REGISTERED No. D. ( ID.N. - 71 रजिस्ट्री स . डी . (डॉ. एन.)-72
भारत का राजपत्र
The Gazette of India
असाधारण
EXTRAORDINARY,
भाग II-खण्ड 3-उप- खण्ड ( 1 )
PART I -Section 3-Sub-section ( 1)
प्राधिकार से प्रकाशित
PUBLISHED BY AUTHORITY
सं० 63]
नई दिल्ली, शुक्रवार , मार्च 2, 1984/फाल्गुन 12, 1905
No. 63]
NEW DELHI , FRIDAY , MARCH 2, 1984/PHALGUNA 12, 1905
इस भाग में भिन्न पृष्ठ संख्या वो जाती हैं जिससे कि यह अलग संकलन के रूप में
रखा जा सके
Separate paging is given to this Part in order thatit maybe filed as a separate compilation
विधि, न्याय और कम्पनी कार्य मंत्रालय (कम्पनी कार्य निभाग)
नई दिल्ली, 29 फरवरी, 1984
(ग) " प्रवर्तन में कम्पनी" से ऐसी कम्पनी जिसका नाम अधिनियम की धारा 560 की उपधारा ( 5 ) के अधीन रजिस्टर से नहीं काटा गया है या जिसका पूर्ण रूप से परिसमापन और अंतिम रूप से विघटन नहीं हुआ है, अभिप्रेत है ;
प्रधिसूचना
(घ ) " रजिस्ट्रीकृत दस्तावेज " से अधिनियम के अनुसरण में कम्पनी के रजिस्ट्रार द्वारा फाइल की गई , रजिस्ट्रीकृत या श्रभिलिखित कोई दस्तावेज या अधिनियम के अनुसरण में कम्पनी के रजिस्ट्रार द्वारा बनाए रखा गया कोई अन्य अभिलेख है , और सा० का० निं० 203( अ) केन्द्रीय सरकार अभिलेख नाश करण अधिनियम, 1917 ( 1917 का 5) की धारा 3 द्वारा प्रदत्त शक्तियों का प्रयोग करते हुए, निम्नलिखित नियम बनाती है, अर्थात् : --
(ङ) " कम्पनी रजिस्ट्रार से रजिस्ट्रार , अपर, संयुक्त , उप या सहायक रजिस्ट्रार , जिसका अधिनियम के अधीन कम्पनी रजिस्टर करने का कत्र्तव्य है, अभिप्रेत है ।
( 1) इन नियमों का संक्षिप्त नाम (कम्पनी रजिस्ट्रार के कार्यालय मे ) अभिलेखो का व्ययन नियम, 1984 है । 1. संक्षिप्त नाम और प्रारंभ
3. कुछ दस्तावेजों का स्थायी रूप से परिरक्षित किया जाना ( 2) ये राजपत्र में प्रकाशन की तारीख को प्रवृत्त होगे ।
2. परिभाषाएं इन नियमों में, जब तक कि संदर्भ से अन्यथा अपेक्षित न हो,
निम्नलिखित दस्तावेजों को स्थायी रूप से परिरक्षित किया जाएगा, अर्थात्
( 1) कम्पनी रजिस्टर,
(क) " अधिनियम" से समय -सयम पर यथा संशोधित कम्पनी अधि- नियम, 1956 ( 1956 का 1 ) अभिप्रेत है;
( 2 ) कम्पनी रजिस्टर की अनुक्रमणिका ,
( 3) बंधकों और प्रभारों का रजिस्टर,
( 4) बंधकों श्रीग प्रभारों की कालानुक्रमणिका .
(ख) " कम्पनी" का वही अर्थ है , जो उसका अधिनियम में है , और उसके अम्तर्गत उस अधिनियम की धारा 591 के श्रर्थान्तर्गत कोई विदेशी कम्पनी भी है ,
1518 GI/ 83-1
(1) 2
THE GAZETTE OF INDIA EXTRAORDINARY
( 5) कम्पनियों के अनुक्रमणिका पक्ष, और
( 6 ) रजिस्ट्रीकृत वस्तावेज, जो प्रगुप्त किसी कम्पनी से सम्बद्ध है और जो इन नियमों की अनुसूची I में विनिर्दिष्ट है ।
4. दस्तावेजों का नाशकरण कम्पनी रजिस्ट्रार के पूर्व श्रवेश के अधीन रहते हुए, उसके कार्यालय में के निम्नलिखित अभिलेखों को मिस्त- लिखित रूप में विनिर्दिष्ट उनके परिरक्षण की अवधि की समाप्ति के पश्चात् भष्ट किया जा सकेगा:--
( 1 ) अभिलेखों को 35 वर्ष के लिए परिरक्षित किया जाएगा ।
(i) प्रतिभूत बंधपत्र रजिस्टर,
( ii ) अधिकारियो की उत्तरवर्तन सूची ।
(2) अभिलेखों को 21 वर्ष के लिए परिरक्षित किया जाएगा ।
(i ) ऐसी कम्पनियों से जिनके नामो को अधिनियम की धारा 560 की उपधारा ( 5 ) के अधीन कम्पनी रजिस्टर से काट दिया गया है; सम्बद्ध सभो रजिस्ट्रीकृत दस्तावेज ऐसी कम्पतियो से सम्वद्ध पत्न व्यवहार सहित ।
(ii) कम्पनी परिसमापन लेखाथों से सम्बद्ध सभी कागज पक्ष और रजिस्टर, प्रतिदाय आदेश और सभी पत्र व्यवहार ।
(3) अभिलेखों को 10 वर्ष के लिए परिरक्षित किया जाएगा :-
