Bihar Gazette, 12 December 2024

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(cid:467)नबंधन सं(cid:201)या पी0ट(cid:547)0-40 असाधारण अंक (cid:464)बहार सरकार (cid:430)ारा (cid:292)कािशत 21 अ(cid:274)हायण 1946 (श0)

(सं0 पटना 1197) पटना, वृह(cid:232)पितवार, 12 (cid:465)दस(cid:224)बर 2024 foÙk foHkkx ——— vf/klwpuk nlEcj 2024 laŒ ,eŒ&04&03@2022&13183@foŒ—भारत के संविधान के अनुच्छेद-282(2) के तहत प्रदत्त शक्तियों का प्रयोग करते हुए, बिहार के राज्यपाल बिहार वित्त नियमावली, 1950 (समय-समय पर संशोधित) में संशोधन करने के लिए निम्नलिखित नियम बनाते है :-

1. संक्षिप्त शीर्षक, विस्तार और प्रारंभः

i. यह नियमावली ''बिहार वित्त (संशोधन) नियमावली, 2024'' कही जा सकेगी। ii. इसका विस्तार संम्पूर्ण बिहार राज्य में होगा । iii. यह तुरन्त प्रभाव से प्रवृत्त मानी जायेगी ।

2. बिहार वित्त नियमावली, 1950 (समय-समय पर संशोधित) के संविदा के सामान्य सिद्धांत- नियम-30 के उप नियम (XIX), (XX), (XXII) का विलोपन एवं सामग्री एवं सेवाओं के अधिप्राप्ति से संबंधित नियम-124, 125, 126, 127, 128, 129, 130, 131 एवं 131क से 131ज्ञ(च) के क्रम संख्या एवं प्रावधानों को निम्नांकित नियमों 124, 125, 126, 127, 128, 129, 130, 131 एवं 131क से 131ज्ञ(द) से निम्नवत्‌ प्रतिस्थापन किया जायेगा :-

(1) इस अध्याय में लोक सेवा में उपयोग के लिए आवश्यक वस्तुओं और सेवाओं की सार्वजनिक खरीद के संबंध में नीचे उप-नियम (2) में निर्दिष्ट सभी खरीद संस्थाओं पर लागू होने वाले सामान्य नियम शामिल हैं।

(2) इस नियम के प्रयोजन के लिए ''खरीद इकाई'' से अभिप्रेत है;

क. राज्य सरकार का कोई विभाग या इसका संलग्न या अधीनस्थ कार्यालय; ख. भारत के संविधान द्वारा स्थापित या गठित कोई निकाय जिसका व्यय राज्य की

संचित निधि से पूरा होता है; और

ग. राज्य विधानमंडल के किसी अधिनियम द्वारा स्थापित या गठित कोई निकाय या बोर्ड या निगम या सार्वजनिक क्षेत्र का उद्यम या प्राधिकरण या सोसाइटी या2 (cid:464)बहार गजट (असाधारण), 12 (cid:464)दस(cid:224)बर 2024 ट्रस्ट या स्वायत्त निकाय (चाहे वह किसी भी नाम से जाना जाता हो), या राज्य सरकार के स्वामित्व या नियंत्रण या वित्त पोषण वाला कोई निकाय। (3) उपर्युक्त उप नियम (1) में किसी बात के होते हुए भी, इस नियम के प्रावधान किसी समझौते के तहत या उससे उत्पन्न राज्य सरकार के किसी भी दायित्व के मामले में खरीद इकाई पर लागू नहीं होंगे,

क. वस्तु और सेवाओं (ऋण या अनुदान द्वारा वित्त पोषित) की खरीद के लिए जहाँ ऐसी एजेंसी के खरीद दिशा-निर्देशों का अनुपालन अनिवार्य है; एक अंतर सरकारी, अंतर्राष्ट्रीय, वित्त पोषण संस्थान या बहुपक्षीय विकास एजेंसियों या द्विपक्षीय विकास एजेंसियों अर्थात विश्व बैंक, ए॰डी॰बी॰, विदेश, राष्ट्रमंडल एवं विकास कार्यालय आदि के साथ समझौता, या

ख. जिसमें यह एक या एक से अधिक अन्य राज्य सरकारों या भारत सरकार के साथ पक्षकार है, और ऐसे समझौते की आवश्यकताएँ इस नियम के प्रावधानों पर अभिभावी होगा।

परन्तु राज्य सरकार खुद को संतुष्ट करेगी कि इस तरह के समझौते के संदर्भ में निर्धारित खरीद प्रक्रिया, सार्वजनिक खरीद के बुनियादी सिद्धांतों के अनुरूप है। (4) प्रशासी विभागों/खरीद इकाईयों द्वारा मोटे तौर पर इस अध्याय में निहित सामान्य नियमों के अनुरूप सामग्री की खरीद से संबंधित विस्तृत अनुदेश जारी किए जा सकते हैं। इस अध्याय में प्रयुक्त 'सामग्री' शब्द में सरकारी प्रयोग के लिए खरीदा गया या अन्यथा अधिगृहीत सभी सामान, सामग्री, वस्तु, पशुधन, फर्नीचर, उपस्कर, कच्चा माल, अतिरिक्त पुर्जे, यंत्र, मशीनरी, उपकरण, औद्योगिक संयंत्र, वाहन, वायुयान, जलयान, दवाइयाँ, संयोजन, उप-संयोजन, सहायक उपकरण, किसी अभिभाज्य उत्पादन प्रक्रिया में शामिल यंत्रों का समूह या माल की कोई ऐसी अन्य श्रेणी या सॉफ्टवेयर, प्रौद्योगिकी हस्तांतरण, लाइसेंस पेटेंट जैसे अमूर्त उत्पाद या अन्य बौद्धिक संपत्तियां शामिल है, लेकिन इसमें पुस्तकालय के लिए पुस्तकें, प्रकाशन, पत्रिकाएँ आदि शामिल नहीं हैं। वस्तु' शब्द में ऐसे कार्य और सेवाएं भी शामिल हैं जो ऐसे माल की आपूर्ति के लिए आनुषंगिक या परिणामिक हैं, जैसे माल परिवहन, बीमा, संस्थापन, आरंभन, प्रशिक्षण और रखरखाव। (1) लोक हित में वस्तुओं और सेवाओं की खरीद के लिए जिस खरीद इकाई को वित्तीय शक्तियों का प्रत्यायोजन किया गया है, उस प्रत्येक प्राधिकारी की यह जिम्मेदारी और जवाबदेही होगी कि वह सरकारी खरीद से संबंधित मामलों में कार्यकुशलता, मितव्ययिता और पारदर्शिता लाए और आपूर्तिकर्ताओं के साथ निष्पक्ष और समानता का व्यवहार करे और सार्वजनिक खरीद में प्रतिस्पर्धा को बढ़ावा दे। सार्वजनिक खरीद करने में अपनाई जाने वाली प्रक्रिया निम्नलिखित मापदंडों के अनुरूप होनी चाहिएः- (i) जहाँ तक व्यावहारिक हो, खरीद की विषय वस्तु का विवरण

क. वस्तुनिष्ठ, कार्यात्मक, व्यापक और मापने योग्य होना चाहिए और उसमें तकनीकी, गुणात्मक और कार्य निष्पादन विशेषताएँ विनिर्दिष्ट की गई हो। ख. किसी विशेष व्यापारिक पहचान (ट्रेडमार्क), व्यापारिक नाम या ब्रांड की ओर

इंगित नहीं करता हो।

(ii) खरीद किये जाने वाले माल की गुणवत्ता, प्रकार आदि के साथ-साथ वस्तु की मात्रा के संदर्भ में भी विनिर्देश, खरीद करने वाले संगठनों की विशिष्ट जरूरतों को ध्यान में रखते हुए स्पष्ट रूप से वर्णित की जानी चाहिए। इस प्रकार तैयार किए गए विनिर्देशों को संगठन की बुनियादी जरूरतों को पूरा करने वाला होना चाहिए और इनमें ऐसी निरर्थक एवं अनावश्यक विशिष्टयाँ शामिल नहीं की जाय, जिसके परिणाम स्वरूप अवांछित व्यय की स्थिति उत्पन्न हो।

(iii) भंडारण लागत से बचने के लिए आवश्यकता से अधिक मात्रा में खरीद नहीं करने

की भी सावधानी बरती जानी चाहिए।

(iv) निष्पक्ष, पारदर्शी और उचित प्रक्रिया का पालन करते हुए प्रस्तावों को आमंत्रित

किया जाना चाहिए।

(v) खरीद करने वाली इकाई को इस बात से संतुष्ट होना चाहिए कि चयनित प्रस्ताव

सभी प्रकार से आवश्यकता को पर्याप्त रूप से पूरा करता है।

(vi) खरीद इकाई को खुद को संतुष्ट करना चाहिए कि चयनित प्रस्ताव की कीमत

उचित है और आवश्यक गुणवत्ता के अनुरूप है।3 (cid:464)बहार गजट (असाधारण), 12 (cid:464)दस(cid:224)बर 2024 (vii) खरीद के प्रत्येक स्तर पर संबंधित खरीद इकाई संक्षिप्त एवं स्पष्ट शब्दों में अभिलेख में यह दर्ज करें कि खरीद के पक्ष में निर्णय लेते समय किन-किन बातों को ध्यान में रखा गया है ।

(2) कुछ देशों से खरीद पर प्रतिबंध-इन नियमों में निहित किसी बात के होते हुए भी, राज्य सरकार, लिखित आदेश द्वारा भारत की सुरक्षा के आधार पर, या राष्ट्रीय सुरक्षा सहित प्रत्यक्ष या अप्रत्यक्ष रूप से संबंधित मामलों के आधार पर किसी देश या देशों के किसी ईकाई से अथवा देशों के किसी वर्ग के बोलीदाताओं या किसी इकाई के साथ वाणिज्यिक व्यवस्था रखने वाले बोलीदाताओं से खरीद करने पर पूर्व पंजीकरण और/या जाँच सहित प्रतिबंध अधिरोपित कर सकता है। ऐसे प्रतिबंधों का उल्लंघन करके कोई खरीद नहीं की जायेगी। कोई प्राधिकारी जो आकस्मिक व्यय करने के लिए सक्षम है, निम्नलिखित नियमों में निहित सामान्य प्रक्रिया का पालन करते हुए, ''वित्तीय शक्तियों के प्रत्यायोजन'' में प्रावधानों के अनुसार सार्वजनिक सेवा में उपयोग के लिए आवश्यक वस्तुओं की खरीद की मंजूरी दे सकता है। (1) प्रशासी विभागों को सामग्री और सेवाओं की खरीद के लिए अपनी स्वयं की व्यवस्था करने और अपने अधीनस्थ या संबद्ध कार्यालयों को आवश्यक निर्देश, जैसा कि राज्य सरकार द्वारा समय-समय पर विहित किया जाय, जारी करने के लिए पूर्ण शक्तियां प्रत्यायोजित की गई हैं। हालांकि, यदि किसी प्रशासी विभाग/खरीद ईकाई के पास आवश्यक विशेषज्ञता नहीं है, तो वह सक्षम प्राधिकारी के अनुमोदन से राज्य क्रय संगठन के माध्यम से खरीद कर सकता है। राज्य सरकार विकसित की गई या विकसित की जाने वाली विशेषज्ञता को ध्यान में रखते हुए किसी विशेष श्रेणी की वस्तुओं या सेवाओं की खरीद के लिए एक या एक से अधिक संगठनों को राज्य क्रय संगठन के रूप में नामित कर सकती है। विभाग/खरीद इकाई राज्य क्रय संगठन से आवश्यकता के अनुसार ऐसे वस्तु और सेवाओं की खरीद के लिए निर्णय ले सकते हैं। भारत सरकार ने सामान्य उपयोग की वस्तुओं के लिए सरकारी ई-बाजार (जेम) की स्थापना की है। जेम विशेष प्रयोजन वाहन (एस॰पी॰वी॰) संभावित आपूर्तिकर्ताओं से जेम के माध्यम से खरीदी जाने वाली वस्तुओं के आवधिक विज्ञापन सहित पर्याप्त प्रचार सुनिश्चित करेगा। राज्य सरकार के सभी विभाग अपनी आवश्यकता के अनुसार जेम पोर्टल पर उपलब्ध वस्तुओं/सेवाओं की खरीद कर सकेंगे। जेम पर आपूर्तिकर्ताओं की साख जेम विशेष प्रयोजन वाहन (एस॰पी॰वी॰) द्वारा प्रमाणित की जाएगी। खरीद करने वाली इकाईयाँ दरों के औचित्य को प्रमाणित करेंगी। जेम पोर्टल का उपयोग खरीद इकाईयों द्वारा सीधी ऑन-लाइन खरीद के लिए निम्नानुसार किया जाएगा :- (i) प्रत्यक्ष खरीद मोड - अपेक्षित गुणवत्ता, विनिर्देश और सुपुर्दगी अवधि को पूरा करने वाले जेम पर उपलब्ध आपूर्तिकर्ताओं में से किसी के माध्यम से ₹50,000/- (पचास हजार रुपये मात्र) तक

(ii) एल1 मोड- अपेक्षित गुणवत्ता, विनिर्देश और सुपुर्दगी अवधि को ध्यान में रखते हुए ₹50,000/- (पचास हजार रुपये मात्र) से अधिक और ₹10,00,000/-(दस लाख रुपये मात्र) तक {ऑटोमोबाइल को छोड़कर, जहां ₹30,00,000/- (तीस लाख रुपये मात्र) की वर्तमान सीमा या ऐसी राशि जैसा कि वित्त विभाग द्वारा निर्धारित किया गया है}, कम-से-कम तीन विभिन्न निर्माताओं के उपलब्ध आपूर्तिकर्त्ताओं में से न्यूनतम कीमत रखने वाले आपूर्तिकर्त्ता के माध्यम से । जेम पर उपलब्ध ऑनलाइन बोली और ऑनलाइन उत्क्रम नीलामी के उपकरणों (टूल्स) का उपयोग खरीदारों द्वारा ₹10,00,000/-(दस लाख रुपये मात्र) से कम की खरीद के लिए भी किया जा सकता है।

(iii) बोली/उत्क्रम नीलामी- अपेक्षित गुणवत्ता, विनिर्देश और सुपुर्दगी अवधि को ध्यान में रखते हुए ₹10,00,000/-(दस लाख रुपये मात्र) से अधिक की बोली के लिए अनिवार्य रूप से बोलियां प्राप्त करने के बाद जेम पर प्रदान की गई ऑनलाइन बोली का उपयोग करते हुए सबसे कम मूल्य देने वाले आपूर्तिकर्ता के माध्यम से। खरीद इकाइयाँ जेम पर प्रदान की गई उत्क्रम नीलामी उपकरण (टूल) को आवश्यकतानुसार अपना सकती हैं।4 (cid:464)बहार गजट (असाधारण), 12 (cid:464)दस(cid:224)बर 2024 (iv) ऑनलाइन ई-बोली/रिवर्स (उत्क्रम) नीलामी के लिए आमंत्रण जेम पोर्टल पर पंजी—त सभी मौजूदा विक्रेताओं या अन्य विक्रेताओं के लिए उपलब्ध होगा जिन्होंने जेम के निबंधन और शर्तों के अनुसार खास उत्पाद/सेवा श्रेणी के तहत अपने वस्तुओं/सेवाओं का प्रस्ताव किया है।

(v) उपर्युक्त मौद्रिक सीमा (समय-समय पर संशोधित) केवल जेम के माध्यम से की गई खरीद के लिए लागू है। जेम से बाहर खरीद के लिए, यदि कोई हो, के संबंध में बिहार वित्त नियमावली के संगत नियम लागू होंगे।

(vi) खरीद इकाई आदेश निर्गत करने के पूर्व जेम पर उपलब्ध विभिन्न उपकरणों (टूल्स) का उपयोग करके कीमतों के औचित्य का पता लगा सकती है, जिसमें जेम पर अंतिम खरीद मूल्य, खरीद इकाई का अपना अंतिम खरीद मूल्य आदि शामिल हैं।

(vii) जेम पर एल-1 खरीद/बोली/उत्क्रम नीलामी के माध्यम से खरीद करने से बचने या कुल मांग के अनुमानित मूल्य के संदर्भ में आवश्यक उच्चतर प्राधिकारियों की अपेक्षित मंजूरी प्राप्त करने की आवश्यकता से बचने के उद्देश्य से टुकड़ों में खरीद करने के लिए वस्तुओं की मांग को छोटी-छोटी मात्रा में विभाजित नहीं किया जाएगा ।

(viii) खरीद इकाई जेम के माध्यम से खरीद करते समय अतिरिक्त नियम और शर्तें विनिर्दिष्ट कर सकती है जो उक्त खरीद पर लागू होगी।

(ix) असाधारण परिस्थितियों में जैसे कि अति विशिष्ट व्यक्तियों की ''राजकीय यात्रा'' या प्रा—

तिक आपदाओं जैसे बाढ़, भूकंप आदि के समय जब वस्तुओं/सेवाओं को तुरंत प्राप्त करना आवश्यक हो, तो कारणों को अभिलिखित करते हुए सक्षम प्राधिकारी अर्थात्‌ राज्य स्तर पर विभाग के अपर मुख्य सचिव/प्रधान सचिव/सचिव और जिला स्तर पर जिला पदाधिकारी, जैसा भी मामला हो, की मंजूरी प्राप्त करने के बाद जेम पोर्टल के बाहर खरीद की जा सकती है। (1) खरीद इकाई का कोई भी पदाधिकारी या कर्मचारी या खरीद प्रक्रिया में भाग लेने वाला व्यक्ति नीचे यथाविहित सत्यनिष्ठा संहिता के उल्लंघन में कोई कार्य नहीं करेगा। (2) बोलीदाता या संभावित बोलीदाता जैसा भी मामला हो, द्वारा सत्यनिष्ठा संहिता के किसी भी उल्लंघन के मामले में, खरीद इकाई इन नियमों में यथाविहित उचित उपाय कर सकेगी।

(3) किसी खरीद इकाई या बोलीदाता का कोई भी पदधारी सत्यनिष्ठा संहिता के उल्लंघन में कार्य नहीं करेगा जिसमें शामिल हैंः- (क) निषेध-

(i) खरीद प्रक्रिया में अनुचित लाभ के बदले में या अन्यथा खरीद प्रक्रिया को प्रभावित करने के लिए प्रत्यक्ष या अप्रत्यक्ष रूप से किसी भी रिश्वत, पुरस्कार या उपहार या किसी भी भौतिक लाभ का कोई प्रस्ताव करना, उसके लिए याचना करना या उसे स्वीकार करना;

(ii) कोई चूक, जिसमें गलत बयानी शामिल है जो वित्तीय या अन्य लाभ प्राप्त करने या किसी बाध्यता से बचने के लिए गुमराह करे या गुमराह करने का प्रयास करना;

(iii) खरीद प्रक्रिया की पारदर्शिता, निष्पक्षता और प्रगति को बाधित या क्षति करने

के लिए कोई षडयंत्र, बोली में हेराफेरी या प्रतिस्पर्धा-विरोधी व्यवहार करना;

(iv) खरीद प्रक्रिया में अनुचित लाभ प्राप्त करने या व्यक्तिगत लाभ के इरादे से खरीद इकाई और बोलीदाता के बीच साझा की गई सूचना का अनुचित उपयोग करना;

(v) निविदा या अनुबंध की निष्पादन प्रक्रिया से संबंधित बोलीदाता और खरीद इकाई के किसी भी कर्मचारी के बीच कोई वित्तीय या व्यावसायिक लेनदेन करना जो प्रत्यक्ष या अप्रत्यक्ष रूप से खरीद इकाई के निर्णय को प्रभावित करें; (vi) खरीद प्रक्रिया को प्रभावित करने के लिए किसी पक्षकार या उसकी संपत्ति को प्रत्यक्ष या अप्रत्यक्ष रूप से कमजोर करने या नुकसान पहुँचाने या ऐसा करने के लिए बल प्रयोग या कोई धमकी देना;

