणार्थ, 2022 के कागजात, जिन्हें इन नियमों के अंतर्गत एक वर्ष के लिए संरक्षित रखा जाना है, 31 दिसम्बर, 2023 के पश्चात् नष्ट किए जाने हेतु योग्य होंगे।

29. प्रशासनिक अभिलेखों को नष्ट करने की अवधि:-

किसी भी निर्देश के जारी होने के अध्यधीन, प्रशासनिक अभिलेखों को नष्ट करने का कार्य प्रत्येक वर्ष जून और दिसंबर माह में किया जाएगा और यदि संभव हो, अभिलेख को नष्ट करने हेतु किसी अवकाश का भी उपयोग किया जा सकता है, बशर्ते कि संबंधित अधिकारी और कर्मचारी उपलब्ध हों।

30. नाशकरण के लिए अनुमोदन प्रदान करने हेतु सक्षम प्राधिकारी:-

संबंधित ज़िले के प्रधान ज़िला एवम् सत्र न्यायाधीश प्रत्येक प्रशासनिक शाखा के लिए कम से कम अतिरिक्त ज़िला एवम् सत्र न्यायाधीश के पद के किसी अधिकारी को नामित करेंगे, जो अभिलेखों के नाशकरण को अनुमोदित करेगा। 31. नष्ट किये जाने वाले अभिलेखों की पहचान:-

किसी प्रशासनिक शाखा में नियुक्त प्रत्येक अधीक्षक/शाखा प्रभारी मई और नवंबर के महीने में ही नष्ट किए जाने वाले अभिलेखों की पहचान कराकर उन्हें इस संबंध में बनाए गए रजिस्टरों में दर्ज कराएगा ताकि इन्हें आगामी जून और दिसंबर के महीनों में क्रमशः नष्ट किए जाने के लिए तैयार किया जा सके और यह उपरोक्त नियम 30 के अंतर्गत इस प्रकार नामित अधिकारी द्वारा अंतिम स्वीकृ ति प्राप्त करने के अध्यधीन होगा। जब कोई दस्तावेज़ नष्ट किया जाए, तो नष्ट किए जाने की तिथि के साथ-साथ नष्ट किए जाने वाले दस्तावेज़ के सामने लाल स्याही से रजिस्टर में 'डी' अक्षर दर्ज किया जाएगा।

32. भविष्य में संदर्भ हेतु संरक्षित किये जाने वाले अभिलेख:-

कोई अधीक्षक/शाखा प्रभारी अभिलेख का विवरण दर्ज करने से पहले यह आकलन करेगा कि क्या नष्ट किए जाने हेतु प्रस्तावित अभिलेख भविष्य में संदर्भ के लिए आवश्यक है या उसके भविष्य में संदर्भ के लिए आवश्यक होने की संभावना है। यदि अधीक्षक/शाखा प्रभारी को ऐसा लगे कि ऐसे अभिलेख को उक्त कारणों से संरक्षित रखने की आवश्यकता है, तो वह ऐसे अभिलेख को उपरोक्त नियम 30 के अंतर्गत नामित अधिकारी के समक्ष, इसके संरक्षण के लिए विस्तृत कारण बताते हुए, प्रस्तुत करेगा। उक्त अधिकारी उसके समक्ष प्रस्तुत अभिलेख के संरक्षण के संबंध में ऐसे आदेश पारित करेगा, जैसा वह उचित समझे।

33. लेखा संबंधी अभिलेखों को नष्ट करने के लिए मार्गदर्शक सिद्धांत:-

लेखा अभिलेखों को नष्ट करने के लिए मार्गदर्शन का मुख्य सिद्धांत यह होना चाहिए कि जब तक कोई आपत्ति लंबित है और लेखा की पूरी तरह से जांच नहीं की गई है और लेखा परीक्षा में स्वीकार नहीं किया जा चुका है, तब तक उसे व उससे संबंधित दस्तावेज़ों को नष्ट नहीं किया जाना चाहिए, भले ही नियमों में निदिष्ट संरक्षण अवधि समाप्त हो गई हो। 34. इलेक्ट्रॉनिक रूप में रखे गए अभिलेखों का नाशकरण:-