(i) कम्पनी से सम्बद्ध सरकारी आदेशों की प्रतियां ,
(ii) अधिनियम की धारा 205-क के अधीन कम्पनी के असंदत्त लाभांश लेखा से संवाय से सम्बद्ध सभी कागज पत्त्र, रजिस्टर , प्रतिवाय श्रादेश और पन्ने व्यवहार ।
( iii ) कम्पनियों के रजिस्ट्रीकृत दस्तावेज जिनका पूर्ण रूप से परिसमान और अंतिम रूप से विघटन हो गया है, ऐसी कम्पनियों से सम्बद्ध पत्त व्यवहार सहित ।
(4) अभिलेखों को 5 वर्ष के लिए परिरक्षित किया आएगा ।
(i ) मामला और अपील, यदि कोई है , के व्ययन की तारीख 5 वर्ष के लिए विधिक कार्यवाहियों से सम्बद्ध कागजपत्नों को परिरक्षित किया जाएगा ।
( ii ) सांख्यिकीय विवरणियों की प्रतियां सरकार को दी जाएंगी ।
( iii ) सभी पल्न व्यवहार जिसके अन्तर्गत तुलनपत्न अभियोजन , प्रावेशिक निवेशकों और कम्पनी विधि बोर्ड को रिपोटों जिसके अन्तर्गत अधिनियम की धारा 209-क के अधीन निरीक्षण भी है, की सवीक्षा से सम्बद्ध पत्र व्यवहार और शिकायतों से सम्बद्ध पत्त्र व्यवहार ।
परन्तु अभियोजन के मामलों की दशा में तारीख की गणना मामले और अपील , यदि कोई है, के व्ययन की तारीख से होगी ।
(5) प्रवर्तन में की किसी कम्पनी से सम्बद्ध इन नियमों की अनुसूची 2 में विनिदिष्ट रजिस्ट्रीकृत दस्तावेजों को अनुसूची में उनके सामने उपदर्शित अवधि तक परिक्षित किया जाएगा ।
(6) विदेशी कम्पनी की रजिस्ट्रीकृत दस्तावेजें ऐसी विवेशी कम्पनियों की रजिस्ट्रीकृत दस्तावेज जिनका भारत में कारबार का कोई स्थान नहीं रहा है, ऐसी कम्पनी के भारत में कारबार का कोई स्थान न रहने की तारीख से तीम वर्ष की समाप्ति के पश्चात् निम्नलिखित प्रक्रिया के अनुसार नष्ट कर दी जाएंगी:--
कम्पनी रजिस्ट्रार , विल्ली सम्बद्ध रजिस्ट्रार को एक निश्चिभ तारीख तक फिसी विशेष कम्पनी की दस्तावेज और अन्य अभिलेखों को नष्ट करने की उसके दो सप्ताह पूर्व
[PART II- SEC . 3 ( i) ]
सूचना देगा और सम्बद्ध रजिस्ट्रार ऐसी सूचना की प्राप्ति पर, उसी समय उक्त दग्मावेजों को नष्ट करेगा और कम्पनी रजिस्ट्रार दिल्ली को ऐसे नाणकरण की सूचना देगा ।
( 7 ) अभिलेखों को तीन वर्ष के लिए परिरक्षित किया जाएगा:--
( i) सभी बहियां, अभिलेख और कागजपत्र उन से भिन्न जो नियम 4 के उपनियम ( 1) , ( 2) , ( 3 ) , ( 4 ) , (5) और ( 6) में विनिदिष्ट हैं ।
( ii ) दस्तावेजों की विवरणी के बारे में फीस , अतिरिक्त फाइल , फीस के संदाय के बारे में दैनिक पत्र व्यवहार और पत्र व्यवहार ।
( 8 ) रजिस्टर का अनुमोवम कम्पनी रजिस्ट्रार के कार्यालय में कोई अभिलेख इस मिमित्त लिखित पूर्व शादेश के बिना नष्ट नहीं किया जाएगा ।
(9 ) नष्ट किए गए दस्तावेजों के अभिलेख को बनाए रखा जाना:- कम्पनी रजिस्ट्रार इस में संलग्न परिणिष्ट में उपवणित प्ररूप में दो भागों में एक रजिस्टर बनाए रखेगा जिसमें वह नष्ट किए गए अभिलेखों की संक्षिप्त त्रिशिष्टियों की प्रविष्टि करेगा और उसमें अपने हस्ताक्षर से नष्टकरण की तारीख और ढंग प्रमाणित करेगा ।
( 10 ) अन्य नियमों का लागू होना वर्जिन न होना नियमों के उपबंध (साधारण वित्तीय नियमों के संकलन परिशिष्ट 13 में अन्तविष्ट) लेजायों से सम्वद्ध कार्यालय अभि- लेखों के नाशकरण के नियमों के अतिरिक्त होंगे न कि उनके प्रल्पीकरण में और अभिलेखों के लिए अभिलेख प्रतिधारण अनुसूची के अधीन विहित श्रयधि सभी विभागों और ऐसे अन्य नियमों के लिए सामान्य होगी ) ( अनुसूची का परिशिष्ट IX, पैरा 1 भाग II)
(11) निरसन और व्यावृत्ति : ( 1) ( कम्पनी रजिस्ट्रार के कार्यालय में ) अभिलेखों का व्ययन नियम 1957 का निरसन किया जाता है ।
परन्तु नियमों के निरसन की तारीख से पूर्व 1957 के नियमों के अधीन की गई कोई कार्यवाही माल इस आधार पर कि नियमों को इस प्रकार निरसित कर दिया गया है , अविधिमान्य नहीं होगा ।