(vii) खरीद प्रक्रिया की किसी भी जांच या लेखा परीक्षा में कोई बाधा देना; (viii) किसी निविदा प्रक्रिया में भाग लेने या अनुबंध हासिल करने के लिए कोई

मिथ्या घोषणा करना या मिथ्या जानकारी प्रदान करना;

ख. हितों के टकराव का खुलासा; ग. बोलीदाता द्वारा पिछले तीन वर्षों के दौरान भारत या किसी अन्य देश में किसी भी निकाय के साथ उपरोक्त उप-नियम-(3)(क) के प्रावधानों के संबंध में किए गए किन्ही पिछले उल्लंघनों या किसी अन्य खरीद इकाई द्वारा उस पर किसी भी विवर्जन का प्रकटन।

(4) खरीद इकाई, सुनवाई का उचित अवसर देने के बाद, यदि इस निष्कर्ष पर पहुंचती है कि बोलीदाता या संभावित बोलीदाता, जैसा भी मामला हो, ने सत्यनिष्ठा संहिता का उल्लंघन किया है, तो वह समुचित उपाय कर सकता है। (1) खरीद इकाई यह सुनिश्चित करेगी कि या तो अपेक्षित बजट प्रावधान उपलब्ध है या वित्त पोषण के संबंध में वित्त विभाग से सैद्धांतिक अनुमोदन उपलब्ध है।

(2) कार्य अनुबंध के मामले में, खरीद इकाई बिहार वित्त नियमावली के अध्याय-9 निर्माण कार्य से संबंधित नियम 199-210 में विहित प्रक्रिया का पालन करेगी।

(3) खरीद इकाई बोलीदाता को आपूर्ति/कार्य आदेश देने से पहले बजट उपलब्धता भी सुनिश्चित करेगी। (1) सरकारी उपयोग के लिए आमतौर पर आवश्यक वस्तुओं और सेवाओं जो जेम पर उपलब्ध नहीं है, की खरीद के लिए विश्वसनीय स्रोत स्थापित करने की –ष्टि से, राज्य क्रय संगठन/प्रशासी विभाग/विभागाध्यक्ष/अन्य खरीद संस्थाएँ योग्य आपूर्तिकर्ताओं की मद-वार सूची तैयार और संधारित कर सकती है। आपूर्तिकर्ता का पंजीकरण एक निष्पक्ष, पारदर्शी और युक्तियुक्त प्रक्रिया के बाद और उचित प्रचार-प्रसार के बाद किया जाना चाहिए। ऐसे अनुमोदित आपूर्तिकर्ताओं को 'पंजी—त आपूर्तिकर्ता' के रूप में जाना जाएगा। सभी खरीद इकाईयाँ, जब जैसा आवश्यक हो इन सूचियों का उपयोग कर सकती हैं। ऐसे पंजी—त आपूर्तिकर्ता प्रथम –ष्टया सीमित निविदा पूछताछ के माध्यम से सामग्री की खरीद के लिए विचार के योग्य हैं।

(2) बोलीदाता(ओं) की साख, विनिर्माण क्षमता, गुणवत्ता नियंत्रण प्रणाली, पिछला प्रदर्शन, बिक्री के बाद सेवा, वित्तीय पृष्ठभूमि आदि को पंजीकरण से पहले सावधानीपूर्वक सत्यापित किया जाना चाहिए।

(3) बोलीदाता(ओं) को वस्तुओं या सेवाओं की प्र—ति के आधार पर एक निश्चित अवधि (1 से 3 वर्ष के बीच) के लिए पंजी—त किया जाएगा। इस अवधि के अंत में, पंजीकरण जारी रखने के इच्छुक पंजी—त बोलीदाताओं को पंजीकरण के नवीनीकरण के लिए नए सिरे से आवेदन करना होगा। नए बोलीदाता (बोलीदाताओं) को किसी भी समय पंजीकरण के लिए विचार किया जा सकता है, बशर्ते वे इस नियम में दिए गए दिशा-निर्देशों में निर्धारित सभी आवश्यक शर्तों को पूरा करते हों।

(4) प्रत्येक पंजी—त बोलीदाता के कार्य निष्पादन और आचरण पर संबंधित राज्य क्रय संगठन/प्रशासी विभाग/विभागाध्यक्ष/अन्य खरीद इकाई (जैसा भी मामला हो) द्वारा नजर रखी जाएगी। पंजी—त बोलीदाता (बोलीदाताओं) को अनुमोदित बोलीदाताओं की सूची से हटाया जा सकता है यदि वे निबंधन के नियमों और शर्तों का पालन करने में विफल रहते हैं या समय पर वस्तुओं या सेवाओं की आपूर्ति करने में विफल रहते हैं या घटिया वस्तुओं या सेवाओं की आपूर्ति करते हैं या किसी सरकारी एजेंसी के साथ कोई मिथ्या घोषणा करते हैंया किसी अन्य आधार पर, जो सरकार की राय में, सार्वजनिक हित में नहीं है।

(5) भारतीय एजेंटों की भर्तीः- व्यय विभाग, वित्त मंत्रालय, भारत सरकार की अनिवार्य सूचीकरण योजना के अनुसार, भारतीय एजेंटों के लिए यह अनिवार्य है, जो अपने विदेशी मालिकों की ओर से सीधे दर बताना चाहते हैं, यदि आवश्यक हो तो स्वयं को राज्य क्रय संगठन या विभाग या अन्य खरीद इकाई के साथ सूचीबद्ध करा सकते है। ऐसे सूचीबद्ध भारतीय एजेंट अपने विदेशी मालिकों की ओर से बोली दर सीधे पेशकश कर सकते हैं। (1) राज्य सरकार इन नियमों या इसके तहत बनाए गए दिशा-निर्देशों के तहत यथा उपबंधित खरीद के विभिन्न तरीकों और/या विभिन्न प्रकार के अनुबंधों के लिए मानक बोली दस्तावेज निर्धारित कर सकती है।6 (cid:464)बहार गजट (असाधारण), 12 (cid:464)दस(cid:224)बर 2024 (2) जटिल और नवाचार प्रकृति के खरीद के मामले में, संभव है कि खरीद इकाई को बोली दस्तावेजों के प्रावधानों को तैयार करने के लिए आवश्यक जानकारी नहीं हो, ऐसे मामलों में खरीद इकाई संभावित बोलीदाताओं के साथ विचार-विमर्श के लिए ''पूर्व-सूचना बोली सम्मेलन'' आमंत्रित करने पर विचार कर सकती है।

(3) मानक बोली दस्तावेज में आम तौर पर खरीद की विषय वस्तु की प्र—ति के आधार पर निम्नलिखित अनुभाग हो सकती हैं; (क) अनुभाग-I बोलियाँ आमंत्रित करने का नोटिस (एन॰आई॰टी॰) (ख) अनुभाग-II बोलीदाताओं के लिए अनुदेश और बोली डेटा शीट (ग) अनुभाग-III आवश्यकताओं की अनुसूची जिसमें विनिर्देश एवं तकनीकी ब्योरा ड्राइंग और पूरक जानकारी शामिल है जो खरीद की विषय वस्तु का वर्णन करती है।

(घ) अनुभाग-IV योग्यता और मूल्यांकन मानदंड (जैसा लागू हो) (ड.) अनुभाग-V बोली प्रपत्र (च) अनुभाग-VI अनुबंध की सामान्य शर्तें (जी॰सी॰सी॰) (छ) अनुभाग-VII अनुबंध की विशेष शर्तें (एस॰सी॰सी॰) (ज) अनुभाग-VIII मूल्य अनुसूची (बोलीदाताओं द्वारा अपने मूल्य को उद्‌धृत करने के लिए उपयोग में लाये जाने की दृष्टि से)।

(झ) अनुभाग-IX अनुबंध फॉर्म और अन्य फॉर्म यदि कोई हो ।

(4) कार्य विभाग का नोडल विभाग मानक बोली दस्तावेज (एस॰बी॰डी॰), मॉडल बोली दस्तावेज (एम॰बी॰डी॰), निर्माण-सह-रखरखाव बोली दस्तावेज (सी॰एम॰बी॰डी॰), आदि जारी कर सकता है। नोडल विभाग तकनीकी बोली मूल्यांकन के संबंध में पात्रता और योग्यता मानदंड निर्धारित करने के लिए निर्देश और परिपत्र जारी कर सकता है। राज्य सरकार बिहार राज्य के भीतर स्थित औद्योगिक इकाइयों/उद्यमों से वस्तुओं और सेवाओं की खरीद के लिए खरीद अधिमानता नीति से संबंधित प्रावधानों को अधिसूचित कर सकती है। ऐसी खरीद अधिमानता नीति के प्रावधानों का इस संबंध में राज्य सरकार द्वारा सभी मौजूदा और अधिसूचित प्रावधानों पर अभिभावी प्रभाव होगा। राज्य सरकार द्वारा स्थानीय रूप से निर्मित वस्तुओं या स्थानीय रूप से प्रदान की जाने वाली सेवाओं को बढ़ावा देने के दृष्टिकोण से बिहार खरीद अधिमानता नीति,

2024 अधिसूचित किया गया है। एक खरीद इकाई को इस नीति के तहत निर्धारित योग्य स्थानीय आपूर्तिकर्ता को लाभ प्रदान करना होगा। (1) विज्ञापित या सीमित निविदा पूछताछ के मामले में बोली की वैधता अवधि के दौरान बोलीदाता द्वारा अपनी बोली वापस लेने या उसमें परिवर्त्तन किये जाने से बचाव के लिए, बोलीदाताओं से बोली प्रतिभूति (जिसे अग्रधन या बयाना के रूप में भी जाना जाता है) बोलीदाताओं से प्राप्त की जानी होगी, सिवाय उन बोलीदाताओं के जिन्हें समय-समय पर संशोधित बिहार खरीद अधिमानता नीति, 2024 के तहत बोली प्रतिभूति जमा करने से छूट दी गई है।

(2) बोलीदाताओं को अपनी बोलियों के साथ बोली प्रतिभूति प्रस्तुत करने के लिए कहा जाना चाहिए। बोली प्रतिभूति की राशि आमतौर पर खरीदी जाने वाली वस्तु या सेवाओं के अनुमानित मूल्य के दो प्रतिशत से पाँच प्रतिशत के बीच होनी चाहिए। बोली प्रतिभूति की सहित राशि खरीद इकाई द्वारा तद्‌नुसार निर्धारित की जानी चाहिए और बोली दस्तावेजों में इंगित की जानी चाहिए।

(3) बोली प्रतिभूति आम तौर पर सरकारी पोर्टल के माध्यम से जमा या स्पष्ट और बिना शर्त बैंक गारंटी के रूप में ली जा सकती है, अधिमानतः इलेक्ट्रॉनिक रूप में या विनिर्दिष्ट फार्मेंट में। बोली प्रतिभूति को सभी प्रकार से क्रेता के हितों की रक्षा करने वाला किसी भी वाणिज्यिक बैंक से देय खाता डिमांड ड्राफ्ट, बैंकर चेक के रूप में भी स्वीकार किया जा सकता है। बोली प्रतिभूति बोली की मूल या विस्तारित वैधता की अंतिम अवधि से आगे पैंतालीस दिन या बोली आमंत्रित करने वाले नोटिस में विनिर्दिष्ट अवधि के लिए मान्य रहेगी,7 (cid:464)बहार गजट (असाधारण), 12 (cid:464)दस(cid:224)बर 2024 (4) मैनुअल बोली के मामले में लिखित बोली प्रतिभूति आवश्यक रूप से सील बंद बोली के साथ होगा। हालांकि, इलेक्ट्रॉनिक बोली के मामले में बोली को आमंत्रित करने वाले नोटिस में विनिर्दिष्ट बोली प्रस्तुत करने के साथ बोली प्रतिभूति प्रस्तुत की जाएगी। (5) बोलीदाता से ली गई बोली प्रतिभूति निम्नलिखित मामलों में जब्त कर ली जाएगी, अर्थात,

क. जब बोलीदाता बोलियाँ खुलने के बाद अपनी बोली वापस लेता है या उसमें

परिवर्तन करता है;

ख. जब बोलीदाता आपूर्ति/कार्य आदेश देने के बाद विनिर्दिष्ट अवधि के भीतर

समझौते, यदि कोई हो, को निष्पादित नहीं करता है;

ग. जब बोलीदाता आपूर्ति/कार्य आदेश दिए जाने के बाद विनिर्दिष्ट अवधि के

भीतर निष्पादन प्रतिभूति जमा नहीं करता है; और

घ. यदि बोलीदाता सत्यनिष्ठा संहिता से संबंधित नियम 130क में विनिर्दिष्ट बोलीदाताओं के लिए निर्धारित सत्यनिष्ठा संहिता के किसी भी प्रावधान का उल्लंघन करता है।

(6) असफल बोलीदाताओं की बोली प्रतिभूतियों को अंतिम बोली की वैधता की समाप्ति के बाद जल्द से जल्द और अनुबंध दिए जाने के बाद 30वें दिन या उससे पहले उन्हें वापस कर दिया जाना चाहिए। (1) यदि बोली दस्तावेजों (अनिवार्य रूप से शामिल) में अनुमति दी गई है, तो अनुबंध में दी गई दरों और शर्तों पर अतिरिक्त मात्रा के लिए आदेश दिए जा सकते हैं। डिलीवरी या समापन अवधि को भी आनुपातिक रूप से बढ़ाया जा सकता है, इस शर्त के अधीन कि अनुबंध के पूरा होने के बाद ऐसी अतिरिक्त मात्रा पर विचार नहीं किया जाएगा। अतिरिक्त मात्रा के लिए आदेशों की सीमा खरीद इकाई द्वारा वस्तु, कार्य और गैर-परामर्शी सेवाओं के मामले में अनुबंध के मूल्य के 20% से अधिक नहीं होगी। (2) परामर्शी सेवाओं के लिए अतिरिक्त मात्रा के लिए आदेश की सीमा प्रशासी विभाग के अनुमोदन से 20% तक बढ़ाई जा सकती है।

(3) 20% से अधिक की अतिरिक्त मात्रा के लिए आदेश की सीमा में कोई और पुनरीक्षण को वित्त विभाग द्वारा अनुमोदित किया जाएगा। कुल मांग के अनुमानित मूल्य के संदर्भ में उच्च प्राधिकारी की मंजूरी प्राप्त करने की आवश्यकता से बचने हेतु टुकड़ों में खरीदारी करने के लिए माल की मांग को छोटी-छोटी मात्रा में विभाजित नहीं किया जाना चाहिए। ख् (1) एक खरीद इकाई, कारणों को अभिलिखित करते हुए कार्य आदेश जारी करने से पहले किसी भी समय अपने द्वारा शुरू की गई खरीद की प्रक्रिया को रद्द कर सकती है। (2) खरीद को रद्द करने के निर्णय एवं ऐसे निर्णय लेने के कारणों की सूचना खरीद इकाई द्वारा तुरंत उन सभी बोलीदाताओं को संसूचित की जाएगी जिन्होंने इस खरीद प्रक्रिया में भाग लिया था।

(3) यदि कोई खरीद प्रक्रिया रद्द कर दी गई है, तो इसे फिर से नहीं खोला जाएगा, किन्तु आवश्यक होने पर यह खरीद इकाई को इसी प्रकार के खरीद के विषय के लिए एक नई खरीद प्रक्रिया शुरू करने से नहीं रोकेगा। सक्षम प्राधिकारी द्वारा निम्नलिखित प्रारूप में दर्ज किए जाने वाले प्रमाण पत्र के आधार पर कोटेशन (दर उद्धरण) या बोलियां आमंत्रित किए बिना प्रत्येक अवसर पर केवल ₹50000/- (पचास हजार रुपये) के मूल्य तक की वस्तु की खरीद की जा सकती है-''मैं, .........., व्यक्तिगत रूप से संतुष्ट हूं कि खरीदे गए ये सामान अपेक्षित गुणवत्ता और विनिर्देश के हैं और एक विश्वसनीय आपूर्तिकर्ता से उचित मूल्य पर खरीदे गए हैं।'' यदि जेम पोर्टल पर कोई खास वस्तु उपलब्ध नहीं है, तो प्रत्येक अवसर पर ₹50,000/- (पचास हजार) से अधिक और ₹500000/-(पांच लाख) तक के मूल्य के वस्तु की खरीद विधिवत्‌ रूप से गठित स्थानीय क्रय समिति की अनुशंसा पर की जा सकती है, जिसमें वित्तीय शक्तियों के प्रत्यायोजन में निर्धारित सक्षम प्राधिकारी द्वारा तय किए गए उचित स्तर के तीन सदस्य शामिल होंगे।8 (cid:464)बहार गजट (असाधारण), 12 (cid:464)दस(cid:224)बर 2024 समिति युक्तियुक्त दर, गुणवत्ता और विनिर्देशों के औचित्य का पता लगाने और उपयुक्त आपूर्तिकर्ता की पहचान करने के लिए बाजार का सर्वेक्षण करेगी। क्रय आदेश देने की अनुशंसा करने से पूर्व समिति के सदस्य संयुक्त रूप से निम्नानुसार प्रमाण-पत्र अभिलिखित करेंगे। ''प्रमाणित किया जाता है कि हम,.................. क्रय समिति के सदस्य संयुक्त रूप से और व्यक्तिगत रूप से संतुष्ट हैं कि खरीद के लिए अनुशंसित सामान अपेक्षित विनिर्देश और गुणवत्ता के हैं, उनकी कीमत प्रचलित बाजार दर पर है और अनुशंसित आपूर्तिकर्ता विश्वसनीय है और विचाराधीन माल की आपूर्ति करने के लिए सक्षम है, और यह नोडल विभाग या संबंधित विभाग द्वारा विवर्जित नहीं किया गया है।'' झ (1) खरीद इकाई आपूर्तिकर्ताओं से राज्य क्रय संगठन के माध्यम से दर अनुबंधित सामग्रियों की खरीद कर सकती है। खरीद इकाई, आपूर्तिकर्ताओं से नामित वस्तुओं और सेवाओं के लिए दर अनुबंध कर सकते हैं।

(2) ऐसी वस्तुओं के लिए भुगतान की जाने वाली कीमतें दर अनुबंध में निर्धारित कीमतों से अधिक नहीं होंगी और खरीद के अन्य मुख्य नियम और शर्तें दर अनुबंध में वर्णित विनिर्दिष्ट के अनुरूप होनी चाहिए। विभाग/खरीद इकाई जहां आवश्यक हो, ऐसी वस्तुओं के निरीक्षण और परीक्षण के लिए अपनी व्यवस्था कर सकेगा।

(3) राज्य क्रय संगठन (जैसा कि राज्य सरकार द्वारा समय-समय पर अधिसूचित किया जाय) द्वारा खरीद इकाई के उपयोग के लिए उचित रूप से अद्यतन की गई दर अनुबंधित वस्तुओं के विभिन्न दर, विनिर्देशों, कीमतों और अन्य मुख्य विवरणों को वेबसाइट पर उपलब्ध कराना चाहिए। नियम 131छ, 131ज और 131झ के तहत आच्छादित मामलों को छोड़कर, खरीद इकाई निम्नलिखित में बोलियाँ प्राप्त करने की मानक विधि का पालन करके नियम-128 में निर्दिष्ट शक्तियों के तहत वस्तुओं और सेवाओं की तथा बिहार वित्त नियमावली के अध्याय-9, खंड-1 के नियम-208-209 में निर्दिष्ट शक्तियों के तहत कार्यों की खरीद करेगीः-

