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फ्रेजर रोड, पटना-1
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सूचना
13 नवम्बर 2009
सं0 4707—सूचित किया जाता है कि बिहार राज्य वित्तीय निगम के अंशधारकों की 54वीं वार्षिक सामान्य बैठक दिनांक 4 दिसम्बर, 2009 को 3.30 बजे अपराà में फ्रेजर रोड, पटना स्थित निगम के मुख्यालय में निम्नलिखित कार्य सम्पादन हेतु होगी—
(i) बिहार राज्य वित्तीय निगम के अंशधारकों की 53वीं वार्षिक सामान्य बैठक दिनांक 18 मार्च, 2009 को 11.00 बजे पूर्वाà के पश्चात् निगम के मुख्यालय, फ्रेजर रोड, पटना-1 में सम्पन्न कार्यवाही की सम्पुष्टि;
(ii) निगम का वित्तीय वर्ष 2008-2009 का लेखा, उस पर अंकेक्षक का प्रतिवेदन, लाभ-हानि का ब्योरा एवं निगम के कार्य-कलापों पर निदेशक पर्षद के प्रतिवेदन को देखना एवं उन पर विचार करना;
(iii) अध्यक्ष की अनुमति से अन्य मामलों पर विचार।2 (cid:18)बहार गजट (असाधारण), 13 नव+बर 2009 टिप्पणियॉं—(1) अंशधारकों के मताधिकार एवं मत देने की प्रक्रिया का संचालन, बिहार राज्य वित्तीय निगम (मताधिकार) नियमावली, 2001 (यथा अद्यतन संशोधित) के अन्तर्गत निर्धारित प्रक्रियानुसार होगा । 1(i) कोई भी व्यक्तिगत अंशधारक जो 54वीं वार्षिक सामान्य बैठक में उपस्थित होने एवं मतदान करने के इच्छुक हो, उन्हें अपनी पहचान के लिए एवं मताधिकार के निर्धारण के लिए निगम द्वारा निर्धारित प्रपत्र में स्व-घोषणा-पत्र, 54वीं वार्षिक सामान्य बैठक प्रारम्भ होने से कम-से-कम एक घंटा पूर्व निगम मुख्यालय में प्रबन्धक (वित्त एवं लेखा/समन्वय) के पास भरकर जमा करना होगा, यानि इस बैठक के लिए दिनांक 4 दिसम्बर 2009 को 2.30 बजे अपराà तक जमा कर दिया जाय । 1.(ii) वे अंशधारक जो 54वीं वार्षिक सामान्य बैठक में उपस्थित होने एवं मतदान करने के अधिकारी हैं, वे बैठक में भाग लेने एवं मतदान करने के लिए अपने बदले किसी प्रतिपत्री धारक (प्रॉक्सी) की नियुक्ति करने के भी अधिकारी हैं एवं उस प्रतिपत्री धारक (प्रॉक्सी) को निगम का अंशधारक होना आवश्यक नहीं है ।
1.(iii) प्रति-पत्रियों को प्रभावकारी बनाने के लिए यह आवश्यक है कि प्रतिपत्री को निगम द्वारा निर्धारित विहित प्रपत्र में भरकर निगम के मुख्यालय में प्रबन्धक (वित्त एवं लेखा/समन्वय) के पास कार्यालय अवधि में बैठक की निर्धारित तिथि से स्पष्टतः 7(सात) दिन पूर्व निश्चित् रूप से जमा कर दिये जायें, अर्थात 54वीं वार्षिक सामान्य बैठक दिनांक 4 दिसम्बर, 2009 हेतु इन्हें दिनांक 28 नवम्बर, 2009 के 6.00 बजे अपराà तक जमा कर दिया जाए ।
1(iv) कोई भी व्यक्ति, निगम के किसी भी सामान्य बैठक में किसी कम्पनी अथवा निगम/निकाय के प्राधिकृत प्रतिनिधि के रूप में न तो भाग ले सकता है और न ही मतदान कर सकता है, यदि उस व्यक्ति को निगम के विहित प्रपत्र में भरकर उस निगम/निकाय का संकल्प जिससे उस व्यक्ति को सम्यक रूप से प्राधिकृत प्रतिनिधि के रूप में नियुक्त किया गया हो, का उस संकल्प की सच्ची प्रतिलिपि उस बैठक के, जिसमें यह संकल्प पारित हुआ है, अध्यक्ष के द्वारा सत्यापित करते हुए निगम के मुख्य कार्यालय में प्रबन्धक (वित्त एवं लेखा/समन्वय) के पास सामान्य बैठक की निर्धारित तिथि से कम-से-कम 4(चार) स्पष्ट दिन पूर्व जमा नहीं किया गया हो अर्थात दिनांक 4 दिसम्बर, 2009 की बैठक के लिए दिनांक 1 दिसम्बर, 2009 के 6.00 बजे तक इसे निर्धारित स्थान पर जमा किया जाना आवश्यक है ।