परिशिष्ट ( नियम 9 देखिए ) খান I (कम्पनियों से सम्बन्धित दस्तावेजों की विशिष्टयां)
कम्पनी का माम
अधिनियम जिसके अधीन रजिस्ट्रीकृत है
2
1
कम्पनी रजिस्ट्रार के श्राद्यक्षरों सहित नामकरण की तारीख और ढंग तारीख जिसको अंतिम रूप से विघटन या जिसका परिस- भापन हुआा या जिसका माम काटा गया । नष्ट किए गए दस्ता वेजों का वर्णन
4
5 3 'भारत का राजपत्र असाधारण
[भाग II-खंड 3 ( i) ]
भाग-11
(भाग में विनिदिष्टसे भिन्न वस्ताषेजों की विशिष्टयां)
नष्ट की गई फाइल या दस्तावज की विषय जिससे दस्तावेज सम्बन्धित है
संख्या
1
2
नष्ट किए गए दस्तावेज का वर्णन कम्पणी रजिस्ट्रार के आद्याक्षरों सहित नाशकरण की तारीख और ढंग
3
4
अनुसूत्रो I
[नियम 3( 6) देखिए ]
कैम
दस्तावेज का नाम
परिरक्षण की अवधि
सं०
1
2
3
1.
स्थायी कम्पनी विधि वोर्ड के प्रादेश की प्रमाणित प्रति जिससे ज्ञापन के परिवर्तन की पुष्टि होती हो और इस प्रकार परिवर्तित किए गए ज्ञापन की एक मुद्रित प्रति [धारा 16 ( 1 ) ]
स्थायी 2. एक राज्य से अन्य राज्य को रजिस्ट्रीकृत कार्या- लय परिवतन की पुष्टि करने वाले आदेश की प्रमाणित प्रति (धारा 18) ( 3 )
स्थायी 3. नई कम्पनी के रजिस्ट्रीकरण के लिए ज्ञापन श्रीर अनुच्छेद [धारा 33 ( 1) ]
4. ज्ञापन और संगम अनुच्छेदों में उपांतर के लिए द्वारा 25 के अधीन दिए गए अनुमोदन, और धारा 31 या धारा 13-क के अधीन कोई आवेश स्थायी
स्थायी 5. किसी प्राइवेट कम्पनी द्वारा जो स्वयं को पब्लिक कम्पनी में संपरिवर्तन के लिए अनुच्छेदों का परि- वर्तन कर रही है , प्रोस्पेक्टस या प्रोस्पेक्टस के स्थान पर विवरण ( धारा 4) ।
6. पब्लिक कम्पनी द्वारा प्रोस्पेक्टस
स्थायी
स्याथी 7. ऐसी कम्पनी द्वारा जो प्रोस्पेक्टस जारी नही करती प्रोस्पेक्टस के स्थान पर वियरण ( धारा- 70)
स्थायी 8. समेकन या शेयर पूंजी के विभाजन और स्टाक में संपरिवर्तन और पुनः संपरिवर्तन की सूचमा (धारा 95)
स्थायी 9. शेयर पूंजी की वृद्धि की सूचना ( धारा 97)
स्थायी 10. सदस्यों की बुद्धि की सूचना (धारा 97)
स्थायी 11. णेयर पूंजी की कमी की पुष्टि करने वाले न्याया- लय का भावेश और कार्यवृत्त की प्रमाणित प्रति (धारा 104)
3
I
2
3
स्थायी 12. शेयर धारक के अधिकार के रहकरण या फेर- फार की बाबत न्यायालय के आदेश की प्रति (धारा 107)
स्थायी 13. रिसीवर/प्रबंधक के इस प्रकार न रहने की सूचना (धारा 137)
स्थापी 14. रिसीवर/ प्रबंधक की नियुक्ति की सूचना (धारा 137)
स्थायी 15. रजिस्ट्रीकृत कार्यालय और उसमें किए गए किसी परामर्श की सूचना ( धारा 146)
स्थायो 16. सवस्यों के रजिस्टर की परिशुद्धि की सूचना (धारा 156)
17. कार्यालय की जहां विदेशी रजिस्टर रखा जाता है या उसमें से किसी परिवर्तन की सूचना
स्थायी [धारा 157 ( 2) ]
स्थायी 18. कानूनी रिपोर्ट (बारा 165 )
स्थायी 19. अदावाकृत लाभांग की सूची, कम्पनी असंदत्त लाभांश ( केन्द्रीय सरकार के साधारण राजस्व लेखों का अम्तरण ) नियम, 1978 ) का प्रारूप सं० 1 नियम 3 ( 5) (धारा 205क )
स्थायी 20. पते की सूचना जिस पर लेखा बहियां बनाए रखी जाती हैं, ( धारा 209 ( 1 ) ) 1
स्थायी 21. वार्षिक तुलनपस्न और लाभ और हामि लेख्ने (घारा 220)
स्थायी 22. कम्पनियों की बाबत न्यायालय के आदेश की प्रति और लेनदारों भीर सवस्यों के साथ ठहराव और अपील आदेशों की प्रति [ ( धारा 391) ( 3) (1) ]
स्थायी 23. कम्पनियों की पुनः संरचना और समामेलन से संबंधित न्यायालय के आदेजों की प्रति [धारा 394( 3) ] ।
स्थायी 24. स्कीम या संविदा जिसमें शेयर का अम्तरण अम्तवलित है ( धारा 395) ( 4 ) ( क) ( 1)