(1) विज्ञापित निविदा पूछताछ; या

(2) सीमित निविदा पूछताछ; या

(3) एकल निविदा पूछताछ/नामांकन; या

(4) इलैक्ट्रानिक उत्क्रम नीलामियाँ; या

(5) राज्य सरकार द्वारा अधिसूचित खरीद की कोई अन्य पद्धति जो इन नियमों में निहित खरीद के सिद्धांतों को पूरा करती है जिसे राज्य सरकार लोक हित में आवश्यक मानती है। (1) सभी खरीद इकाइयाँ अपनी निविदा पूछताछ, उस पर शुद्धि-पत्र और बोली प्रदान करने

का विवरण का प्रकाशन समय-समय पर अधिसूचित राज्य पोर्टल पर कर सकती हैं। (2) उपरोक्त अनुदेश सभी निविदा पूछताछ, प्रस्तावों के अनुरोध, रूचि की अभिव्यक्ति के लिए अनुरोध, पूर्व-योग्यता/पंजीकरण के लिए नोटिस या किसी भी रूप में बोलियों या प्रस्तावों को आमंत्रित करने वाले किसी अन्य नोटिस पर लागू होते हैं, चाहे वे विज्ञापित हों, सीमित संख्या में पक्षकारों को या एक ही पक्षकार को जारी किए गए हों। (3) ये अनुदेश बिहार वित्त नियमवली के नियम 131छ या नियम 131ज के प्रावधानों के अनुसार की गई खरीद पर लागू नहीं होंगे। जहां तक संभव हो, सभी खरीद के मामलों में (नियम 131छ और 131ज को छोड़कर), सभी खरीद इकाइयाँ राज्य के ई-खरीद पोर्टल या जेम (जैसा भी मामला हो) के माध्यम से बोलियां प्राप्त करेंगी। (1) नियम-131छ, 131झ, 131ढ़ और 131द के तहत शामिल अपवादों के अधीन विज्ञापन द्वारा निविदाओं के आमंत्रण का उपयोग ₹50 लाख और उससे अधिक के अनुमानित मूल्य के वस्तुओं की खरीद के लिए किया जाना चाहिए।

ऐसे मामलों में विज्ञापन जेम या राज्य के ई-खरीद पोर्टल (जैसा लागू हो) पर दिया जाना चाहिए।9 (cid:464)बहार गजट (असाधारण), 12 (cid:464)दस(cid:224)बर 2024 जेम के बाहर खरीद के मामले में विज्ञापन सूचना एवं जन संपर्क विभाग (आई॰पी॰आर॰डी॰) के माध्यम से व्यापक प्रसार वाले कम से कम दो दैनिक समाचार पत्रों में प्रकाशित किया जाना चाहिए। ₹5 करोड़ तक की खरीद के लिए निविदा आमंत्रण सूचना (एन॰आई॰टी॰) का प्रकाशन राज्य के दैनिक समाचार पत्र में किया जाना चाहिए और ₹5 करोड़ से अधिक की खरीद के मामले में कम से कम एक राष्ट्रीय दैनिक समाचार पत्र में भी प्रकाशन किया जाना चाहिए।

(2) अपनी वेबसाइट वाले संगठन को अपनी सभी विज्ञापित निविदा पूछताछ वेबसाइट पर भी प्रकाशित करनी चाहिए। कम से कम एक दैनिक समाचार पत्र में विज्ञापनों द्वारा अपनी उक्त वेबसाइट का पता प्रकाशित कर देना चाहिए।

(3) संगठन को अपनी वेबसाइट पर पूर्ण बोली दस्तावेज भी पोस्ट करना चाहिए और संभावित बोलीदाताओं को वेबसाइट से डाउनलोड किए गए दस्तावेज़ का उपयोग करने की अनुमति देनी चाहिए। यदि इस तरह के डाउनलोड किए गए बोली दस्तावेज की कीमत तय की गई है, तो बोलीदाता को बोली के साथ मांग बैंक ड्राफ्ट आदि द्वारा राशि का भुगतान करने के स्पष्ट निर्देश दिये जाने चाहिए।

व्यापक भागीदारी और बोली लगाने में सुविधा को बढ़ावा देने के लिए, विभाग/खरीद इकाई बोलीदाताओं द्वारा डाउनलोड किए गए निविदा दस्तावेजों के लिए शुल्क नहीं लेने का निर्णय ले सकते हैं।

(4) वैश्विक निविदा पूछताछ (जी॰टी॰ई॰)ः- जहां खरीद इकाई को लगता है कि अपेक्षित गुणवत्ता, विनिर्देशों आदि वाली वस्तु देश में उपलब्ध नहीं हो सकती है और विदेश से उपयुक्त प्रतिस्पर्धी प्रस्तावों की तलाश करना भी आवश्यक है, खरीद इकाई निविदा सूचना की प्रतियां विदेश में भारतीय दूतावासों के साथ-साथ भारत में विदेशी दूतावासों को भेज सकता है। दूतावासों का चयन ऐसे देशों में आवश्यक वस्तुओं की उपलब्धता की संभावना पर निर्भर करेगा। ऐसे मामलों में ई-खरीद से छूट दी जा सकती है। हालांकि ₹100 करोड़ तक या वित्त विभाग द्वारा निर्धारित सीमा तक की निविदाओं के लिए कोई जी॰टी॰ई॰ आमंत्रित नहीं किया जाएगा।

परन्तु ऐसी सीमा से नीचे की निविदाओं के लिए, आपवादिक मामलों में जहां खरीद इकाई को लगता है कि जी॰टी॰ई॰ के लिए विशेष कारण हैं, यह अपने विस्तृत औचित्य को दर्ज कर सकता है और वित्त विभाग द्वारा अधिसूचित सक्षम प्राधिकारी से उपरोक्त नियम में छूट के लिए पूर्व अनुमोदन प्राप्त कर सकता है। वैश्विक निविदाओं से वे निविदाएँ अभिप्रेत हैं जो अपने देश में कम प्रतिस्पर्धा के कारण विश्व स्तर पर जारी की जाती हैं, या निविदा की एक विशेष आवश्यकता होती है (कोई भी सामग्री, आदि) जो हमारे देश में उपलब्ध नहीं हैं । एक खुली निविदा और एक वैश्विक निविदा पूछताछ जाँच के बीच माना जाने वाला मूल अंतर अनिवार्य रूप से इसकी प्रयोज्यता की सीमा है, जहाँ एक वैश्विक निविदा को दुनिया भर में प्रचार मिलता है, वहीं एक खुली निविदा केवल एक देश के भीतर सीमित होती है।

(5) आम तौर पर, बोलियों को प्रस्तुत करने के लिए अनुमति दी जाने वाली न्यूनतम समय निविदा सूचना के प्रकाशन की तारीख से तीन सप्ताह या बिक्री के लिए बोली दस्तावेज की उपलब्धता, जो भी बाद में हो, होनी चाहिए। जहाँ खरीद इकाई विदेश से बोलियां प्राप्त करने पर भी विचार करता है, घरेलू और विदेशी दोनों बोलीदाताओं के लिए न्यूनतम अवधि चार सप्ताह रखी जानी चाहिए। (1) इस पद्धति को तब अपनाया जा सकता है जब खरीदी जाने वाली वस्तुओं का अनुमानित मूल्य ₹50,00,000/-(पचास लाख रुपये मात्र)े तक या वित्त विभाग द्वारा समय-समय पर अधिसूचित सीमा तक हो। बोली दस्तावेज की प्रतियाँ सीधे स्पीड पोस्ट/निबंधित डाक/कूरियर/ई-मेल द्वारा उन फर्मों को भेजी जानी चाहिए जो ऊपर नियम-131 के तहत संदर्भित वस्तुओं के लिए पंजी—त आपूर्तिकर्ताओं की सूची में शामिल है। सीमित निविदा पूछताछ में आपूर्तिकर्ता फर्मों की संख्या तीन से अधिक होनी चाहिए।

अधिक संख्या में अनुमोदित आपूर्तिकर्ताओं की पहचान करने के प्रयास किए जाने चाहिए ताकि प्रतिस्पर्धी आधार पर अधिक उत्तरदायी बोली प्राप्त की जा सके।10 (cid:464)बहार गजट (असाधारण), 12 (cid:464)दस(cid:224)बर 2024 इसके अलावा, एक खरीद इकाई को ई-खरीद प्लेटफॉर्म या किसी अन्य प्लेटफॉर्म (जैसा लागू हो) या विभागीय वेबसाइट पर अपनी सीमित निविदा पूछताछ प्रकाशित करनी चाहिए।

(2) निम्नलिखित परिस्थितियों में सीमित निविदा पूछताछ के माध्यम से खरीद को तब भी अपनाया जा सकता है जब खरीद का अनुमानित मूल्य पचास लाख रुपये से अधिक हो, :-

क. विभाग/खरीद इकाई में सक्षम प्राधिकारी यह प्रमाणित करता है कि मांग तत्काल जरूरी है और विज्ञापित निविदा पूछताछ के माध्यम से खरीद नहीं करने से होने वाला कोई भी अतिरिक्त व्यय अत्यावश्यकता के मद्देनजर उचित है। खरीद इकाई को अत्यावश्यकता की प्र—ति और कारणों को भी रिकॉर्ड पर रखना चाहिए कि खरीद का पूर्व अनुमान क्यों नहीं लगाया जा सका है जिसे संबंधित प्रशासी विभाग द्वारा अनुमोदित किया जाना चाहिए।

ख. सक्षम प्राधिकारी द्वारा लिखित रूप में दर्ज किए जायेंगे कि ऐसे पर्याप्त कारण हैं, जो दर्शाते हैं कि विज्ञापित निविदा पूछताछ के माध्यम से वस्तुओं की खरीद लोक हित में नहीं होगा।

ग. आपूर्ति के स्रोत निश्चित रूप से ज्ञात हैं और उपयोग किए जा रहे स्रोतों के

अलावा नए स्रोत (स्रोतों) की संभावना बहुत कम है।

(3) आम तौर पर सीमित निविदा पूछताछ के मामलों में बोलियाँ जमा करने के लिए पर्याप्त समय की अनुमति दी जानी चाहिए जो दस दिनों से कम नहीं होगी। हालाँकि, खरीद इकाई की अत्यावश्यकता को ध्यान में रखते हुए खरीद इकाई ऐसे समय सीमा का निर्णय ले सकते हैं।

ण (1) उच्च मूल्य का संयंत्र, मशीनरी आदि और जटिल तथा तकनीकी प्र—ति के वस्तु/सेवाओं की खरीद के लिए बोलियां दो भागों में निम्नानुसार प्राप्त की जानी चाहिए।

क. वाणिज्यिक निबंधन और शर्तों के साथ सभी तकनीकी विवरणों से युक्त तकनीकी

बोली; और

ख. तकनीकी बोली में उल्लिखित मदों के लिए मद-वार मूल्य दर्शाने वाली वित्तीय

बोली।

(2) तकनीकी बोली और वित्तीय बोली को बोलीदाता द्वारा अलग-अलग लिफाफों में सील बंद कर सम्यक्‌ रूप से ऊपर लिख दिया जाना चाहिए और इन दोनों सील बंद लिफाफों को एक बड़े लिफाफे में रखा जाना चाहिए जिसके ऊपर सम्यक्‌ रूप से लिखकर सील बंद किया जाना चाहिए। खरीद इकाई द्वारा बोलीदाताओं को तकनीकी बोली खोलने की तिथि और समय की सूचना देकर बोलीदाताओं की उपस्थिति में पहले तकनीकी बोली खोला जाना चाहिए और एक सक्षम समिति या प्राधिकरण द्वारा इसका मूल्यांकन किया जाना चाहिए।

(3) दूसरे चरण में केवल तकनीकी रूप से स्वीकार्य प्रस्तावों के वित्तीय बोलियां उन्हें अनुबंध देने से पहले आगे मूल्यांकन और श्रेणी के लिए वित्तीय बोली खोलने की तिथि और समय की सूचना देने के बाद खोली जानी चाहिए। त (1) सामान्यतः बोलियाँ खोलने के लिए न्यूनतम दो बोलियाँ आवश्यक होंगी। प्रथम दृष्ट या एकल बोली को कोई बोली नहीं माना जा सकेगा।

(2) निम्नलिखित मामलों में, एक बोली को एकल बोली माना जाएगा :-

(क) पहली बार निविदा के दौरान खरीद इकाई द्वारा प्राप्त केवल एक बोली, या (ख) खरीद इकाई द्वारा कोई बोली प्राप्त नहीं हुई है, या (ग) खरीद इकाई द्वारा दो या दो से अधिक बोलियाँ प्राप्त की जाती हैं, लेकिन खरीद इकाई द्वारा प्राप्त तकनीकी बोलियों का मूल्यांकन करने के बाद केवल एक बोली लगाने वाला योग्य होता है, जिसका अभिप्रेत है कि मूल्यांकन के लिए केवल एक बोली लगाने वाले की वित्तीय बोली शेष रहती है।11 (cid:464)बहार गजट (असाधारण), 12 (cid:464)दस(cid:224)बर 2024 (3) उपरोक्त सभी तीन स्थितियाँ प्रथम दृष्टया में एकल बोली का मामला है। खरीद इकाई बोली को रद्द करेगी और तुरंत निविदा को पुनः आमंत्रित करेगी। पुनः बोली प्रस्तुत करने का समय दस दिनों से कम नहीं होगा।

(4) पुनः निविदा आमंत्रित करने के बाद भी, केवल एक बोली प्राप्त होती है या तकनीकी मूल्यांकन के बाद वित्तीय बोली के मूल्यांकन के लिए केवल एक बोली शेष रहती है, तो इस मामले में खरीद प्राधिकार परिशिष्ट-16 के अनुसार सक्षम प्राधिकारी से सम्यक्‌ अनुमोदन प्राप्त कर अग्रतर कार्रवाई करेंगे।

(5) 'बिहार लोक निर्माण संहिता' में संबंधित प्रशासी विभाग द्वारा भी ऐसा ही संशोधन किया

जाना आवश्यक होगा।

थ विज्ञापित निविदा पूछताछ/सीमित निविदा पूछताछ/किसी अन्य निविदा प्रक्रिया के मामले में, विलंबित बोलियाँ (अर्थात बोलियों की प्राप्ति के लिए विनिर्दिष्ट तिथि और समय के बाद प्राप्त बोलियों पर विचार नहीं किया जाना चाहिए। द निम्नलिखित अपवादिक परिस्थितियों में राज्य हित में सक्षम प्राधिकार (जैसा कि परिशिष्ट-16 में विहित है) से सम्यक्‌ अनुमोदन प्राप्त कर एकल स्रोत से खरीद किया जा सकेगा :- (i) संबंधित खरीद ईकाई की जानकारी में यह है कि केवल एक विशेष फर्म अपेक्षित वस्तु का निर्माता है, किसी विशेष फर्म से खरीद करने का कारण अभिलेखित किया जाय और सक्षम प्राधिकारी का अनुमोदन प्राप्त किया जाय।

(ii) मशीनरी या स्पेयर पाट्‌र्स (हार्डवेयर और सॉफ्टवेयर सहित) के मानकीकरण के लिए, उपकरण के मौजूदा सेट के अनुकूल होना (एक सक्षम तकनीकी विशेषज्ञ की सलाह पर और सक्षम प्राधिकारी द्वारा अनुमोदित), आवश्यक मद (वस्तु) केवल एक चयनित फर्म से क्रय किया जाना है।

(iii) आपातकाल की स्थिति में, आवश्यक वस्तु अनिवार्य रूप से किसी विशेष स्रोत से क्रय किया जाना है और ऐसे निर्णय का कारण दर्ज किया जाना है तथा सक्षम प्राधिकार का अनुमोदन प्राप्त किया जाना चाहिए। उपरोक्त उप-नियम (i) और (ii) के प्रावधान के तहत एक ही स्रोत से वस्तु खरीदने से पहले खरीद इकाई द्वारा प्रपत्र (फॉर्म) एकल स्वामित्व वस्तु प्रमाण पत्र निम्नलिखित रूप में प्रदान किया जाना हैः- (i) मांग पत्रित (क्रय की जाने वाली) वस्तु मेसर्स द्वारा निर्मित है। ......... (ii) निम्नलिखित कारणों से कोई अन्य रचना या मॉडल स्वीकार्य नहीं है : ........... (iii) प्रस्ताव के लिए आंतरिक वित्तीय सलाहकार/वित्त विभाग की सहमति : ........ (iv) सक्षम प्राधिकारी का अनुमोदन माँगकर्त्ता पदाधिकारी का हस्ताक्षर, दिनांक एवं पदनाम

ध (1) इलेक्ट्रॉनिक रिवर्स नीलामी से अभिप्रेत है सफल बोली का चयन करने के लिए खरीद इकाई द्वारा उपयोग में लायी जाने वाली एक ऑनलाईन वास्तविक-समय आधारित क्रय तकनीक से है, जिसमें बोलीदाताओं द्वारा एक निर्धारित समयावधि के दौरान क्रमिक रूप से अधिक अनुकूल बोलियाँ प्रस्तुत की जाती है और बोलियों का स्वतः मूल्यांकन होता चलता है।

(2) कोई भी खरीद इकाई इलेक्ट्रॉनिक रिवर्स नीलामी पद्धति द्वारा खरीद की विषय वस्तु खरीद का विकल्प चुन सकेगी, यदि;

(क) खरीद इकाई के लिए खरीद की विषय वस्तु का विस्तृत वर्णन करना संभव हो; (ख) इलेक्ट्रॉनिक रिवर्स नीलामी में भाग लेने के लिए योग्य संभावित बोलीदाताओं का

एक प्रतिस्पर्धी बाजार हो ताकि प्रभावी प्रतिस्पर्धा सुनिश्चित हो सके;

(ग) सफल बोली निर्धारित करने में खरीद इकाई द्वारा उपयोग किए जाने वाले मानदंड मात्रात्मक रूप से परिमेय हो और उन्हें मौद्रिक रूप में अभिव्यक्त किया जा सके; और

(घ) सफल बोलीदाता का चयन कम से कम लागत चयन विधि (लीस्ट कॉस्ट चयन

पद्धति) द्वारा किया जाना है।12 (cid:464)बहार गजट (असाधारण), 12 (cid:464)दस(cid:224)बर 2024 (3) इलेक्ट्रॉनिक रिवर्स नीलामी की प्रक्रिया में निम्नलिखित शामिल होंगे, अर्थात्‌ः- क) खरीद इकाई, ई-खरीद के समान प्रावधानों के अनुसार प्रकाशित या संप्रेषित की जाने वाली विधि से इलेक्ट्रॉनिक रिवर्स नीलामी के लिए आमंत्रण के माध्यम से बोलियों की याचना करेगी।

ख) आमंत्रण, ई-खरीद में यथा विनिर्दिष्ट सूचना के अतिरिक्त, नीलामी तक एवं निबंधन के लिए पहुँच संपर्क सूत्र से संबंधित विवरण, नीलामी खोलने और बंद होने तथा नीलामी के संचालन के लिए मानदंडों से संबंंधित विवरणी शामिल होगा; तथा

(ग) वित्त विभाग द्वारा इसके तहत समय-समय पर अधिसूचित कोई अन्य

दिशा-निर्देश और प्रक्रियाएँ। न क्रय किये जाने वाले वस्तुओं या सेवाओं की लागत और प्र—ति के आधार पर, वस्तु/सेवाओं के आपूर्तिकर्ता के साथ या किसी अन्य सक्षम फर्म, जरूरी नहीं कि ये विषय वस्तुओं/सेवाओं का आपूर्तिकर्ता ही हो, के साथ उपयुक्त अवधि के रख-रखाव अनुबंध (अनुबंधों) भी अनिवार्यतः हो सकेगा। ऐसे रख-रखाव के लिए संविदा की आवश्यकता विशेष रूप से परिष्—त और महंगे उपकरण तथा मशीनरी या तकनीकी रूप से जटिल सेवा अनुबंध के लिए होती है। हालांकि, यह बात ध्यान में रखा जायेगा कि वस्तु या सेवाओं को आपूर्तिकर्ता द्वारा अपनी वारंटी अवधि या ऐसी अन्य विस्तारित अवधि के दौरान, जैसा अनुबंध की शर्त्तों में प्रावधान हो, रख-रखाव निःशुल्क बनाए रखा जायेगा और शुल्क के साथ रख-रखाव केवल उसके बाद ही शुरू होना चाहिए।