सम्यक रूप से प्राधिकृत प्रतिनिधि की नियुक्ति उपरोक्त संकल्प की सत्यापित प्रतिलिपि जमा करने के पश्चात् उस बैठक हेतु जिसके लिए वह नियुक्ति हुई है, वापस नही ली जा सकती है ।
2. अंशधारक कृपया ध्यान देंगे कि यह प्रावधान, अन्य के अलावा, निगम/निकाय के अध्यक्ष, सचिव, कोषाध्यक्ष, निदेशक या अन्य पद धारकों पर भी लागू होता है एवं इस प्रावधान के अनुपालन के वगैर वे पदधारक भी बैठक में उपस्थित होने अथवा बैठक में विचारार्थ किसी प्रस्ताव पर मतदान करने के अधिकारी नहीं होंगे । 3. स्व-घोषणा पत्र, प्रति-पत्री या प्राधिकरण का संकल्प, जो भी जहॉं लागू हो, का विहित प्रपत्र निगम के प्रबन्धक (वित्त एवं लेखा/समन्वय) के कार्यालय से किसी कार्य-दिवस को कार्यालय अवधि में प्राप्त किया जा सकता है ।
4. यह ध्यान दें कि उपरोक्त प्रक्रिया का अनुसरण निगम के सभी सामान्य बैठकों में किया जायेगा तथा हर बैठक के लिए नए सिरे से विशिष्ट स्व-घोषणा-पत्र/प्रति-पत्री/प्राधिकरण के लिए संकल्प की आवश्यकता होगी । 5. अंशधारकों से अनुरोध है कि वे निर्धारित तिथि एवं समय पर उपरोक्त बैठक में भाग लेने की कृपा करें एवं पुनः अनुरोध है कि वे कृपया सुनिश्चित करें कि स्व-घोषणा पत्र, प्रति-पत्री या प्राधिकरण के लिए संकल्प, जो भी उनपर लागू हो प्रत्येक के लिए निर्धारित समय सीमा के भीतर ही, विहित प्रपत्र में सम्यक रूप से भरकर एवं सभी तरह से पूर्ण कर निगम के प्रधान कार्यालय में प्रबन्धक (वित्त एवं लेखा/समन्वय) के पास, जमा कर दिया जाय, अन्यथा वे निगम के अंशधारकों की 54वीं वार्षिक सामान्य बैठक में भाग लेने एवं किसी प्रस्ताव पर मतदान करने के अधिकारी नहीं होंगे ।3 (cid:18)बहार गजट (असाधारण), 13 नव+बर 2009 6. निगम के अंशधारकों का खाता दिनांक 19 नवम्बर, 2009 से दिनांक 4 दिसम्बर, 2009 (दोनों दिन मिलाकर) बंद रहेगा । 7. अंशधारकों से अनुरोध है कि उनके परिवर्तित पते, यदि कोई हो, वित्तीय निगम को सूचित करें। 8. अंशधारकों की सूची निगम मुख्यालय में अंशधारकों द्वारा 10 रूपया (दस रूपया) प्रति सूची की दर पर खरीदने हेतु 54वीं वार्षिक सामान्य बैठक की निर्धारित तिथि से 3 सप्ताह पूर्व यथा दिनांक 14 नवम्बर, 2009 से उपलब्ध होगी ।
निदेशक पर्षद के आदेश से, शिशिर सिन्हा,
प्रबन्ध निदेशक।
———— The 13th November 2009 Notice is hereby given that the 54th Annual General meeting of the Shareholders of the Bihar State Financial Corporation will be held on 4th December 2009 at 3.30 P.M. in the Head Office premises of the Corporation at Fraser Road, Patna-1 to transact the following business:-
(i) To confirm the minutes of the 53rd Annual General Meeting of the Shareholders of the Bihar State Financial Corporation held on 18th March 2009 at 11.00 A.M. at the Head Office Premises of the Corporation at Fraser Road, Patna1;
(ii) To read and consider the Balance Sheet and Profit and Loss Account of the Corporation for the F.Y.2008-09 together with Auditor's Report thereon and the Report of the Board of Directors on the working of the Corporation during the year.