स्थायी 25. विसम्मत शेयर धारकों की सूचना ( धारा 395)
स्थायी 26. समामेलन का आवेश ( धारा 396)
27. धारा 397 या धारा 398 के अधीन ज्ञापन और संगम अनुच्छेद के परिवर्तन के लिए क्याया- लय के आदेशों की प्रति ।
स्थायी
स्थायी 28. रिसीवर लेखों के संक्षिप्त ( धारा 421 ) । भारतीय रिजर्स बैंक में प्रेषण और प्रत्याहरण का रजिस्टर
स्थायी 29 . श्रदावाकृत लाभाशों का विवरण ( धारा 555 )
स्थायी 30. न्यायालय आदेशों की प्रमाणित प्रति जिनके द्वारा विघटन को शून्य घोषित किया गया है [धारा 559 ) ( 2 ) ] ।
31. विद्यमान कम्पनियों का रजिस्ट्रीकरण-सकल्प की प्रति (धारा 565 )
स्थायी 3 विद्यमान कम्पनियों का रजिस्ट्रीकरण-सदस्यो की सूची [ द्वारा 567 ( क ) ] ।
4
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2
3
33. विद्यमान कम्पनियों का रजिस्ट्रीकरण फाइल किए जाने वाली विशिष्टयों का विवरण द्वारा 567) ( ग) ]
34. विद्यमान ज्वाइंट स्टोक कम्पनी द्वारा सीमित/ अवरिसिमित कम्पनी के रूप में रजिस्ट्रीकरण के लिए आवेदन ( धारा 568)
स्थायी
स्थायी 35. लिमिटेड/अन लिमिटेड के रूप में रजिस्ट्रीकरण के लिए विद्यमान कम्पनी द्वारा आवेदन ( जो स्टाक कम्पनी नहीं हैं ) ( धारा 568)
स्थायी
36. विद्यमान कम्पनियों का रजिस्ट्रीकरण निवेशकों की सूची श्रादि [द्वारा 568 ( क) ]
स्थायी ।
37. विद्यमाम कम्पनी का रजिस्ट्रीकरण घोषणा प्रारूप ( धारा 569)
अनुसूची 2 (नियम 5 देखिए)
सं० दस्तावेज का नाम
परिरक्षण की अवधि
10 वर्ष 1. अनुच्छेदों में इस प्रकार नामित किसी अधि- वक्ता अटर्नी, प्लीडर था निदेशक , प्रबंध निदेशक, सचिव और कोषागार , प्रबंधक या सचिव द्वारा अधिनियम की अपेक्षाओं के अनुपालन की घोषणा [द्वारा 33 ( 2 ) ]
2. कम्पनी ( मिक्षेपों का प्रतिग्रहण ) नियम, 1975 की धारा 58 क नियम 10 के अधीन फाइल की गई निक्षेप विवरणी
8 वर्ष
8 वर्ष
3. धारा 58 क के अधीन ( नियम 4/ 4क पूर्वोक्त के अधीन विज्ञापन या विज्ञापन के स्थान पर विवरण की प्रति ।
5 वर्ष 4. शेयरों के आवंटन की विवरणी [धारा 75 (1) ( क)]
5. नकद से अन्यया पूर्णतः या भागतः संदत्त शेयरों के आवंटन की संविदा और ऐसी संविदा की सत्यापित प्रतियां [धारा 75 ( 1 ) (ख) ] 5 वर्ष
5 वर्ष
6. ऐसी संविदाओं की जो लिखित रूप में नहीं है, विहित विशिष्टियां । [धारा 75 ( 2) ( 1 ) ] 1
7. शेयरों के लिए अभिदाय की कमीशन की दर प्रतिशत की रकम प्रकट करने वाला विवरण जहां में अभिदाय के लिए जनता को प्रस्ता बित नहीं किए गए हैं ( धारा 76) । 5 वर्ष
8. बंधकों की विशिष्टिर्या (धारा 125) प्रभारों की तुष्टि के पश्चात् 10 वर्ष
प्रभारों की पुष्टि के पश्चात् 10 वर्ष 9. प्रभार के अधीन रहते हुए अर्जित सम्पत्ति पर प्रभार की विशिष्टियां ( धारा 127 )
डिजेंवरों के उन्मोचन
के पश्चात् एक वर्ष ।
10. डिम'वरों की श्रृंखला के पुरोधरण का रजिर ट्रीकरण ( धारा 123)
[ PART II- SEC . 3 (i ) ]
1
3 2
डिबेंघरों के पुरोवरण के पश्चात् एक वर्ष 11. एक श्रृंखला से अधिक में डिबेंचरों का रजि स्ट्रीकरण ( धारा 128 का परस्तुक )-
5 वर्ष
12. डिवेंचरों पर कमीशन की विशिष्टियां ।
13. प्रभार के उपास्तरण की विशिष्टियां ( घाग 135 ) प्रभार की तुष्टि के
पश्चात् 10 वर्ष ।
14. प्रभार की तुष्टि का ज्ञापन ( धारा 138 )
तुष्टि के पश्चात् 10 वर्ष
के पश्चात् एक वर्ष । रजिस्ट्रार द्वारा प्रमाण पन जारी किए जाने 15 प्रोस्पेक्टस जारी करने वाली कम्पनी द्वारा कारबार प्रारंभ करने के पूर्व घोषणा (धारा 149( 1) ]
यथोक्त
16. प्रोस्पेक्टस के स्थान पर विवरण जारी करने बाली कम्पनी द्वारा कारबार प्रारंभ करने के पूर्व घोषणा [धारा 149 ( 2 ) ]