खरीद इकाई यह सुनिश्चित करेगी कि रख-रखाव अनुबंध वस्तु या सेवाओं की वारंटी अवधि की समाप्ति से पहले संशोधित किया जाएगा।

प (1) अनुबंध सम्यक्‌ निष्पादन को सुनिश्चित करने के लिए, अनुबंध प्राप्त सफल बोलीदाता से निष्पादन सुरक्षा प्राप्त की जानी है। उन बोलीदाताओं को छोड़कर सभी सफल बोलीदाताओं से निष्पादन सुरक्षा मांगी जाएगी जिन्हें समय-समय पर संशोधित बिहार खरीद अधिमानता नीति, 2024 के तहत बोली सुरक्षा जमा करने से छूट दी गई है। (2) निष्पादन सुरक्षा बोली दस्तावेजों में विनिर्दिष्ट अनुबंध के मूल्य का पांच (5) प्रतिशत से दस (10) प्रतिशत के बीच होनी चाहिए।

परामर्श सेवाओं की खरीद के संबंध में, बैंक गारंटी अनुबंध मूल्य का (3-5 प्रतिशत) की राशि के बराबर होना चाहिए।

इस उप-नियम में निहित किसी भी बात के बावजूद, जहां राज्य सरकार की राय है कि प्रा—तिक आपदा या महामारी या महामारी रोग या बाढ़ आदि जैसी गंभीर स्थितियां मौजूद हैं, जिसमें राज्य की अर्थव्यवस्था पर प्रतिकूल प्रभाव पड़ता है, राज्य सरकार, खरीद इकाई को चालू परियोजनाओं के मौजूदा अनुबंधों के मामले में ली गई निष्पादन सुरक्षा को, ऐसी तिथि से और ऐसी शर्तों पर, जैसा कि आदेश में विनिर्दिष्ट किया जा सकेगा, कम करने का निदेश दे सकेगी।

(3) सभी प्रकार से क्रेता के हितों की रक्षा करने वाले निम्नलिखित स्वीकार्य प्रपत्रों में से किसी एक में निष्पादन सुरक्षा प्रस्तुत की जाएगी। ; (क) सरकारी पोर्टल के माध्यम से ऑनलाइन भुगतान; (ख) एक वाणिज्यिक बैंक की बैंक गारंटी, अधिमानतः इलेक्ट्रॉनिक बैंक गारंटी। इसे

जारी करने वाले बैंक से सत्यापित किया जाएगा;

(ग) एक वाणिज्यिक बैंक से खाता आदाता डिमांड ड्राफ्ट, सावधि जमा रसीद; तथा (घ) बैंक गारंटी/ई-बैंक गारंटी के संबंध में अन्य शर्तें ''बोली सुरक्षा'' के नियमों में

उल्लिखित प्रावधानों के जैसी होंगी।

(4) प्रस्तुत निष्पादन सुरक्षा वारंटी दायित्वों और रख-रखाव तथा दोष (चूक) दायित्व अवधि सहित बोलीदाताओं के सभी संविदात्मक दायित्वों के पूरा होने की तिथि से साठ दिनों (या बोली दस्तावेज में विनिर्दिष्ट के अनुसार) की अवधि के लिए वैध रहेगी। (5) निष्पादन सुरक्षा प्राप्त होने पर सफल बोलीदाता को बोली सुरक्षा वापस कर दी जानी चाहिए।

फ (1) आपूर्तिकर्ता को अग्रिम भुगतानः- आमतौर पर प्रदान की गई सेवाओं या की गई आपूर्ति के लिए भुगतान केवल तभी जारी किया जाना चाहिए जब सेवाएँ प्रदान कर दी गई हों या आपूर्ति कर दी गयी हों, हालांकि, निम्नलिखित प्रकार के मामलों में अग्रिम भुगतान करना आवश्यक हो सकता हैः-13 (cid:464)बहार गजट (असाधारण), 12 (cid:464)दस(cid:224)बर 2024 (i) एयर कंडीशनरों, कंप्यूटरों, अन्य महंगे उपकरण आदि की सर्विसिंग के लिए

रख-रखाव अनुबंध रखने वाली फर्मों द्वारा माँगे गए अग्रिम भुगतान।

(ii) निर्माण अनुबंधों, टर्न-की अनुबंधों आदि के लिए फर्मों द्वारा मांगे गए अग्रिम

भुगतान।

(iii) ऐसे अग्रिम भुगतान निम्नलिखित सीमाओं से अधिक नहीं होने चाहिएः-

क) निजी फर्मों को अनुबंध मूल्य का तीस प्रतिशत; ख) किसी राज्य या भारत सरकार की एजेंसी या सार्वजनिक क्षेत्र के उद्यमों को

अनुबंध मूल्य का चालीस प्रतिशत; या

ग) रख-रखाव अनुबंध के मामले में, राशि अनुबंध के तहत छह महीने के लिए

देय राशि से अधिक नहीं होनी चाहिए।

(iv) प्रशासी विभाग, वित्त विभाग के परामर्श से, ऊपर उल्लिखित सीमा (निजी फर्मों हेतु अग्रिम भुगतान के लिए निर्धारित प्रतिशत सहित) में छूट दे सकेगा। उपरोक्त के अनुसार कोई भी अग्रिम भुगतान करते समय, फर्म से बैंक गारंटी आदि के रूप में पर्याप्त सुरक्षा उपाय प्राप्त किया जाना चाहिए।

(2) आपूर्तिकर्ताओं को आंशिक भुगतान अनुबंध में शामिल वितरण की शर्तों के आधार पर, अनुबंध के अनुसार अपने परिसर से वस्तु भेजने के बाद आपूर्तिकर्ता को आंशिक भुगतान जारी किया जा सकेगा।

ब सभी सरकारी खरीद पारदर्शी, प्रतिस्पर्धी और निष्पक्ष तरीके से की जानी चाहिए, ताकि धन के लिए सर्वाेत्तम मूल्य प्राप्ति/उपयोग सुनिश्चित किया जा सके। वह संभावित बोलीदाताओं को विश्वास के साथ अपनी प्रतिस्पर्धी बोलियां तैयार करने और भेजने में भी सक्षम करेगा। उपरोक्त को सुनिश्चित करने के लिए कुछ उपाय इस प्रकार हैः- (i) बोली दस्तावेज या प्रस्ताव के लिए अनुरोध (आर॰एफ॰पी॰) का पाठ खरीद की विषय वस्तु के पूर्ण विवरण के साथ स्पष्ट, स्व-निहित और व्यापक होना चाहिए जो खरीद ईकाई की आवश्यकताओं को पूरा करता है। यह वस्तुनिष्ठ, कार्यात्मक, सामान्य और मापने योग्य होगा। इसने प्रासंगिक तकनीकी, गुणवत्ता और प्रदर्शन विशेषताओं को निर्धारित किया। सभी आवश्यक जानकारी, जो एक बोलीदाता को उत्तरदायी बोली भेजने के लिए आवश्यक है, को बोली दस्तावेज में सरल भाषा में स्पष्ट रूप से लिखा जाना चाहिए। बिहार खरीद अधिमानता नीति-2024 के तहत अधिसूचित पूर्व टर्न ओवर और पूर्व अनुभव की शर्त में छूट दी जा सकेगी, जो गुणवत्ता और तकनीकी विनिर्देशों की बैठक और बोली दस्तावेज में उपयुक्त प्रावधानों के अधीन है। बोली दस्तावेज में अन्य बातों के साथ-साथ शामिल होने चाहिए;

क) वस्तु/सेवाओं का विवरण और विनिर्देश के साथ-साथ उसका स्वरूप, मात्रा,

और सुपुर्दगी का समय और स्थान/स्थानों का उल्लेख हों।

ख) बोलीदाताओं द्वारा पूरी की जाने वाली पात्रता और योग्यता के मानदंड जैसे न्यूनतम स्तर का अनुभव, पिछला प्रदर्शन, तकनीकी क्षमता, विनिर्माण सुविधाएँ और वित्तीय स्थिति आदि या बोलीदाताओं की भागीदारी के लिए सीमा, यदि कोई हो।

ग) वस्त/सेवाओं के लिए पात्रता मानदंड जिसमें वस्तु का स्रोत आदि के बारे में कोई कानूनी (विधिक) प्रतिबंधों या शर्तें दर्शायी गई हो, जिसे सफल बोलीदाता द्वारा पूरा किया जाना अपेक्षित हो।

घ) बोलियाँ भेजने की प्रक्रिया तथा तिथि, समय और स्थान। ङ) बोलियाँ खोलने की तिथि, समय और स्थान। च) बोलियों के मूल्यांकन के लिए मानदंड छ) कार्य निष्पादन को प्रभावित करने वाली विशेष शर्तें, यदि कोई हों। ज) खरीद अनुबंध की आवश्यक शर्तें और सुपुर्दगी की शर्तें। झ) बोली दस्तावेजों में एक खंड शामिल होना चाहिए कि यदि कोई फर्म शून्य शुल्क प्रभार/प्रतिफल प्रस्तुत उद्धृत करती है, तो बोली को अनुत्तरदायी माना जाएगा और उस पर विचार नहीं किया जाएगा।

(ii) कोई अन्य जानकारी जिसे खरीद इकाई बोलीदाताओं के लिए अपनी बोली प्रस्तुत करने हेतु आवश्यक समझे।

(iii) बोली दस्तावेज में संशोधनः-14 (cid:464)बहार गजट (असाधारण), 12 (cid:464)दस(cid:224)बर 2024 क) यदि बोली दस्तावेज में कोई संशोधन किया जाता है, या कोई स्पष्टीकरण जारी किया जाता है जो बोली दस्तावेज में निहित शर्तों को भौतिक रूप से प्रभावित करता है, तो खरीद इकाई ऐसे संशोधन या स्पष्टीकरण को उसी तरह प्रकाशित या संप्रेषित करेगी जैसे मूल बोली दस्तावेज का प्रकाशन या संप्रेषण किया गया था।

ख) यदि बोली दस्तावेज में स्पष्टीकरण या संशोधन जारी किया जाता है, तो खरीद इकाई बोलियाँ प्रस्तुत करने की अंतिम तिथि से पहले, यदि, उसकी राय में बोलीदाताओं द्वारा जैसा भी मामला हो, अपनी बोलियां जमा करते समय स्पष्टीकरण या संशोधन को ध्यान में रखने के लिए अधिक समय की आवश्यकता होती है, ऐसी समय सीमा का विस्तार करेगी।

ग) कोई भी बोलीदाता जिसने मूल आमंत्रण के उत्तर में अपनी बोली प्रस्तुत की है, जैसा भी मामला हो, यदि बोली दस्तावेज में संशोधन खरीद की आवश्यक शर्त्तों को भौतिक रूप से प्रभावित करता है तो उसे संशोधित करने या पुनः प्रस्तुत करने या ऐसी बोली को वापस लेने का अवसर होगा जो कि खरीद इकाई द्वारा बोली दस्तावेज में संशोधन किए जाने के बाद, प्रारंभ में आवंटित अवधि के भीतर या बोलियों को प्रस्तुत करने के लिए दी जाने वाली समयावधि के भीतर होगा, परंतु अंतिम बार प्रस्तुत की गयी बोली, या बोलीदाता द्वारा संशोधित बोली को मूल्यांकन के लिए विचार किया जाएगा। (iv) बोली दस्तावेज में उपयुक्त प्रावधान रखा जाना चाहिए ताकि बोलीदाता बोली की शर्तों, बोली प्रक्रिया और/या अपनी बोली की अस्वी—ति पर प्रश्न कर सके। संभावित बोलीदाता को निविदा को अस्वीकार करने या निविदा दस्तावेज जारी न करने के कारणों का खुलासा किया जाना चाहिए जहाँ बोलीदाता द्वारा पृच्छा की जाती है। (v) परिणामी अनुबंध से उत्पन्न विवादों, यदि कोई हो, के निपटारा के लिए उपयुक्त प्रावधान, बोली दस्तावेज में रखा जाना चाहिए।

(vi) बोली दस्तावेज में यह स्पष्ट रूप से दर्शाया जाना चाहिए कि परिणामी अनुबंध की व्याख्या भारतीय कानूनों (विशिष्ट राज्य कानूनों सहित) के तहत की जाएगी। (vii) बोलीदाताओं को अपनी बोली तैयार करने और भेजने के लिए उचित समय दिया जाना चाहिए।

(viii) बोलियों को सार्वजनिक रूप से खोला जाना चाहिए और बोलीदाताओं के अधि—त

प्रतिनिधियों को बोली खुलने के समय उपस्थित रहने की अनुमति दी जानी चाहिए। (ix) अपेक्षित वस्तुओं के विनिर्देशों को बिना किसी अस्पष्टता के स्पष्ट रूप से बताया जाना चाहिए ताकि संभावित बोलीदाता सार्थक बोलियाँ भेज सकें। पर्याप्त संख्या में बोलीदाताओं को आकर्षित करने के लिए, विनिर्देश संभव सीमा तक व्यापक होना चाहिए। मानक विनिर्देशों का उपयोग करने के प्रयास भी किए जाने चाहिए जो उद्योग में व्यापक रूप से ज्ञात हैं।

(x) बोली पूर्व सम्मेलन या विचार विमर्शः-परिष्—त और महंगे उपकरणों की खरीद के लिए टर्न की अनुबंध या विशेष प्रकृति अनुबंध के मामले में या जहां भी आवश्यक समझा जाए, बोली दस्तावेज में अनुमानित संयंत्र, उपकरण और मशीनरी आदि के विनिर्दिशों तथा अन्य संबद्ध तकनीकी विवरणों के बारे में, मुद्दों को स्पष्ट करने और संदेहों को दूर करने के लिये, यदि कोई हो, बोली पूर्व सम्मेलन के एक या अधिक दौर के लिए बोली दस्तावेजों में एक उपयुक्त प्रावधान रखा जाना चाहिए। बोली-पूर्व सम्मेलन की तिथि, समय और स्थान बोली दस्तावेज में दर्शाया जाना चाहिए। यह तिथि बोली खुलने की तिथि से काफी पहले होनी चाहिए। ऐसे सम्मेलन के अभिलेख से सभी बोलीदाताओं को सूचित किया जाएगा और उन वेबसाइट पर भी प्रदर्शित किए जाएँगे जहाँ निविदा प्रकाशित की गयी थी।

(xi) बोलियों के मूल्यांकन के लिए जवाबदेही निर्धारित करने के मानदंड को ध्यान में रखा जाना चाहिए जैसेः- क) सुपुर्दगी का समय। ख) प्रदर्शन/दक्षता/पर्यावरणीय विशेषताएँ। ग) खरीद की विषय वस्तु के संबंध में भुगतान की और गारंटी की शर्तें घ) मूल्य। ङ) प्रचालन, रख-रखाव और मरम्मत आदि की लागत।15 (cid:464)बहार गजट (असाधारण), 12 (cid:464)दस(cid:224)बर 2024 (xii) प्राप्त बोलियों का मूल्यांकन बोली दस्तावेजों में पहले से शामिल निबंधन एवं शर्तों के अनुसार किया जाना चाहिए। बोली दस्तावेजों में शामिल नहीं की गई कोई भी नई शर्त बोलियों के मूल्यांकन के लिए नहीं लाई जानी चाहिए। बोली की जवाबदेही का निर्धारण बाह्‌य साक्ष्य का सहारा लिए बिना बोली की विषयवस्तु पर आधारित होना चाहिए।

(xiii) बोलीदाताओं को बोलियों की प्राप्ति की समय सीमा समाप्त होने के बाद अपनी बोलियों

को बदलने या संशोधित करने की अनुमति नहीं दी जानी चाहिए।

(xiv) बोली खुलने के बाद बोलीदाताओं के साथ बातचीत को गंभीर रूप से हतोत्साहित किया जाना चाहिए। हालांकि, अपवादिक परिस्थितियों में जहाँ कुछ अपरिहार्य परिस्थितियों के कारण तदर्थ खरीद के लिए मूल्य पर मोल भाव आवश्यक है वहाँ केवल सबसे कम मूल्यांकन वाले उत्तरदायी बोलीदाता के साथ ही मोल भाव का सहारा लिया जाय।

(xv) दर अनुबंध प्रणाली में, जहां कई फर्मों को एक ही वस्तु के लिए दर अनुबंध पर लाया जाता है, बोलीदाताओं के साथ बातचीत के साथ-साथ प्रति-प्रस्ताव की अनुमति दी जाती है और इस प्रयोजन के लिए राज्य क्रय संगठन को विशेष अनुमति दी जानी चाहिए।

(xvi) साधारणतः सबसे कम मूल्यांकित बोलीदाताओं को अनुबंध दिया जाना चाहिए, जिसकी बोली उत्तरदायी पाई गई है और जो संबंधित बोली दस्तावेज में शामिल नियमों और शर्तों के अनुसार अनुबंध को संतोषजनक ढंग से निष्पादित करने के लिए पात्र और योग्य हो। हालांकि, जहां तदर्थ आवश्यकता के खिलाफ सबसे कम स्वीकार्य बोलीदाता अपेक्षित पूरी मात्रा की आपूर्ति करने की स्थिति में नहीं है तो शेष मात्रा, जहां तक संभव हो, अगले उच्च उत्तरदायी बोलीदाता को सबसे कम उत्तरदायी बोली लगाने वाला द्वारा दी जाने वाली दरों पर क्रय आदेश दिया जाना चाहिए।

(xvii) अनुबंध प्राप्त सफल बोलीदाता के नाम का उल्लेख विभाग/खरीद इकाई के वेबसाइट और उनके सूचना पट्ट या बुलेटिन में किया जाना चाहिए।

(xviii) सभी बोलियों की अस्वी—ति उचित है जब -

क) प्रभावी प्रतिस्पर्धा का अभाव है (निविदा खोलने के लिए दो से कम वैध

प्रस्ताव/बोली उपलब्ध नहीं है)

ख) सभी बोलियाँ और प्रस्ताव खरीद दस्तावेजों की आवश्यकताओं के प्रति पर्याप्त

रूप से उत्तरदायी नहीं हैं।

ग) बोलियाँ/प्रस्तावों की कीमतें अद्यतन लागत अनुमान या उपलब्ध बजट से काफी

अधिक या कम हैं; या

घ) कोई भी तकनीकी प्रस्ताव न्यूनतम तकनीकी योग्यता अंक को पूरा नहीं

करता है।

(xix) उप-नियम (xviii) (क) में प्रतिस्पर्धा का अभाव केवल बोलीदाताओं की संख्या के आधार पर निर्धारित नहीं की जाएगी। यहां तक कि जब केवल एक बोली प्रस्तुत की जाती है, तो प्रक्रिया को वैध माना जा सकता है, परंतु निम्नलिखित शर्तें पूरी होंः

क) खरीद का विज्ञापन संतोषजनक ढंग से किया गया था, और बोलियां प्रस्तुत

करने के लिए पर्याप्त समय दिया गया था।

ख) योग्यता मानदंड अनावश्यक रूप से प्रतिबंधात्मक नहीं थे; तथा ग) बाजार मूल्यों की तुलना में कीमतें उचित हैं।

(xx) जब एक सीमित या खुली निविदा के परिणाम स्वरूप केवल एक प्रभावी प्रस्ताव होता

है, तो इसे एकल निविदा अनुबंध के रूप में माना जाएगा। भ सार्वजनिक खरीद प्रणाली में दक्षता, मितव्ययिता और जवाबदेही सार्वजनिक खरीद प्रक्रिया को प्रणाली में दक्षता, मितव्ययिता और जवाबदेही सुनिश्चित करनी चाहिए। इसे प्राप्त करने के लिए, निम्नलिखित प्रमुख क्षेत्रों पर ध्यान दिया जाना चाहिए- (i) देरी को कम करने हेतु, खरीद इकाई द्वारा खरीद के प्रत्येक चरण के लिए उचित समय सीमा निर्धारित की जानी चाहिए।