इन नियमों में निदिष्ट संरक्षण की किसी भी अवधि के बावजूद, कोई भी प्रशासनिक अभिलेख, सूचना प्रौद्योगिकी अधिनियम, 2000 की धारा 7 के अनुसार, इलेक्ट्रॉनिक रूप में रख लिए जाने के बाद नष्ट किया जा सकता है।[PART II—I DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY 3 स्पष्टीकरण I: सूचना प्रौद्योगिकी अधिनियम, 2000 की धारा 7 के अनुसार, जहां किसी विधि में प्रावधान है कि दस्तावेज़, अभिलेख या सूचना विनिदिष्ट अवधि के लिए प्रतिधारित की जाए, वहां ऐसी आवश्यकता पूर्ण कर दी गई समझी जाएगी यदि ऐसे दस्तावेज़, अभिलेख या सूचना इलेक्ट्रॉनिक रूप में प्रतिधारित की जाती है।

स्पष्टीकरण II: तथापि, इलेक्ट्रॉनिक रूप में संरक्षित अभिलेख को भी, इन नियमों के साथ संलग्न अनुसूची-I में उल्लिखित कागज़ी रूप में संरक्षण अवधि समाप्त होने के बाद नष्ट किया जा सकता है।

35. डिजिटलीकृ त किए जाने योग्य अभिलेखों की पहचान:-

किसी प्रशासनिक शाखा में नियुक्त प्रत्येक अधीक्षक/शाखा प्रभारी उस अभिलेख की पहचान करेगा जिसे उसके अनुसार डिजिटल रूप में संरक्षित किए जाने की आवश्यकता है और इसके बाद वह उसे नष्ट करने की अनुमति देने हेतु सक्षम अधिकारी की स्वीकृ ति प्राप्त करेगा।

36. अभिलेख के नष्ट किए जाने से पूर्व इलेक्ट्रॉनिक रूप में परिवतित करने का पर्यवेक्षण:-

प्रशासनिक अभिलेखों को नष्ट करने से पहले, इलेक्ट्रॉनिक रूप में परिवतित किए जाने का कार्य नियम 34 के अनुसार समय-समय पर किया जाएगा, जैसा कि आवश्यक हो और इसका पर्यवेक्षण ऐसे अधिकारी द्वारा किया जाएगा जिसे इस प्रयोजन हेतु संबंधित ज़िले के प्रधान ज़िला एवम् सत्र न्यायाधीश द्वारा नियुक्त किया गया हो तथा उसके डिजिटल हस्ताक्षर द्वारा उसे प्रमाणित भी किया जाएगा।

37. प्रशासनिक अभिलेखों को नष्ट करने के लिए रजिस्टर:-

प्रत्येक प्रशासनिक शाखा को नष्ट किए जाने वाले प्रशासनिक अभिलेखों का विवरण रखने के लिए निम्नलिखित रूप में एक रजिस्टर बनाना होगा:-

प्रशासनिक अभिलेखों के नाशकरण का रजिस्टर

शाखा का नाम

38. अवशिष्ट प्रावधान :-

किसी भी प्रशासनिक अभिलेख की संरक्षण अवधि, जो इन नियमों के साथ संलग्न अनुसूची-I के अंतर्गत न दी गई हो, संबंधित ज़िले के प्रधान ज़िला एवम् सत्र न्यायाधीश द्वारा तय की जाएगी और वह इन नियमों के साथ संलग्न अनुसूची-I में किसी भी प्रविष्टि को जोड़ या हटा सकते हैं।

अनुसूची-I

प्रशासनिक अभिलेखों का नाश्करण

तालिका-1 (लेखा शाखा)

स्वामी के सामान्य वित्तीय नियमों के संकलन ) 27वां संस्करण-2014) के अध्याय-12 के भाग-VIII के नियम 289, के साथ- साथ इसके परिशिष्ट-13 और उससे संबंधित अनुलग्नक में लेखा से संबंधित अभिलेखों के नाशकरण के नियमों का एक संग्रह शामिल है। उपरोक्त उपयोग की गई शर्तें और वाक्यांश, जब तक कि अन्यथा निदिष्ट न किया जाए, का वही अर्थ और संदर्भ होगा।

तालिका-2 कार्यालय प्रशासनिक दीवानी न्यायाधीश

(अब संबंधित ज़िले के प्रधान ज़िला एवं सत्र न्यायाधीश के कार्यालय में विलयित)