विवरणी का फाईल 17. ऐसी कम्पनी के जिसकी शेयर पूंजी है , सदस्यों 5 वर्ष या अगली की वार्षिक विवरणी (धारा 159)
किया जाना, इनमें से
जो भी बाद में हो ।
18. ऐसी कम्पनी जिसकी शेयर पजी नहीं है , मदस्यों की वार्षिक विवरणी ( धारा 160 )
3 वर्ष या अगली विवरणी को फाईल किया जाना । इनमें से जो भी बाद में हो ।
४ वर्ष
19. धारा 187 -ग के अधीन विवरणी
5 वर्ष
20. मंकल्प और करों का रजिस्ट्रीकरण ( धारा 192)
3 वर्ष
21. लेखा परीक्षक की सूचना [ धारा 224 ( 1 ) ] एफ-234 खा
10 वर्ष 22. रजिस्ट्रार के पास फाइल की जाने वाली मिवेशकता के लिए अभ्यर्थियों की सहमति [धारा 264 ( 2) ]
10 वर्ष
23. निदेशक होने के लिए सहमति देने वाले व्यक्तियों की मूत्री [ धारा 266 ( 4) ]
10 वर्ष 24. निदेशकों का सहमति प्ररुप ( धारा 266 ) (1 ) (क) और निदेशक के नाम में रजि स्ट्रीकृत शेयर की माबत रापथपक्ष [धारा 266 ( 1 ) ( ख) ] ( iv )
10 वर्ष 25. अर्हता णेयर लेने के लिए निदेशकों का बचन बंध (धारा 266 (1) ( ख ) ( iii ) ] और निदेशक द्वारा धारित अहंता शेयरों की त्रोषणा ( धारा 271)
5 वर्ष
26. निदेशकों की विशिष्टियां आदि [धाग 303 ( 2 ) ]
27. न्यायालय द्वारा परिसमापन आवेश की प्रति [धारा 445 ( 1) ]
कम्पनी अधिनियम, 1956 की धारा 559 के अधीन विघटन की तारीख से 5 वर्ष या आवेदन नामजूर किए जाने के पश्चात् । मर्प
यथोक्त 28. शासकीय परिसमापक के मंपरीक्षित लेख [घारा 462 ( 4) ] 5
भारत का राजपत्र अमाधारण
[भाग 11---खंड 3 ( 1 ) ]
3
2
1
1917 ) the Central Government hereby makes the follow- ing rules , namely : ---
यथोक्ल
29 परिसमान को रोकने वाले न्यायालय के आवेण की प्रति धाग 406 ( 3 ) ]
1. Short title and commencement . ( 1 ) These rules may be called the Disposal of Records ( in the Offices of the Registrars of Companies ) Rules , 1984.
(2) They shall come into force on the date of their publication in the Official Gazette.
30. न्यायालय द्वारा कम्पनी के विघटन के आदेश की प्रति धारा 481 ( 2) ]
2. Definitions .In these Rules , unless the context orher- wise requires-
( a) "Act " means the Companies Act , 1956 ( 1 of 1956 ) as amended from time to time ;
कम्पनी अधिनियम 1956 की धाग 559 के अधीन विघटन की तारीख से 5 वर्ष या आवेदन के नामजूर किए जाने पश्चात् एक वर्ष ।
यथास्त
( b ) " Company " has the meaning assigned to it in the Act and includes a foreign company within the meaning of section 591 of the Act ;
31 स्वच्छा परिसमान की दशा में दिवालापन की घोषणा [घारा 488 ( 2 ) ( क ) ]
32. स्वेच्छा परिसमापन की नियुक्ति की सूचना
यथोक्न
[धारा 493 ( 1) ]
( c ) "Company in operation " means a company whose name has not been struck off the Register under sub -section ( 5 ) of section 560 of the Act or which has not been fully wound up and nually dissolved ;
33. अन्तिम अधिवेशन आर सदस्यों के परिममापन की दशा में विघटन की विवरणी [धाग
यथोक्त
47 ( ) ]
( d) " Registered Document " means a document filed , registered or recorded by the Registrar of Com- panies in pursuance of the Act and any register or other record maintained by the Registrar of Com- panies in pursuance of the Vet ; and 34. सदस्यों के परिसमापन की दणा में विधटन की तारीख आम्थगित करने वाले न्यायालय के आदेण की प्रति [धारा 497 ( 6 ) ]
( e ) "Registrar of Companies" means a Registrar, or an Additional , a Joint , Deputy or an Assistant Registrar , having the duty of registering companies under the Act .