(ii) निर्णय लेने और अनुबंध के नियोजन के लिए आवश्यक समय को कम करने हेतु, प्रत्येक प्रशासी विभाग/अन्य खरीद इकाई, सक्षम प्राधिकारी के अनुमोदन से, जहाँ आवश्यक हो, निचले पदाधिकारियों को समुचित क्रय शक्तियाँ प्रत्यायोजित कर सकते हैं।16 (cid:464)बहार गजट (असाधारण), 12 (cid:464)दस(cid:224)बर 2024 (iii) खरीद इकाई को बोलियों की मूल वैधता के भीतर अनुबंध का नियोजन सुनिश्चित करना चाहिए। बोली की वैधता के विस्तार को हतोत्साहित किया जाना चाहिए और केवल असाधारण परिस्थितियों में ही सहारा लिया जाना चाहिए।

(iv) नामित राज्य क्रय संगठन (संगठनों) को दर अनुबंध प्रणाली में अधिक से अधिक सामान्य उपयोगकर्ता वस्तु लाने चाहिए जो विभिन्न सरकारी विभागों द्वारा थोक में बार-बार आवश्यक होते हैं। राज्य क्रय संगठन को यह भी सुनिश्चित करना चाहिए कि दर अनुबंध बिना किसी रूकावट के उपलब्ध रहें। म ।-जब किसी मौजूदा पुरानी वस्तु (वस्तुओं) को नए और बेहतर संस्करण से बदलने का निर्णय सक्षम प्राधिकारी के अनुमोदन से लिया जाता है, तो खरीद इकाई नई वस्तु खरीदते समय मौजूदा पुरानी वस्तु की अदला बदली कर सकेगा। इस प्रयोजन के लिए, बोली दस्तावेज में एक उपयुक्त खंड शामिल किया जाना है ताकि संभावित और इच्छुक बोलीदाता तदनुसार अपनी बोली तैयार कर सकें। य ।-'परामर्श सेवा से अभिप्रेत है खरीद का कोई भी विषय (जो 'गैर-परामर्श सेवाओं' से भिन्न है, जिसमें मुख्य रूप से गैर-भौतिक परियोजना-विशिष्ट, बौद्धिक और प्रक्रियात्मक प्रक्रियाएँ शामिल हैं जहां परिणाम/परिदेय एक परामर्शी (परामर्शदाता) से दूसरे के लिए भिन्न होंगे), वस्तुओं या कार्यों के अतिरिक्त, सेवा के लिए आकस्मिक या परिणामी को छोड़कर, और इसमें पेशेवर, बौद्धिक, प्रशिक्षण और सलाहकार सेवाएँ या खरीद इकाई द्वारा वर्गी—त या घोषित कोई अन्य सेवा शामिल है, लेकिन इसमें सेवानिवृत्त सरकारी कर्मचारी की प्रत्यक्ष नियुक्ति शामिल नहीं है। इन सेवाओं में आमतौर पर विशेषज्ञ या रणनीतिक सलाह प्रदान करना शामिल होता है जैसे, प्रबंधन सलाहकार, नीति सलाहकार, संचार सलाहकार, सलाहकार और परियोजना से संबंधित परामर्श सेवाएं जिनमें व्यवहार्यता अध्ययन, परियोजना प्रबंधन, अभियांत्रिकी सेवाएँ, वित्त, लेखा और कराधान सेवाएं, प्रशिक्षण और विकास आदि शामिल हैं।

र ।-'प्रशासी विभाग/खरीद इकाई किसी विशिष्ट कार्य के लिए, बाह्‌य पेशेवरों, परामर्शदात्री फर्मों या परामर्शदाताओं (इसके बाद परामर्शदाता के रूप में संदर्भित) को किराये पर ले सकेगा, जो अनुबंध की शर्तों और इसके पूरा होने के लिए समय सीमा के अनुसार अच्छी तरह से परिभाषित है।

ल ।-' इस खंड में परामर्शदाता के विनियोजन के संबंध में सभी खरीद इकाइयों पर लागू मौलिक सिद्धांत शामिल हैं। इस अध्याय में निहित मूल नियमावली के अनुरूप इस आशय के विस्तृत निर्देश, वित्त विभाग की सहमति से संबंधित विभागों द्वारा जारी किए जा सकेंगे।

व ।-' परामर्शदाताओं का विनियोजन उन स्थितियों में की जा सकेगी, जिनमें उच्च गुणवत्ता वाली सेवाओं की आवश्यकता होती है, जिसके लिए संबंधित खरीद इकाईके पास आवश्यक विशेषज्ञता नहीं होती। परामर्शदाताओं को विनियोजित करने से पहले सक्षम प्राधिकार की स्वीकृति प्राप्त की जानी चाहिए।

श ।-' विभाग/खरीद इकाई को सरल और संक्षिप्त भाषा में समनुदेशन की आवश्यकता, उद्देश्यों और दायरे को तैयार करना चाहिए। परामर्शदाताओं द्वारा पूरी की जाने वाली पात्रता और पूर्व योग्यता मानदंड को भी इस स्तर पर स्पष्ट रूप से पहचाना जाना चाहिए।

ष ।-' परामर्शदाता/परामर्शदाताओं को विनियाेिजत करने का प्रस्ताव करने वाली खरीद इकाई को बाजार की प्रचलित स्थितियों का पता लगाकर और समान गतिविधियों में लगे अन्य संगठनों से परामर्श करके इसके लिए उचित व्यय का अनुमान लगाना चाहिए। हालांकि, वास्तविक व्यय इस अध्याय में उल्लिखित खरीद प्रक्रिया के माध्यम से पता लगाया जायेगा।

स ।-' (1) जहां परामर्श सेवा की अनुमानित लागत एक करोड़ रुपये तक है, संभावित समर्थ परामर्शदाताओं का सूचीकरण, वाणिज्य और उद्योग मंडलों, परामर्श फर्मों के संघ, समान गतिविधियाँ में शामिल अन्य खरीद इकाई या संगठनों से औपचारिक या अनौपचारिक पूछताछ के आधार किया जा सकता है।17 (cid:464)बहार गजट (असाधारण), 12 (cid:464)दस(cid:224)बर 2024 (2) जहां परामर्श सेवाओं की अनुमानित लागत एक करोड़ रुपये से अधिक है, उपरोक्त (1) के अतिरिक्त, परामर्शदाताओं से ''रुचि की अभिव्यक्ति प्राप्त करने के लिए एक पूछताछ/प्रस्ताव के लिए अनुरोध (आर॰एफ॰पी॰) जेम/ई-खरीद पोर्टल पर प्रकाशित की जानी चाहिए। संगठन जिसकी अपनी वेबसाइट है, को अपनी सभी विज्ञापित निविदा पूछताछ भी वेबसाइट पर प्रकाशित करनी चाहिए और कम से कम एक राष्ट्रीय/राज्य स्तर के दैनिक समाचार पत्र को उत्तरदायी बोली की अपेक्षा के अनुरूप वेबसाइट का पता विज्ञापनों में भी दिया जाना चाहिए।

(3) रुचि की अभिव्यक्ति जानने के लिए पूछताछ में संक्षेप में, काम या सेवा का व्यापक दायरा, खरीद ईकाई द्वारा प्रदान किए जाने वाली इनपुट/सुविधा और परामर्शदाता द्वारा पूरी की जाने वाली पात्रता और पूर्व योग्यता मानदंड, परामर्शदाता का समान कार्य या सेवा में पूर्व अनुभव आदि होने चाहिए। परामर्शदाताओं से यह भी कहा जाना चाहिए कि पूछताछ में दर्शाये गये कार्य या सेवा के उद्देश्य और कार्य क्षेत्र पर अपनी टिप्पणियाँ भेजे। इच्छुक परामर्शदाताओं से प्रतिक्रिया प्राप्त करने के लिए पर्याप्त समय दिया जाना चाहिए।

ह ।-' विभाग या राज्य क्रय-संगठन या राज्य सरकार द्वारा अधिसूचित किसी भी खरीद इकाई के स्तर पर, वैसी विशिष्ट प्र—ति की सेवाएँ जिन्हें बार-बार अक्सर खरीद की आवश्यकता हो जाती है, के लिए न्यूनतम चार परामर्शदाताओं का पैनल दो साल के लिए बनाया जा सकता है और इसे केवल एक वर्ष तक बढ़ाया जा सकता है। उन्हें एक करोड़ रुपये तक की परामर्श सेवा प्रदान की जा सकती है। क्ष

।-' टी॰ओ॰आर॰ में शामिल होना चाहिएः (i) उद्देश्यों का सटीक विवरण; (ii) किए जाने वाले कार्यों की रूपरेखा; (iii) कार्यों को पूरा करने के लिए अनुसूची; (iv) परामर्शी को सुगम बनाने के लिए खरीद इकाई द्वारा प्रदान की जाने वाली सहायता

या इनपुट; तथा

(v) अंतिम परिणाम जो सलाहकार/परामर्शी से अपेक्षित होगा । 1 त्र ।-' आर॰एफ॰पी॰ आवश्यक सेवा के लिए परामर्शदाताओं से प्रस्ताव प्राप्त करने हेतु खरीद इकाई द्वारा उपयोग किया जाने वाला दस्तावेज है। आर॰एफ॰पी॰ को नियम 131 स में छंटनी किए गए परामर्शदाताओं से उनके तकनीकी और वित्तीय प्रस्तावों को प्राप्त करने के लिए जारी किया जाना चाहिए। आर॰एफ॰पी॰ में शामिल होना चाहिएः- (i) आमंत्रण पत्र (ii) प्रस्ताव प्रस्तुत करने की प्रक्रिया के संबंध में परामर्शदाताओं को जानकारी। (iii) संदर्भ की शर्तें (टी॰ओ॰आर॰)। (iv) पात्रता और पूर्व-योग्यता मानदंड यदि अभिरूचि की अभिव्यक्ति की जाँच के माध्यम से

इसको अभिनिश्चित नहीं किया गया है।

(v) प्रमुख पदों की सूची जिनके शैक्षणिक एवं कार्यानुभव (सी॰ वी॰) और अनुभव का

मूल्यांकन किया जाएगा।

(vi) बोली मूल्यांकन मानदंड और चयन प्रक्रिया। (vii) तकनीकी और वित्तीय प्रस्ताव के लिए मानक प्रारूप। (viii) प्रस्तावित अनुबंध शर्तें। (ix) कार्य की प्रगति की मध्यावधि समीक्षा और अंतिम मसौदा रिपोर्ट की समीक्षा के लिए

अपनाई जाने वाली प्रस्तावित प्रक्रिया। 1 ज्ञ ।-' प्रस्तावों को आमतौर पर 'दो बोली' प्रणाली (जैसा नियम 131ण में विनिर्दिष्ट है) में परामर्शदाताओं से पूछा जाना चाहिए जिसे तकनीकी और वित्तीय बोलियों के साथ अलग से मुहरबंद किया गया। बोलीदाता को इन दो मुहरबंद लिफाफों को एक बड़े लिफाफे में विधिवत मुहरबंद रखना चाहिए और निर्दिष्ट स्थान पर निर्दिष्ट तिथि और समय तक खरीद इकाई को प्रस्तुत करना चाहिए। प्राप्ति पर, तकनीकी प्रस्तावों को पहले खरीद इकाई द्वारा विनिर्दिष्ट तिथि, समय और स्थान पर खोला जाना चाहिए। 1 ज्ञ(क) ।-' विलंबित बोली अर्थात प्राप्ति की विनिर्दिष्ट तिथि और समय के बाद प्राप्त बोलियों पर विचार नहीं किया जाना चाहिए।18 (cid:464)बहार गजट (असाधारण), 12 (cid:464)दस(cid:224)बर 2024 1 ज्ञ(ख) ।-' तकनीकी बोलियों का विश्लेषण और मूल्यांकन खरीद इकाई द्वारा गठित एक परामर्श मूल्यांकन समिति (सी॰ई॰सी॰) द्वारा किया जाना चाहिए। सी॰ई॰सी॰ अपने द्वारा विश्लेषण और मूल्यांकन किए गए तकनीकी प्रस्तावों की स्वी—ति या अस्वी—ति के कारणों को विस्तार से दर्ज करेगा।

1 ज्ञ(ग) ।-'खरीद इकाई केवल उन बोलीदाताओं की वित्तीय बोलियाँ खोलेगी जिन्हें उपरोक्त नियम 131ज्ञ(ख) के अनुसार परामर्श मूल्यांकन समिति द्वारा तकनीकी रूप से अहर्ता-प्राप्त घोषित किया गया हो ताकि उनका आगे मूल्यांकन और विश्लेषण किया जा सके और परामर्शी कार्य संविदा प्रदान करने के लिए सफल बोलीदाता को रैंकिंग दी जा सके और चयन किया जा सके ।

1 ज्ञ(घ) ।- परामर्शदाता का चयन जैसा प्रत्येक मामले में परिस्थितियों के लिए उपयुक्त हो, नियम 131ज्ञ(ङ) से 131ज्ञ(छ) में दिए गए किसी भी तरीके का अनुपालन करते हुए किया जा सकेगा।

1 ज्ञ(ङ)

।- (1) क्यू॰सी॰बी॰एस॰ का उपयोग केवल परामर्शी सेवाओं की खरीद के लिए किया

जा सकेगा, जहाँ परामर्श की गुणवत्ता प्रमुख चिंता का विषय है।

(i) क्यू॰सी॰बी॰एस॰ में शुरू में आर॰एफ॰पी॰ में घोषित मानदंडों के अनुसार तकनीकी प्रस्तावों की गुणवत्ता को अंकित किया जाता है। केवल उन उत्तरदायी प्रस्तावों पर विचार किया जाएगा, जिन्होंने तकनीकी प्रस्ताव की गुणवत्ता में कम से कम न्यूनतम विनिर्दिष्ट योग्यता अंक प्राप्त किया हो।

(ii) तकनीकी प्रस्ताव खोलने और अंकन के बाद, तकनीकी रूप से उत्तरदायी योग्य बोलीदाताओं के वित्तीय प्रस्ताव खोले जाएंगे, और तकनीकी प्रस्ताव की गुणवत्ता और वित्तीय प्रस्ताव के अंक के लिए पूर्व निर्धारित सापेक्ष भार देकर अंतिम संयुक्त अंक निकाला जाएगा। (iii) आर॰एफ॰पी॰ तकनीकी प्रस्ताव की गुणवत्ता के लिए न्यूनतम योग्यता अंक विनिर्दिष्ट करेगा और गुणवत्ता तथा लागत को दिए जाने वाले सापेक्ष भार (कार्य में लागत पहलुओं की तुलना में गुणवत्ता के सापेक्ष महत्व के आधार पर प्रत्येक मामले के लिए निर्धारित किया जाता है, उदाहरण के लिए 70ः30, 60ः40, 50ः50 आदि)। उच्चतम भारित संयुक्त अंक (गुणवत्ता और लागत) वाले प्रस्ताव का चयन किया जाएगा। (iv) तकनीकी मापदंडों का भार अर्थात किसी भी मामले में गैर-वित्तीय

मापदंड 80 प्रतिशत से अधिक नहीं होना चाहिए।

(2) सामान्यतः गैर-परामर्शी सेवाओं/कार्याें के लिए क्यू॰सी॰बी॰एस॰ की प्रक्रिया नहीं अपनायी जायेगी । तथापि, विशेष/अपवादिक मामलों में गैर परामर्शी सेवा/कार्य के लिए क्यू॰सी॰बी॰एस॰ अपनाने हेतु वित्त विभाग की सहमति से मंत्रिपरिषद्‌ का अनुमोदन आवश्यक होगा ।

1 ज्ञ(च)

।- एल॰सी॰एस॰ एक मानक या नियमित प्र—

ति (जैसे गैर-जटिल कार्यों की लेखा परीक्षा और अभियांत्रिकी डिजाइन) के कार्य के लिए उपयुक्त है जहाँ अच्छी तरह से स्थापित पद्धतियाँ, प्रथाएँ और मानक मौजूद हैं। क्यू॰सी॰बी॰एस॰ के विपरीत, अंतिम मूल्यांकन में तकनीकी अंक के लिए कोई भार नहीं है और सबसे कम मूल्यांकन लागत के साथ उत्तरदायी तकनीकी रूप से योग्य प्रस्ताव का चयन किया जाएगा। 1 ज्ञ(छ) ।- वस्तु/सेवाएँ की खरीद के एकल निविदा पद्धति की तर्ज पर प्रत्यक्ष मोल भाव/नामांकन द्वारा चयन को केवल असाधारण परिस्थिति में उचित माना जाता है जैसेः-

(i) फर्म द्वारा किए गए पिछले कार्य की प्रा—तिक निरंतरता का प्रतिनिधित्व करने

वाले कार्य।

(ii) आपातकालीन स्थिति मेंं, प्रा—तिक आपदाओं के बाद उत्पन्न होने वाली स्थितियाँ,

ऐसी स्थितियाँ जहाँ कार्य को समय पर पूरा करना अत्यंत महत्वपूर्ण है;

(iii) ऐसी स्थितियाँ जहाँ कार्य के निष्पादन में एकल स्वामित्व तकनीकी का उपयोग शामिल हो सकता है या केवल एक परामर्शदाता के पास अपेक्षित विशेषज्ञता है; और19 (cid:464)बहार गजट (असाधारण), 12 (cid:464)दस(cid:224)बर 2024 (iv) कुछ विशेष परिस्थितियों में, किसी विशेष परामर्शदाता का चयन करना आवश्यक हो सकता है जहां खरीद इकाई के समग्र हित के संदर्भ में ऐसे एकल-स्रोत चयन के लिए पर्याप्त औचित्य उपलब्ध हो। एकल स्रोत चयन के लिए पूर्ण औचित्य संचिका में दर्ज किया जाना चाहिए और ऐसे एकल स्रोत चयन का सहारा लेने से पहले सक्षम प्राधिकारी का अनुमोदन प्राप्त किया जाना चाहिए। (v) इससे निष्पक्षता और साम्यता सुनिश्चित होगी और यह सुनिश्चित करने के लिए एक प्रक्रिया होगी कि कीमतें उचित हैं और समान प्र—ति के कार्यों के लिए बाजार दरों के अनुरूप हैं और आवश्यक परामर्शी सेवाओं को छोटे-छोटे आकार की खरीद में विभाजित नहीं की गयी है।

(vi) खरीद इकाई परिशिष्ट-16 में निर्दिष्ट सक्षम प्राधिकारी के अनुमोदन से

परामर्शदाता के विनियोजन हेतु इस प्रक्रिया का पालन कर सकता है । 1 ज्ञ(ज) ।- विभाग/खरीद इकाई को परामर्शी सेवा के कार्यकलाप में लगातार शामिल रहना चाहिए, बेहतर होगा कि एक कार्यबल की शैली अपनाकर परामर्शदाता/परामर्शदाताओं के प्रदर्शन की लगातार निगरानी की जाय ताकि परामर्शी सेवा का परिणााम खरीद इकाई के उद्देश्यों के अनुरूप हो। ।-गैर-परामर्शी सेवा'से अभिप्रेत है खरीद का कोई भी विषय (जो 'परामर्शी सेवाओं' से भिन्न है), जिसमें भौतिक, मापने योग्य परिदेय/परिणाम शामिल हैं, जहाँ प्रदर्शन मानकों को स्पष्ट रूप से पहचाना जा सकता है और लगातार लागू किया जा सकता है, वस्तु या कार्यों के अतिरिक्त, सेवा के लिए आकस्मिक या परिणामी को छोड़कर, और इसमें रख-रखाव, वाहन किराए पर लेना, भवन सुविधाओं के प्रबंधन की आउटसोर्सिंग, सुरक्षा, फोटोकॉपियर सेवा, चौकीदार, कार्यालय कार्य सेवाएं, ड्रिलिंग, हवाई फोटोग्राफी, उपग्रह इमेजरी, मैपिंग आदि शामिल हैं। ।- प्रशासी विभाग मितव्ययिता और दक्षता के हित में कुछ गैर-परामर्शी सेवाएँ प्राप्त कर सकता है और वह वित्त विभाग की सहमति से इस अध्याय में निहित मूल नियमावली के अनुरूप विस्तृत अनुदेश और प्रक्रियाएँ निर्धारित कर सकता है। ।- खरीद इकाई को समान गतिविधियों में शामिल अन्य खरीद इकाई और संगठनों से औपचारिक या अनौपचारिक पूछताछ के आधार पर उपयुक्त और संभावित समर्थ ठेकेदारों की एक सूची तैयार करनी चाहिए।