तालिका-3 प्रशासन शाखा - I/II/III

तालिका-4 के यरटेकिग शाखा

तालिका-5 नकदी शाखा

तालिका-6 मुख्य महानगर दंडाधिकारी कार्यालय

तालिका-7 कं प्यूटर शाखा

तालिका-8 प्रतिलिपि शाखा

प्रशासनिक अधिकारी (न्यायिक), प्रतिलिपि शाखा के कार्यालय में तैयार किया गया अभिलेख

तालिका-9 डिजिटलीकरण

तालिका-10 सांध्यकालीन न्यायालय प्रकोष्ठ

तालिका-11 सुविधा एवम् सूचना कें द्र

तालिका-12 फाइलिग शाखा/सेक्शन राईटर

तालिका-13 जुर्माना एवम् लेखा परीक्षा शाखा

तालिका-18 एलएसी शाखा (ज़िला नाज़िर)

तालिका-23 पूल कार अनुभाग

तालिका-24 खरीद प्रकोष्ठ

तालिका-25 प्राप्ति एवम् निगर्म (शाखा)

तालिका-26 अभिलेख कक्ष

तालिका-27 भर्ती प्रकोष्ठ

तालिका-28 वीडियो कॉन्फ्रें सिग कक्ष

तालिका-29 सतर्क ता

तालिका- 30 सूचना का अधिकार अनुभाग

टिप्पणियाँ:

1. अनुसूची में निहित किसी भी बात के बावजूद, दिल्ली उच्च न्यायालय नियम खंड-IV, अध्याय-16, भाग-च (घ), नियम-30 (प्रस्तावित) के अंतर्गत सक्षम प्राधिकारी को लिखित आदेश के माध्यम से किसी भी अभिलेख को उसकी निदिष्ट अवधि से अधिक समय तक संरक्षित करने का निर्देश देने का अधिकार होगा।

2. अनुसूची में निहित किसी भी बात के बावजूद, यदि कोई अभिलेख नियम 30 के अंतर्गत सक्षम प्राधिकारी के आदेश के अनुसार या दिल्ली उच्च न्यायालय के आदेश के अनुसार डिजिटलीकृ त किया जाता है तो संरक्षण अवधि डिजिटलीकृ त किए जाने की तिथि से 1 वर्ष तक मानी जाएगी और उसके बाद अभिलेख को सक्षम प्राधिकारी के अनुमोदन के अध्यधीन, लिखित आदेश के द्वारा नष्ट कर दिया जाएगा।

3. प्रत्येक शाखा द्वारा बनाई गई सूचना के अधिकार से संबंधित सभी फाइलों और पत्राचार/अभिलेख को अधिसूचना संख्या 162/नियम/डीएचसी दिनांक 06.05.2009 द्वारा अधिसूचित दिल्ली जिला न्यायालय (सूचना का अधिकार) नियम, 2008 के अनुसार संरक्षित रखा जाए तथा उसके बाद नष्ट कर दिया जाए जब तक कि दिल्ली उच्च न्यायालय नियम, खंड-IV, अध्याय 16, भाग -च)घ (के नियम- 30 की अनुसूची में दी गई तालिका संख्या 31 में यथा परिभाषित सक्षम प्राधिकारी द्वारा अन्यथा आदेशित न किया गया हो।

4. लेखा अभिलेखों को नष्ट करने के लिए मार्ग दशित करने वाला मुख्य सिद्धांत यह होना चाहिए कि जब तक कोई आपत्ति लंबित है और खातों की पूर्ण रूप से जांच नहीं की जा चुकी हो और लेखा परीक्षा में स्वीकृ त नहीं किए जा चुके हों, तब तक उन्हें और सहायक दस्तावेजों को नष्ट नहीं किया जाना चाहिए, भले ही नियमों में निदिष्ट संरक्षण अवधि समाप्त हो गई हो (पंजाब सरकार पत्र संख्या 8026-विनि-53/8147, दिनांकित 04.11.1953)

5. यदि इन नियमों की व्याख्या या कार्यान्वयन में कोई कठिनाई आती है, तो इस विषय पर नियम 30 के अंतर्गत सक्षम प्राधिकारी का निर्णय अंतिम होगा।