35. लेनवारों के संकल्प की सूचना का परिसमापन
यथोक्त
[धारा 501 ( 1) ]
3. Certain documents to be preserved permanently :--- The following documents shall be preserved permanently, namely :-
36. लेनदारी के परित्तमापन में विघटन की तारीख आस्थगित करने वाले न्यायालय के आदेश की
(1 ) the Register of Companies ;
यथोक्त
प्रति [धारा 509 ( 1 ) ]
(2) the Index to the Register of Companies ;
( 3 ) the Register of Mortgages and Charges ;
37 लेनदारों के परिसमापन की दशा में अन्तिम अधिवेशन और विघटन की विवरणी [द्वारा
(4) the Chronological Index of Mortgages and charges ;
यथाक्न
509 ( 3 )
( 5) Index Cards of Companies and
(6) registered documents which relate to any company in operation and which are specified in Schedule 1 to these Rules .
38. स्वेच्छा परिममापन की दणा में न्यायालय द्वारा परिसमापक द्वारा अपनी नियुक्ति की सूचना [धारा 516 ( 1 ) ] कम्पनी अधिनियम 1956 की धाग 559 के अधीन विघटन की तारीख से
5 वर्ष या आवेदन
नामंजूर किए जाने के
पश्चात् एक वर्ष ।
4. Destruction of documents . Subject to the previous order of the Registrar of Companies , the following records in his office may be destroyed after the expiration of the period of their preservation as specified below :--
यधावत
( 1 ) Records to be preserved for 35 years 39. परिममापक का लेखा विवरण [ धारा 555 ( 1) ( ख) ]
( i) Register of Security Bonds and
( ii ) Succession List of Officers .
( 2) Records to be preserved for 21 years :
21 वर्ष
40. पत्त्र व्यवहार सहित धारा 560 ( 5 ) के अधीन कम्पनी से मम्बन्धित रजिस्ट्रं।कृत दस्तावेजों का काटा जाना-नियम 4 ( 3)
3 वर्ष
41. कोई अन्य जिस्ट्रीकृत दस्तावेज जो ऊपर विनिर्दिष्ट नहीं है ।
( f) All registered documents relating to companion names of which have been struck off the Regiser of Companies under sub - section ( 5) of section 560 of the Act together with correspondenco relating to such companies .
[फा० म० 2/19/83 मी एल-बी]
(ii) All papers , registers , refund orders and corre- correspondence relating to the Companies Liqui- dation Accounts .
पी० के० मलिक, संयुक्त सचिव
( 3 ) Records to be preserved for 10 years :
( i ) Copies of Government Orders relating to panies . Com- MINISTRY OF LAW JUSTICE AND COMPANY AFFAIRS (Department of Company Affairs )
NOTIFICATION
(ii) All papers , registers , refund orders and comes- pondence relating to payment from Companion Unpaid Dividend Account under section 205 -A of the Act .
New Delhi , the 29th February , 1984
G.S.R. 203 ( E ) ---In exercise of the power, conferred by section 3 of the Destruction of Records Act . 1917 (5 of
( iii) Registered document of companies, which have been fully wound up and finally dissolvod . to. gether with correspondence relating to such companics.
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6
(4) Records to be preserved for 5 years :
(i) Papers relating to legal proceedings to be pacaci- ved for 5 years from the date of disposal of the case and appeal , if any .
(it) Copies of statistical returns furnished to Govern- ment.
[PART II- SEC . 3 ( i ) )
APPENDIX
[Sce Rule 9]
PART 1
(Particulars of documents relating to Companies )
Name of Company
( iii) All corespondence including correspondence re- lating to scrutiny of balance sheets , prosecutions , reports to the Regional Directors and Company Law Board including inspections under section 209-A of the Act , and the correspondence relating to complaints.
Provided that in case of prosecution matters , the date is to be accounted from the date of disposal of the case and appeal , if any .
Act under which registered
Date on whịch finally dissolved or wound up or struck off
2
1
Description of documents
destroyed
(5) The registered documents specified in Schedule I to these rules relating to any company in operation shall be preserved for the period indicated against them in the said schedule .
(6) Registered documents of foreign companies . Re- gistered documents of foreign companies which cease to have any place of business in India shall be destroyed after expiry of three years from the date such company ceases to have any place of business in India in accordance with the following procedure :-
Date and mode of destruction with initials of the Registrar of Companies
5
4
PART II
(Particulars of documents other than those specified in Part I)
Subject to which the document refer
No. of the file or document
destroyed
The Registrar of Companies, Delh : shall intimate to the Registrar concerned his intention to destroy the documents and other records of a particular company by a certain date , two weeks in advance thereof and the Registrar concerned shall on receipt of such intimation , destroy the sand documents at the same time and communicate to the Registrar of Companies , Delhi the fact of such destruction .
(7) Records to be preserved for three years
(i) All books , records and papers , other than those specified in sub - rules ( 1 ) ( 2 ) , ( 3 ) , (4) , (5 ) and ( 6 ) of rule 4.
Description of documents
destroyed
(ii) Routine correspondence regading payment of fees additional filing fees and correspondence about the return of documents .