।-खरीद इकाई को एक निविदा पूछताछ तैयार करनी चाहिए, जिसमें अन्य बातों के साथ-साथ निहित होः

(i) ठेकेदार द्वारा किए जाने वाले कार्य या सेवा का विवरण; (ii) सुविधाएँ और इनपुट जो खरीद इकाई द्वारा ठेकेदार को प्रदान किए जाएँगे; (iii) आवश्यक कार्य/सेवा करने के लिए ठेकेदार द्वारा पूरी की जाने वाली पात्रता

और योग्यता मानदंड; और

(iv) ठेकेदार द्वारा अनुपालन किए जाने वाले वैधानिक और संविदात्मक दायित्व।

।- (i) खरीद इकाई को उपरोक्त नियम 131ज्ञ(ट) के अनुसार पहचाने गए संभावित ठेकेदारों की प्रारंभिक सूची की छानबीन करनी चाहिए, प्रथम –ष्टया पात्र और सक्षम ठेकेदारों का विनिश्चय करें और मानक परिपाटी के अनुसार एक विनिर्दिष्ट तिथि और समय आदि तक उनसे प्रस्ताव माँगते हुए उन्हें सीमित निविदा पूछताछ जारी करें । सीमित निविदा जाँच जारी करने के लिए इस प्रकार अभिनिर्धारित ठेकेदारों की संख्या तीन से अधिक होनी चाहिए। (ii) खरीद इकाई को ऐसे मामले में विज्ञापित निविदा पूछताछ जारी करनी चाहिए और इसे जेम/ई-खरीद पोर्टल पर भी डाला जाना चाहिए। अपनी वेबसाइट वाले संगठन को वेबसाइट पर अपनी सभी विज्ञापित निविदा पूछताछ भी प्रकाशित करनी चाहिए। निविदाओं के आमंत्रण हेतु दैनिक समाचार पत्र में प्रकाशित विज्ञापन में वेबसाइट का पूर्ण पता देना चाहिए जहाँ से बोली दस्तावेज डाउनलोड किए जा सकें ।20 (cid:464)बहार गजट (असाधारण), 12 (cid:464)दस(cid:224)बर 2024 - विलंबित बोलियाँ अर्थात प्राप्ति की निर्दिष्ट तिथि और समय के बाद प्राप्त बोलियों पर विचार नहीं किया जाना चाहिए। - खरीद इकाई को उत्तरदायी बोलियों का मूल्यांकन, छंटनी और रैंंिकग करनी चाहिए और अनुबंध प्रदान करने के लिए सफल बोलीदाता का चयन करना चाहिए। मूल्यांकन करते समय संबंधित पदाधिकारी को बोली दस्तावेज में प्रावधान किए गए प्रासंगिक श्रम कानूनों और कराधान नियमावली को ध्यान में रखना चाहिए। राज्य सरकार इस संदर्भ में समय-समय पर अधिसूचना निर्गत कर सकेगी । राज्य सरकार इस संबंध में समय-समय पर अधिसूचना जारी कर सकती है। यदि किसी अपवादिक परिस्थिति में विशेष रूप से चुने गए ठेकेदार से गैर-परामर्शी सेवा प्राप्त करना आवश्यक हो जाता है, तो विभाग/खरीद इकाई में सक्षम प्राधिकारी ऐसा कर सकेगा। ऐसे मामलों में विस्तृत ब्यौरेवार औचित्य, चयन द्वारा ऐसी खरीद की ओर ले जाने वाली परिस्थितियाँ और इससे जो विशेष हित या उद्देश्य पूरा होगा वह इस प्रस्ताव का एक अभिन्न अंग बनेगा। एकल स्रोत चयन/नामांकन के लिए पूर्ण औचित्य संचिका में दर्ज की जानी चाहिए और ऐसे एकल-स्रोत चयन का सहारा लेने से पहले सक्षम प्राधिकारी (परिशिष्ट-16) का अनुमोदन प्राप्त किया जाना चाहिए।

।-खरीद इकाई को अनुबंध के संचालन में लगातार शामिल होना चाहिए और ठेकेदार के प्रदर्शन की निरंतर अनुश्रवण करनी चाहिए। ।-कोई भी परिस्थिति जो गैर-परामर्शी सेवाओं की खरीद के लिए नियम 131ज्ञ(झ) से 131ज्ञ(त) में शामिल नहीं है, खरीद इकाई वस्तु की खरीद से संबंधित नियम 124 से नियम 131म तक संदर्भित कर सकती है, न कि परामर्शी सेवाओं की खरीद से।

प(cid:303)रिश(cid:700)

व(cid:721)ुओं और सेवाओं की खरीद के उ(cid:542)े(cid:692) से िव(cid:517)ीय श(cid:304)(cid:389) का (cid:366)(cid:529)ायोजन

Finance Department ——— Notification The 9th December 2024

No. M -4-03/2022-13183/F—In exercise of the powers conferred by Article-282(2) of the Constitution of India, the Governor of Bihar is pleased to make the following rules to amend the Bihar Financial Rules, 1950 (As amended from time to time):-

Bihar Financial (Amendment) Rules, 2024

1. Short title, extent and commencement:

a. These rules may be called "Bihar Financial (Amendment) Rules, 2024". b. It shall extend to the whole of the State of Bihar. c. It shall have come into force with immediate effect.

2. Deletion of sub-rule (XIX), (XX), (XXII) of Rule 30- General Principles of Contracts of the Bihar Financial Rules (as amended from time to time) and Substitution of provisions of Rule-124, 125, 126, 127, 128, 129, 130, 131 & 131A to 131ZP relating to Procurement of Goods and Services of the Bihar Financial Rules (as amended from time to time) by the rules 124, 125, 126, 127, 128, 129, 130, 131 and 131A to 131ZZB as below:-

Rule No. Bihar Financial (Amendent)Rule 2024 124 Application.—

(1) This chapter contains the general rules applicable to all procuring entities {referred in sub-rule (2) below}, regarding public procurement of goods and services required for use in the public service. (2) For the purpose of this rule, "Procuring Entity" (PE) means;

a. Any department of the State Government or it's attached or

subordinate office(s);

b. Any body established or constituted by the constitution of India whose expenditure is met from the Consolidated Fund of State; and

c. Any body or board or corporation or public sector enterprise or authority or society or trust or autonomous body (by whatever name called) established or constituted by an Act of the State Legislature, or a body owned or controlled or financed by the State Government.

(3) Notwithstanding anything contained in sub-rule (1) above, the provisions of this rule shall not apply to a Procuring Entity in case of any obligation of the State Government under or arising out of any agreement,

a. Entered with an intergovernmental, international financing institution or multilateral development agencies or bilateral development agencies namely World Bank, Asian Development Bank (ADB), Foreign, Commonwealth & Development Office (FCDO), etc. for procurement of goods and services (funded by loan or grant) where compliance of procurement guidelines of such agency is mandated; or

b. To which it is party with one or more other State Governments or with the Government of India, and the requirements of such agreement shall prevail over the provisions of this rule.

Provided that the State Government shall satisfy itself that the procurement procedure stipulated in terms of such agreement, are in consonance with the basic principles of public procurement.

(4) Detailed instructions relating to procurement of goods/services may be issued by the procuring administrative departments/ procuring entities broadly in conformity with the general rules contained in this Chapter.

125 Definition of Goods.— The term 'goods' used in this chapter includes all articles, material, commodity, livestock, furniture, fixtures, raw material, spares, instruments, machinery, equipment, industrial plant, vehicles, aircraft, ships, medicines, assemblies, subassemblies, accessories, a group of machineries comprising of an integrated production process or such other category of goods or intangible products like software, technology transfer, licenses, patents or other intellectual properties purchased or otherwise acquired for the use of Government but excludes books, publications, periodicals, etc. for a library.

The term 'goods' also includes works and services which are incidental or consequential to the supply of such goods, such as, transportation, insurance, installation, commissioning, training and maintenance.

126 Fundamental Principles of Public Procurement (for all procurements including procurement of works).—

(1) Every procuring entity delegated with the financial powers of procurement of goods and services in public interest shall have the responsibility and accountability to bring efficiency, economy, and transparency in matters relating to public procurement and for fair and equitable treatment of suppliers and promotion of competition in public procurement. The procedure to be followed in making public procurement must conform to the following parameters: -

i. The description of the subject matter of procurement to the

extent practicable should-

a. be objective, functional, generic and measurable and specify technical, qualitative and performance characteristics.

b. not indicate a requirement for a particular trademark,

trade name or brand.

ii. The specifications in terms of quality, type etc., as also quantity of goods to be procured, should be clearly spelt out keeping in view the specific needs of the procuring organisations. The specifications so worked out should meet the basic needs of the organisation without including superfluous and non-essential features, which may result in unwarranted expenditure.

iii. Care should also be taken to avoid purchasing quantities in excess of requirement to avoid inventory carrying costs. iv. Offers should be invited following a fair, transparent and

reasonable procedure.

v. The procuring entity should be satisfied that the selected offer

adequately meets the requirement in all respects.

vi. The procuring entity should satisfy itself that the price of the selected offer is reasonable and consistent with the quality required.

vii. At each stage of procurement, the concerned procuring entity must place on record, in precise terms, the considerations while taking the procurement decision.

(2) Restriction on procurement from certain countries: Notwithstanding anything contained in these rules, Department of Expenditure may, by order in writing, impose restrictions, including prior registration and/ or screening, on procurement from bidders from, or bidders having commercial arrangements with an entity from, a country or countries, or a class of countries, on grounds of defence of India, or matters directly or indirectly related thereto including national security; no procurement shall be made in violation of such restrictions.

127 Authorities competent to purchase goods.— An authority which is competent to incur contingent expenditure may sanction the purchase of goods required for use in public service in accordance with provisions in the Delegation of Financial Powers, following the general procedure contained in the following rules.

128 Powers for procurement of goods and Services.— The Administrative Departments have been delegated full powers to make their own arrangements for procurement of goods and services and issue necessary directions to its subordinate or attached offices, as prescribed by the State Government from time to time.

In case however, a Administrative Department/Procuring Entity does not have the required expertise, it may purchase through the State Purchase organisation with the approval of competent authority.

129 Designation of State Purchase Organisation.— State Government may designate one or more organizations as State Purchase Organisation for the procurement of any particular class of goods or services keeping in view the expertise developed or to be developed. Administrative Departments/ Procuring Entities may take decisions for procurement of such goods and services as per requirement from State Purchase Organisation.

130 Government e-Marketplace (GeM).— Government of India has established the Government e-Marketplace (GeM) for common use goods and services. GeM Special Purpose Vehicle (SPV) shall ensure adequate publicity including periodic advertisement of the items to be procured through GeM from the prospective suppliers. All the Administrative Departments of the State Government can procure Goods/Services available on the GeM portal as per their requirement. The credentials of suppliers on GeM shall be certified by GeM Special Purpose Vehicle (SPV). The procuring entities will certify the reasonability of rates. The GeM portal shall be utilized by the procuring entities for direct on-line purchases as under:-

i. Direct Purchase mode- Up to Rs. 50,000/- (Rupees Fifty Thousand only) through any of the available suppliers on the GeM, meeting the requisite quality, specification and delivery period.

ii. L1 mode- Above Rs.50,000/- (Rupees Fifty Thousand only) and up to Rs.10,00,000/- (Rupees ten Lakh only) through the GeM Seller having lowest price amongst the available sellers {excluding25 (cid:464)बहार गजट (असाधारण), 12 (cid:464)दस(cid:224)बर 2024 automobiles where current limit of Rs. 30,00,000/- (Rupees Thirty Lakh only) or such amount as prescribed by Finance Department}, of at least three different manufacturers, on GeM, meeting the requisite quality, specification and delivery period. The tools for online bidding and online reverse auction available on GeM may be used by the buyers even for procurements less than Rs 10,00,000/-.(Rupees ten Lakh)

iii. Bid/Reverse Auction-Above Rs.10,00,000/- (Rupees ten Lakh) through the supplier having lowest price meeting the requisite quality, specification and delivery period after mandatorily obtaining bids, using online bidding provided on GeM. Procuring entities may adopt reverse auction tool as per requirement provided on GeM.

iv. The invitation for the online e-bidding/reverse auction will be available to all the existing Sellers or other Sellers registered on the portal and who have offered their goods/services under the particular product/service category, as per terms and conditions of GeM.

v. The above-mentioned monetary ceiling (as amended from time to time) is applicable only for purchases made through GeM. For purchases, if any, outside GeM, relevant rules under Bihar Financial Rules (as amended from time to time) shall apply.

vi. The Procuring Entity may ascertain the reasonableness of prices before placement of order using various tools available on GeM including the last purchase price on GeM, Procuring Entity's own Last Purchase Price etc.

vii. A demand for goods shall not be divided into small quantities to make piecemeal purchases to avoid procurement through L1 Buying / bidding / reverse auction on GeM or the necessity of obtaining the sanction of higher authorities required with reference to the estimated value of the total demand.

viii. Procuring entity may specify additional terms and conditions when procuring through GeM and shall be applicable on the said procurement.

ix. In exceptional circumstances such as State visit of very important persons or at the time of natural calamities such as flood, earthquake etc. when it is essential to procure the goods/services immediately, the purchase can be made outside the GeM Portal after getting the sanction of the competent authority i.e. the Additional chief Secretary/Principal Secretary/Secretary at the State level and the District Magistrate at the District level, as the case may be, with reasons to be recorded in writing.

130A Code of Integrity in procurement-

(1) No officer or employee of a Procuring Entity or a person participating in a procurement process shall act in contravention of the code of integrity as prescribed hereunder.

(2) In case of any breach of the code of integrity by a bidder or prospective bidder, as the case may be, the Procuring Entity may take appropriate measures as prescribed in these rules.

(3) No official of a procuring entity or a bidder shall act in contravention of the code of integrity which includes:

(a) Prohibiting;

(i). any offer, solicitation or acceptance of any bribe, reward or gift or any material benefit, either directly or indirectly, in exchange for an unfair advantage in the procurement process or to otherwise influence the procurement process;

(ii). any omission, including a misrepresentation that may mislead or attempt to mislead so as to obtain a financial or other benefit or avoid an obligation;

(iii). any collusion, bid rigging or anti-competitive behaviour to impair the transparency, fairness and progress of the procurement process;

(iv). improper use of information shared between the Procuring Entity and the bidder with an intent to gain unfair advantage in the procurement process or for personal gain;

(v). any financial or business transactions between the bidder and any official of the procuring entity related to tender or execution process of contract; which can affect the decision of the procuring entity directly or indirectly;

(vi). any coercion including impairing or harming or threatening to do the same, directly or indirectly to any party or to its property, to influence the procurement process;

(vii). any obstruction of any investigation or audit of a

procurement process;

(viii). making any false declaration or providing false information for participation in a tender process or to secure a contract;

(b) disclosure of conflict of interest; (c) Disclosure by the bidder of any previous transgressions made in respect of the provisions of sub-rule (3)(a) above with any entity in India or any other country during the last three years or of any debarment by any other Procuring Entity.

(4) The procuring entity, after giving a reasonable opportunity of being heard, comes to the conclusion that a bidder or prospective bidder, as the case may be, has contravened the code of integrity, may take appropriate measures.

130B Approvals and Sanctions Applicable to all Procurements.—

(1) Procuring Entity shall ensure that either the requisite budget provision is available or in principle approval from the Finance Department regarding availability of fund.

(2) In case of works contract, procuring entity will follow the procedure as prescribed in Bihar Financial Rules, Chapter 9, Rule 199 to 210 related to works of these rules.

(3) The procuring entity shall also ensure budget availability before placing the supply/work order to the bidder.

131 Registration of Bidders.—

(1) With a view to establishing reliable sources for procurement of goods and services commonly required for Government use which are not available on GeM, the State Purchase Organisation/ Administrative Departments/Head of Department/other Procuring Entities may register and maintain item-wise lists of eligible suppliers. Registration of the supplier should be done following a fair, transparent and reasonable procedure and after giving due publicity. Such approved suppliers will be known as "Registered Suppliers". All Procuring Entities may utilize these lists as and when necessary. Such registered suppliers are prima facie eligible for consideration for procurement of goods through Limited Tender Enquiry.

(2) Credentials, manufacturing capability, quality control systems, past performance, after-sales service, financial background etc. of the bidder(s) should be carefully verified before registration.

(3) The bidder(s) will be registered for a fixed period (between 1 to 3 years) depending on the nature of the goods or services. At the end of this period, the registered bidder (s) willing to continue with registration are to apply afresh for renewal of registration. New bidder(s) may also be considered for registration at any time, provided they fulfil all the required conditions as prescribed in the guidelines made hereunder.

(4) Performance and conduct of every registered bidder is to be watched by the concerned State Purchase Organization/Administrative Department/Head of the Department/other Procuring Entities (as the case may be). The registered bidder(s) are liable to be removed from the list of approved bidders if they fail to abide by the terms and conditions of the registration or fail to supply the goods or services on time or supply substandard goods or services or make any false declaration to any Government agency or for any ground which, in the opinion of the Government, is not in public interest.

(5) Enlistment of Indian Agents: As per the Compulsory Enlistment Scheme of the Department of Expenditure, Ministry of Finance, Government of India, it is compulsory for Indian agents, who desire to quote directly on behalf of their foreign principals, to get themselves enlisted with the State Purchase Organisation or with an Administrative Department or with other Procuring Entities, if they so require. Such enlisted Indian agents may quote directly on behalf of their foreign principals. 131A Standard Bidding Documents.—

(1) The State Government may prescribe the Standard Bidding Documents for different methods of procurement and/or different types of contracts as provided under these rules or guidelines made there under.

(2) In case of complex and innovative types of procurements, the Procuring Entity may not have required knowhow to formulate the provisions of bid documents; in such cases the Procuring Entity may consider inviting a Pre-Notice Bid Conference for deliberation with prospective bidders.

(3) The Standard Bidding Document may generally contain the following sections depending on the nature of subject matter of procurement; - a. Section I – Notice Inviting Bids (NIB) b. Section II – Instruction to Bidders and Bid Data Sheet c. Section III – Schedule of Requirements containing the specifications, drawing and supplementary information that describe the subject matter of procurement.

d. Section IV-Qualification and Evaluation Criteria (As applicable) e. Section V – Bidding Forms f. Section VI – General Conditions of Contract (GCC) g. Section VII – Special Conditions of Contract (SCC) h. Section VIII - Price Schedule (to be utilized by the bidders for

quoting their prices).

i. Section IX – Contract Forms and other forms if any

(4) The nodal department of the works department may issue Standard Bidding Document (SBD), Model Bidding Document (MBD), Construction-cum-Maintenance Bidding Document (CMBD) etc. The nodal department may issue directions and circulars for determining the eligibility and qualification criteria in regard with technical bid evaluation.