(iii) Any other business with the permission of the Chair.
NOTE:—(1) The voting rights of shareholder and manner in which voting rights may be exercised should be in the manner prescribed in the Bihar State Financial Corporation (Voting Rights) Regulations 2001, (As amended up-to-date), 1.(i) An individual shareholder who wishes to attend and vote at the 54th Annual General meeting shall be required, for the purpose of identification and determining his voting rights, to file Self Declaration duly filled in the proforma prescribed by the Corporation, at least one hour before the commencement of the 54th Annual General Meeting, with the Manager (F&A/c/Co-ordination) of the Corporation in the Head Office of the Corporation i.e. by 2.30 P.M. on 4th December 2009 for the meeting.
1.(ii) A shareholder entitled to attend and vote at the 54th Annual General meeting is also entitled to appoint a Proxy to attend and vote in place of himself/herself and such Proxy need not be a shareholder of the Corporation.
1(iii) Proxies in order to be effective must be duly filled in the Proforma prescribed by the Corporation and filed with the Manager (F &A/c/Co-ordination) of the Corporation at the Head Office of the Corporation during office hours, not less than clear 7(seven) days before the date fixed for the meeting i.e. by 6.00 PM on 28th November, 2009 for the 54th Annual General Meeting scheduled on 4th December, 2009.
1.(iv) No person may attend or vote at any meeting of the Corporation as a duly authorized representative of a Body Corporate unless a copy, duly filled in the Proforma prescribed by the Corporation, of a resolution appointing him as a duly authorized representative of the said Body Corporation and certified to be a true copy of the Chairman of the meeting at which it was passed, is filed with the4 (cid:18)बहार गजट (असाधारण), 13 नव+बर 2009 Manager (F &A/c/Co-ordination)of the Corporation at the Head Office of the Corporation not less than 4 (four) days clear days before the date fixed for the meeting i.e. by 6.00 P.M. on 1st December, 2009 the meeting scheduled on 4th December,2009. An appointment of a duly authorized representative shall, after the deposit of a certified copy of the resolution as aforesaid, be irrevocable for the meeting for which it is made.
2. Shareholders may kindly note that this applies inter alia also to the Chairman, secretary, Treasurer, Director or any other office bearer of a shareholder Body Corporate and without compliance of this provision even such office holders shall not be authorized to attend the meeting or to vote on any proposal mooted therein.
3. The prescribed Proformae for Self Declaration, Proxy or Resolution for Authorisation as the case may be, may be obtained from the office of the Manager (F &A/c/Co-ordination) of the Corporation, on any working day, during office hours.
4. It may be noted that the aforesaid procedure is to be followed in all General Meetings of the Corporation and that fresh and specific Self Declaration/Proxy/Resolution of authorization is required for every meeting.
5. Shareholders are hereby requested to attend the said meeting on the date and time fixed as aforesaid, and are further requested to ensure that the Self Declaration or Proxy or Resolution of Authorisation, as the case may be in the prescribed Proforma duly filled in and complete in all respects, is deposited in the Corporation Head Office with the Manager (F &A/c/Co-ordination) within the time limit as prescribed in each case, failing which they would not be authorized to attend the 54th Annual General Meeting of shareholders of the Corporation or cast their votes on proposals mooted therein.
6. The Register of Share-holders of the Corporation will remain closed from 19th November, 2009 to 4th December,2009(both day inclusive).
7. The shareholders are requested to notify changes in their addresses, if any, to the Corporation.
8. List of Share-holders will be available at the Head Office of the Corporation for purchase by Share-holders at price of Rs.10 (Rupees Ten) only per copy at least three weeks before the date fixed for 54th Annual General Meeting i.e. from 14th November, 2009.
By order of the Board of Directors, SHISHIR SINHA, Managing Director.
———— अधी,क, सिचवालय मुिणालय,
(cid:18)बहार, पटना (cid:26)ारा ूकािशत एवं मु2ित। (cid:18)बहार गजट (असाधारण) 573-571+10-ड(cid:15)0ट(cid:15)0पी0। Website: http://egazette.bih.nic.in