8. Approval of Registrar. No record in the office of Registrar of Companies, shall be destroyed without his previous order in writing in that behalf.
9. Record of document destroyed to be maintained . The Registrar of Companies shall maintain a Register in two parts, in the form set out in the Appendix annexed hereto , wherein he shall enter brief particulars of the records dest- royed and shall certify by his own hand therein the date and made of destruction .
Date and mode of destruction with initials of the Registrar of Companies
3
SCHEDULE I [SeeRule 3(6) ]
Period of Preservatio No. Name of document
10. Application of other rules not barred. The provisions of these rules , shall be in additionto and not , in derogation of, the rules for the Destruction of Office Records connected with Accounts ( containing in Appendix 13 to the Compila- tion of the General Financial Rules ) and the period prescri- bed under Record Retention Schedule for Records common to all departments and such other Rules . (Appendix IX, para 1 , part II Schedule ) .
11. Repeal and Saving.--The Disposal of Records ( in the Offices of Registrars of Companies ) Rules , 1957 аге hereby repealed :
Provided that any action taken under the 1957 rules prior to the date of the repeal of the rules shall not become invalid on the grounds that the rules have been so repealed.
3
2 1
1. Certified copy of order of Com- Permanent pany Law Board confirming alteration of memorandum and a printed copy of the memo- randum so altered [Section 18 (1 ) ]
2. Certified copy of order confirm-
ming change of registered office Permanent from one State to another [Section 18(3)] .
7
भारत का राजपत्र: असाधारण
[भाग I-खंड 3 (1) ]
3 1
3. Memorandum and articles for Permanent registration of a new company [Section 33 (1 ) ] .
4. Approval granted under section Permanent 25 for modification in the Memorandum and Articles of Association ; any order under section 31 or under soction 43А .
5. Prospectus or statement in lieu Permanent of prospectus by a private com- pany altering the articles for converting itself into a public company ( Section 44) .
6. Prospectus by a public company Permanent (Section 60).
7. Statement in lieu of prospectus Permanent by a company which does not issue prospectus (Section 70)
8. Notice of consolidation or divi Permanent sion of share capital and of con- version and reconversion into stock (Section 95) .
9. Notice of increase of share Permanont capital (Section 97) .
Permanent 10. Notice of increase of mombers (Section 97) .
11. Order of Court confirming re- Permanent duction of share capital and certified copy of the order and minute (Section 103) .
12. Copy of order of Court regarding Permanent cancellation or variation shareholders ' right (Section 107) . of
13. Notice of Receiver/ Manager on Permanent so ceasing (Section 137) .
14. Notice of appointment of Permanent . Receiver/Manager (Section 137).
15. Notice of situation of registered Permanent office and any change therein (Section 146) .
16. Notice of rectification of regis- Permanent ter of members (Section 156) .
17. Notice of the situation of office Permanent where a foreign register is kopt or any changes therein [ Section 157(2)] .
18. Statutory Report ( Section 165) Permanent
19. List of unclaimed Dividends Permanent Form No. 1 -Rule 3 (5) of the Companies Unpaid Dividend (Transfer to Goncral Revenue Accounts of the Co ... ral Govern- ment) Rules , 1978 (Section 205A) .
20. Notice of address at which Permanent books of accounts are main- tained [ Section 209 ( 1 ) ] .
3
2
1
21. Annual Balance Sheet and Pro- Permanent fit & Loss Accounts (Section 220) .
22. Copy of order of Court regard- Pormanent ing compromises and arrange- ments with creditors and mem- bers and copy of orders in Appeal [Section 391 (3) ] .
23. Copy of orders of Court relating Pormanent to reconstruction and amalga- mation of companies [Section 394(3)] .
24. Schome or contract involving Permanent transfer of shares [Section 395 (4A) (a )( i) ]
25. Notice of Dissenting shareholders Perinanent (Section 395) .
26. Order of Amalgamation ( Section Permanent 396) .
27 Copy of orders of Court for Permanent alteration of Memorandum and Articles of Association under section 397 or section 398 .
28 , Abstract of Recoiver Accounts Permanent (Section 421 ) Register of Remit- tancos into and withdrawal from Roserve Bank of India .
29. Statement of unclaimed dividends Permanent (Section 555) .
30. Certified copy of Courts order , Permanent declaring dissolution to be void [Section 559 (2) ] .
31. Registration of Existing Com- Permanent panies -copy of Resolution (Sec- tion 565).
32. Registration of Existing Com- Permanert panies List of members [Section 567(a) ] .
33. Registration of Existing Com- Permanont panies-Statomont of particulars to be filed [Section 567 (c) ] .
34. Application by an existing Joint Permanent stock company for registration as a Limited/Unlimited com- pany (Section 568 ) .
35. Application by an existing Com- Permanent pany (not being a Joint Stock Company) for registration as a limited/unlimited company (Sec- tion 568) .
36. Registration of Existing Com- Permanent panies List of directors etc. [Section 568( a) ] .
37. Registration of an Existing Permanent Company Declaration form (Section 569) .
8
THE GAZETTE OF INDIA EXTRAORDINARY
ت
SCHEDULE II
[See rule 5 ]
Period of Preservation No. Name of document
Y
2
1. Declaration of compliance with 10 years requiremonts of the Act by an Advocate , Attorney , Pleader , or Director , Managing Director , Secretaries and Treasurer , Manager , or Secretary named as such in the articles [ Section 33(2)] .