131B Purchase Preference in Procurement.— State Government may notify purchase preference policy related provisions for Procurement of Goods &Services from industrial unit/ enterprises located within the State of Bihar. Provisions of such Purchase Preference Policy shall have overriding effect on all existing and notified provisions by the State Government in this regard.

Note- The State Government has notified Bihar Purchase Preference Policy, 2024 on the grounds of promotion of locally manufactured goods or locally provided services. A Procuring Entity has to provide the benefit to the eligible Local supplier as prescribed under this policy.

131C Bid Security.—

(1) To safeguard against a bidder's withdrawing or altering its bid during the bid validity period in the case of advertised or limited tender enquiry, Bid Security (also known as Earnest Money) is to be obtained from the bidders, except from those bidders who are exempted from submission of bid security under Bihar Purchase Preference Policy, 2024 as amended from time to time.

(2) The bidders should be asked to furnish bid security along with their bids. Amount of bid security should ordinarily range between two percent (2%) to five percent (5%) of the estimated value of the goods or services to be procured. The exact amount of bid security should be determined accordingly by the Procuring Entity and indicated in the bidding documents.

(3) The bid security may generally be taken in the form of deposit through Government Portal or unequivocal and unconditional Bank Guarantee, preferably in the electronic form or in specified format. The bid security may also be accepted in the form of Account Payee Demand Draft, Banker's Cheque from any of the Commercial banks, safeguarding the purchaser's interest in all respects. The bid security29 (cid:464)बहार गजट (असाधारण), 12 (cid:464)दस(cid:224)बर 2024 shall remain valid for a period of forty-five (45) days or as specified in the Notice Inviting Bids, beyond the original or extended validity period of the bid.

(4) Bid security instrument shall necessarily accompany the sealed bid in case of manual bidding. However, in case of electronic bidding the bid security shall be furnished along with submission of bid as specified in the Notice Inviting Bids.

(5) The bid security taken from a bidder shall be forfeited in the following cases, namely,

a. When the bidder withdraws or modifies its bid after opening of

bids;

b. When the bidder does not execute the agreement, if any, after

placement of supply/work order within the specified period;

c. When the bidder does not deposit the performance security within specified period after the supply/work order is placed; and d. If the bidder breaches any provision of code of integrity

prescribed for bidders specified in Rule 130A.

(6) Bid securities of the unsuccessful bidders should be returned to them at the earliest after expiry of the final bid validity and latest on or before the 30th day after the award of the contract.

131D Procuring Entity's Right to Vary Quantity.—

(1) Orders for additional quantities may be placed, if allowed in the bidding documents (mandatorily included), on the rates and conditions given in the contract. Delivery or completion period may also be proportionately increased, subject to condition that such additional quantities shall not be entertained after the completion of the contract. The limits of orders for additional quantities shall not exceed 20% of the value of the contract in case of goods, works and non-consulting services by the Procuring Entity.

(2) The limits of order for additional quantities for consultancy services may be extended up to 20% with the approval from Administrative Department.

(3) Any further revision of limits of order for additional quantities of more than 20% shall be approved by the Finance Department.

131E Dividing orders into small quantities.— A demand for goods should not be divided into small quantities to make piecemeal purchases to avoid the necessity of obtaining the sanction of higher authority required with reference to the estimated value of the total demand.

131F Cancellation of Procurement Process.—

(1) A Procuring Entity may, for reasons to be recorded in writing, cancel the process of procurement initiated by it, at any time prior to the issuance of supply/work order.

(2) The decision of the Procuring Entity to cancel the procurement and reasons for such decision shall be immediately communicated to all those bidders who participated in the procurement process.

(3) If any procurement process has been cancelled, it shall not be reopened but it shall not prevent the procuring entity from initiating a new procurement process for the same subject matter of procurement, if required.

131G Purchase of goods without quotation.— Purchase of goods up to the value of Rs. 50,000 (Rupees Fifty Thousand only) on each occasion may be made without inviting quotations or bids on the basis of a certificate to be recorded by the competent authority in the following format.

"I,..........., am personally satisfied that these goods purchased are of the requisite quality and specification and have been purchased from a reliable supplier at a reasonable price."

131H Purchase of goods by Purchase Committee.— In case a certain item is not available on the GeM portal, purchase of goods of value above Rs. 50,000 (Rupees fifty thousand only) and up to Rs.5,00,000 (Rupees Five lakhs only) on each occasion may be made on the recommendations of a duly constituted 'Local Purchase Committee' consisting of three members of an appropriate level as decided by the competent authority and as prescribed in 'Delegation of Financial Power'.

The committee will survey the market to ascertain the reasonableness of rate, quality and specifications and identify the appropriate supplier. Before recommending placement of the purchase order, the members of the committee will jointly record a certificate as under.

"Certified that we,……………………. members of the purchase committee are jointly and individually satisfied that the goods recommended for purchase are of the requisite specification and quality, priced at the prevailing market rate and the supplier recommended is reliable and competent to supply the goods in question, and it is not debarred by Nodal Department or Department concerned."

131I Purchase of goods directly under rate contract..—

(1) Procuring entity may procure rate contracted goods through State Purchase Organisation from suppliers-The Procuring Entities may enter rate contract for designated goods and services from suppliers. (2) The prices to be paid for such goods shall not exceed those stipulated in the rate contract and other salient terms and conditions of the purchase should be in line with those specified in the rate contract. The Administrative Department/Procuring entity shall make its own arrangement for inspection and testing of such goods where required. (3) The State Purchase Organisation (as notified by state Government from time to time) should host the specifications, prices and other salient details of different rate contracted items, appropriately updated, on the website for use by the Procuring entity.

131J Purchase of goods by obtaining bids.— Except in cases covered under Rule 131G, 131H and 131I, Procuring entity shall procure goods under the powers referred to in Rule 128 and works under the powers referred to in Rule 208- 209 of Section-I of Chapter 9 under Bihar Financial Rules(as amended from time to time) by following the standard method of obtaining bids in:

(i) Advertised Tender Enquiry; or (ii) Limited Tender Enquiry; or (iii) Single Tender Enquiry/Nomination; or (iv) Electronic Reverse Auctions; or31 (cid:464)बहार गजट (असाधारण), 12 (cid:464)दस(cid:224)बर 2024 (v) Any other method of procurement notified by the State Government satisfying the principles of procurement contained in these rules which the State Government considers necessary in public interest.

131K E-Publishing.—

(1) All the Procuring Entities may publish their tender enquiries, corrigenda thereon and details of bid awards on the State portal as notified from time to time.

(2) The above instructions apply to all Tender Enquiries, Requests for Proposals, Requests for Expressions of Interest, notice for pre- qualification/ registration or any other notice inviting bids or proposals in any form whether they are advertised, issued to limited number of parties or to a single party.

(3) These instructions would not apply to procurements made in terms of provisions of Rule 131G and Rule 131H of these rules. 131L E-Procurement.— All Procuring Entities shall receive bids (exception of Rule 131G and 131H) through State's e-procurement portal or GeM (as the case may be) in respect of all procurements as far as practicable.

131M Advertised Tender Enquiry.—

(1) Subject to exceptions incorporated under Rules 131G, 131H, 131N and 131R, invitation to tenders by advertisement should be used for procurement of goods of estimated value of Rs. 50 (Fifty) lakh and above. Advertisement in such cases should be given on GeM or State's e-Procurement Portal (as applicable). In case of procurement outside GeM, advertisement in such case should be published in at least two daily newspapers having wide circulation through Information and Public Relation Department (IPRD), Bihar.

Note- Publication of NIT (Notice Inviting Tender) for procurement up to Rs. 5 crore should be given in State daily newspaper and in case of procurement above Rs. 5 crore publication should also be given at least in one national daily newspaper. .

(2) An organisation having its own website should also publish all its advertised tender enquiries on the website. It should also publish the said website address by advertisement in at least one daily newspaper. (3) The organisation should also post the complete bidding document on its website and permit prospective bidders to make use of the document downloaded from the website. If such a downloaded bidding document is priced, there should be clear instructions for the bidder to pay the amount by demand draft etc. along with the bid.

In order to promote wider participation and ease of bidding, the Administrative Departments/Procuring Entities may decide not to charge for the tender documents downloaded by the bidders.

(4) Global Tender Enquiry (GTE):- Where the Procuring Entity feels that the goods of the required quality, specifications etc., may not be available in the country and it is necessary to also look for suitable competitive offers from abroad, the Procuring Entity may send copies of the tender notice to the Indian Embassies abroad as well as to the foreign Embassies in India. The selection of the embassies will depend on the possibility of availability of the required goods in such countries. In such cases e-procurement may be relaxed.

No GTE, however, shall be invited for tenders up to INR 100 Crore or such limit as may be prescribed by the Finance Department. Provided that for tenders below such limit, in exceptional cases where the Procuring Entity feels that there are special reasons for GTE, it may record its detailed justification and seek prior approval for relaxation to the above rule from the competent authority notified by the Finance Department.

Note- Global Tenders means the tenders that are floated globally due to less competition in own country, or there is a particular requirement of the tender (any material, etc.) which are not available in our country. The basic difference assumed between an open tender and a global tender enquiry is essentially the range of its applicability, while a global tender gets the worldwide publicity; an open tender is limited only within a country.

(5) Ordinarily, the minimum time to be allowed for submission of bids should be three weeks from the date of publication of the tender notice or availability of the bidding document for sale, whichever is later. Where the Procuring Entity also contemplates obtaining bids from abroad, the minimum period should be kept as four weeks for both domestic and foreign bidders.

131N Limited Tender Enquiry.—

(1) This method may be adopted when estimated value of the goods to be procured is up to Rs. 50 (Fifty) Lakh or such limit as notified by Finance Department from time to time. Copies of the bidding document should be sent directly by speed post/registered post/courier/ email to firms which are borne on the list of registered suppliers for the goods in question as referred under Rule 131 above. The number of supplier firms in Limited Tender Enquiry should be more than three.

Efforts should be made to identify a higher number of approved suppliers to obtain more responsive bids on competitive basis.

Further, a Procuring Entity should publish its limited tender enquiries on e-Procurement Platform or any other platform (as applicable) or on the Departmental website.

(2) Purchase through Limited Tender Enquiry may be adopted even where the estimated value of the procurement is more than Rs. 50 (Fifty) Lakh, in the following circumstances: -

a. The competent authority in the Administrative Department/ Procuring Entity certifies that the demand is urgent, and any additional expenditure involved by not procuring through advertised tender enquiry is justified in view of urgency. The Procuring Entity should also put on record the nature of the urgency and reasons why the procurement could not be anticipated which should be approved by the concerned Administrative Department.

b. There are sufficient reasons, to be recorded in writing by the competent authority, indicating that it will not be in public33 (cid:464)बहार गजट (असाधारण), 12 (cid:464)दस(cid:224)बर 2024 interest to procure the goods through advertised tender enquiry.

c. The sources of supply are definitely known and possibility of

fresh source(s) beyond those being tapped is remote.

(3) Generally sufficient time should be allowed for submission of bids in cases of Limited Tender Enquiry which will not be less than 10 (ten) days. However, the Procuring Entity may decide such time keeping in view the urgency of procurement.

131O Two bid system (simultaneous receipt of separate technical and financial bids).—

(1) For purchasing high value plant, machinery etc. and goods/ services of a complex and technical nature, bids should be obtained in two parts as under:

a. Technical bid consisting of all technical details along with

commercial terms and conditions; and

b. Financial bid indicating item-wise price for the items

mentioned in the technical bid.

(2) The technical bid and the financial bid should be sealed by the bidder in separate covers duly super-scribed and both these sealed covers are to be put in a bigger cover which should also be sealed and duly super-scribed. The technical bids are to be opened by the Procuring Entities at the first instance in the presence of bidders after intimating them the date and time of opening the technical bid and evaluated by a competent committee or authority.

(3) At the second stage financial bids of only these technically acceptable offers should be opened after intimating them the date and time of opening the financial bid for further evaluation and ranking before awarding the contract.

131P Single Bid.—

(1) In general, a minimum of two bids shall be required for opening of bids. Single bid may be considered as 'no bid' in the first instance.

(2) In the following cases, a bid is considered to be a single bid: - a. Only one bid received by the Procuring Entity during first

time tender, or

b. No bid has been received by the Procuring Entity, or c. Two or more bids are received by the Procuring Entity but after evaluating the technical bids received by the procuring entity only one bidder qualifies, means only one bidder's financial bid remains for the evaluation.

(3) All the above three situations are the case of single bid/no bid at first instance. The procuring entity shall cancel the bid and re-invite the tender immediately. The time for submission of bid should not be less than 10 (ten) days.

(4) Even after re-inviting tender, only one bid is received or only one bid remains for evaluation of financial bid after technical evaluation, then the procuring authority in this matter shall take further action with due approval of Competent Authority as prescribed in Appendix 16.

(5) Similar amendment shall be required to be made by concerned administrative department in the Bihar Public Works Code.

131Q Single Bid.— In the case of advertised tender enquiry/limited tender enquiry /any other tendering process, late bids (i.e. bids received after the specified date and time for receipt of bids) should not be considered.

131R Single Tender Enquiry/Selection on Nomination basis.— Procurement from a single source may be resorted in the interest of the State with due approval from competent authority (as prescribed in Appendix 16) in the following exceptional circumstances: -

(i) It is in the knowledge of the concerned Administrative Department/Procuring Entity that only a particular firm is the manufacturer of the required goods and the reason for procuring from a particular firm is to be recorded and approval of competent authority is obtained.

(ii) For standardization of machinery or spare parts (including hardware and software), to be compatible to the existing sets of equipment (on the advice of a competent technical expert and approved by the competent authority), the required item is to be purchased only from a selected firm.

(iii) In a case of emergency, the required goods are necessarily to be purchased from a particular source and the reason for such decision is to be recorded and approval of the competent authority should be obtained.

Note: Proprietary Article Certificate in the following form is to be provided by the Procuring Entity before procuring the goods from a single source under the provision of Sub-Rule (i) and (ii) above as applicable.

(i) The indented goods are manufactured by M/s.......... (ii) No other make or model is acceptable for the following

reasons :............................................

(iii) Concurrence of Internal Financial Advisor/Finance

Department to the proposal vide: ……… (iv) Approval of the competent authority vide: ……

(Signature with date and designation of the indenting officer) 131S Electronic Reverse Auction (e-Reverse Auction).—

(1) Electronic Reverse Auction means an online real-time purchasing technique utilized by the procuring entity to select the successful bid, which involves presentation by bidders of successively more favourable bids during a scheduled period of time and automatic evaluation of bids.

(2) A procuring entity may choose to procure a subject matter of procurement by the electronic reverse auction method, if,

a. It is feasible for the procuring entity to formulate a detailed

description of the subject matter of the procurement.

b. There is a competitive market of bidders anticipated to be qualified to participate in the electronic reverse auction, so that effective competition is ensured.

c. The criteria to be used by the procuring entity in determining the successful bid are quantifiable and can be expressed in monetary terms. and

d. selection of successful bidder is to be done by Least Cost

Selection Method.

(3) The procedure for electronic reverse auction shall include the following, namely:

a. The procuring entity shall solicit bids through an invitation to the electronic reverse auction to be published or communicated in accordance with the provisions similar to e- procurement.

b. The invitation shall, in addition to the information as specified in e-procurement, include details relating to access to and registration for the auction, opening and closing of the auction and norms for conduct of the auction; and

c. Any other guidelines and procedures notified hereunder by the

Finance Department from time to time. 131T Maintenance Contract.— Depending on the cost and nature of the goods or services to be purchased, it may also be necessary to enter into maintenance contract(s) of suitable period either with the supplier of the goods/services or with any other competent firm, not necessarily the supplier of the subject goods/services. Such maintenance contracts are especially needed for sophisticated and costly equipment and machinery or technically complex services contract. It may, however, be kept in mind that the goods or services are maintained free of charge by the supplier during its warranty period or such other extended periods as the contract terms may provide and the paid maintenance should commence only thereafter.

The Procuring Entity shall ensure that maintenance contract shall be processed before the end of warranty period of the goods or services.

131U Performance Security.—

(1) To ensure due performance of the contract, Performance Security is to be obtained from the successful bidder awarded the contract. Performance security shall be solicited from all successful bidders except from those bidders who are exempted from submission of bid security under The Bihar Purchase Preference Policy, 2024 (as amended from time to time).

(2) Performance Security should range between five percent (5%) to ten percent (10%) of the value of the contract as specified in the bid documents.

In respect of procurement of Consultancy Services, performance security should be for an amount of 3-5% of the contract value.

Notwithstanding anything contained in this sub-rule, where the State Government being of the opinion that there exist grave situations such as natural calamity or Pandemic or Epidemic diseases or floods etc. in which the State's economy is adversely affected, the State Government may, direct the procurement entity to reduce the performance security taken in case of existing contracts of ongoing36 (cid:464)बहार गजट (असाधारण), 12 (cid:464)दस(cid:224)बर 2024 projects, from such date and on such conditions as may be specified in the order.

(3) Performance security shall be furnished, in any one of the following acceptable forms safeguarding the purchaser's interest in all respects.

a. Online payment through government portal; b. Bank Guarantee/s of a Commercial banks, preferably electronic Bank Guarantee. It shall be verified from the issuing bank;

c. Account Payee Demand Draft, Fixed Deposit Receipt from a

Commercial bank; and

d. Other conditions regarding bank guarantee/ e-Bank Guarantee

shall be same as mentioned in the rules for Bid Security.

(4) Performance security furnished shall remain valid for a period of sixty (60) days (or as specified in the bidding document) beyond the date of completion of all contractual obligations of the bidder, including warranty obligations and maintenance and defect liability period.

(5) Bid security should be refunded to the successful bidder on receipt of Performance Security.

131V Advance & Part Payment to Suppliers.—

(1) Advance payment to supplier: Ordinarily, payments for services rendered or supplies made should be released only after the services have been rendered or supplies made. However, it may become necessary to make advance payments in the following types of cases:- (i) Advance payment demanded by firms holding maintenance contracts for servicing of air- conditioners, computers, other costly equipment, etc.

(ii) Advance payment demanded by firms against fabrication

contracts, turn-key contracts etc.

(iii) Such advance payments should not exceed the following

limits:-

a. Thirty percent (30%) of the contract value to private

firms;

b. Forty percent (40%) of the contract value to a State or Government of India agency or a Public Sector Enterprises; or

c. In case of maintenance contract, the amount should not exceed the amount payable for six months under the contract.

(iv) Administrative Department may relax, in consultation with the Finance Department, the ceilings (including percentage laid down for advance payment for private firms) mentioned above. While making any advance payment as above, adequate safeguards in the form of bank guarantee/e-bank guarantee etc. should be obtained from the firm.

(2) Part payment to suppliers: Depending on the terms of delivery incorporated in a contract, part payment to the supplier may be released after it dispatches the goods from its premises in terms of the contract.

131W Transparency, competition, fairness and elimination of arbitrariness in the procurement process.— All government purchases should be made in a transparent, competitive and fair manner, to secure best value for money. This will also enable the prospective bidders to formulate and send their competitive bids with confidence. Some of the measures for ensuring the above are as follows: -

(i) The text of the bidding document or request for proposal (RFP) should be self-contained and comprehensive without any ambiguities with full description of subject matter of procurement which meets the needs of Procuring Entity. It shall be objective, functional, generic and measurable. It set out the relevant technical, quality and performance characteristics. All essential information, which a bidder needs for sending responsive bid, should be clearly spelt out in the bidding document in simple language. The condition of prior turnover and prior experience may be relaxed, as notified under Bihar Purchase Preference Policy, 2024, subject to meeting of quality & technical specifications and making suitable provisions in the bidding document. The bidding document should contain, inter alia;

a. Description and Specifications of goods/services including the

nature, quantity, time and place or places of delivery.

b. The criteria for eligibility and qualifications to be met by the bidders such as minimum level of experience, past performance, technical capability, manufacturing facilities and financial position etc. or limitation for participation of the bidders, if any.

c. Eligibility criteria for goods/services indicating any legal restrictions or conditions about the origin of goods etc. which may require to be met by the successful bidder.

d. The procedure as well as date, time and place for sending the

bids.

e. Date, time and place of opening of the bids. f. Criteria for evaluation of bids g. Special terms affecting performance, if any. h. Essential terms of the procurement contract and terms of

delivery.

i. Bidding Documents should include a clause that "if a firm quotes NIL charges / consideration, the bid shall be treated as unresponsive and will not be considered".