6. यदि इन नियमों में किसी दस्तावेज़/फाइल/रजिस्टर/अभिलेख को लेकर कोई उल्लेख नहीं किया गया है तो संबंधित शाखा/कार्यालय अपनी जानकारी के साथ इस मामले को नियम 30 के अंतर्गत सक्षम प्राधिकारी के समक्ष प्रस्तुत करेगा और उन दस्तावेज़ों/फाइलों/रजिस्टरों/अभिलेखों को अनुसूची में सम्मिलित करने के लिए आवश्यक कदम उठाए जाएंगे।

7. जब तक टिप्पणी (6) के अंतर्गत नियम तैयार नहीं हो जाते, तब तक नियम 30 के अंतर्गत सक्षम प्राधिकारी द्वारा अभिलेखों को नष्ट करने का निर्देश दिया जा सकता है और उसका निर्णय अंतिम होगा।

टिपण्णी: यह संशोधन राजपत्र में इनके प्रकाशित होने की तिथि से लागू होंगे।

न्यायालय के आदेशानुसार

कं वल जीत अरोड़ा, महानिबंधक30 DELHI GAZETTE : EXTRAORDINARY PART II—I]

HIGH COURT OF DELHI, NEW DELHI

NOTIFICATION

Delhi, the 7th September, 2024

No. 78/Rules/DHC.—In exercise of the powers conferred by Section 7 of the Delhi High Court Act, 1966 (Act 26 of 1966) read with Section 3 of the Destruction of Records Act, 1917 & Article 227 of the Constitution of India and all other powers enabling it in this behalf, the High Court of Delhi, with the prior approval of the Lt. Governor of the Government of National Capital Territory of Delhi, hereby substitutes the existing Part F(D) of Chapter 16 of Volume IV of the Delhi High Court Rules & Orders by the following new Part F(D) :

Part F(D)

ADMINISTRATIVE RECORDS

26. Period of preservation of administrative records:-

Subject to the provisions of this Part, all administrative records shall be preserved for the period and in the manner provided for in the Schedule I appended with these Rules and then destroyed.

Provided that if any matter is pending before the Vigilance/ Inspecting / ACR / Internal Complaints Committee constituted in terms of Section 4 of Sexual Harassment of Women at Workplace (Prevention, Prohibition and Redressal) Act, 2013 or any matter is pending before any Court of law, the record shall not be destroyed without prior approval of the competent authority.

27. Preservation of records of general/historical importance:-

All records which are considered to be of general or historical importance shall be brought to the notice of the Principal District and Sessions Judge of the concerned district who may pass such orders or give such directions as he/she may consider appropriate as to its preservation or otherwise.

28. Mode of calculating period of preservation:-

Subject to any instructions given in Schedule I, the period for which a paper is to be preserved shall be reckoned from the 1st of January following the date which it bears, e.g., papers of 2022, which under these rules have to be retained for one year, shall become liable for destruction after 31st December, 2023.

29. Period for destruction of administrative records:-

Subject to any instruction being issued, every year, destruction of administrative records shall be carried out in the month of June and December and if practicable any holiday may also be utilised to carry out destruction of records, subject to availability of concerned officials and officers.

30. Authority competent to grant approval for destruction:-

The Principal District and Sessions Judge of the concerned district shall designate for every administrative branch, an officer not below the rank of Additional District & Sessions Judge, who shall approve the destruction of record.

31. Identification of records to be destroyed:-

Every Superintendent/Branch In-charge posted in an administrative branch shall have the record identified and entered in the registers maintained relating to the records to be destroyed, in the month of May and November, to be destroyed in the following months of June and December respectively subject to final approval by an Officer, so designated under rule 30 above. When any paper is destroyed, the date of destruction alongwith letter 'D' shall be entered in the red ink against the paper destroyed, in the register.

32. Records need to be preserved for future reference:-

The Superintendent/Branch In-charge before entering the details of the record shall make an assessment whether the record proposed to be destroyed is required for future reference or is likely to be required for future reference. In case, where the Superintendent/Branch In-charge is of the view that such record needs to be preserved for said reasons, s/he shall place such record before an officer so designated under Rule 30 above, giving reasons in detail for its preservation. The said officer shall pass such orders as to the preservation of record so placed before him, as may be considered appropriate.