2. Return of deposit filed under 8 years section 58 -A under rule 10 of Companios (Acceptance of Do- posits) , Rules , 1975 .
3. Copy of advertisement or state- 8 years ment in lieu of Advertisoment under section 58 -A (undor rule 4/4A ibid) .
4. Return of allotment of shares 5 years [Section 75( 1 )(a ) ] .
5. Contract of allotment of shares 5 years fully or partly paid up other- wise than in cash and verified copies of such contract [ Sec- tion 75 (1 ) (b ) ] .
6. Prescribed particulars in con- 5 years tracts not reduced to writing [Section 75( 2) 1 .
5 years
7. Statement disclosing amount of rate percent of the commission of subscribing for shares where they are not offered to the public for subscription ( Section 76 ) .
10 8. Particulars of mortgages ( Sec- tion 125) . faction of charges . years after satis-
9. Particulars of charge on a pro- perty acquired subject to charge (Section 127) , 10 years after satis- faction of charges .
One year after redemp 10. Registration of cre issue of series of debentures ( Section 128 ) tion of debentures .
11. Registration of debentures in One year after redemp- more than one series ( Proviso tion of debentures . to section 128 ) .
12. Particulars of commission on 5 years debentures .
13. Particulars of modification of 10 years after satis- charge ( section 135 ) . faction of charge.
14. Memorandum of satisfaction of 10 years charge (Section 138) . after satis- faction.
15. Declaration before commencing One ycar after issue business by a company issuing of certificate by the a prospectus ( Section 149 ( 1 ) ] Registrar .
-do-
16. Declaration before commencing business by a company , issuing a statement in licu of prospectus [Section 149(2) ] .
[PARI II -SFC . 3 (i ) ]
1
17. Annual Return of members of a company , having share capital (scetion 159). 5 years or the filing of the next return whichever is later .
3 years or the filing of
the next return which 18. Annual return of members of a company not having share capi- tal (Section 160 ) .
ever is later .
19. Return under section 187 - C.. 8 years
20. Registration of Resolution and 5 years Agreements ( Section 192) .
21. Notice of Auditor [Section 224 3 years (1 ) ] .
22. Consent of candidates for direc- 10 years torship to be filled with the Re gistrar. [ Section 264 ( 2 ) 1 .
23. List of persons consenting to be 10 years director. [ Section 265 (4) ) .
10 years
24. Consent form of Directors [ Sec- tion 266(1 ) ( a ) ] and affidavit re- garding the shares registered in the name of a director ( Section 266 ( 1 ) (b ) ( iv) ]
10 years
25. Undertaking of directors to take qualification shares [Section 266 ( 1 ) (b) (iii) ] and declaration of qualification shares held by a director ( Section 271 ) ,
26. Particulars of Directors etc. [Section 303 (2 ) ] . 5 years
27. Copy of winding up order by 5 years from the date Court [Section 445 ( 1 ) ] .
of the dissolution or one year after an application is rejected under section 559 of the Companies Act, 1956 .
-do-
28. Audited Accounts of Official Liquidators [ Section 462( 4 ) ] .
-do-
29. Copy of order of Court staying winding up [ Section 466(3 ) ]
30. Copy of the order of dissolution of a company by Court [ Section 481(2) ] .
5 years from the date of the dissolution or one year after an appli- cation is rejected under section 559 of the Com- panies Act , 1956,
-do-
31. Declaration of solvency in the case of voluntary winding up [Section 488 ( 2 ) ( a ) ] .
32. Notice of appointment of Liqui- dator in voluntary winding up [Section 493( 1 ) ] . -do-
-do-
33. Return of final mecting and dis- solution in the case of Members ' Winding up [ Section 497(3 ) ] .
-do-
34. Copy of order of the Courtde- ferring the date of dissolution in the case of Members ' winding up[ Section 497( 6)] .
भारत का राजपत्र असाधारण
[भाग II-खंड 3 (1 ) ]
1
2
35. Winding up notice of Creditors ' resolution [Section 501 ( 1 ) ]
5 years from the date of the dissolution or One year after an application is rejected under Section 559 of the Companies Act. 1956.
-do-
36. Copy of order of the Courtde- ferring date of dissolution in Creditors' winding up [Section 509(1) ] .
-do-
37. Return of final meeting anddis- solution in the case of Creditors' winding up [Section 509(3)] .
1518 GI/ 83-2
2
3
38. Notice by Liquidator of his appointment by Court in the case of voluntary winding up [Section 516 (1 ) ] . 5 years from the date of the dissolution or otte year after an application is rejected under Section 559 of the Companies Act , 1956.
-do-
39. Liquidators ' Statement of Account [ Section 555 (1) (b) ]
40. Registered documents relating 21 years to Companies struck off under section 560( 5) together with correspondence [Rule 4(3 )] .
41. Any other registered document 3 years not specified above .
[File No. 2/ 19 /83 - CL.V P.K. MALLIK , Jt . Secy .
PRINTED BY THE MANAGER, GOVT. OF INDIA PRESS, RING ROAD NEW DELHI - 110964 AND PUBLISHED BY THE CONTROLLER OF PUBLICATIONS , DELHI - 110054, 1984