(ii) Any other information which the procuring entity considers necessary for the bidders to submit their bids.

(iii) Modification to bidding document:

a. In case any modification is made to the bidding document, or any clarification is issued which materially affects the terms contained in the bidding document, the procuring entity shall publish or communicate such modification or clarification in38 (cid:464)बहार गजट (असाधारण), 12 (cid:464)दस(cid:224)बर 2024 the same manner as the publication or communication of the initial bidding document was made.

b. In case a clarification or modification is issued to the bidding document, the procuring entity shall, before the last date for submission of bids, extend such time limit, if, in its opinion more time is required by bidders to take into account the clarification or modification, as the case may be, while submitting their bids.

c. Any bidder who has submitted his bid in response to the original invitation shall have the opportunity to modify or resubmit it, as the case may be, or withdraw such bid in case the modification to bidding document materially affect the essential terms of the procurement, within the period initially allotted or such extended time as may be allowed for submission of bids, after the modifications are made to the bidding document by the procuring entity:

Provided that the bid last submitted, or the bid as modified by

the bidder shall be considered for evaluation.

(iv) Suitable provision should be kept in the bidding document to enable a bidder to question the bidding conditions, bidding process and/ or rejection of its bid. The reasons for rejecting a tender or non-issuing a tender document to a prospective bidder must be disclosed where enquiries are made by the bidder.

(v) Suitable provision for settlement of disputes, if any, emanating from the resultant contract, should be kept in the bidding document. (vi) The bidding document should indicate clearly that the resultant contract will be interpreted under Indian Laws (including specific State Laws).

(vii) The bidders should be given reasonable time to prepare and send their bids.

(viii) The bids should be opened in public and authorised representatives of the bidders should be permitted to attend the bid opening.

(ix) The specifications of the required goods should be clearly stated without any ambiguity so that the prospective bidders can send meaningful bids. In order to attract sufficient number of bidders, the specification should be broad based to the extent feasible. Efforts should also be made to use standard specifications which are widely known to the industry.

(x) Pre-bid conference: In case of turnkey contract(s) or contract(s) of special nature for procurement of sophisticated and costly equipment or wherever felt necessary, a suitable provision is to be kept in the bidding documents for one or more rounds of pre-bid conference for clarifying issues and clearing doubts, if any, about the specifications and other allied technical details of the plant, equipment and machinery etc. projected in the bidding document. The date, time and place of pre-bid conference should be indicated in the bidding document. This date should be sufficiently ahead of bid opening date. The records of such conference shall be intimated to all bidders and, shall also be exhibited on the website(s) where tender was published.

(xi) Criteria for determining responsiveness are to be taken into account for evaluating the bids such as:

a. Time of delivery. b. Performance/efficiency/environmental characteristics. c. the terms of payment and of guarantees in respect of the

subject matter of procurement

d. Price. e. cost of operating, maintaining, and repairing etc.

(xii) Bids received should be evaluated in terms of the conditions already incorporated in the bidding documents; No new condition which was not incorporated in the bidding documents should be brought in for evaluation of the bids. Determination of a bid's responsiveness should be based on the contents of the bid itself without recourse to extrinsic evidence.

(xiii) Bidders should not be permitted to alter or modify their bids after expiry of the deadline for receipt of bids.

(xiv) Negotiation with bidders after bid opening must be severely discouraged. However, in exceptional circumstances where price negotiation against an ad-hoc procurement is necessary due to some unavoidable circumstances, the same may be resorted to only with the lowest evaluated responsive bidder.

(xv) In the rate contract system, where a number of firms are brought on rate contract for the same item, negotiation as well as counter offering of rates are permitted with the bidders in view and for this purpose special permission should be given to the State Purchase Organisation.

(xvi) Contract should ordinarily be awarded to the lowest evaluated bidder whose bid has been found to be responsive and who is eligible and qualified to perform the contract satisfactorily as per the terms and conditions incorporated in the corresponding bidding document. However, where the lowest acceptable bidder against ad-hoc requirement is not in a position to supply the full quantity required, the remaining quantity, as far as possible, be ordered to the next higher responsive bidder at the rates offered by the lowest responsive bidder.

(xvii) The name of the successful bidder awarded the contract should be mentioned in the Administrative Department's/ Procuring entities website and their notice board or bulletin.

(xviii) Rejection of all Bids is justified when -

a. effective competition is lacking (less than two valid offer/ bid

is not available for opening of tender)

b. all Bids and Proposals are not substantially responsive to the

requirements of the Procurement Documents.

c. the Bids'/Proposals' prices are substantially higher or lower

than the updated cost estimate or available budget; or

d. none of the technical Proposals meets the minimum technical

qualifying score.

(xix) Lack of competition in sub-rule Error! Reference source not found.(a) shall not be determined solely based on the number of Bidders. Even when only one Bid is submitted, the process may be considered valid, provided following conditions are satisfied:

a. the procurement was satisfactorily advertised, and sufficient

time was given for submission of bids.

b. the qualification criteria were not unduly restrictive; and c. prices are reasonable in comparison to market values. (xx) When a limited or open tender results in only one effective offer, it shall be treated as a single tender Bid.

131X Efficiency, Economy and Accountability in Public Procurement System.— Public procurement procedure should ensure efficiency, economy and accountability in the system. To achieve the same, the following key areas should be addressed: -

(i) To reduce delay, appropriate time frame for each stage of procurement should be prescribed by the Procuring Entity.

(ii) To minimise the time needed for decision making and placement of contract, every Administrative Department/other Procuring Entity, with the approval of the competent authority, may delegate, wherever necessary, appropriate purchasing powers to the lower functionaries.

(iii) The Procuring Entity should ensure placement of contract within the original validity of the bids. Extension of bid validity must be discouraged and resorted to only in exceptional circumstances.

(iv) The designated State Purchase Organisation(s) should bring into the rate contract system more and more common user items which are frequently needed in bulk by various Government departments. The State Purchase Organisation should also ensure that the rate contracts remain available without any break.

131Y Buy-Back Offer.—When it is decided with the approval of the competent authority to replace an existing old item(s) with a new and better version, the Procuring Entity may trade the existing old item while purchasing the new one. For this purpose, a suitable clause is to be incorporated in the bidding document so that the prospective and interested bidders formulate their bids accordingly. Depending on the value and condition of the old item to be traded, the time as well as the mode of handing over the old item to the successful bidder should be decided and relevant details in this regard suitably incorporated in the bidding document. Further, suitable provision should also be kept in the bidding document to enable the purchaser either to trade or not to trade the item while purchasing the new one.

Procurement of Services

A.- Consultancy Services

131Z Definition of Consultancy Services.— "Consulting Service means any subject matter of procurement (which as distinguished from 'Non- Consultancy Services' involves primarily non-physical project-specific, intellectual and procedural processes where outcomes/ deliverables would vary from one consultant to another), other than goods or works, except those incidental or consequential to the service, and includes professional, intellectual, training and advisory services or any other service classified or41 (cid:464)बहार गजट (असाधारण), 12 (cid:464)दस(cid:224)बर 2024 declared as such by a procuring entity but does not include direct engagement of a retired Government servant.

Note: These Services typically involve providing expert or strategic advice e.g., management consultants, policy consultants, communications consultants, Advisory and project related Consulting Services which include, feasibility studies, project management, engineering services, finance, accounting and taxation services, training and development etc.

131 ZA Hiring of Consulting Services.— The Administrative Department/Procuring Entity may hire external professionals, consultancy firms or consultants (referred to as consultant hereinafter) for a specific job, which is well defined in terms of contract and time frame for its completion.

131 ZB Fundamental Principles for hiring of consulting services.— This section contains the fundamental principles applicable to all Departments and Procuring Entities regarding engagement of consultant(s). Detailed instructions in consonance with the basic rules contained in this chapter, to this effect may be issued by the concerned Departments with the consent of Finance Department.

131 ZC Identification of Services required to be performed by consultants.— Engagement of consultants may be resorted to in situations requiring high quality services for which the concerned Procuring Entity does not have requisite expertise. Approval of the competent authority should be obtained before engaging consultant(s).

131 ZD Preparation of scope of the required Consultant(s).— The Administrative Department/Procuring Entity should prepare the requirement, objectives and the scope of the assignment in simple and concise language. The eligibility and prequalification criteria to be met by the consultants should also be clearly identified at this stage.

131 ZE Estimating reasonable expenditure.— Procuring Entity proposing to engage consultant(s) should estimate reasonable expenditure for the same by ascertaining the prevalent market conditions and consulting other organisations engaged in similar activities. However, actual expenditure shall be discovered through the procurement process outlined in this chapter.

131 ZF Identification of likely sources.—

(1) Where the estimated cost of the consulting service is up to Rs. 1 (one) Crore through empanelment of potential consultants may be done on the basis of formal or informal enquiries from other Procuring Entities or Organisations involved in similar activities, Chambers of Commerce & Industry, Association of consultancy firms etc. (2) Where the estimated cost of the consulting services is above Rs. 1(one) Crore, in addition to sub- rule (1) above, an enquiry for seeking "Expression of Interest/Request for Proposal (RFP)" from consultants should be published on GeM/ e-Procurement Portal. An organisation having its own website should also publish all its advertised tender enquiries on the website and the website address should also be given in the advertisements, at least one national/State daily newspaper as the requirement of responsive bid.

(3) Enquiry for seeking Expression of Interest should include in brief, the broad scope of work or service, inputs to be provided by the Procuring Entity, eligibility and the pre-qualification criteria to be met42 (cid:464)बहार गजट (असाधारण), 12 (cid:464)दस(cid:224)बर 2024 by the consultant(s) and consultant's past experience in similar work or service. The consultants may also be asked to send their comments on the objectives and scope of the work or service projected in the enquiry. Adequate time should be allowed for getting responses from interested consultants.

131 ZG Empanelment of Consultancy services.— At the level of Administrative Department or State Purchase organization or any procuring entity notified by the State Government, specific nature of procurement services is done frequently, empanelment of minimum four consultants may be done for two years and extendable by one another year only. Consultancy service up to Rupees 1 (one) crore may be awarded to them.

131 ZH Preparation of Terms of Reference (TOR).— The TOR should include:

(i) Precise statement of objectives; (ii) Outline of the tasks to be carried out; (iii) Schedule for completion of tasks; (iv) The support or inputs to be provided by the Procuring Entity to facilitate the consultancy; and

(v) The final outputs that will be required from the Consultant. 131 ZI Preparation and Issue of Request for Proposal (RFP).— RFP is the document to be used by the Procuring Entity for obtaining offers from the consultants for the required service. The RFP should be issued to the shortlisted consultants to seek their technical and financial proposals. The RFP should contain:

(i) A letter of Invitation (ii) Information to Consultants regarding the procedure for submission of proposal.

(iii) Terms of Reference (TOR). (iv) Eligibility and pre-qualification criteria in case the same has not been ascertained through Enquiry for Expression of Interest.

(v) List of key position whose curriculum vitae (CV) and experience would be evaluated.

(vi) Bid evaluation criteria and selection procedure. (vii) Standard formats for technical and financial proposal. (viii) Proposed contract terms. (ix) Procedure proposed to be followed for midterm review of the progress of the work and review of the final draft report.

131 ZJ Receipt and opening of proposals.— Proposals should ordinarily be asked for from consultants in 'Two bid' system (as specified in Rule 131O) with technical and financial bids sealed separately. The bidder should put these two sealed envelopes in a bigger envelop duly sealed and submit the same to the Procuring Entity by the specified date and time at the specified place. On receipt, the technical proposals should be opened first by the Procuring Entity at the specified date, time and place.

131 ZK Late Bids.— Late bids i.e. bids received after the specified date and time of receipt should not be considered.

131 ZL Evaluation of Technical Bids.— Technical bids should be analysed and evaluated by a Consultancy Evaluation Committee (CEC) constituted by the Procuring Entity. The CEC shall record in detail the reasons for acceptance or rejection of the technical proposals analysed and evaluated by it.

131 ZM Evaluation of Financial Bids of the technically qualified bidders.— The Procuring Entity shall open the financial bids of only those bidders who have been declared technically qualified by the Consultancy Evaluation Committee as per Rule 131ZL above for further analysis or evaluation and ranking and selecting the successful bidder for placement of the consultancy contract.

131 ZN Methods of Selection/ Evaluation of Consultancy Proposals.— The basis of selection of the consultant shall follow any of the methods given in Rule 131ZO to 131ZQ as appropriate for the circumstances in each case.

131 ZO Quality and Cost Based Selection (QCBS).—

(1) QCBS may be used for Procurement of consultancy services, where quality of consultancy is of prime concern.

(i) In QCBS initially the quality of technical proposals is scored as per criteria announced in the RFP. Only those responsive proposals that have achieved at least minimum specified qualifying score in quality of technical proposal shall be considered further.

(ii) After opening and scoring of the technical proposal, the financial proposals of technically responsive qualified bidders shall be opened, and final combined score shall be arrived at by giving predefined relative weightages for the score of quality of the technical proposal and the score of financial proposal.

(iii) The RFP shall specify the minimum qualifying score for the quality of technical proposal and also the relative weightages to be given to the quality and cost (determined for each case depending on the relative importance of quality vis-a-vis cost aspects in the assignment, e.g. 70:30, 60:40, 50:50 etc.). The proposal with the highest weighted combined score (quality and cost) shall be selected.

(iv) The weightage of the technical parameters i.e. non- financial

parameters in no case should exceed 80 percent. (2) Generally, QCBS for non-consultancy services/works shall not be adopted. However, adoption of QCBS mode of Procurement for non- consultancy services/works in special/exceptional cases will require approval of Cabinet with consent of Finance Department.

131 ZP Least Cost System (LCS).— LCS is appropriate for assignments of a standard or routine nature (such as audits and engineering design of non- complex works) where well-established methodologies, practices and standards exist. Unlike QCBS, there is no weightage for technical score in the final evaluation and the responsive technically qualified proposal with the lowest evaluated cost shall be selected.

131 ZQ Consultancy by nomination.— The selection by direct negotiation/ nomination, on the lines of Single Tender mode of procurement of goods/ services, is considered appropriate only under exceptional circumstances such as: -

(i) tasks that represent a natural continuation of previous work carried out by the firm.

(ii) in case of an emergency situation, situations arising after natural disasters, situations where timely completion of the assignment is of utmost importance.

(iii) situations where execution of the assignment may involve use of proprietary techniques or only one consultant has requisite expertise. and

(iv) Under some special circumstances, it may become necessary to select a particular consultant where adequate justification is available for such single-source selection in the context of the overall interest of the Procuring Entity. Full justification for single source selection should be recorded in the file and approval of the competent authority obtained before resorting to such single-source selection.

(v) It shall ensure fairness and equity and shall have a procedure in place to ensure that the prices are reasonable and consistent with market rates for tasks of a similar nature and the required consultancy services are not split into smaller sized procurement.

(vi) The Procuring Entity may follow this procedure for engagement of consultant with the approval of the Competent Authority as specified in Appendix 16.

131 ZR Monitoring the Contract.— The Procuring Entity should be involved throughout in the conduct of consultancy, preferably by taking a task force approach and continuously monitoring the performance of the consultant(s) so that the output of the consultancy is in line with the Procuring Entity's objectives.

Procurement of Services

B. Non-Consulting Services/ Outsourcing of Services

131 ZS Non-Consulting Services/ Outsourcing of Services.— "Non-Consulting Service" means any subject matter of procurement (which as distinguished from 'Consultancy Services'), involve physical, measurable deliverables/ outcomes, where performance standards can be clearly identified and consistently applied, other than goods or works, except those incidental or consequential to the service, and includes maintenance, hiring of vehicle, outsourcing of building facilities management, security, photocopier service, janitor, office errand services, drilling, aerial photography, satellite imagery, mapping etc.

131 ZT Procurement of Non-consulting Services.— Administrative Department/ Procuring Entity may procure certain non-consulting services in the interest of economy and efficiency, and it may prescribe detailed instructions and procedures in consonance with the basic rules contained in this chapter, to this effect with the consent of Finance Department.

131 ZU Identification of likely contractors.— The Administrative Department/ Procuring Entity should prepare a list of likely and potential contractors on the basis of formal or informal enquiries from other Procuring Entities and Organisations involved in similar activities.

131ZV Preparation of Tender enquiry.— Procuring Entity should prepare a tender enquiry containing, inter alia:

(i) The details of the work or service to be performed by the contractor;

(ii) The facilities and the inputs which will be provided to the contractor by the Procuring Entity;

(iii) Eligibility and qualification criteria to be met by the contractor for performing the required work/service; and

(iv) The statutory and contractual obligations to be complied by the contractor.

131ZW Invitation of Bids.—

(i) For estimated value of the non-consulting service up to Rs. 50 (Fifty) lakh or less: -The Procuring Entity should scrutinize the preliminary list of likely contractors as identified as per Rule 131 ZU above, decide the prima facie eligible and capable contractors and issue limited tender enquiry to them asking for their offers by a specified date and time etc. as per standard practice. The number of the contractors so identified for issuing limited tender enquiry should be more than three.

(ii) For estimated value of the non-consulting service above Rs. 50 (Fifty) lakh: -The Procuring Entity should issue advertisement in such case, and it should also be given on GeM/ e-Procurement Portal. An organisation having its own website should also publish all its advertised tender enquiries on the website. The published advertisement in daily newspaper for invitation of tenders should give the complete website address from where the bidding documents can be downloaded.

131ZX Late Bid.— Late bids i.e. bids received after the specified date and time of receipt, should not be considered.

131ZY Evaluation of Bids Received.— The Procuring Entity should evaluate, segregate, rank the responsive bids and select the successful bidder for placement of the contract. While evaluation the concerned officer should take into account of relevant labour laws and taxation rules provisioned in the bid document. The state government may issue notifications in this regard from time to time.

131ZZ Procurement of non-consulting services by nomination.— Should it become necessary, in an exceptional situation to procure a non-consulting service from a specifically chosen contractor, the Competent Authority in the Administrative Department/ Procuring Entity may do so. In such cases the detailed justification, the circumstances leading to such procurement by choice and the special interest or purpose it shall serve, shall form an integral part of the proposal.

Full justification for single source selection/ nomination should be recorded in the file and approval of the Competent authority (as prescribed in Appendix 16) shall be obtained before resorting to such single-source selection.

131ZZA Monitoring the Contract.—The Procuring entity should be involved throughout in the conduct of the contract and continuously monitor the performance of the contractor.

131ZZB Other.— Any circumstances which are not covered in Rule 131ZS to 131ZZ for procurement of non-consulting services, the procuring entity may refer Rule 124 to Rule 131Y pertaining to procurement of goods and not to the procurement of consulting services.

Interpretation:- In case of any ambiguity of difference in interpreting the provision of English and the Hindi version of this Bihar Financial (Amendment) Rules, 2024 the provisions of English version of this Bihar Financial (Amendment) Rules, 2024 shall be applicable.

By order of the Governor of Bihar, ANAND KISHOR, Principal Secretary.

ANAND KISHOR, Principal Secretary.

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अधी(cid:162)क, सिचवालय मु(cid:289)णालय,

(cid:464)बहार, पटना (cid:430)ारा (cid:292)कािशत एवं मु(cid:464)(cid:289)त।

(cid:464)बहार गजट (असाधारण)1197-571+10-डी0ट(cid:547)0पी0।

Website: http://egazette.bih.nic.in