33. Guiding principles for the destruction of records relating to accounts:-

The main principle which should guide the destruction of accounts records should be that so long as an objection is outstanding and the accounts have not been completely checked and accepted in audit, they and the relating documents should not be destroyed even though the period of preservation prescribed in the Rules may have expired.

34. Destruction of Records retained in electronic form:-

Notwithstanding any period of preservation prescribed in these Rules, any administrative record may be destroyed after being retained in electronic form, in accordance with Section 7 of the Information Technology Act, 2000.

Explanation I: According to Section 7 of the Information Technology Act, 2000, where any law provides that documents, records or information shall be retained for any specific period, then, that requirement shall be deemed to have been satisfied if such document, records or information are retained in the electronic form.

Explanation II: However, the record preserved in the electronic form may also be deleted after it reaches the period of preservation in its hard form as mentioned in Schedule I appended with these rules.

35. Identification of record required to be digitized:-

Every Superintendent/Branch In-charge posted in an Administrative Branch shall have the record identified which in his opinion needs to be retained in digital form and thereafter he/she shall obtain the approval of an Officer competent to grant permission to destroy the said record.

36. Supervision of conversion of record into electronic form before destruction:-

The conversion of administrative records, in electronic form, shall be carried out from time to time, before their destruction, in accordance with Rule 34, as may be necessary and shall be supervised by such officer as may be appointed by the Principal District and Sessions Judge of the concerned district for the purpose of authenticating by affixing his/her digital signatures.

37. Registers for destruction of administrative records:-

Every administrative branch shall maintain a register for keeping a record of administrative records to be destroyed in the following form:-

Register of Destruction of Administrative Records

Name of the Branch

38. Residuary clause:-

Period of preservation of any administrative record, which is not covered under the Schedule I appended with these rules, shall be decided by the Principal District & Sessions Judge of the concerned District and he/she may add or delete any entry in the Schedule I appended with these rules.

SCHEDULE-I

DESTRUCTION OF ADMINISTRATIVE RECORDS

NOTES:

1. Notwithstanding anything contained in the schedule, the Competent Authority under Rule 30, Volume- IV, Chapter-16, Part-F(D) (Proposed) Delhi High Court Rules shall have the power to direct preservation of any record beyond its specified period by way of a written order.

2. Notwithstanding anything contained in the schedule, if any record is digitized as per orders of the Competent Authority under Rule 30 or by the orders of High Court of Delhi the period of preservation be treated as 1 Year from the date of digitization and the record be destroyed thereafter, subject to approval of Competent Authority by a written order.

3. All RTI related files and correspondence/records maintained by each branch be preserved as per Delhi District Courts (Right to Information) Rules, 2008 notified vide Notification No.162/Rules/DHC dated 06.05.2009 and then destroyed unless ordered otherwise by the Competent Authority as defined in Rule 30 Volume-IV, Chapter-16, Part-F(D) Delhi High Court Rules as provided in Table No.31 of this Schedule.

4. The main principle which should guide the destructions of accounts record should be that so long as an objection is outstanding and the accounts have not been completely checked and accepted in audit, they and the supporting documents should not be destroyed even though the period of preservation prescribed in the rules may have expired (Punjab Government Letter No. 8026-FR-53/8147, Dated the 4th November, 1953) 5. If any difficulty is found in the interpretation or implementation of these Rules, the decision of Competent Authority under Rule 30 on the issue shall be final.

6. If these rules are silent with respect to any document(s)/file(s)/register(s)/record(s) the concerned branch/office shall, with their inputs, shall place the matter before Competent Authority under Rule 30 and the steps be taken for incorporation of those document(s)/file(s)/register(s)/record(s) incorporated in the schedule.

7. Till the time rules under note (6) are formulated, the records can be directed to be destroyed by the Competent Authority under Rule 30 and its decision shall be final.

NOTE: THESE AMENDMENTS SHALL COME INTO FORCE FROM THE DATE OF THEIR

PUBLICATION IN THE GAZETTE.

By Order of the Court

KANWAL JEET ARORA, Registrar General Uploaded by Dte. of Printing at Government of India Press, Ring Road, Mayapuri, New Delhi-110064 and Published by the Controller of Publications, Delhi-110054.